我国科技档案管理体制与机制建设的政策建议_档案管理论文

我国科技档案管理体制机制建设的政策建议，本文主要内容关键词为：管理体制论文,机制论文,建议论文,我国论文,政策论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。

       DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2016.031.005

       我国科技档案管理体制机制建设的基本原则应是遵循科技档案的特性、运动规律及管理要求，适应科技档案管理内外环境条件的变化要求，借鉴国外科技档案管理先进经验，结合我国具体实际，构建科学合理、有效可行的科技档案管理体制机制。

       科技档案管理体制机制是一个包括思想意识、法规制度、标准规范、组织体系、管理模式、人才队伍、经费投入等各个层面或要素在内的复杂系统。构建和完善我国科技档案管理体制，应以提高思想意识为前提，以健全法规制度和标准规范为基础，以优化组织体系和管理模式为关键，以加强人才队伍建设和经费投入为保障。

       1 树立新科技档案观

       增强档案意识，是做好科技档案工作的前提。国家和各单位要通过多种方式方法加强科技档案宣传教育，提高全社会的科技档案意识。各级领导不仅要在思想上重视科技档案，还要将科技档案纳入议事日程，真正在行动上重视科技档案工作。同时，各相关主管部门、各单位领导和员工应该与时俱进，树立新的科技档案观。

       1.1 树立档案资产意识

       过去，提及“档案”，人们往往首先想到档案是一种原始凭证，具有法律证据价值，而忽视了档案还是一种信息、知识，具有情报参考价值。作为原始凭证，科技档案的利用价值相对较小，因为科技档案不同于文书、会计及商务合同等档案，需要用其作为法律证据的场合相对较少。而且，不同于行政管理工作中形成的文书档案，科技档案具有很强的技术性，包含了大量的科技信息与知识，是国家和组织的重要资产。

       资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。科技档案的信息、知识属性决定了其经济价值。尤其是在知识经济时代，科技档案作为企业无形资产的地位更加凸显。国际标准ISO15489《信息与文献—文件管理》指出，“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产”。国际标准ISO30300《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》进一步明确，“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产”。我国档案行业标准DA/T42《企业档案工作规范》也强调，“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分”。

       其实，早在20世纪90年代，国内档案界就基本达成“档案是资产”的共识。[1]1992年，上海海洋地质调查局在参与组建“上海石油天然气公司”时，以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案资料作价1.2亿元，作为注册资本认缴。[2]1994年国家档案局发布《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》，事实上就是对科技档案资产进行价值评估的一种尝试。大亚湾核电站应用这一《规定》，对其中一些典型的档案利用案例进行了定量化的价值评估。[3]而英国“数据资产框架”(Data Asset Framework，DAF)[4]表明，英国社会已承认科技档案的资产属性，并将其作为一种资产进行管理，提出了一套通用的数据资产管理方案，这为我国科技档案资产管理提供了理论依据和实践参考。

       我国科技界、档案界应该树立科技档案资产观，将科技档案纳入国家和组织的资产管理范畴，积极探索科技档案资产登记、评估、审查的标准与方法。

       1.2 坚持以利用为导向

       科技档案只有通过开发利用才能实现其重要价值。管理科技档案的最终目的也是服务于科技工作，服务于科技生产者、科技管理者。档案部门和档案人员要转变“重藏轻用”的观念，树立以需求为导向、以用户为中心的理念，将主要工作精力置于科技档案的开发利用、满足科技工作者对科技档案的需求上，以科技工作者的满意度、对科技工作的支持度作为工作质量与服务水平的主要评价标准。科技主管部门要将科技档案开发利用视为科技成果推广、应用与转化的重要形式之一，将科技档案开发利用率列为科技成果评价的重要指标之一。

       1.3 建立对电子档案的信任

       一方面，需要通过宣传教育，使人们认识到电子档案尽管具有信息的非人工识读性、易变性、易逝性等特征，但它仍是一种实实在在的记录，只要进行科学的管理，电子档案如同纸质档案一样是可靠的、可信的，是可以作为证据被生成与保存的。

       另一方面，考虑到科技工作中形成的电子档案种类繁多、格式特殊、数量巨大，应逐渐减少对“双套制”(纸质档案和电子档案双套保存)、“双轨制”(纸质文件和电子文件双轨运行)的依赖，尽快过渡到“单套制”“单轨制”。尤其是在各项与档案管理相关的制度规范中，不应强制要求将以下电子档案打印成纸质档案保存：

