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摘要：随着社会的进步，人事档案管理工作在单位人事管理中越来越受到重视。以往的人事档案管理主要是人员基本资料的搜集和整理，随着企事业单位职能的变化，人员的日益增多，开展档案管理工作的难度也就越来越大。文章分析了现阶段人事档案管理工作的不足进行，提出了一系列的人事档案管理方法与对策。在计算机时代的新时期下，人事档案管理工作的规范化已成定局。
关键词：新时期；人事档案；管理规范化
1导言
人事档案是记录一个人的学习、工作、实践、政治面貌、品德作风等的情况的文件材料，是个人工作表现、成长过程的真实写照。人事档案管理工作一方面反映了所在企业或单位发展轨迹，另一方面为企业制定人事决策提供了依据。人事档案管理工作直接反映了一个企业的人力资源状况，其工作开展的规范化直接关系企业的档案资料利用率，因此加快人事档案管理工作规范化已成为企业目前的重要任务之一。
2当前人事档案管理存在的问题
2.1对人事档案管理的重视程度不够
当前人事档案管理工作存在的一个问题是重视程度不够，管理意识淡薄。对于人事档案管理工作而言，它是针对人员的管理活动，是对每一个工作人员个人经历和工作绩效的记录，具有重要意义。人事档案管理工作其实是一项具有服务性的工作，就其任务量而言是很大的，但是就其利用率来看，是缺乏的，人事档案管理的工作不能被很好地重视，在管理设备不齐全的情况下，人事档案管理工作得不到很好的落实。
2.2人事档案的真实性缺乏
人事档案管理过程中还出现了一个问题：人事档案在真实性方面存在问题，工作人员在鉴定、考核人事档案的过程中，不免会发现人事档案雷同的现象，有的档案还存在着成绩不真实、空话多的现象，这些都影响着人事档案管理工作的进行，为日后的人才选拔工作和干部选用工作构成了一定的阻碍。
2.3人事档案管理人员的专业性不够
在社会发展的条件下，对新时期工作人员的素质和能力有了较高的要求，但是就当前的情况来看，从事人事档案管理工作的人员，在专业性方面有一定的差距。他们大都缺乏专业性档案知识的培训工作，另外由于对人事档案管理工作的认识度不够，很容易产生工作怠慢、不认真的情况，这样就影响了人事档案管理工作的落实和推进。
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2.4人事档案信息有待完善
档案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各环节，在材料收集过程中出现材料上缴不及时、信息不完备等问题，企业工作人员对人事档案信息的收集重视度不够，导致信息不完善、真实性不足问题，相关信息填写中存在虚假信息，内容前后不符的问题，这一问题阻碍了人事档案管理工作的发展。此外，随着企业发展规模的不断扩大，企业员工数量越来越多，人员结构也由原来的长期合同工、固定工的形式演变为公务员、长期工、临时工、聘用制员工等多种形式，由于人员结构的复杂性，人事部门未采取相应制度的调整，工作量日益加大，从而导致人事档案信息的完整性不足。许多员工的人事档案委托人才市场保管，这就出现人事档案的保管和归档工作的脱节，使得个人就业信息无法及时、准确归档。
2.5人事档案管理人员配备不合理
企业人事档案管理部门存在人员配置不合理的问题，其主要表现在：人事档案管理工作中在编人数比例较少，合同工占很大一部分，由于专业知识不足，使得工作难以顺利开展，此外人事档案工作人员年龄和教育两极分化严重，大部分为快退休的人员，青年档案工作人员所占比例较少，对于持证上岗工作落实力度不足。
3人事档案管理的规范化措施
3.1加强对人事档案管理工作的重视
人事档案管理工作要想规范化发展，需要加强领导层对人事档案管理工作的高度重视。首先，要让领导层充分认识到人事档案管理工作与单位的紧密关系，给档案管理不断创新发展的机会。其次，领导层要完善档案管理部门基础设施建设，配备专门的档案室、计算机及专业人员等，给予物质方面的支持。最后，不定期地对档案管理工作进行监督检查，如果发现问题马上解决。还要添加一些必要的办公设备，如打印机、复印机、扫描仪等。
3.2创新人事档案管理模式
人事档案管理部门要不断探索采用计算机技术的管理模式，使人事档案工作的信息化水平能够适应社会需要。可以运用扫描技术将纸质人事档案内容录入电脑数据库中，做到纸质档案、电子档案的双重保护。档案管理工作的信息化的提高有利于档案的查阅更加便捷化。如果档案的存放和人员的岗位不在同一地点，纸质档案的查阅会很不方便，而电子数据存储则可以避免这个问题。档案材料的内容越来越丰富多彩，一些图片资料、音频资料、视频资料等信息借助计算机网络存储也会比纸质档案方便很多。
档案管理部门还要尽快实现档案信息的公开化、共享化、透明化。这就需要建立人事档案数据管理中心，以实现信息资源共享。人事档案数据管理中心的建立，共享的信息内容可以快捷地被查找，提高了信息的利用率。只要人事档案管理部门提供员工的基本信息在网络上共享，每个用户只要在智能手机上下载客户端，这样通过在线查找姓名就可以快速对人员定位，了解其所在单位、部门、职位、手机号码等基本信息。
3.3强化档案管理人员的技能和职业素质
我国的档案管理工作已开展了很长时间，目前在档案管理岗位的人员多数年龄偏大，他们虽然经验丰富，但大多不能适应新时期的档案管理方式，常常因计算机操作得不熟练而降低工作效率，这就需要培养一批年轻的档案管理人员。由于档案信息有一定的保密性，要重视计算机的信息安全问题，注重人事档案管理人员的职业素质问题，避免由于计算机故障造成档案的丢失；要制订完善的人事档案管理部门用人制度，档案管理工作人员必须持证上岗；人员配比合理化；单位内部以青年工作人员为主，还要注重能力高、素质高的人才的引入，强化档案管理人员的专业技能和管理方式。
3.4加快人事档案管理的信息化进程
时代在进步，社会在发展，科学技术的兴起为我们的社会带来了较大的变化，在人事档案管理工作方面，只有与时俱进才能不被社会所淘汰，因此新时期加快人事档案管理工作的信息化进程也是一项重点工作。将信息技术有力地应用到人事档案管理工作中去，为工作带来便利条件，将财力、人力、物力均匀分配，对新引进的设备选择专人进行操作，另外加快现代化的进程，需要对工作人员进行技术层面的培训，以提高工作人员的素质水平，对先进的设备有熟练的掌握，促进人事档案管理工作高效率地完成。
3.5改善人事档案工作的服务理念
人事档案管理工作是一个服务性的工作，强化人事档案管理工作的服务理念也是一项重点工作。一方面，工作人员要主动应用人事档案，将传统的被动接收档案转变为主动整理。一方面，工作人员在组织服务工作时要具备一定的前瞻性，及时地对各种信息进行分门别类地整理，以便为后期人事调动和任用干部工作打下基础，增强便捷性。另一方面，人事档案管理工作涉及的内容很多，在平时的工作中，要掌握各种信息，这样才能为领导层询问情况做准备，提供一定的有效数据。
结束语
人事档案管理工作的规范化直接反映了一个企业管理水平的高低，因此相关工作人员要给予高度重视。在新时期下，人事档案管理工作中还存在许多的不足，企业要根据自身实际，做好问题的分析和研究，并探寻有效的解决对策，不断提升企业档案管理水平。
参考文献
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论文作者:冉璞
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第21期
论文发表时间:2018/1/10
标签：人事档案论文; 管理工作论文; 档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 人事论文; 新时期论文; 《建筑学研究前沿》2017年第21期论文;