国内外电子文件管理元数据需求体系研究，本文主要内容关键词为：文件管理论文,国内外论文,体系论文,需求论文,数据论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件管理元数据需求体系是指电子文件管理应具有的元数据功能及其对应具有的元数据功能互相联系、互相制约而构成的一个整体。研究国外电子文件管理元数据需求体系有助于寻求并制定我国电子文件管理元数据需求体系的最佳方案。从国外来看，与电子文件管理相关的组织机构对制定电子文件管理元数据的系统需求十分重视，发布的相关标准或指南也在不断更新。本文通过对当前国际上具有代表性的、最新的电子文件管理元数据标准中需求体系的分析，提出对我国相关标准制定有益的经验启示。
一、国外电子文件管理元数据需求体系最新进展
电子文件管理元数据需求分析是制定电子文件管理元数据标准的基础，因此档案界一直很重视对电子文件管理需求的研究。上个世纪90年代初，美国匹兹堡大学就开展了“电子文件管理凭证的功能需求的项目”(Functional Requirements for Evidence in RecordKeeping:The Pittsburgh Project)[1]。到了90年代末，许多国家和地区开始纷纷提出各自的电子文件管理元数据的需求标准。如1997年，美国国防部制定了第一个有关电子文件管理的需求标准《DoD5015.2电子文件管理软件应用系统的设计标准》；随后，澳大利亚维多利亚州、欧盟、英国、加拿大等国家和地区均也推出了适合自身的需求标准。到本世纪初，为了实现全球互操作的目的，电子文件管理需求的研究也从各自的项目研究发展到国家和地区标准的制定与实施，最终推动了国际电子文件管理需求标准《ISO15489信息与文件—文件管理》的颁布，该标准又指导和推进了电子文件管理需求标准及元数据标准的制定与修订。目前国际上，反映电子文件管理元数据需求的具有代表性和影响力的标准或指南主要有国际档案理事会(ICA)《电子办公环境下文件管理原则和功能需求》(Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments，简称ICA－Req)、欧盟《文件系统模块化需求体系》(Modular Requirements for Record Systems，简称MoReq2010)、美国国家档案馆《电子文件档案馆需求文档》(ERA Requirements Document)。
(一)国际档案理事会《电子办公环境下文件管理原则和功能需求》
2008年，国际档案理事会发布了《电子办公环境下文件管理原则和功能需求》，该报告分为三个模块：第一模块主要介绍文件管理的总的原则；第二模块致力于为在办公环境下创建和管理电子文件的软件提供全球化通用功能需求；第三模块为业务系统文件管理提供一系列需求及实施建议。2010年，该报告以国际标准ISO16175：2010被国际标准化组织(ISO)采纳为正式标准发布，分别为《ISO16715－1电子办公环境下文件管理原则与功能需求》、《ISO16715－2数字文件管理系统指南与功能需求》与《ISO16715－3业务系统中文件管理指南与功能需求》。该标准整合了国际上应用范围较广的需求标准和指南，提出了全球通用的功能需求，并帮助相关组织与全球软件行业保持紧密联系，建立的需求体系如图1所示。
图1 ICA－Req功能需求体系
ICA－Req对电子文件管理系统(EDRMS)和业务系统提出了需求，由图1可以看出该需求体系的建立是基于文件管理的各个流程，体现了对国际标准《ISO15489信息与文件—文件管理》的理论遵循，也体现了国际和电子文件生命周期模型的思想，即根据文件在其生命周期的不同阶段的具体职能活动进行分类，在体现了国际电子文件生命周期模型的灵活性的同时，也充分考虑到了电子文件管理的前端控制的特点。该需求的建立有如下作用：(1)建立电子文件管理的分类方案，从而体现了前端控制思想；(2)复合文件管理有助于文件或案卷及其元数据的管理；(3)使文件的业务处置得到真实的展示，维护其完整性；(4)有助于文件的查找和检索；(5)使案卷的保管和处置处于有序的管理中；(6)控制文件或案卷的利用，并维护审计跟踪。
(二)美国国家档案馆《电子文件档案馆需求文档》
2005年，美国国家档案馆(NARA)开始实施对电子文件档案馆(ERA)系统的设计、测试和完善，2010年发布《电子文件档案馆需求文档》。该文档规定了对设计电子文件管理应用系统软件的基本功能需求，主要有文件管理需求、文件长久保存需求、档案数据存储需求、系统及档案数据安全需求、文件捕获需求、文件利用需求、用户需求、行政职能需求以及系统运行管理需求，需求体系如图2所示。
图2 ERA的功能需求体系
由图2可以看出，ERA需求体系中功能需求体现了对文件管理真实性、完整性、可利用性、可扩展性的需求，与ISO15489中规定的文件管理要求相一致；同时，ERA需求体系是建立在OAIS(开放档案信息系统)长久保存的模型架构上的，其详细功能需求则体现了文件管理从概念设计阶段的分类方案到文件捕获、创建、接收、现行利用到保管、存储、利用等的全部生命周期过程，是按照文件生命周期的职能活动来建立的需求类目。因此，ERA的需求体系既体现了ISO15489的文件管理思想，又是建立在文件管理的生命周期理论之上。该需求体系的建立充分体现了电子文件管理的客观规律，且增加了对档案数据的安全性需求，确保了电子文件管理的真实性、可靠性，需求体系具备科学性、合理性和实用性特点。
(三)欧盟《文件系统模块化需求体系》需求模型