       (1)单位内部使用、不涉及法律问题的电子档案；

       (2)价值不大、短期保存的电子档案；

       (3)无法打印，或打印后反而不具有凭证价值的电子档案；

       (4)数量巨大，打印需消耗巨大数量纸张和保存空间的电子档案；

       (5)保存于通过权威测试认证的具有长期保存功能的数字档案馆(室)系统中的电子档案等。

       当然，建立对电子档案的认可与信任还有赖于国家通过修订《档案法》以及与证据相关的法律，充分承认电子档案(电子文件、数据电文)的法律证据效力。

       1.4 重视过程性档案

       科技档案不仅是对科技工作依据和结果的记录，也是对科技活动的记录。科技活动的过程性记录，尽管不是最终科技成果，但它记录了科技活动的思路、步骤、方法，包含了科技创新的经验和教训，是极其重要的科技信息和知识，有时甚至比最终科技成果更有价值。

       为此，我国需要修改完善一系列与科技档案管理相关的法规制度，明确将科技活动的过程性文件，例如科研工作日志、阶段报告、进展报告、实验数据、数据计算中间性材料等，列入归档范围；而且在科研项目验收中，不仅要验收最终成果档案，还要验收过程性档案。

       1.5 坚持“科技档案”概念

       “科技档案”是我国特有的概念，也是我国科技事业、档案事业的一大特色。但是，1995年全国首届企业档案工作会议和1998年国务院机构改革后，我国“企业档案”概念日益凸显，而“科技档案”概念逐渐淡化。事实证明，这样不利于我国科技档案事业的发展，也影响科技事业的进步。因此，正如霍振礼、王传宇等老先生所呼吁的，应坚持“科技档案”概念。[5]

       一是需要进一步明确“科技档案”与“企业档案”“科技报告”的区别与联系。企业档案是一个复合概念，科技档案是其主体。科技报告可谓科技档案中最重要的技术性内容部分。加强企业档案管理，建设科技报告体系，不必弱化科技档案管理，而应使之与强化科技档案管理相辅相成、相互促进。

       二是国家档案局或相关主管部门在各种法规制度、工作报告中，需使用“科技档案”一词的地方应坚持使用“科技档案”，不宜用“企业档案”或其他术语代替。

       三是如霍振礼老先生所言，应在档案学术研究中加强“科技档案管理学”分支学科的建设，在档案教育培训中加强“科技档案管理”课程的建设。[6]

       2 健全科技档案工作法规制度体系

       2.1 尽快修订《科学技术档案工作条例》

       《科学技术档案工作条例》是我国科技档案领域里最重要的法律依据。该条例于1980年12月9日经国务院批准，由国家经委、国家建委、国家科委和国家档案局发布，属于行政法规。现在过去三十多年，科技档案工作的内外环境已发生了巨大变化，该条例内容存在许多不合适、不合理之处，需要予以修订。

       建议由国家档案局牵头，会同科学技术部、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、住房和城乡建设部、教育部、国家卫生和计划生育委员会、农业部、水利部、环保部、国务院国有资产监督管理委员会、国家国防科技工业局、国家食品药品监督管理总局、国家质量监督检验检疫总局、国家林业局、国家海洋局、国家地震局、中国气象局、国家地质调查局、国家测绘地理信息局、中国科学院、中国科学技术协会、国家自然科学基金委员会等有关部门或机构，在深入调查研究、广泛征求意见的基础上，根据实际情况和科技工作需要，提出《科学技术档案工作条例》修订意见，报请国务院审批。修订后的《科学技术档案工作条例》应该：

       (1)扩大科技档案的概念和范围，使之包含电子档案、过程性档案；

       (2)明确科技档案的所有权，尤其需明确由国家财政支持的科技项目所形成的科技档案归国家所有；

       (3)进一步厘清档案主管部门、科技主管部门、科技项目承担部门、项目组、科技工作者等相关主体的权利、职责(或义务)及其相互关系；

       (4)进一步明确各级档案行政主管部门对科技档案工作行使档案行政监督检查权；

       (5)进一步明确科技项目承担部门、项目组、科技工作者的归档、移交档案的职责(或义务)；

       (6)进一步明确科技项目委托单位和牵头单位监管、整合各子项目承担单位的科技档案的职责(或义务)；

       (7)进一步明确“三纳入”“四参加”“四同步”制度等。

       2.2 健全其他相关科技档案法规制度

       为配合《科学技术档案工作条例》的修订，并使之贯彻和落实，国家档案局应会同科学技术部、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、住房和城乡建设部、教育部、国家卫生和计划生育委员会、农业部、水利部、环保部、国务院国有资产监督管理委员会、国家国防科技工业局、国家食品药品监督管理总局、国家质量监督检验检疫总局、国家林业局、国家海洋局、国家地震局、中国气象局、国家地质调查局、国家测绘地理信息局、中国科学院、中国科学技术协会、国家自然科学基金委员会等有关部门或机构，制定或修改各专业领域的科技档案管理规章制度。

