刘莲
成都地铁有限责任公司 四川成都 610041
摘要：随着我国建筑设计行业的不断进步，出现了众多的建筑设计档案。切实做好建筑设计部门的科技档案工作将会对基本的建筑设计工作有直接的影响，进而对于我国的社会主义建设有着非常重要的作用。本文从建筑设计档案管理的发展、特点以及意义出发，探讨了建筑设计档案管理中存在的一些问题，并提出了相应的改进措施，希望为我国建筑设计档案管理作出一定的贡献。
关键词：建筑设计档案；管理问题；改进措施
1.引言
建筑设计档案是建筑工程在规划建设、工程设计一直到完工验收整个过程中所形成的具备很高保存价值的资料、文件、图纸等材料。它是工程建设当中必不可少的根据以及条件，对于建筑项目建成之后的使用、装修以及扩建等工作有着非常重要的参考作用。
2.建筑设计档案管理的发展、特点以及意义
2.1建筑设计档案管理的发展
现在，很多的建筑企业没有把工程技术内容与档案管理系统以及商务运行的过程有机的融合起来，以此来方便重要档案内容的追踪以及检查。一个企业内部不同的部门之间对于实际过程中的档案管理有着不同的看法，这就预示着企业作为一个整体并不能够完整的认识到公司档案管理系统可以提供的全部效益。此外，从商业这一方面来看，档案管理系统的使用不充分将会降低竞争的优势甚至会减弱实际的商务过程管理。建筑工程所涉及的内容与档案管理以及其他的商务过程有机的融合可以降低成本，提高生产的效率，并且最终将会对工程项目的完工日期带来积极的影响。
2.2建筑设计档案管理的特点
建筑设计会牵涉到很多的专业，通常由地质勘探、基坑维护、建筑结构、给排水、电气、暖气以及预算等构成。每个专业形成的资料，都具备很强的独立性。当各个专业的设计完成之后，一定要经由相关人员依照归档的制度把相关文件以及图纸移交给档案室妥善保管。工程设计的多次选用、图纸的审核、甲方施工企业的图纸加晒、工程的完工验收、ISO工程质量认证、工程技术人员的职称评定、工程的装修与改扩建、工程技术人员设计参考等，这些都需要用到建筑设计档案。从选用人员上看，既包含设计单位的人员，又包含甲方施工人员以及其他社会人员。随着社会的不断发展，每天都会有众多崭新的工程项目诞生，建筑设计档案的数量也在飞速的增长。因为CAD等软件在制图方面的广泛运用，致使图纸设计更加方面、快捷和科学，在很大程度上减少了工程设计与画图的时间，进而加快了建筑设计档案数量的增加。
2.3建筑设计档案管理的意义
建筑设计档案能够作为日常工作参考的依据。建筑企业的档案管理工作是企业生产经营活动的实际表现。企业的所有生产经营活动比如经营决策、工程项目建设、劳动竞赛等都可以在档案当中得到真实的反应。建筑设计档案管理是企业实行科学管理、提高生产效率的重要条件。企业的重要决策、组织与指挥、监督管理等是企业开展现代化管理的重要部分，实现企业的现代化控制管理不可能离开企业的档案资料。管理目标的确定、责任制度的建立、工程完成情况的考核与评价也都需要档案管理工作的支持。档案也可以作为创新技术的根据。
3.建筑设计档案管理存在的问题
3.1归档不全
在某些设计单位中，由于相关归档制度不健全，没有对现有的归档制度进行良好的贯彻执行，设计人员缺乏较强的归档意识等，使其在诸如地质勘查报告、预算书、计算书、图审意见书、立项批文、校审记录等重要的设计文件进行归档时难以将其归全，从而造成少归、漏归、迟归甚至是不归等现象的发生，不仅对建筑设计档案的连续性与完整性产生严重的影响，而且对档案的利用也产生了较大的损害。
3.2整理缺乏规范性
在对建筑设计档案进行整理时，应该保持文件之间的历史联系，不能因为人为的某些关系或者是偶然的需要等对其进行随意的分合，在整理的过程中，必须要以档案形成的规律为依据，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行，从而使相关文件的整理具有较高的规范性。然而，在实际档案整理的过程中，设计图纸与设计文件乱放与分别整理的情况十分常见。而且，由于工程项目设计过程具有的连续性，或者是为了满足项目施工的需要，在对设计图纸进行整理时往往其持续性较长，且重复性也比较高。再者，设计图纸由于纸张比较大，利用比较频繁，往往使用之后就将其放在抽屉式的档案柜里。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而设计文件，由于其归档不全以及载体形式上的的差异性，经常以立卷的形式存放于密集架中；总师办、计划经营部门主要负责对一些与工程项目相关的红头文件进行归档，这样就使得一个项目的档案被人为地拆分开，对档案之间的有机联系造成了严重的破坏。
3.3业务领域狭窄
