（荆州广播电视台，湖北省 荆州市 434000）
摘要：电子文件是随着档案信息化建设进一步发展而出现的产物，但互联网自身存在的开放性等特征使其具有一定的双面性，给电子文件信息的安全保护工作带来很大的挑战和机遇。故而，进一步分析事业单位档案电子文件互联网信息安全管理问题已经成为事业单位现如今急需处理的现实难题。在此基础上，研究事业单位档案电子文件管理面对的关键难题并给出对应的处理措施，有助于更好的推动事业单位档案信息化建设。
关键词：电子文件；安全管理；安全意识
现如今是科技发展的社会，信息化的管理充满了人们生活的各个部分，随着信息时代的不断进步，人们的生活也出现了巨大的改变。电子信息要做出必要的构建与具备很强的管理能力，如此才可以具有很强的竞争力。随着信息化时代的进一步发展，机关事业单位电子信息安全问题也逐渐成为人们所注意的焦点，故而机关事业单位对档案进行电子文件扫描存储的同时也应该对信息安全提高管理。事业单位档案电子文件有助于达到档案资源的互联网共享与远程操作，并且还给信息化时代环境下的档案管理工作带来更加严格的要求。
1电子文件的概念
自20世纪90年代初期开始，随着科学技术与互联网技术的飞速发展，事业单位档案电子文件已经成为一种全新的档案模式引入到档案管理的日常工作中，到现如今为止，事业单位档案电子文件已经与档案管理人员的日常工作有着密不可分的联系。在我国市场准则《电子文件归档和电子文件管理条例》里面把事业单位电子文件称作“具备存留价值的已经归档的事业单位电子文件与事业单位有关支持软件、参数以及其他有关数据”。
2事业单位档案电子文件管理存在的问题
2.1事业单位档案电子文件对互联网依赖过强
事业单位档案电子文件的出现、处理、保存、传输以及应用都倚靠电脑与互联网体系，因此，电脑与互联网系统的安全性与稳定性在很大程度上决定了事业单位电子文件信息的安全性。但是电脑与互联网系统自身具备一定的开放性，网络本身存在计算机木马等病毒程序、网上的黑客对其进行攻击等安全问题，事业单位电子文件在保存与分享过程里面可能会出现信息泄漏的现象，进而对事业单位电子文件的秘密性、传统性与完整性造成了一定的影响，因而影响事业单位电子文件的安全管理。
2.2事业单位档案电子文件信息具有易更改性
事业单位档案电子文件在出现与分享的时候更改简单且不留下一丝改动的印记，这给事业单位档案管理人员工作的开展给予了方便性，但是因为他本身具备的易更改性让事业单位电子文件的真实性受到一定的影响。第一，因事业单位电子文件与计算机平台之间的相分离性，事业单位电子文件能够在信息平台经由互联网进行传递与复制，致使不容易确认原始档案。第二，因事业单位电子文件很轻易遭到电脑木马的入侵，一旦被传染就可能出现被泄露，甚至丢失，失去电子文件原始的价值，给事业单位电子文件的安全管理带来一定困难。
2.3事业单位电子文件管理人员安全意识不足
事业单位电子文件管理人员安全意识不足也是影响事业单位电子文件管理安全的关键原因之一，也应该让我们的加以重视。第一，在有意识的情况下，对事业单位电子文件信息做出特意的偷窃、泄露、损坏都将威胁到事业单位电子文件的安全管理。第二，因事业单位档案电子文件管理人员本身原因，比如不熟悉操作过程、安全意识较差等缘由，在进行事业单位电子文件管理过程里出现操作不当的情况。并且，由于部分档案管理人员不具备很好的安全意识，事业单位运用互联网使用电子文件之时难免会忽略安全问题，这也在某种程度上给事业单位电子文件造成一定的安全隐患。
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3提高事业单位档案电子文件安全管理能力的对策
3.1加强事业单位档案管理人员专业知识教育工作