       例如，国家档案局和科学技术部应修订《科学技术研究档案管理暂行规定》；国家卫生和计划生育委员会应会同国家档案局修订《医药卫生档案管理暂行规定》；中国气象局应会同国家档案局修订《气象科学技术档案工作管理暂行规定》；科学技术部和国家档案局应针对国家级科技计划，制定《国家科技计划项目档案管理办法》；国家自然科学基金委员会和国家档案局应制定《国家自然科学基金项目档案管理办法》；中国科学技术协会和国家档案局可针对中国科学技术协会下属167个全国性学会，制定《关于加强中国科学技术协会所属全国学会档案管理工作的意见》等。

       下表列出建议修订或制定的主要的科技档案管理法规制度。

      

       2.3 纳入整个科技管理法规制度体系

       科技档案是科技管理的重要产物，也是科技管理的重要依据。科技档案管理作为科技管理的基础性工作和重要组成部分，应该纳入整个科技管理体系之中。相应地，有关科技档案管理的要求，应纳入整个科技管理法规制度体系之中。

       建议各部门、各系统出台的科技管理(或科技项目管理)法规制度，均应包含有关科技档案管理的条款，针对本项科技活动中形成的档案应明确规定：

       (1)科技档案工作的上级主管部门、本单位责任部门或责任人(对于科技项目，实行项目主持人负责制)；

       (2)科技档案的所有权，尤其需明确由国家财政支持的科技项目所形成的科技档案归国家所有；

       (3)科技项目承担部门、项目组、科技工作者的归档、移交档案的职责(或义务)；

       (4)科技项目委托单位和牵头单位监管、整合各子项目承担单位的科技档案的职责(或义务)；

       (5)科技文件材料归档范围(包含电子文件、过程性记录)和科技档案移交范围，以及归档、移交的时间、方式等；

       (6)惩奖措施等。

       3 强化科技档案工作监督管理体系

       传统上，我国实行“条块结合”的科技档案工作监督管理体系，即“在国家档案局的统一掌管下，按专业实行统一管理，中央和地方各级专业主管机关对所属系统的科技档案工作实行领导和指导，国家各级档案行政管理部门实行监督、指导和检查的管理体制。”[7]如图1所示。

      

       图1 我国科技档案工作监督管理体系

       著名科技档案管理专家王传宇教授、霍振礼研究员都认为，这一个宏观管理体制仍然是科学的，应该坚持，不能弱化。[8]基层档案管理部门也认为，应该加强档案行政管理机关和上级科技主管机关对科技档案工作的监督管理。

       3.1 加强各级档案行政管理机关对科技档案工作的监督管理

       国家档案局和地方档案局应依据《档案法》及其实施办法、《科学技术档案工作条例》《档案执法监督检查工作暂行规定》(1992年3月30日国家档案局令第4号令)、《档案行政处罚程序暂行规定》(2000年5月10日国家档案局发布)、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号)等加强对各单位科技档案工作的监督管理，提高行政执法力度。

       根据《科学技术档案工作条例》“按专业实行统一管理”的原则，应由各专业主管机关加强对所属企事业单位科技档案工作的领导。例如，城市建设档案工作由住房和城乡建设部直接主管；中央企业档案工作由国务院国资委直接主管。但是，一方面，国家档案局应主动根据《档案法》及其实施办法、《科学技术档案工作条例》加强对各专业主管机关科技档案工作的指导、监督和检查，督促各专业主管机关指导、监督、检查下属各企事业单位的科技档案工作。例如，企业档案工作改由国务院国有资产监督管理委员会直接主管后，并非意味着国家档案局没有职责和权力监督管理中央企业档案工作，而只是意味着由原来的直接对中央企业的档案工作进行监督管理转变为通过国务院国有资产监督管理委员会间接对中央企业的档案工作进行监督管理。如王传宇教授所言，应该是“各专业主管机关去抓下属企事业单位，而国家档案局来抓各专业主管机关。”[9]另一方面，各专业主管机关应接受国家档案局的指导、监督与检查，主动与国家档案局紧密合作，共同促进本专业系统科技档案工作的发展。

