石凤丽
西宁市人民防空办公室 青海省 810000
摘要：随着信息技术的发展，先进的网络技术逐渐被运用到生活工作中的各个领域，从而引发了企业文书档案管理中的巨大变革。办公自动化引发文书档案管理的变革对企事业单位的发展具有重要作用，一方面加快企事业单位现代化发展进程，同时对推动企业文书档案管理水平的提升。基于此，本文主要对办公自动化环境下的文书档案管理进行了分析和探究，希望对有关人士有所帮助。
关键词：办公自动化；文书档案；管理
一、前言
随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，办公自动化技术逐渐被各个领域所应用，给人们的生活、工作以及学习等方面带来极大的方便，因此，在对文书档案进行收集、分类、保存的时候，也可以应用办公自动化技术，从而有效提高文书档案管理工作水平以及效率，进而确保文书档案的有效性、安全性以及可靠性。
二、办公自动化的优势分析
1、提高办公效率
在传统的档案管理工作中，工作人员要手工操作，不仅要求在收集整理方面，而且对用笔、字迹、分类和统汁等都要有要求；要做到准确无误，这样既费力又费时而且不能保证完全准确性。而通过计算机技术和网络通讯技术实现的办公自动化却具有强大的信息处理能力，它对于文件资料的收集、分类、整理，储存，统计以及查阅等都带了极大的便利，极大的提高了办公效率。另外，随着社会的进步和时代的迅猛发展，电子技术不断发展，以闪存U盘、光碟以及大容量的移动硬盘等方式存储和读取的电子文件的技术日益成熟。这些存储载体具有存储和读取方便快捷、易于传递、存储时间较长、不易损坏以及稳定性强几乎不受外部环境影响等优点。
2、利于信息共享
随着办公自动化的不断发展，可将档案信息与载体进行分离，从而实现其与其他信息系统搭建互联平台，以提供横向与纵向、历史与现实的信息记录，有利于信息的交流和共享。此外，工作人员在日常的公文办理过程中，往往容易发生文件传递过程中丢失的现象，而目传统的文件传递通常受邮政系统因距离长短而产生的时间受限制。而且，文件还可能在传递过程中因其他原因而延误甚至丢失等，这就给档案管理人员的归档以及其他人员的检索利用等带了诸多麻烦。而在办公自动化环境下，文书档案管理直接应用计算机网络技术进行传递，不但极大地缩短了文件传递的时间，还有效地提高了文件传递的安全性。
3、提高信息检索效率
由于计算机技术的办公自动化可以对文档进行一次输入而多次利用。所以，文书档案管理人员只需在文件的拟写、编号、著录、签发等工作完成后，轻点鼠标即可完成归档操作，轻松实现从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。与此同时，由于办公自动化系统为档案资源的共享提供了多种检索功能，从而实现了档案信息自动编目、自动标引以及自动分类等。因此当需要利用文件档案时，通过在线档案检索即可浏览到所需要的内容，这样使得档案的利用变得更加高效和便捷。
三、传统文书档案管理中存在的问题
文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：
1、传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性
在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。
2、传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存
在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。
3、传统模式下的文档管理的复杂化
在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。
四、办公自动化环境下做好文书档案管理的建议
1、规范体制，统一标准
要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。目前，许多单位的文件管理和档案管理是分离的，属于不同的管理部门，档案部门对文件的前期控制往往难以开展，一不小心就成了“越权行为”。因此，必须从管理体制上进行规范，在单位内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准保证不同类型的子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。
2、制定相应的档案管理法律
档案管理的自动化进程越来越快，也是未来档案管理的大势所趋，通过计算机管理档案，优势非常的明显，相对于过去的纸质档案来说，电子档案有着巨大的发展潜力，相关的管理者应该积极的解决相应的制约因素，我们国家是依法治国的国家，任何事情都应该按照相应的法律规定予以执行，对于未来的档案管理也是如此，针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。相关电子档案法的制定符合国家依法治国的理念，对于档案电子化管理的发展有着非常重要的价值。
五、结束语
综上所述，文书档案是档案管理工作中一个不可或缺的组成部分，它不仅客观地记载了社会发展的历史，而且还如实地反映了领导决策、问题，处理、研究开发以及基本建设等方面的发展过程与成果。同时随着时代的不断进步和社会的快速发展，办公条件也随之得到了很大的改善，尤其是办公的自动化和管理的信息化，极大地提高了办公效率。
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[4] 裴瑶志，办公自动化管理探究[J].中国冶金教育，2014
论文作者:石凤丽
论文发表刊物:《基层建设》2015年20期供稿
论文发表时间:2016/3/22
标签：档案论文; 文书论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 文件论文; 文档论文; 传统论文; 《基层建设》2015年20期供稿论文;