财务共享服务中心的信息化建设研究，本文主要内容关键词为：信息化建设论文,服务中心论文,财务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、财务共享服务中心信息化建设的意义
财务共享服务中心的建立需要信息技术和电子通讯设备的支持和完善，无论是简单的业务核算，还是复杂的财务管理甚至财务决策，每个业务流程都依赖于强大的信息系统的建立，只有这样，才能实现财务共享中心建设的目标。
信息化平台建设有利于强化内部控制、降低风险、提高效率。建立财务共享服务中心的信息化平台，可以成功地将分子公司的数据导入系统，做到事前提示、事中控制、事后评价；信息化平台建设可以实现在平台上建立财务模板，尽可能减少人工作业，让业务数据自动生成有用的财务信息；可以运用系统标准执行减少偏差及各业务单元可能的暗箱操作，降低各种隐含风险；可以通过设置让系统自动提示例外和预警；可以利用系统的开放性建立各数据共享接口和平台，满足各方不同需求；可以通过系统定期生成不同会计准则要求的报表及特殊报表等。通过运用信息系统，建设财务共享服务中心的系统平台，实现公司级数据信息共享。例如，中兴通讯自主开发的电子报账系统是财务共享服务中心的主要运营系统之一，融合费用报销、预算管理及商旅管理等系统功能，费用报销同ERP系统无缝对接，并外连银企系统，成为功能非常强大的财务系统平台。该系统开发加入票据影像管理模块，提交给财务的单据在进行影像扫描后上传影像文件至服务器，实物票据按周期寄交财务共享服务中心下的集中档案中心进行票据归档，无需在财务人员手上流转；财务人员可通过影像系统调阅票据实物影像，同时在财务系统中进行业务操作，采用双显示屏幕进行业务处理，使财务运营效率大幅提高。
总之，建设一个良好的财务共享信息化平台是财务共享服务体系构架得以实现的基础技术支撑和先决条件，系统平台的统一搭建和整合是实现共享服务的关键环节。只有在信息系统的支持下，财务共享服务模式才可以跨越地理距离的障碍，向其服务对象提供内容广泛的、持续的、反应迅速的服务。共享服务的模式是在信息技术支持下的管理变革，只有利用现代的 IT技术，才能使企业集团的财务共享服务真正落到实处。
二、信息化平台建设应该考虑的因素
(一)技术支撑基于B/S结构还是 C/S结构
C/S结构(Customer/Server)即客户机/服务器结构。C/S结构可以分为客户机和服务器两层，客户机通过一定的数据处理和数据存储能力，把应用软件的计算和数据合理地分配在客户机和服务器两端。它可以有效地降低网络通信量和服务器运算量。由于服务器连接个数和数据通信量的限制，这种结构的软件适于在用户数目不多的局域网内使用。B/S结构(Browser/Server结构)即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种改进。在这种结构下，软件应用的业务逻辑完全在应用服务器端实现，用户表现完全在Web服务器实现，客户端只需要浏览器即可进行业务处理，是一种全新的软件系统构造技术。这种结构成为当今应用软件的首选体系结构。它大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。
对于跨区域经营的集团性企业，建立财务共享服务中心，需要以网络为基础进行数据信息的传递与共享，因此需要容量巨大的数据库对数据信息进行存储，更需要功能强大的软件进行人机交互及数据信息的提取。
C/S结构的软件必须在各地安装多个服务器，并在多个服务器之间进行数据同步。这些服务器每天必须同步完毕之后，总部才可得到最终的数据。由于局部网络故障会造成个别数据库不能同步，即使同步上来，各服务器也不是一个时点上的数据，数据永远无法一致，不能用于决策。再者，每个数据点上的数据安全都影响整个应用的数据安全。如果需要更新，由于其应用是分散的，需要对每一个使用节点进行程序安装，即使非常小的程序缺陷都需要很长的重新部署时间，并且重新部署时，为了保证各程序版本的一致性，必须暂停所有业务进行更新，其服务响应时间很长，会影响到企业正常的业务经营。在集团级应用里，C/S结构不可能随时随地看到当前业务的发生情况，看到的都是事后数据。大部分C/S结构的软件为了减少数据通信量，仅仅上传中间报表数据，在总部不可能查到各分支机构(分公司、门店)的原始单据。因此，对于集团级的大型企业应用来讲，C/S结构往往不能满足需要。加之，其对于INTERNET速度的需求较为苛刻，这对于分布在网络不发达或者速度较慢地区的集团子企业来说变得十分麻烦，影响财务共享的整体效果。