       3.2 加强各专业主管机关对科技档案工作的监督管理

       《科学技术档案工作条例》第二十七条规定：“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导。”因而，科学技术部、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、住房和城乡建设部、教育部、国家卫生和计划生育委员会、农业部、水利部、环保部、国务院国有资产监督管理委员会、国家国防科技工业局、国家食品药品监督管理总局、国家质量监督检验检疫总局、国家林业局、国家海洋局、国家地震局、中国气象局、国家地质调查局、国家测绘地理信息局、中国科学院、中国科学技术协会、国家自然科学基金委员会等有关部门或机构应该加强对下属各企事业单位科技档案工作的监督管理。许多中央企业，如中国航空工业集团、中国航天科技集团、中国核工业集团等，作为行业性的国有垄断公司，事实上兼负有类似于专业、系统主管部门的职能，其总部应该加强对下属各单位科技档案工作的监督管理。

       通过上述两个“强化”，重新打造科技档案宏观管理体制的“条”与“块”，提高我国科技档案资源的国家控制力。

       4 理顺各相关主体的权责关系

       科技档案工作中涉及社会公众、科技主管部门(内含项目管理机构、档案管理机构)、档案主管部门、科技项目承担单位(内含项目管理机构、档案管理机构)、项目组或科技工作者等众多相关的利益主体，须明确这些利益主体之间的权利与职责(或义务)关系。

       根据我国现有档案管理、科技管理法规制度，其权责关系应如图2所示。

       从图2可知，档案部门(包括国家和地方档案局馆、科技主管部门的档案机构、科技项目承担单位的档案管理机构)主要是依据档案法规向科技管理部门(包括科技主管部门的项目管理机构、科技项目承担单位的项目管理机构)提出科技档案管理的要求，并对其进行指导、监督和检查；同时，接收、保管科技管理部门移交的档案，然后为科技管理部门、科技生产部门(包括科技项目承担单位及项目组)提供利用服务。科技管理部门主要是依托项目管理对科技生产部门提出档案管理的要求，并对其进行监督检查；同时，接收科技生产部门移交的档案后，再移交给档案部门。科技生产部门主要按照科技管理部门要求进行档案管理，并向科技管理部门移交档案。档案部门、科技管理部门、科技生产部门三者之间的关系如图3所示。

      

       图2 各相关主体之间的权责关系

      

       图3 档案部门、科技管理部门、科技生产部门之间的权责关系

       5 建立科技档案管理的纳入机制

       5.1 纳入国家创新体系

       2012年9月23日，中共中央、国务院印发了《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》，提出要“强化科技资源开放共享”。即“建立科研院所、高等学校和企业开放科研设施的合理运行机制。整合各类科技资源，推进大型科学仪器设备、科技文献、科学数据等科技基础条件平台建设，加快建立健全开放共享的运行服务管理模式和支持方式，制定相应的评价标准和监督奖惩办法。完善国家财政资金购置科研仪器设备的查重机制和联合评议机制，防止重复购置和闲置浪费。对财政资金资助的科技项目和科研基础设施，加快建立统一的管理数据库和统一的科技报告制度，并依法向社会开放”。

       科技档案是重要的科技资源，应该将科技档案事业建设纳入整个国家创新体系、国家知识创新工程建设之中。在国家创新体系、国家知识创新工程建设过程中，要将科技档案列入科技资源范畴，将科技档案资源建设与开发利用视为体系(或工程)建设的重要组成部分和支撑条件。在国家、地区或行业范围内，实现科技档案资源的合理配置、高效利用。

       5.2 纳入科技项目合同管理体系

       现代科技生产主要以项目形式开展。通常，科技主管部门(如科学技术部、国家自然科学基金委员会、国防科工局等)代表国家，以出资人和委托方身份，通过评审、招标程序，签署项目任务书或合同书，将科技生产任务委托给各企事业单位(即科技项目承担单位)。从法理角度来看，科技主管部门和科技项目承担单位是一种合同关系，科技主管部门(甲方)向科技项目承担单位(乙方)提供科技经费，乙方向甲方交付科技成果。而科技档案是科技成果的重要载体和组成部分，应将其视为交付物或交付成果之一。因此，应该将科技档案管理纳入科技项目合同管理体系，在各类科技项目任务书或合同书中，增加档案管理条款，明确将交付科技档案列为科技项目承担单位的义务，并加强对履约情况的监督检查。通过合同，对科技项目承担单位、项目负责人的科技档案管理行为进行约束。

