谈计算机技术在高校学报编辑工作中的应用，本文主要内容关键词为：学报论文,计算机技术论文,编辑论文,高校论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G232 文献标识码：A文章编号：1008—518X （2000）03—0076—（05）
科学技术的发展日新月异，计算机在人们的工作中越来越普及。据有关资料显示，目前因特网已经将190多个国家和地区连接起来。 计算机时代已然来到，正影响和改变着人们的一系列习惯方式。据1999 年3月4日《新闻出版报》报道， 我国各大报刊社已基本实现了新闻采编的计算机化，记者使用便携式计算机、数字式摄像机，将采访的文字和通讯稿件即时发回报社，直接付诸编排。人民日报社、新华社建立了编审计算机网络系统和新闻资料检索数据库，全国发行的报纸在全国各个印点全部实行了卫星传版，极大地提高了新闻时效。这些都说明我国新闻出版业近年来得到了高速发展。科技的进步也对作为新闻出版业一个重要组成部分的高校学报起着不容忽视的促进作用。学报编辑工作的科技含量正在不断提高，学报稿件的选题、编辑加工、校对、稿件的归档管理等等各个环节的习惯方式正在或即将由于计算机技术的使用而实现根本性的转变。高等学校是各领域科学文化知识更新发展的前沿阵地，高校学报编辑工作者应首先接受高新技术的冲击并将其运用于实际，以提高编辑工作效率。
一、计算机技术的应用，使学报编辑流程缩短，实现了编排校一体化
1.编排
学报编辑传统的工作方式曾被人们形容为“剪刀加浆糊”。编辑整天埋头于水平质量不一的厚厚稿件中，不仅熬白了许多人的秀发，工作效率还十分低下。计算机技术的应用，使出版业发生了翻天覆地的变化。现在人们的工作已离不开计算机，许多作者的投稿已经变为计算机打印的整齐标准的样式，使学报编辑减少了误认字等许多不必要的繁琐劳动。编辑在接到来稿的同时，便可将其输入编排系统中，以实现编辑加工的“无纸操作”，边改边排版边校对，在几个校次之后即可制版交付印刷厂。这样可减少每一校次之后跑印刷厂的繁琐，也可避免排版工人的漏改现象和由于不懂某些专业术语而出现不必要的错字等失误，而且还可以减少学报的印刷经费投入。
在来稿内容输入环节上，应选择一种适于我们自己而又快捷、方便的输入系统。自本世纪70年代始，众多国人便开始了汉字编码、汉字系统的研究，并取得了显著的成绩，打破了某些外国人认为汉字繁琐不能在计算机输入的断言。据不完全统计，现在能在计算机上使用的比较完整的汉字编码方案有百种之多，我们完全可以按照自己的习惯、已有的软硬件设备情况、经费等各种因素选择一种更好的方案来使用。这就要求学报编辑要有一定的英文基础和计算机操作技能。键盘输入的英文指法不难掌握，拆分汉字或运用拼音也已不再是大问题，更何况手写输入和语言输入已经出现，不久的将来会有更直接、更容易的汉字输入方式。所有这些都为录入来稿大开了方便之门，即打即排即校，大大缩短了编辑流程，缩短了付印时效。
2.校对
在学报编辑的日常工作中，校对是一个枯燥繁琐而又十分重要的工作环节，尤其总校对人员是学报质量的总把关者，对其要求是很高的，一般人担任不了。一般的学报编辑部，由于劳动特点和编制等问题，往往由责任编辑担任所编稿件的责任校对，而总校对人员一般选择编辑工作经验丰富、语言文字功底比较扎实者担任，并要求其具有信心、耐心、认真等优秀品质，通过对校样的最后质量把关，尽可能把错误率降至万分之二以内。尽管负此责任的编辑人员全心投入，倾注大量心血，错误却总是在所难免。而将计算机应用到编辑工作中之后，这种情况可大为改观。