现有的档案管理软件通常只对一般的案卷信息进行管理，在进行电子档案归档的过程中，往往采取的是集中归档与刻盘的方式，按照工程项目的情况笼统的进行，因而其标准体系缺乏较高的严格性，也没有对电子文件的类别与运行的环境进行认真地区分，从而导致建筑设计档案仍然处于混乱的状态，严重影响了相关用户的查询与调用。
3.4底图档案损坏较为严重
一般来说，建筑底图档案的损坏主要是由两个方面的原因造成的：第一，自然因素。受库房实际条件的影响，温度与湿度的变化，图纸的老化情况，许多图纸在经过若干年之后，会出现发脆、发黄的现象，从而给相关人员的利用造成极大的不便；第二，人为因素。由于图纸有A0、A1、A2、A3、A0加长、A1加长、A2加长等各种尺寸，然而，通常情况下，用来存放图纸的抽屉是按照A1尺寸设计的，因此，在对图纸进行存放之前，需要对其进行折叠才能放入档案抽屉中。另外，在对图纸进行排序、添晒、搬运与借阅等过程中都会对底图档案造成一定的破坏。
3.5现代化管理水平较低
目前，依然存在着不少的建筑设计单位在进行档案整理时还停留在手工阶段，对档案的整理、鉴定、编目与统计等相关的环节，仍然以手工进行，现代化的管理水平低。有些建筑设计单位的档案部分虽然配备了计算机、扫描仪等设备，但是其应有的作用没有得到充分地发挥，有的是设备如同虚设。
4.改善建筑设计档案管理的措施
4.1实现管理流程的一体化
建筑的生产过程以及技术质量的网络化流程管理迎合了办公自动化综合管理的要求。档案管理一定要跟生产、技术管理紧密融合在一起，从而实现科技文件材料的形成过程跟档案预立卷的同步控制管理，以此来发挥档案管理的事前通告、中间监督以及事后管理的功能，这样也实现了档案管理与生产流程管理、技术质量把关的同步性。
4.2提高档案意识，健全归档制度
良好的档案意识是档案管理工作顺利开展的思想保障，否则归档制度就无法得到贯彻的实施。所以，不但要提升领导以及设计人员的档案意识，还要提升档案工作人员的档案意识。完整的归档制度是档案收集完整的重要保证。一方面，需要明确归档的内容以及时间，哪些资料应该归档、什么时候应该归档都应该非常明确；另一方面，要确定归档的负责人员，防止实际的工作过程中相互推诿的情况出现。此外，档案室要加大催促归还的力度，并且对归档的工程项目文件以及归档与没有归档的文件进行记录，使得催归工作具有更强的针对性。将验收归档工作跟产值认定、奖金相结合，从制度上保证归档资料的完整性。
4.3实现电子档案标准化
现在的建筑设计行业普遍使用了CAD制图工具，电子档案作为一种崭新的档案类型变得越来越重要，并且对于建筑设计的信息归类标准、归档管理方式、集成建库以及综合利用提出了新的规定。因此，应该建立完善的建筑设计信息标准制度，建立详细的电子档案归档验收规范，进行历史档案的微缩建库，使得建筑设计档案慢慢走上标准化管理的道路。
4.4提高档案管理人员的业务素质
档案人员不仅要积极参加业务培训教育，还需要努力学习业务技能，了解与掌握档案管理的原理以及工作技能，积极研究科学合理的管理方法。与此同时，还要努力学习建筑施工过程中相关的专业知识，努力扩宽知识面，提升自身的文化素养以及业务能力。
4.5加强底图管理，开展底图扫描工作，延长底图的使用寿命
在底图的运用过程当中要轻拿轻放，将图纸平放，防止没有必要的底图折叠。对于长期借阅没有归还的底图，应该进行催归，以减少图纸丢失的概率和降低损坏的程度。在库房的管理过程当中，应该依照温湿度的规定，做好温湿度的控制工作，进而减缓图纸的老化过程。要积极进行底图的扫描工作。通过扫描将地图的内容转变为数字化的信息储存在数据库中。这样不但可以为后来档案的信息化管理提供方面，也能够从本质上解决底图利用与保存中的问题。
5.结语
综上所述，作为建筑领域中一项重要的基础性工作，建筑设计档案的管理工作是建筑生产单位进行生产、经营与科研互动的有效载体。然而，从目前的情况来看，在建筑设计档案管理的过程中仍然存在着不少的问题，对档案管理工作的有效性产生较大的影响，而且也对相关工作人员对其进行查阅等造成了极大的不便，因此，应该积极地采取针对性的措施，对建筑设计档案管理中的问题进行处理与解决，从而使工程项目的概况得到良好的保存，并为其发展打下坚实的基础。
参考文献：
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[2]伏俊萍.浅析建筑设计的档案管理[J].科技信息，2007（20）.
[3]高小惠.对建筑设计档案管理的探讨[J].科技创新导报，2009（09）.
论文作者:刘莲
论文发表刊物:《基层建设》2015年16期供稿
论文发表时间:2015/12/17
标签：建筑设计论文; 档案论文; 档案管理论文; 图纸论文; 文件论文; 过程中论文; 工作论文; 《基层建设》2015年16期供稿论文;