       5.3 纳入知识管理体系

       在机构层面，科技档案管理应纳入组织的信息资源管理体系、知识管理体系之中。随着信息社会和知识经济时代的到来，信息和知识的价值日益凸显。现代各行各业和各单位都在加快推进信息资源管理和知识管理。档案是重要的信息资源和显性知识，档案应该成为信息资源管理、知识管理的重要组成部分。“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”[10]而且，从档案管理的自身发展趋势来，档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。[11]因此，各单位应将科技档案管理纳入整个信息资源管理体系、知识管理体系之中，将本单位的科技档案库打造成本单位的知识库、思想库。

       5.4 落实“三纳入”“四参加”“四同步”制度

       “三纳入”是指将档案工作纳入立档单位领导的工作议事日程，纳入规章制度及工作流程，纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。“四参加”是指立档单位档案部门或档案人员参加产品鉴定，参加科研课题审定，参加基建项目验收，参加设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档科技文件是否齐全、完整、准确、系统。“四同步”是指立档单位下达科技、生产项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成归档同步。

       “三纳入”“四参加”“四同步”是我国科技档案工作的传统经验。尽管当前管理和技术环境发生了巨大变化，但“三纳入”“四参加”“四同步”仍是科学合理、行之有效的制度。目前主要的问题是，由于国家档案局和各专业主管机关弱化对科技档案工作的监督管理，使得“三纳入”“四参加”“四同步”流于形式，没有得到认真彻底的贯彻执行。我国应该在各项与科技档案管理相关的法规制度中，进一步体现“三纳入”“四参加”“四同步”的要求，并提出对违反“三纳入”“四参加”“四同步”的具体处罚措施，提高对违规行为的处罚力度。

       6 建立科技档案验收和审计制度

       6.1 建立科技项目档案验收制度

       国家档案局、国家发展和改革委员会颁布的《重大建设项目档案验收办法》和国防科工委、国家档案局颁布的《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》，在实际工作中都取得了良好的效果，大大提升了项目档案管理的水平。科学技术部、中国科学技术协会、中国科学院、国家自然社会科学基金委员会、国家哲学社会科学规划办公室等也应借鉴这一经验，在本系统的科技项目(尤其是重大项目)验收中实行档案专项验收制度，把通过档案专项验收作为通过科技项目最终验收的一个前提条件。对于未通过档案专项经验的科技项目，不得进行科技项目最终验收。

       目前，各类科技项目的中期检查表、结项申请表中都需要项目承担单位的科技管理部门和财务部门签字盖章，以此要求项目承担单位对科技项目进展情况或最终研究成果、项目经费开支情况负责或予以审核。将来，应在各类科技项目中期检查表、结项申请表中增加一个审核栏目“归档情况”，要求项目承担单位的档案部门签字盖章，由档案部门确认该项目是否已按规定形成、归档和移交档案。

       此外，还可借鉴许多企业在工程建设项目档案管理方面的经验，只有档案部门签署意见确认项目档案已经完全整齐归档，才向科技项目承担单位或项目组拨付最后一笔研究经费(尾款)。这样，就可为科技档案归档收集建立有效的最后一道关口。

       6.2 建立档案资产审计制度

       国家档案局和国家审计署可试行档案资产审计，将档案纳入资产范围，进行档案资产或信息资产的登记、评估与审计。例如，2008年全国人大代表、富润控股集团有限公司董事局主席赵林中提出，要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”，并纳入《档案法》。[12]2000年，英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产：政府组织机构电子文件的鉴定》，用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。这一经验可供我国借鉴和参考。

       7 优化科技档案解密和开放制度

       7.1 细化科技档案定密、降密和解密规定

       目前，以《中华人民共和国保守国家秘密法》(以下简称《保密法》)及其实施办法为主体的一系列保密法规制度仍然不够具体，在实际工作中有模糊不清、难以把握之处。例如，“秘密”“机密”“绝密”三个密级缺乏明确界定，“其他秘密事项”说法过于笼统。建议国家保密局会同国家档案局、科学技术部、国防科工局等制定更为具体细化、更有针对性的科技档案定密、降密和解密规定，使之便于操作。