对比C/S结构，B/S结构最大的优点在于集中存放。由于数据集中存放于集团总部的数据库服务器：(1)客户端不保存任何业务数据和数据库连接信息，也无需进行数据同步，所以安全问题自然不存在；(2)客户端发生的每一笔业务单据都直接进入到中央数据库，也不存在数据一致的问题；(3)集团公司可以直接追溯到各级分支机构(分公司、门店)的原始业务单据；(4)其应用都集中于总部服务器上，各应用结点没有任何程序，一个地方更新则全部应用程序都得到更新，可以实现快速服务响应；(5)由于B/S结构可以适用于任何网络结构，特别适于宽带不足的地方。
综合以上分析，本文认为，财务共享服务中心的信息技术支撑应优先基于B/S技术架构进行设计，使系统具备以下特点：(1)将财务处理平台软件移植到服务器端。客户端不再需要应用程序，完全集中于服务器端，意味着用户完全可以通过浏览器来执行应用程序，大大减少了维护工作，降低了企业的维护成本。(2)由于客户端仅需要浏览器即可访问系统，通过浏览器传递数据，适用于公司局域网和广域网网络环境，实现全国财务审批和银行支付的互联，因此实施速度快、部署非常容易，而且便于任意客户端远程访问，完全支持实现移动办公。这对于地域上分散性的组织来说，具有得天独厚的优势。(3)在此基础上，领导和员工能不受时间和空间限制，随时随地能处理相关财务业务。在系统中，还有针对各部门各环节而设定的特定表现形式的表单，帮助非财务专业人员更为便利地完成财务处理。(4)实现了客户端、应用服务器、数据库服务器的合理分布，应用服务器和数据库服务器分别处理各自的职责，使整个系统具有快速、稳定、安全和可靠等特性。
(二)信息数据安全性考虑
依赖于信息技术为平台创建的财务服务共享中心的数据安全是一个棘手的问题，也是一个经常遇到的问题。数据安全的风险环节包括未经授权的查阅访问、未经批准的信息散播、数据损毁遗失等，造成这些后果的原因包括病毒入侵、网络安全技术不过关、个人保密意识不强、数据备份不足等。财务共享服务体系构建后，集团绝大部分核心机密数据都存储于电子化介质之上，特别是这些数据又都直接或间接链接到网络中，数据安全的重要性不言而喻。财务共享服务体系构建极其依赖网络化的信息系统，财务管理越集中，其对整个网络、通讯技术的依赖性就越强，一旦网络中断，或者出现其他网络问题，就可能造成损失。因此，我们需要关注信息数据的安全问题。
通过权限访问的控制，可以保障这些共享数据的安全性。从访问权限上来看，财务共享并不意味着所有数据都需要共享，当然，共享数据共享的程度也会有所不同。出于数据安全的考虑，有些数据共享只能够保留在某个部门的级别，甚至只有个别用户才能够访问。例如，针对应收账款，可能只有销售经理或者销售人员才能够访问，而采购人员就无需访问应收账款的相关数据。作为销售人员，他们可能需要了解每个产品的具体出货金额，即产品的单个售价情况。而作为仓库部门，则不需要知道产品的售价，他们只需要关注当月产品总的出货金额即可。当然，有些数据可能对于整个集团公司来说都是公开的，如部门费用预算报表等等。为此，在确定共享数据访问权限的时候，IT经理在确认了需要共享的内容之后，应先根据角色级别，确定共享的权限，然后根据这个级别确定共享的内容。对于权限的控制，最好能够细化到字段。通过角色进行授权，可以保障数据的安全性，同时维护的工作量也不会很大。
此外，财务共享服务中心应当建立健全安全管理制度体系，做到数据的定期备份，数据查阅的审批控制管理，需求及变更的版本发布安全控制等具体措施的落实。
(三)信息化平台建设的总体思路及内容