有的软件系统具有自动的文字校对功能，在输入的同时就将错误之处标出。如Microsoft Word 系统在输入的英文中若是有拼写错误，系统会自动对该词标红，若是有文法错误，就会标出绿色曲线。随着我国汉字系统的不断完善和多样发展，一大批汉字校对软件也被开发出来，为学报编辑工作的校对环节提供了可靠的保证。将计算机技术运用到校对工作中来，可使学报编辑，特别是总校对人员从超负荷的脑力劳动中解放出来，既轻松又准确地完成任务。如北京市黑马电子新技术公司研制的黑马校对软件，被方正、IBM等多家中外知名公司选用， 并受到许多出版业内人士称道。计算机校对软件系统的最大优越性在于它的大容量的信息储存和快速自动检索错误的功能，不象人脑那样受专业知识、工作经验等限制，只要是它的词库中有的，不拘中文字词、英文拼写、语法还是计量单位，都可快速检阅，上面提到的“黑马300 校对”速度可达60万字／小时，且校对准确率极高，甚至能查出一些专职校对不能发现的错误，从而最大限度地消灭差错。电脑校对使用方法一般都比较简单易学，其功能强大，对多种文件格式，不同操作系统均可使用，并能为不同学科领域提供专业库，还可以根据不同编辑工作的需要添加词汇、自定义错词等。随着科学技术的发展，其升级换代也非难事。所有这些对处于各学科领域前沿阵地的高校学报都是最适用的。
二、联网使学报编辑工作现代化水平大大提高
如果仅将计算机用于日常编辑加工工作，无疑只是将其功能锁定在了“打字机”的水平上，没有使其更好地发挥功效。在科学技术日益进步的今天，应该最大限度地发挥计算机的潜能。当今，在计算机屏幕前，凭借一根电话线就可以实现与整个世界的沟通——上网。在有电脑存在的地方，网络把人们紧紧地连在了一起。国际最大的互联网Internet的用户正以几何级数迅速膨胀，发展成为继报纸、广播、电视之后的第四大传播媒体。Internet具有时效性强、信息容量大、全球开放性、双向互动性等特点， 所以在社会各领域产生了巨大影响。 在新闻出版业，Internet已经成为办报人可以利用且效率极高的现代化出版手段，传统报刊纷纷进入Internet，各种电子报刊也已经粉墨登场。
在国外，一些发达国家，一些具有国际先进水平的学术刊物纷纷上网，向全世界的人们展示其宝贵的精神财富，同时也为研究人员提供了更加方便的研讨、学习、交流的机会。而在我们国内，作为学术理论刊物的高校学报由于种种原因目前还不完全具备这种条件，但完全可以利用Internet为高校学报做一些有益的工作。
1.搜集资料，了解最新的学术动态。Internet传播信息具有时效性强的特点，相对于传统刊物来说，不需要经过排版、印刷、发行等环节即可面对广大读者，能够使学者、研究人员了解到最新的学术信息；又由于其信息容量大、全球开放性的特点，整个网络上政治、经济、文化、科学等各个方面，各个国家和地区的信息无所不包，因此可以很方便地从网上查阅到所需要的信息（尤其是学术信息），从而根据各个学科的需要和各责任编辑的工作需求加以选择和利用，作为审读、编辑稿件的参考。对于各个领域、各学科范围的有用信息，编辑部可以考虑加以收集整理，并妥善保存，建立自己的资料数据库，以备检索。在对学报进行年度或每期的整体策划或栏目策划以及选题时，也可以此为依据，并根据已有的作者队伍的学术水平和本学报的发行情况，潜在的读者群体等因素，认真对学报进行定位和选题。学报编辑可以直接同重点作者联系，把收集到的信息和资料反馈给他们，请他们参与选题策划工作，为本刊撰写有力度的稿件。尤其对于自然科学领域的研究者而言，了解最新的科学技术成果和研究动向更为重要。一些个体研究者不具备设备和上网等各种软硬件条件，因此学报编辑所提供的信息就犹如雪中送炭。总之，了解新的学术信息越多，对编辑工作就越有益，甚至在初审稿件时就会剔除那些没有新意、学术水平不高的稿件，把好学报的质量关。