       7.2 建立依法定密、解密免责制度

       针对随意定密、不解密的现象，我国应建立定密、解密依法免责制度。一者，科技工作部门和人员在对科技档案进行定密时，只要是严格依法依规操作，即使是因定密不当造成泄密，也应该免予追究责任。这样，一定程度上可避免定密过宽、过于随意的现象。

       二者，科技档案管理部门和人员在提供科技档案利用服务时，只要是严格依法依规开放不涉密(或未标明密级、已解密)的科技档案，即使是提供利用之后造成泄密，也应免予追究责任。这样，才能打消科技档案部门和人员因害怕承担责任而不敢开放科技档案的顾虑。

       7.3 建立到期自动解密制度

       针对科技档案被定密之后，很难启动解密程序的情况，应建立到期自动解密制度。一方面，要求科技档案定密部门和人员，在标注密级时原则上应同时标注具体的保密期限、解密时间或解密条件；另一方面，对于达到保密期限、解密时间或解密条件的科技档案，即予自动解密，科技档案管理部门无须征求定密部门的同意，即可依法依规提供利用服务。如果对于达到原定保密期限、解密时间或解密条件的科技档案，原定密部门认为仍须继续保密的，应提前一定时间向科技档案管理部门提出要求。

       8 构建科技档案资源共享机制

       8.1 明确科技档案的所有权

       科技档案资源共享困难的主要原因之一就是科技档案的所有权不明。为此，须在法规制度上明确规定党政机关、国有企事业单位形成的科技档案归国家所有。对于私有部门承担国家科技项目所形成的科技档案，应在合同中规定其全部或部分所有权归国家所有。应该明确国家财政资助的科技项目是一种由政府出资购买的公共产品和服务，科技档案则是科技项目产生的主要表现形式。获取科技档案是出资人的权利，交付科技档案是承担方的义务。这样，就为科技档案的移交、开放和共享提供了法理依据。

       8.2 筹备构建中央档案馆科技档案分馆

       从法理角度来说，中央和国家机关形成的所有永久档案最终应移交中央档案馆保存。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号)也要求，“各级国家综合档案馆要依法集中接收保管本级党政机关、企事业单位、社会组织的各类档案”；“有条件的国家综合档案馆要通过整合档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等形式，整合本级其他专业档案馆的档案资源”。

       但是，目前中央档案馆主要接受中央和国家机关形成的文书档案，而不接受科技档案，以至于科技部、国家自然科学基金委员会等保管了大量科技档案，无处可存。而且，由于科技部、国家自然科学基金委员会的档案机构属于本单位内设部门，不是公共档案馆，没有对外服务职责，其保管的大量档案无法提供共享利用，以至于大量科技档案无法充分开发利用。

       因此，国家档案馆应该考虑筹备国家级的科技档案馆，集中保存中央和国家机关形成(或国家级科技项目形成)的永久科技档案，以便科技档案资源集中保管、共享利用。这个国家级的科技档案馆可以以中央档案馆科技档案分馆的形成存在。

       第一，国家档案馆、国务院国资委和相关中央企业协调，通过合作协议，使目前已有的具有一定专业或行业档案馆性质的中央企业档案馆，如核工业档案馆、中国船舶重工集团公司技术档案馆、航天档案馆、航空工业档案馆、中国兵器工业档案馆、机械工业档案馆、中国化工档案馆等，成为中央档案馆科技分馆协作单位。

       第二，对于中国科学院档案馆、中国气象局气象档案馆等已有的具有一定专业或行业档案馆性质的事业单位档案馆，也可按上述针对中央企业档案馆的办法进行处理。

       第三，对于科技部、国家自然科学基金委员会保存的永久科技档案，应直接收入中央档案馆科技分馆保存，并依法依规面向社会开放。

       第四，对于石油、电信、铁路等其他尚未建立档案馆的行业或专业，可通过联合共建、委托建设、单位建设国家资助等方式，建立相应的行业或专业档案馆，使之成为中央档案馆科技分馆直属组成部分或协作单位之一。

       第五，在初期，要将各企事业单位保存的全部永久科技档案纳入中央档案馆科技分馆藏体系有困难，可先汇集、整合国家级重大科技项目、重要获奖科技成果的科技档案资料，将来再考虑其他科技档案进馆；也可先接收科技档案目录或复制件(或扫描件、电子版)进中央档案馆科技分馆，将来再考虑实体科技档案进馆；还可以先在中央企业档案馆科技分馆建立查阅利用各企事业单位科技档案的网络链接。

