摘要：21世纪以来，网络信息科技技术的不断发展，带动了社会经济的发展，全国各地企业如雨后春笋般冒出来。企业的增多，加大了市场经济的压力，也使得企业之间的竞争更加激烈。因此，企业在不断努力创造产品销量和利益，同时降低想方设法降低企业生产成本。而企业档案管理社会化就是为降低企业成本的需要而提出来的。企业档案管理社会化不仅能降低企业生产成本投入，还能提高企业管理水平，最终为企业创造效益。下面就具体探讨企业档案管理社会化的问题。
关键词：企业；档案管理；社会化；问题
1、企业档案社会化管理理念
20世纪80年代，改革开放的春风吹遍了祖国大地，改变了经济体制和企业的发展。许多企业都进行了业务外包，利用与整合外部优秀、专业的资源，使得企业降低生产成本，提高生产效率，从而提高企业效益。同时，改革开放也带出社会化分工、社会化服务、社会化管理等词语，并使得企业档案管理社会化初出成型。目前，企业档案管理社会化指的是企业为了降低生产成本，将部分档案管理通过业务分包的形式，分给社会上专业的组织或个人进行管理，使档案管理更加规范、科学，内部管理得到更多利益与竞争优势。企业档案外包业务主要有档案数字加工、档案管理业务、档案库房建设业务、档案管理软件开发、档案管理相关工作业务。
2、不同企业档案管理业务分包需求的分析
2.1房地产类企业档案管理分包需求
众所周知，房地产类公司涉及开发、销售、物业等工作，档案类型多。近年来，经济发展迅猛，房地产开发公司也越来越多，有些工业企业也加入到房地产开发队伍当中。而房地产开发的项目也越做越大，参与施工单位多，产生许多复杂的工程项目档案。对于房地产开发企业产生的档案，一般都会建立专门的档案管理室，但是由于房地产类公司档案繁多，管理起来仍然存在很多漏洞，单一的企业内部管理，让项目档案就是一堆数字，并不能发挥其应有的作用。所以，更多的房地产开发类公司会把档案管理分包出去，以获得更多优秀的更专业的资源，帮助公司获得更大的效益。房地产类公司档案管理分包业务主要包括帮助企业建设档案管理体系，企业长期的档案管理业务。
2.2生产企业分包档案业务的需求
生产企业主要是以产品为主打的企业，由于生产需要而购入大量的原料，生产过程中涉及产品加工工艺，以及产品后期的销售与售后服务，这些都产生大量的产品档案。由于生产企业的档案类型比较多，有工艺档案、设备档案、原料档案、产品档案、客户档案等，企业为了节约生产成本，一般不会聘请专门的档案管理人员进行档案管理。另外，还会把重要的档案与不太重要的档案分开管理，以便保护企业的商业秘密，防止泄露核心的生产工艺秘密。但是这种分开档案管理存在着非常大的问题，很有可能丢失或者弄乱档案，不利于长期保存档案，以及查找相关档案。企业随着社会市场经济的发展，认识到分开管理档案的弊端和问题的严重性，为了更好的企业发展与更规范的档案管理，更多生产企业需要并选择专业的档案管理组织或个人来承接企业的档案管理工作。
2.3国有企业档案管理业务的需求
一般大型企业都会有专门的档案管理室，而档案管理室归于行政部门管理。在国有企业中，档案管理在原则上按照《企业档案管理规定》或《国有企业文化材料的归档方法》等国家档案管理的法规来管理企业档案。虽然国有企业管理档案方法方式比一般企业规范，但是相对一般企业，国有企业规模较大，档案繁多，管理工作相对复杂。如政府中的档案，会采取统一管理模式，不同等级的政府部门则分级执行档案管理。大型国有企业则较为重视档案管理工作，设立专门的档案管理部门及聘请专业的档案管理人才来做档案管理工作。即使如此，随着社会经济的发展，国有企业的规模不断扩大，档案随之增多并复杂，企业内部的档案管理难度增加，档案管理工作需要分包出去。国有企业将档案管理业务分包出去，不仅有利于企业内部管理工作的进行，还为企业减少不必要的人力资源，同时，档案管理工作更加规范，建立健全更加完善的档案管理体系，获得更多优秀的专业资源，为企业创造更大的利益。
3、企业档案管理社会化问题
当前，我国多数企业在档案管理过程中，还存在较多问题，无法提高企业的档案管理效率，难以发挥企业项目与文书管理优势，导致企业在实际发展中面临较多难以解决的问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆具体表现为以下几点：
