摘要：传统的人事档案管理工作，其最主要的任务莫过于管理各项与人相关的信息资源。而现如今，随着时代以及信息技术的不断发展，其不仅让我国的社会经济发生了巨大变化，也让人事档案管理工作的内涵得以新的延伸。加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展需要，也是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求。
关键词：新时代；人事档案；管理信息化；建设
一、人事档案管理现状
1、管理方式落后
人事档案发展至今，很多单位的人事档案管理工作仍沿用传统的管理方式，完全依靠人力劳动，效率低下且管理混乱。在2012年中组部规范人事档案改版标准之后，人事档案管理方式逐渐向现代化转变，以电子表格为主的人事档案管理方式成为主流。但对于政府机关和集团型单位而言，人数多、组织结构复杂成为管理者面临的另一个棘手难题。我公司是省级大型国有集团公司，有下属子公司及市级分公司，随着公司的发展壮大，人事档案管理也变得更加繁杂，传统管理方式弊端日益凸显，与此同时，电子表格的利用也随着频繁的人事调动、人事信息的更新带来诸多不便，这种落后的管理方式不仅影响工作效率，而且阻碍人事档案管理的健康发展。
2、硬件建设基本完善，软件需更新换代
目前，国内大部分企事业单位硬件和网络的信息化建设基本完善，制约人事档案管理信息化建设的问题主要集中在人事档案管理系统搭建不完整，数据库建设缺乏整体性等。就我公司而言，截止到2016年已建成有标准服务器机房，基础专用网络已覆盖总部及全省各市分公司，但是软件搭建与硬件建设差距较大，文书档案管理使用的是单机版档案软件，而人事档案管理还停留在Excel表格层面，没有独立的人事档案管理系统。从软件的现状可以分析出：首先，单机版文书档案软件已不适用于集团型企业，无法满足多全宗管理；其次，文书档案与人事档案在定义、内容、管理方法和作用上均存在不小的差异，不能使用同样的软件进行共同管理。因此，人事档案管理系统的建设既要满足集团型企业对多全宗管理的需求，又不能急于求成地使用文书档案系统来代替，这已成为困扰、阻碍我集团人事档案管理工作发展的真正原因。
二、人事档案管理信息化建设措施
1、加强信息化建设的指导思想
在信息化技术愈渐发达的今天，人们对信息化建设也越来越重视，而信息化于各行各业中的广泛运用，基于信息化本身所具备的动态性、及时性以及快捷性等特征，故也极大促进了各行业的发展。对此，要想切实加强对人事档案的管理，除了人事档案管理人员本身需具备良好的管理意识外，有关信息化技术的引进亦当引起相关管理者的足够重视。当然，有关人事档案管理的信息化建设，同样也意味着人事档案管理人员需具备更高的信息素养，对此，作为人事档案管理人员，其在实际的管理过程中，需务必做到以下几点：首先，人事档案管理人员，其本身必要具备不断进取的良好学习态度，如此方能积极投入到对信息化技术的学习过程中，继而确保对先进信息化技术的合理利用。其次，身为人事档案管理人员，其本身须始终具备良好的管理意识，并在实际的管理过程中，坚持“以人为本”的管理原则，如此方能让人事档案管理与其他管理工作相契合，继而激发人事档案管理人员的工作责任心与积极性。最后，作为人事档案管理人员，其在实际的管理过程中应务必意识到人事档案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵从实际，并积极联系信息化、自动化的管理思想，切实促进传统人事档案管理工作逐步往现代化的方向发展，继而在提升人事档案管理工作效率的同时确保理想的管理质量与成效。
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2、加大对人事档案管理信息化软件的研发力度
无论是政务的人事档案管理人员或科研人员，其在实际的工作中，都应务必致力于人事档案管理信息化软件的开发，并基于当前所使用的各类操作系统予以更新和升级，建立出一套相对更为科学且完善的档案信息数据管理系统，以满足当代社会对政务人事档案管理工作的要求。当然，有关人事档案管理数据库的建立，其除了需具备管理、维护、增、删、查、改等基本功能外，尚需实现与政务其他资源之间的沟通与共享，以人事档案向社会提供服务为重心，强化服务意识，不断提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔人才提供真实可靠的人事信息。
3、采用一体化管理规范人事档案信息化建设
现阶段我国的人事档案管理大多是纸质材料和电子文档，总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，有关人事档案管理信息化管理系统的建立，既要以网络和计算机技术为支撑，也应囊括人事档案管理的方方面面，包括信息资源的查询与传递、档案的分类建立与保管等。采取一体化的管理体系，要将科学技术与人事档案管理工作相结合，从人事档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进的原则，做好两者的协调工作，实现由初级到高级的有效转变，并成立综合性人事档案管理资源库和分级化人事档案管理资料库，以此来共同形成信息化人事档案管理平台，有效提高人事档案管理工作的效率和水平。同时，在统一、科学、合理的标准上，利用计算机技术将原始的档案信息与档案数据进行存档，从而更为完善地建立起一个现代化、专业化的人事档案管理数据库，实现数据化管理，方便资源的传递与共享。坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，建立“活库”，以利用效率和使用效率考核数据库的“活性”，建立一个现代化的人事档案数据库，最终实现人事档案管理的数据化，便于信息的共享。这样就能够使管理工作中的档案的建立、接收、派发、保存、使用、查询等实现一体化，从而让档案管理工作更加高效便捷。
4、加大资金投入保证人事档案信息化建设
人事档案管理的信息化建设，在实际的管理过程中，应务必保证在人事档案管理信息化建设方面的资金投入力度。人事管理者需对相关资源的配置是否合理予以充分考量，尽可能节省人事档案管理信息化建设开支，并确保人事档案管理信息化系统建设的科学性与有效性。同时，加大投入以提高档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平，备份相关的人事档案信息，设置数据信息、设备数据库的使用权限，从而多方位确保人事信息档案的安全。
5、加强建设人事档案管理团队
人事档案涉及个人的安全信息，所以人事档案管理工作具有保密性，这就要求人事档案管理人员有较高的自身素质和管理水平。为了全面提高档案管理人员的综合素质以确保档案管理工作能够顺利进行，对管理人员的确定要经过层层严格的选拔。在挑选档案管理人员的过程中，要选择做事认真严谨，责任心强，能吃苦耐劳的人，这是档案管理人员需要具备的必要条件。另外，对档案管理人员进行培训，提升工资人员的工作能力，让他们了解和掌握人事档案管理工作的要求以及最新的管理方法。特别是要熟练计算机的操作，目前大多是利用计算机网络技术提高对档案的管理水平。同时档案管理人员要树立正确的价值观，不断提高自身思想觉悟。
结束语
综上所述，人事档案管理信息化建设是人事档案工作发展的必经之路，加强人事档案管理信息化建设是推进人事档案现代化管理的必要途径。各企事业单位应从自身实际情况出发，以现代化科技手段为支撑，来实现人事档案管理信息化建设，使人事档案信息管理工作能够在推进社会信息化建设中充分发挥积极作用。
参考文献：
[1]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（1）：28.
[2]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（2）：71-73.
论文作者:冯焱,黄体萌
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/1/25
标签：人事档案论文; 人事论文; 档案管理论文; 档案论文; 管理人员论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 《基层建设》2018年第36期论文;