       这样，就以中央档案馆科技分馆为中心，建立起全覆盖的国家科技档案资源体系、国家科技档案资源共建共享体系，如图4所示。

      

       图4 中央档案馆科技档案分馆资源体系示意图

       8.3 以科技报告体系为依托推进科技档案资源共享

       1984年我国开始建立国防科技报告体系，但民口科技报告体系没有建立。2012年中共中央、国务院《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》明确提出，“对财政资金资助的科技项目和科研基础设施，加快建立统一的管理数据库和统一的科技报告制度，并依法向社会开放。”目前，科学技术部正在全力推进国家科技报告制度建设，在国家科技计划(专项)中启动科技报告试点工作，协调推进全国范围内各部门、各地方的科技报告工作，强化基层法人单位的科技报告管理责任和义务。[13]建立统一的科技报告制度并依法向社会开放，为科技报告资源共享提供了基础。

       科技报告是科技档案中包含重要技术性信息、知识的部分，是社会公众最希望开放、共享的部分。科技报告体系建设具有开放、共享科技资源的目的。所以，课题组建议，我国宜以科技报告体系建设为依托促进科技档案资源的开放、共享，而没有必要另建一套科技档案资源开放、共享体系。

       8.4 通过知识库联盟建设促进科技档案资源共享

       近年来，随着“开放存取”(Open Access)、“知识共享”(Knowledge Sharing)的理念日益深入人心，世界各国科研机构都掀起了机构知识库(Institutional Repository，简称IR)的建设高潮。2002年，学术出版和学术资源联盟(SPARC)的权威人士Raym Crow将知识库定义为“收集和存储一个或几个大学、科研单位知识资源的数字化集合”。[1“4]机构知识库是利用网络及相关技术，依附于特定机构而建立的数字化学术数据库，它收集、整理并长期保存该机构及其社区成员所产生的学术成果，并将这些资源进行规范、分类、标引后，按照开放标准与相应的互操作协议，允许机构及其社区内外的成员通过互联网来免费地获取使用。”[15]机构知识库以传播学术知识、共享知识资源为宗旨，是一种科技机构自发发起、自觉推进的知识共享机制。为促进科技知识资源的跨机构、跨地区共享，各机构、各地区又通过协作联合建立机构知识库联盟。

       目前，国际上国家层面的机构知识库联盟主要包括：法国HAL、荷兰DAREnet、澳大利亚ARROW、日本JAIRO、德国ON-Network、英国JISC Repository Net、欧盟DRIVER。[16]据不完全统计，我国已有近200个单位建立了机构知识库。中国科学院从2007年开始建设机构知识库，截至2014年6月7日，中国科学院机构知识库网格(CAS IRGRID)包括93个中科院下属研究单位的机构知识库(另有9个在建)，收集了574674条数据。[17]

       机构知识库与科研档案具有共性：资源类型互有重合，信息资源的来源与服务对象相似，系统的开放性和互操作性相似，技术标准规范相似。基于这些共性，“我们可以得知，IR作为现代信息技术条件下的一种新型数据共享形式，在本质上是对科研档案中的部分成果材料进行的网络化集成，科研档案的开发利用也因此而进入了一个新阶段。IR与科研档案作为信息资源的两种组织形式，在学术资源开放获取的时代要求下，必然要求实现共享，而信息集成化的利用需求又为共享提供了内在动力。随着IR与档案资源的交叉日益广泛，只有实现两者之间的共建共享，才能有效避免资源的重复建设。”[18]

       因此，我们可以将不涉密的科技档案纳入机构知识库收藏范畴，借助于机构知识库建设尤其是机构知识库联盟建设推进科技档案资源共享。国家可以鼓励或资助中国科学院机构知识库网格(CAS IRGRID)等具有代表性和影响力的机构知识库联盟的建设，以带动跨机构的科技档案资源共建共享。

       8.5 由牵头单位整合跨机构科技项目档案

       针对跨学科、跨系统、跨机构大型科技项目的档案分散问题，应该严格执行《科学技术档案工作条例》第二十二条之规定，“凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存”。而且，在信息化环境下，复制一套电子档案送交科技项目的委托单位或牵头单位十分容易且费用极少，这应该完全可以实现。关键是在科技项目委托书或协议书中要予以明确规定，对受委承担子项目(子课题)的单位形成法律约束。

       9 推进科技档案管理标准化

       标准化是人们在生产建设活动中，广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结，形成共同准则，并加以普遍推行的活动。标准化内含统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是提升科技档案管理质量和水平的基本要求。尤其是在数字化、网络化时代，推进科技档案管理标准化，是构建科技档案资源共享体系的重要基础。