首先，缺乏足够的重视。随着企业工作人员的增加，部分企业已经将人事档案信息交由专门的管理组织，并且可以对其进行电子档案管理。但是，多数企业都没有将电子档案全部交由社会外包组织管理，而是留在企业内部处理，如果企业内部档案管理人员缺乏电子操作技能，就会导致电子档案在实际管理期间出现一系列问题，难以达到良好的管理效果，这些问题的出现，主要因为企业对档案社会化管理不够重视，不能发挥社会管理组织的优势，难以提高企业档案管理水平。
其次，档案社会化监管力度不足。企业中的档案管理工作不同于其他生产经营部门，无法为企业创造出有价值的产品，不能直接提高企业的经济效益，这就导致很多企业在实际发展过程中，认为企业档案管理工作无关紧要，不重视档案管理工作，并且将档案管理工作交由下级部门，不能加大对档案社会化监督力度。这就导致在档案社会化管理期间，经常会出现一些影响企业项目与文书管理的问题，并且缺乏良好的束缚性，使企业档案管理社会化效率降低，为企业带来较多损失。
最后，企业档案社会化管理安全性较差。当前，部分企业在档案社会管理过程中，没有要求社会中的电子档案管理人员建立企业专有的电子档案库，导致社会电子档案管理机构在执行工作的时候，不能针对企业电子档案进行单独、集中的管理，一旦企业中电子档案格式不同或是包含不同软件的时候，就会导致出现系统不兼容的现象。同时，社会电子档案管理机构在多个企业档案统一管理期间，无法针对档案数据安全性等问题制定完善的保护制度，导致数据信息出现被篡改的问题，对企业造成巨大的经济损失。
4、推进企业档案管理社会化的措施
4.1集中统一管理。集中统一管理是企业档案社会化表现的最明显的一个重要特征。企业档案社会化管理与传统的档案管理模式相比有着明显的优势，集中统一的管理模式不仅节省了企业成本，也使得管理更加科学化、便捷化。在传统的企业内部管理模式中，管理主要的依据就是按照工作级别以及文化程度等单一的划分模式，在企业员工流动性不断加强，企业与人才双向选择的今天，不仅不方便企业的档案管理工作，严重的甚至会阻碍企业的长远发展。而集中统一的社会化企业档案管理模式就是将企业员工的档案由相关的专业机构来进行统一的集中管理，这样会有效地改善管理工作混乱的状况，使之更加集约化、专业化。
4.2实现档案管理的集约化。企业档案管理工作其实也是企业知识资产以及信息资产管理的重要组成部分，关系到企业生产、经营等工作环节的顺利进行，而社会化的企业档案管理模式则是在确保企业档案安全、准确、完整以及系统的基础上实行的科学化统一管理，能有效保障企业工作的顺利进行。逐渐改善传统管理模式下由于管理技术跟不上而造成的工作滞后的状况，将档案管理工作纳入到网络化管理模式内，实现数字化的管理形式，大大提高了管理工作的效率，保证了管理工作的便捷性与安全性。简化档案管理工作的流程，使之更加方便、快捷、安全、高效。
4.3杜绝自带档案现象。这一点主要是为了防止自带档案所造成的档案丢失以及人员档难案管理等状况。有些企业并不是十分重视对员工档案的管理，往往会出现一些丢失、损坏的现象，但是档案对于个人来说是十分重要的，为了有效改善这样的状况，实行社会化的企业档案管理模式也保证了人员的切身利益，规避了一些不良现象的发生。
4.4在加快中介公司建设步伐、提升档案管理和档案信息服务水平的同时，还要努力推进包括相关法律制度建设在内的市场保障力量的建设步伐。企业档案广泛涉及企业管理和企业运行机密，也涉及企业职工劳动安全权利保障等问题，要保证企业档案管理社会化建设的进程，就必须有相关的法律制度作为保障。在这方面，无论是企业自身还是政府部门，在积极转变观念的同时，还要善于借鉴国外尤其是发达国家的建设经验，以在推进我国企业档案管理社会化的进程中，少走弯路。
5、结语
企业在档案管理社会化过程中，必须要重视档案管理工作的执行情况，并且规范档案管理社会化流程，积极引进先进的档案管理技术，提高企业档案管理效率，为企业项目与文书管理工作的执行提供更多有利依据。
参考文献：
[1]王静.企业档案管理社会化问题的解决[J].中国电子商务,2014(5):106.
[2]白爱云.企业档案管理社会化问题初探[J].新西部（下旬刊）,2013(3):73.
[3]杨艳翠.关于当前企业档案管理社会化问题的分析[J].决策与信息（中旬刊）,2014(12):75-75.
论文作者:翟亚静
论文发表刊物:《防护工程》2018年第21期
论文发表时间:2018/11/13
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