2011年，欧盟发布《电子文件管理通用需求》的新版本——《文件系统模块化需求体系》(Modular Requirements for Record Systems[2],MoReq2010)。它是一份将文件系统表述为模块化需求体系的指南，它通过定义许多不同类型互相兼容的文件系统通用的核心服务，来实现不同业务系统间的互操作。该报告旨在描述与MoReq2010相兼容的文件系统的最小功能性需求，定义通用文件管理流程，建立了一套涵盖实体类别、数据结构、元数据集定义和功能定义的信息模型。与MoReq的前两个版本以及其他国际电子文件管理系统需求标准相比，MoReq2010的显著特点在于它改变了原来将文件管理系统作为一个整体并规定其各项业务活动需求的模式，转而将文件管理系统拆分为多个计算机服务，规定其各个模块需求，并且保证了各模块间的互操作和兼容，实现了电子文件管理方式的跨越式发展。MoReq2010分为两个部分：第一部分为核心服务，包括各服务模块的功能需求及非功能需求；第二部分为附加模块。该报告所建立的需求体系如图3所示。
图3 MoReq2010功能需求体系
由图3可以看出，MoReq2010需求不仅仅局限于具体的文件管理的需求，而是植入各项服务中，这样更有利于电子文件管理的用户和组织根据特定行业需要增加相关需求。MoReq2010需求的变化体现了其更高的灵活性和指导性。该需求体系分为10类服务需求，将电子文件管理的各项流程植入了各项服务中，有的业务流程可能存在多个服务中，如系统服务中涉及分类方案，而分类服务中也涉及分类方案；捕获文件的过程可能同时在系统服务、文件服务及模型元数据服务中发生；控制与安全类需求可能同时在用户与组织服务、模型任务等服务中加以规定。MoReq2010不再是一个封闭式的需求指南，它提供了一个由一系列核心服务组成的模块化开发平台，可以通过不断增加新的模块而发挥作用。它可以为新兴技术提供需求，也可以植入各个国家和地区特有的法规需求，比如该需求体系在德国的应用，就需要考虑德国电子文件管理中电子签名的使用需求；也可以考虑特定行业的需求，如医学实验过程中产生的文件。因此该需求体系具有较强的国家和地区针对性及可扩展性。同时，MoReq2010能够实现电子文件在与MoReq2010相适应的文件系统间的互操作的可能性。因此，MoReq2010的需求体系不同于其他需求标准或报告，提出了全新的电子文件管理的视角，是电子文件管理领域的巨大创新。即便如此，该需求标准也明确表示其充分考虑并遵循了ISO15489中的管理理念及国际电子文件生命周期思想。
二、我国电子文件管理元数据标准需求体系进展
2010年，我国以ISO标准《ISO15489信息与文件—文件管理》为基础，制定了《GB/T26162.1－2010信息与文献 文件管理 第1部分：通则》。同年档案工作行业标准《电子文件管理细则》开始实施，细则包括《文书电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装规范》三个标准。
《文书电子文件元数据方案》规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求，遵照了ISO15489、ISO23081标准，明确了电子文件元数据分面结构，规定了元数据元素及其结构，给出了元数据元素的描述方法，并对具体的元数据元素进行了详细描述。《电子文件长期保存格式需求》规定了电子文件长期保存格式需求，明确了电子文件长期保存格式应具有的特征及其选择原则，列出了一些电子文件的格式特征。《基于XML的电子文件封装规范》运用《文书电子文件元数据方案》中规定的元数据及其规定的封装元数据，实现了对电子文件的封装，规定了电子文件封装的结构模型，给出了封装元数据元素、结构及其描述方法，对具体的封装元数据元素进行了详细描述，确立了XML的技术要求、加密技术要求以及电子签名技术要求，附录了电子文件封装包的Schema定义和元数据索引[3]。
《电子文件管理细则》第一部分中明确了其所采用的元数据参考了国际标准化组织所制定的标准《ISO23081信息和文件—文件管理过程—文件元数据》，它将电子文件元数据分为四个实体，即文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据以及实体关系元数据，缺少法规实体，无法体现电子文件管理的法规特征，因此该体系并不是特别完善。细则第二部分是关于电子文件长期保存的格式需求，仅针对长期保存的格式提出了相关需求，与电子文件管理系统的需求差距还很大，还未形成完善的全面的电子文件管理元数据需求体系。由此可见，对我国电子文件管理元数据需求分析的研究很紧迫，我国电子文件管理元数据需求标准的出台势在必行。
三、国内外电子文件管理元数据需求体系的最新进展对我国电子文件管理元数据需求体系建立的启示
(一)我国电子文件管理需求体系必须建立在科学的理论指导下，不仅离不开国际标准《ISO15489信息与文件—文件管理》的指导，也离不开文件生命周期理论的指导，同时还必须建立在全宗理论、鉴定理论、分级管理理论、文档一体化管理理论等文件管理的基础理论，只有在文件档案管理的基础理论和科学方法论的指导下，才能形成系统化、科学的需求体系。
(二)我国电子文件管理元数据需求体系的建立不仅要科学，同时也要反映出我国电子文件管理的特点，立足于我国电子文件管理的国情。尤其是考虑我国当前电子文件管理的现状与水平，遵循(电子)文件档案管理的法规与政策，满足电子文件管理用户的实际需求，使制定的需求更符合中国国情和更具有针对性。
(三)我国电子文件管理元数据需求体系的建立须以ISO15489(即GB/T26162)为总的指导，以标准中的需求模型提供的电子文件管理生命周期的各个阶段来建立我国电子文件管理元数据的需求类目，明确电子文件管理各个阶段的具体需求，明确各项职能活动间的关系，完整反映电子文件管理的全程需求，从而确保电子文件管理的完整、可靠、真实，有效提高电子文件管理实践的科学性。