财务共享服务信息化平台是依据自业务前端采集业务信息后，自动生成会计信息的原则设计和搭建出来的。设计过程更多地要考虑管理决策需要的信息，而不是单纯考虑目前会计核算具有局限性的内容。从架构上来看，这个平台主要由会计基础核算系统、财务辅助系统、影像扫描系统、银企直联系统四部分组成。以报账为例，这四个系统实现了报账信息采集、审批、传递和财务审核，从而搭建出来了财务共享中心信息化的总体框架。对于大多数建立财务共享服务中心的企业来说，会计基础核算系统、财务辅助系统在财务集中化的过程中，基本已经实现的功能仅需要进行相应的优化，并对现有接口进行连接。更多的企业则需要考虑影像扫描系统与银企直联系统的建设问题。
1.影像系统
影像系统主要是通过信息化手段解决审批及业务核算过程中原始凭证流转、查阅、集中审核等问题，这时需要在财务人员的业务集中后建设相应的影像管理系统。建立影像扫描系统，有利于实现无纸化的审批及会计作业，有效支撑财务共享服务作业模式的运转。影像系统需要实现包括影像采集、影像传输、影像审核、影像查阅、影像档案管理、影像跟踪等重要功能。以报账工作为例，其具体工作流程是：业务人员在报账平台中打印包含条码的报销单据封面，子公司单据扫描人员通过高速扫描仪批量扫描实物票据。影像系统基于单据条码对扫描的单据影像电子文档进行自动分组。形成电子扫描文档后，报账平台系统对电子扫描文档进行加密，并在后台基于票据条码与电子报账单据匹配，报账平台系统将加密后的电子扫描文档以及电子报账单和匹配关系传送至服务器存储，审批人员或查询人员通过报账单据上的链接向服务器发送查询指令，服务器通过电子报账单和电子扫描文档的匹配关系自动返回查询结果。在审核过程中，影像系统还需要支持影像单据的退回、重扫、补扫等具体流程。
2.银企互联系统
建立财务共享服务中心前，企业进行转账支付、资金归集、资金调拨等操作活动时，通常通过柜台或者网银等交易手段。尤其是网上银行的出现一定程度上满足了资金集中管理、提高资金使用效率、降低经营成本的财务管理需求。但是，网上银行的出现还不能完全解决个性化服务、财务信息与银行账务信息的一致性问题。为了满足高端客户对网上银行提出的个性化需求，进一步推进网上银行业务向纵深发展，许多银行推出了银企互联模式。
建设和实施财务共享服务后，共享服务中心需要进行大量的集中支付，这时，我们会发现，操作的效率和数据准确性在大量的数据面前立刻出现问题。而建设银企互联系统，并与会计核算、网上报账系统进行连接，可以显著提高集中支付的效率，减少文件传递过程中潜在的内部控制风险。银企互联是一种较为理想的报账平台，更是一种主动的传递方式，对此，接收方仅需进行安全性校验，使得输出方及时将数据传递到输入方系统。当然，这对于银行服务器端也提出了很高的要求。银企互联系统的建设是一个分步实施和完善的过程，它通过实现和主要银行的直连，建立与银行业务系统的实时连接通道，利用该通道向银行发送交易指令和接收数据信息，实现集中高效的资金支付和调拨。基于银企互联系统，可以实时获取资金账户数据，实现及时、全面、准确地对企业所有账户的资金变动情况进行有效监控，并实现银企自动对账。通过建立与ERP系统、报账平台等系统的接口，实现信息快速准确传递，降低劳动强度，提高财务工作效率。其功能主要包括业务制单、支付管理、上划下拨、监控对账、支票管理、支付异常处理、统计分析等。
三、信息化平台建设应该注意的几个问题
(一)信息化平台代替不了企业本身的业务管理系统
信息化平台的建设实现了报账单据的规范化、审批流程的电子化、信息传递的自动化。良好的信息化平台不但有利于支撑畅通高效的业务流程，也有助于财务管理体系的完善。毋庸置疑，信息化建设在财务共享体系构建中发挥重要作用，建设过程中，依赖于各个部门的业务骨干、信息化专家、财务服务共享咨询专家的全过程参与，经营管理层尤其是企业的最高管理层应在信息化系统建设与规划的过程中给出明确的指导意见。但需要注意的是，许多人认为，信息化平台的建设仅是一种技术上的支撑，它是为了促进业务更好地开展的重要手段或者说工具，虽然与整个业务流程紧密链接，但不能因此替代业务管理本身。
(二)注重与现有信息系统的整合