随着事业单位办公逐渐走向科学化、信息化、规范化，事业单位档案电子文件逐渐增加，面临这种现实发展态势，如事业单位档案管理人员仅局限在原始纸质档案管理层面，那么就很难顺利开展信息化背景下档案管理工作。故而，事业单位档案管理员工应该进一步了解与把握事业单位电子文件管理有关专业技能，才能够跟上时代发展的脚步。事业单位档案管理机构需要提高档案管理员工专业技能教育，按时对其做出业务教育工作，进而提高事业单位档案工作人员电子文件管理技能。
3.2注重事业单位档案电子文件经常性安全预防工作
事业单位应当注重并做好事业单位电子文件平时的安全预防工作。第一，应该严谨运用高品质的电子文件存储资料，严格把握质量关，增强事业单位电子文件信息保存平台的使用年限，为事业单位电子文件的长期储存与重复运用打下牢固的基础。第二，应该注重改善计算机互联网系统的实体安全问题，配备专职员工来对其管理，并且做好环境与装置的安全保护工作，为事业单位电子文件给予优质的室内氛围，规避受到气温巨大波动与其他因素的影响。
3.3 打造完善的事业单位电子文件安全管理体系
因事业单位电子文件的出现、处理、保存、传输与运用依靠电脑与互联网系统让事业单位档案管理人员根据对应规则展开，故而需要打造完善的事业单位电子文件安全管理体系，用来补充事业单位电子文件管理中的人为缺失。在打造事业单位电子文件安全管理体系的时需要秉承下述两个原则：第一，在事业单位电子文件的制作过程里应该坚持责任涣散的原则，在现实要求应允的条件下，无法把所有工作集中到一个工作人员手里，应该注重区分相关人员的责任领域，尽可能让事业单位的工作人员分工具有一定的合理性与有效性。其次是对于某些保密性很强的事业单位电子文件应该秉承“从不独自与约束应用周期”的原则。从不独自原则的内涵是在事业单位人员条件应允的套件下，根据最高领导层指派多个可靠并可以做好该项工作的专业员工，一起参加各项和安全相关的活动，同时经过签字、记录、注册等方式加以论证。
3.4事业单位档案电子文件需要进行备份规范化处理
为了更好的保障事业单位电子文件数据的安全性，让事业单位电子文件更加具有有效性，需要对事业单位电子文件做出相应的备份的规范化处理。身为事业单位电子文件的管理员工，需要养成随时备份好习惯，同时应该备份日期与备份员工编号，事业单位电子文件的管理员工需要按时对档案进行备份与检查，预防意外缺失。备份的时候应该注意，需要做出双备份甚至多备份，并且备份的数据与传统数据应该分开存留在两个不一样的电子文件储存间内，而且这两个电子文件管理室应该存储在不一样的位置。能够安排专业的档案材料备份员工，专门负责这项任务，同时保证事业单位档案电子文件的安全。
4结语
综上所述，电子文件是随着档案信息化建设而发展的全新事物，但是因为互联网自身具备的开放性等特征让其自身变成“双刃剑”，对事业单位电子文件信息的安全保护工作带来很大的机遇与威胁，经过提高事业单位档案管理员工专业技能教育，注重事业单位电子文件平时安全预防工作，打造完善事业单位电子文件安全管理体系，对事业单位电子文件进行备份规范化处理等形式，确保事业单位档案电子文件的安全。
参考文献
[1]事业单位档案管理中电子文件管理分析[J].赵晶.经贸实践.2017(24)
[2]事业单位档案管理中的电子文件管理探讨[J].黄鸿辉.文化创新比较研究.2017(24)
作者简介：魏梦霞（1991年10月—），女，汉族，湖北省武汉市人，硕士学历，社会工作专业。
论文作者:魏梦霞
论文发表刊物:《知识-力量》2018年7月下
论文发表时间:2018/7/23
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