2.稿件来源更加丰富。上网后，有了自己的电子信箱，便可在网上发布征稿信息，稿件的来源方式就不再是传统的邮递方式和文字信件，而更多地是取之于电子邮件。相比之下，后者比前者更有时间上的便捷性和种类的多样性。校外来稿自然增多，外省院校、研究机构乃至国外的同类机构都有可能为学报提供稿件，因此，可供选择的机会将大大增加，以往坐等来稿、去信约稿的被动局面将大大改善，学报的质量也可望大大提高。但凡事有利亦有弊，由此也可能会产生一些意想不到的问题。如有的作者有上网的独立设备和条件，他发布电子邮件可能没有确定的目标，而是广征信息以保命中率。因此在择取一定的信息后，一定要及时反馈，与作者联系，商讨发稿事宜，在征得作者同意后才能具体操作，以免造成一稿多投或一稿多收，引发以后的版权之争。另外，还有一个引起争论的话题就是内外稿比例的问题。有人认为，本校创办的学报应该服务于本校，因为学报是一个高校的学术窗口，反映着本校的师资水平和学术研究水平，是一所高校学术内涵的外在承载物。如果一所高校的学报所刊载的文章绝大部分是校外稿件，就完全是为他人作嫁衣了。笔者以为单单强调高校学报为本校服务是不够的。单一地面向校内作者，会导致稿源的狭窄性，使学报有可能走向闭塞的办刊方向。而且，当今世界科技飞速发展，社会各方面都发生着巨大的变化，在各学科领域间也相互交叉、融合、渗透，许多新的学科出现，彼此之间的界定已经越来越模糊，所以，高校学报的办刊方向也不能太单一地局限在一个狭小的范畴之内。学报编辑应该打破传统观念，面向整个学术界，树立大学术观，在确定本刊特点和特色栏目的基础上，扩大稿源，拓展作者范围，接纳来自各个领域的作者的见解、观点，从而办出自己的特色，创出良好的社会效益。当然，也不可能摒弃、无视本校的作者群，可以择优选取本校作者的稿件。校内外稿件比例的变化和外来优秀稿件的选用可带来良好的学术风气，也会对本校作者产生良好的激励作用。那种硬性规定内外稿比例的做法是不可取的。
3.计算机技术尤其是Internet的普及，使学报编辑有了更新的学习动向和内容。这对学报编辑的工作态度产生了积极的影响。传统的编辑工作中“剪刀加浆糊”、手写修改稿件等工作方式已经不能适应现代社会发展的节奏，虽然有的人习惯于传统的工作方式，但必须有新的改变，不仅仅是会操作计算机做一些简单的编辑加工等方面的工作，更重要的是应将计算机看成是以前习惯使用的手中的笔、笔下的纸，达到人机一体的境界，以提高工作效率。这就要求学报编辑首先要在观念上有新的改变。计算机技术已成为包括新闻出版在内的各个行业的重要技术和传播手段，而且我国目前已有《人民日报》、《经济日报》等逾百家的中文报刊上网，在学术界，由清华大学出版社出版的《中国学术期刊目录》已把我国的学术期刊以光盘形式出版并上网，这在世界上还未曾有过先例，同时，科技期刊亦可加入中国科技期刊网，实现网络化。清华大学、北京大学等一些高校的学报已经实现了“一刊多版”，使纸型版、光盘版、网络版同时并行。这就要求学报编辑要更新传统观念，打破固有的思维定势，接受新生事物。在具体工作中，应根据当前自己的工作条件、经费、设备购置等各方面的因素，循序渐进地、稳妥地改变旧的工作方式，对不断涌现的新事物、新技术，要不断调整策略、不断尝试，以选择最优的工作方式。