       9.1 加快国家和行业标准规范建设

       为推进科技档案管理标准化、规范化，促进科技档案共建共享，需要加快科技档案国家和行业标准规范建设。尤其是加强科技档案开发利用、科研项目档案管理、科技档案元数据、常用电子档案格式、电子档案长期保存等方面国家标准和行业标准建设。

       9.2 积极采纳应用国际标准

       多年来，我国档案界一直强调推行标准化，但在实际工作中，主要遵循的是国家标准和行业标准，而较少关注国际标准。随着经济全球化、管理国际化，采用国际标准成为现代组织的基本趋势和必然要求。而且，许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践，卓越的组织应该以权威的国际标准为指引。

       档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11(国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会)负责制订。目前，ISO/TC46/SC11制定了ISO30300、ISO30301、ISO15489、ISO23081、ISO26122、ISO16175、ISO13028、ISO13008等标准。

       需要说明的是，TC46/SC11关注的是文件管理领域的核心标准，而在具体的工作环境中，还需要关注ISO其他分技术委员会提出的与文件管理有关的其他标准，其中比较重要的包括ISO14721开放档案信息参考模型(OAIS)、ISO27000信息安全管理体系、ISO9000质量管理体系，以及科学数据、科技报告、科技管理领域的相关标准等。这些国际标准都值得我国档案部门、科技管理部门应用或参考。

       10 加强科技档案人才和经费保障

       10.1 建立档案从业资格认证制度

       为了规范科技档案人员的准入，提高科技档案管理岗位的进入门槛，从而从源头上提高科技档案队伍素质，应建立档案从业资格认证制度。只有取得一定的档案从业资格证书，才能从事相应岗位级别的科技档案工作。

       档案从业资格认证制度由认证主体、认证对象、认证内容、认证方式和证书管理等几个要素构成。档案从业资格认证主体宜由国家档案局委托中国档案学会来担任。认证对象应是在各级各类单位专职从事档案管理的工作人员。认证内容(或者说对从业者的素质、知识和能力要求)包括：档案法规及职业道德素养、档案管理理论知识、档案管理业务技能、档案信息化知识和技能等，其中应包括针对科技档案管理的法律、理论知识、业务技能的内容。认证方式可采用两种方式：一是专业学历认定，即对于已取得档案学专业本科及以上学历者免试获证；二是专业考试认定，即对于未获档案学专业本科及以上学历者通过专业考试获证。通过首次认证、再次认证和终身认证相结合的方式加强证书管理。[19]

       10.2 继续推行档案专业技术职务评聘制度

       进入21世纪以来，随着全国各地综合档案馆编制纷纷从事业单位编制转变为公务员或参照公务员管理编制，绝大多数综合档案馆的工作人员不再被允许或没有动力参加档案专业技术职务评聘，档案专业技术职务评聘的热度和影响力越来越低，以至于许多企事业单位也不再单独设立档案专业技术职称评聘。这严重地影响了科技档案人员钻研专业的热情，也阻碍了科技档案人员的职业上升通道。因此，国家人力资源和社会保障部、国家档案局应该推行档案专业技术职务评聘制度，并鼓励各企事业单位科技档案人员参评。只有这样，才能打造一支专业化的科技档案人才队伍。

       10.3 加强科技档案管理高等教育与在职教育

       1998年之前，我国曾有中国人民大学、郑州航空工业管理学院等多所院校设有“科技档案专业”。1998年教育部颁布《普通高等学校本科专业目录》之后，“科技档案专业”被取消，并入“档案学专业”，科技档案专业高等教育受到一定冲击。但是，为了加强科技档案人才队伍建设，国家档案局、科学技术部、教育部等仍应鼓励设有档案学专业的高校坚持开设“科技档案管理学”课程，在档案学、科技管理硕士专业中增设“科技档案管理”方向。同时，将“科技档案管理学”纳入在职教育培训课程体系。鼓励或强制要求科技档案人员积极参加在职培训、继续教育。

       10.4 将科技档案管理经费纳入科技项目经费预算

       为保证科技档案管理经费投入，宜将科技档案管理经费纳入科技项目经费预算，在整个科技项目经费预算中按一定比例划拨科技档案管理经费，用于相关的档案库房、设施和用品。据中航工业档案馆、广东省韶关钢铁集团有限公司测算，这一比例宜为0.3‰～0.5‰。[20]

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