建设实施新的信息化平台必然带来较大的成本投入，但信息系统和技术的投入又会通过流程的重新设计、人力成本的降低和重复系统的消除降低相应的成本。从长远来看，如果企业缺乏完善的信息化平台作为保障，财务共享服务中心的建设就难以实现。当然，需要注意的是，如果自身已经建立了相关的信息化平台，应予以充分的结合应用。例如，已经建设完成的 ERP系统。财务共享服务中心也需要借助 ERP系统来收集经营数据并且获得业务支持服务，快速高效处理各类经营业务、财务数据，实现不同财务信息的共享。ERP系统还有利于固化和优化流程管理中的各项财务流程，实现协同工作的管理创新。还能利用网络的优势，实现集中管理、分散使用，使得共享资源成为现实。
如果集团原本使用多种ERP系统，必须先在集团内推行统一的ERP。通过 ERP，财务共享服务可以跨地域向服务对象提供广泛、持续、反应迅速的服务。可以说ERP是企业运营财务共享服务中心的主要信息平台，而财务共享服务是贯穿于ERP系统的设计灵魂。如果系统间实在无法统一，至少也要做到互相兼容。此外，ERP系统也要根据财务共享服务的需求做出适当的改进。例如，建立扫描系统可以有效地解决原始单据传递慢、业务处理效率低的问题。而且，可以方便子公司的查询。在子公司财务部、主要业务部门放置单据扫描设备，通过扫描，降低管理成本。当然，对于没有建设信息化平台的企业，自然应该重新考虑信息化平台建设的问题，充分考虑集团各个层面的管理目的、功能需求，兼顾集团业务系统与财务系统、财务系统内部各子系统的关联与数据交互。
(三)注重建设与财务共享服务模式相配套的绩效管理信息系统
财务共享服务中心建立后，管理者所面对的最为紧迫的问题是如何有序、有效地解决变革带来的业务压力。要解决这些问题并获得长足发展，共享服务中心必须立足于提升自身管理水平，迅速建立起完备的绩效管理体系。
绩效管理可以通过日报、月报等定期报告以及实时的数据统计获得完善的绩效数据支持。基于IT技术开发出来的业务系统中蕴含了丰富的绩效数据，例如积压量、处理量、处理的时间等等，这些使得绩效管理成为可能。绩效管理本身发挥作用的原理是通过恰当的激励机制，激发财务共享服务中心工作人员的主动性、积极性以充分利用组织的内部资源和提高员工的能力素质，最大限度地提高个人绩效，从而促进部门和组织绩效提升。绩效管理强调组织目标和个人目标的一致性，强调组织和个人同步成长，形成“多赢”局面。绩效管理体现着“以人为本”的思想，在绩效管理的各个环节中都需要管理者和员工的共同参与。由于财务共享绩效的主要因素有员工技能、外部环境、内部条件以及激励效应，在影响绩效的四个因素中，只有激励效应是最具有主动性、能动性的因素，人的主动性、积极性提高了，组织和员工会尽力争取内部资源的支持，同时组织和员工技能水平将会逐渐得到提高。因此绩效管理就是通过适当的激励机制激发人的主动性、积极性，激发组织和员工争取内部条件的改善，提升技能水平进而提升个人和组织绩效。比较常见的财务共享服务中心绩效管理工具是平衡计分卡。平衡计分卡的优势在于，从财务维度、客户维度、内部流程维度以及学习创新维度，将总体战略由公司、部门到员工逐层分解。它不仅强调了纵向的一致，而且突出了横向的一致，也就是跨部门的协调。
很多企业在成立财务共享服务中心后虽然都意识到了这点，但他们在建设自己的信息系统过程中，对于与绩效管理体系相配套的信息管理系统并没有形成一个成熟的系统付诸实施和应用。虽然各种信息化技术在财务共享平台的应用极大地改善了共享服务中心的工作效率、工作质量以及管理的便利，但对绩效管理信息来说，各项技术缺乏统筹实施和整合。而且，由于远程操作的问题，分支机构分布在不同的地区，若没有建立完善的IT中心、IT网络和共享服务器，那么易产生信息沟通、数据传递不及时以及远程服务共享与本地不协同等问题。若企业没有一个能够适用于财务共享服务的整合绩效管理数据信息的平台，就无法通过企业各业务单元与财务共享系统间的互联互通，从而有针对性地设计绩效管理系统，也就很难充分发挥多系统在财务共享服务架构下的协同效用，若企业不能够有效解决该问题，这将难以保证财务共享服务及集团总部的战略得到有效的贯彻和落实。
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