如购置计算机、装载较新版的应用软件、排版系统、打印设备等是在目前情况下大多数学报都能办到的，而进入网络、网上办公则尚有一定的难度。对此，应保持清醒的头脑，不要闭塞视听，对于新科技成果中能够应用于实际工作的，要认真学习，灵活运用；而目前条件下还不能应用的，也不能放弃了解、学习的机会。要做到占领“制高点”，让我们的意识、所学的知识超前于现在的生活和工作状态。就如50多年前计算机刚刚问世时，人们并没有骤想到它能够发展得如此迅速并会在今天产生这么大的影响，同样，现在的我们也不能想象到若干年后计算机及其相应技术的发展会对今后的生活产生什么样的影响，也许那时学报已经完全成为了网上的电子刊物，淡化了刊和期的概念。所以今天的学报编辑应该具有超前意识和较强的学习、接受性。
目前各高校都非常重视对办公设备现代化的投入，校园网络相继在许多学校开通，教学和办公工作的科技含量不断提高，这也使学报编辑工作提高了效益。责任编辑对稿件进行了初审后，编辑部主任和主编可以直接在校园办公网上调出承载稿件的文件进行复审和终审，并可以及时和责任编辑联络，就某些问题进行商讨。
三、计算机的应用使学报编辑部的文件档案管理实现了现代化
1.稿件管理。在编辑部的日常工作中，编务人员要对每一份来稿进行详细登记，注明收稿日期、作者姓名、作者单位、文章标题、文章字数及详细联系方法等，有时稍有大意就会出错，查阅起来也很麻烦。如果有作者查询稿件的录用情况，就须从稿件登记记录或者原稿档案中翻找，费时费力。而将计算机技术应用到稿件的管理工作中，则会大大提高工作效率。可以建立一个专门的稿件管理数据库，对于收到的稿件及时输入，
详细登记。 有许多应用软件系统可以胜任这项工作， 如Foxbase等。为了查询的方便，要建立日期、姓名、文章标题、 关键词等各个分类标准项，只要提供一种参照，就会准确而又便捷地找到目标。尤其要注意的是，学报在实现了“一刊多版”之后，就会更加突出作者、题名、关键词、摘要的重要性，因此，在登记稿件时，要输入这些相关内容。在责任编辑及主编处理完稿件之后，编务人员要对处理结果记录在案，输入刊登的期次、修改情况，或者是否存档、退稿等。为了加强稿件管理的科学性，还可以根据《中国图书分类法》的标准，对稿件进行各个学科领域的分类。在每一期学报出版发行后，编辑部都要对当期学报的文章目录做一次整理，按学科、校内、校外、各个系室等情况进行统计，一是便于查询，二是便于对全年学报总目录的整理，三是可以了解校内外稿源情况，根据学科优势设立特色栏目，并以此为参照调整下一年度的编排工作计划。对于原稿的处理，可以在排版时就将其备份存于软盘妥善保管。
2.学报的发行管理。在以往的发行工作中，往往是人工书写学报的邮寄地址，效率十分低下。在应用了计算机后，可以将赠阅交换单位、订阅单位以及寄给作者的样刊等情况输入应用系统，将其详细地址、邮政编码、邮寄份数逐一列出，然后打印出清单，一份份贴于信封上即可。打印的字体清晰美观，较之手写，可以减少误认字的麻烦。应该注意的是，编务人员应该对订阅、交换及赠阅单位的变化及时调整，对每一期发出的学报和剩余的学报都要统计数目，存入专门的发行管理数据库。
3.财务管理。由于对传统教育体制的改革，高校的财政权大都下放，实行了经费包干等形式，这就要求各部门必须做好自己的财务帐。计算机及其相关的办公软件系统可以帮助学报编辑部做好这项工作。可将每期的排版印装费、稿费、刊物邮寄费、报刊资料费以及其它项开支、收入情况输入相应的软件系统，做一个清晰的明细帐目，责成专门人员管理，必要时向全体编辑部成员公开，让大家了解经费的使用情况，并进行监督。
收稿日期：2000—02—28