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摘要：随着社会的发展，科技水平的提高，我国在办公自动化的发展进程上也有了显著的进步，其中最大的表现就是现代信息技术与办公自动化的结合，电子计算机无疑给我们的办公带来了巨大的便捷，海量资源可供我们利用，但在这同时，怎样对数不尽的资源进行归纳管理，使之发挥应有的作用成为困扰我们的一大难题，本文就这方面来展开探讨。
关键词：办公自动化；电子文档；管理
在办公的同时会产生各种各样与之相关的文件，而电子文档就是电子化的文件所组成的，它其中蕴含着办公的重要信息和参考信息，是办公时必须储备的资料，电子文档的产生与发展是办公自动化进程的一个重要体现，也是办公自动化的组成部分。从大方面来讲，办公自动化的过程就是计算机与之结合的过程，正因为现代信息技术的发展，才让办公自动化得以实现，所以随着计算机技术的发展，电子文档在储存形式，归纳管理方面也将更上一层楼，以此来更好的推动办公自动化的发展。
一、深入了解办公自动化与电子文档管理
电子文档管理起先是由个体独立操作进行的，即个体将自己的办公资料归纳整理在电脑上，以方便自身的使用，在这个时期电子文档还没有形成统一管理的局面，只是各用各的，文档资源不能被充分利用。接下来就到了资源共享时期，电子文档被投入到统一运行管理中，可供职工参考的资料大大增加，促进了资源的利用率，到目前为止电子文档已发展到脱离纸质的阶段，可完全依靠网络信息技术来实现办公，做到了完全的办公自动化。而电子文档的发展历程也反映着办公自动化的发展轨迹。个人对自己的办公资料进行电子式的归纳整理实际上就是个体在进行办公自动化，这样的工作方式能够提高职工的办公效率，随着个体自动化的广泛运用，以单位为基础的办公自动化开始实行，这样单位内部之间的资源就可达到共享，促进单位整体办公水平的提高。此时的办公自动化还停留在对电子文档的管理及工作方式的改变上，接下来的办公自动化就已经进入了流程方面了，职员之间的任务分配，工作交接，都可以由公司的系统来完成，还能够与其它公司进行密切的联系。而现在的办公自动化已经可以将之前的二者很好的结合起来了，更专注于对海量电子资源的管理与分析，在自动化方面显的更加专业，做到了真正的办公自动化。
二、当前办公自动化与电子文档管理遇到的阻碍
（一）使用者没有形成正确的观念，电子信息容易丢失
电子文档有纸质文件不可替代的作用，它可以省去很多不必要的麻烦，可作为长期储存、共享、参考的工具，而现在很多单位都忽略了电子文档的作用，依然以纸质文档为主，降低了工作效率，且在将电子文档转化为纸质文档的同时，没有注意对计算机上原始文档的保存归纳，使得很多资源无法长期保存，查询起来也很繁琐，这样一来，办公自动化就无法真正的体现其优越性，只有个别有存档意识的人才会对电子文档进行归纳整理，这就是职员对于办公自动化的认识不同所形成的差异。从电子文档的利用过程来看，其也不是没有弊端的，由于电子文档依赖的是计算机，所以就算人为方面没有出错，也不能保证计算机方面不会有差池，这时就需要程序严密，环节紧扣的程序来应对这个问题了，而我国现在在这方面还没有完整的应对方法，电子文档的安全性得不到强大的保障。
（二）电子文档的作用没有得到充分发挥，易受不安全因素影响
电子文档是为办公自动化服务的，而现在很多电子文档的管理无法与自动办公过程相配合，这样一来电子文档发挥的作用就大打折扣了，单位就不能利用电子技术来对文档进行统一管理了。到现在为止，还有很多人对电子文档的利用抱有怀疑的态度，潜意识里认为还是纸质性的东西拿在手里“实在”，这种想法根深蒂固，但是又鉴于电子文档确实有其便捷性，于是导致的状况就是对每一份资料都进行双份备份，即电子版一份，纸质版一份，而在使用的过程中又不需要如此双份的资源，最终造成相关资源的浪费，这实在是没有必要的。另一方面，网络世界千变万化，在人力物力不出错的情况下，我们把握不住网络带来的威胁，各种网络病毒会在不知不觉中损害电子文档，造成损失，这也是职员对电子文档抱有怀疑态度的一大原因。
三、电子文档如何能得到长足的发展
（一）形成完整的管理程序，对纸质文档与电子文档合理规划区分
电子文档从开始形成到最后归纳都应在一个可控的范围之内，对不同性质的电子文档设置不同的属性，一方面可防止部分文件被随意修改，一方面可随时修改需要更新的文件，这样一来就可以保证电子文档的真实性和及时性。上面说到现在很多人在使用电子文档时都会同步备份一份纸质文档，造成资源的浪费，针对此种现象，我们可以将二者共同存储在光盘上，电子文档可做为幻灯片进行放映，纸质文档可做成文本文档储存起来，既方便查看又方便打印，最后将这些资料统一集结到创建的数据库中，这样职员在使用起来时只需在数据库中进行关键词搜索即可，大大提高了便捷性，当然对于重要的使用频率高的文件，可进行纸质的备份，做到万无一失。
（二）建立健全电子文档的管理制度，形成专业部门进行监管
随着办公自动化的普及，电子文档也被企业广泛应用，随之而来的就是对电子文档进行统一管理的问题，因为只有将资源统一管理才能更好的发挥其作用，此时就需要一套健全、严密的规章制度来规范其管理，比如规定个体的电子文档应在何时上传给数据库，应以什么样的格式存储，电子文档的类型是什么等等，以此来增强电子文档的统一性，方便管理。不论是纸质文档还是电子文档，最大的要求就是要做到完整、安全、保密，所以对于电子文档我们也要引起充分的重视，改变旧有的思想观念，企业单位首先要意识到这一点再从制度入手改变电子文档管理毫无章法的现状，从而达到思想与行动上的统一。企业在制定规章制度时，大体可以从电子文档的作用，与电子文档有关的设施，个体对电子文档的掌控等方面入手，在其下展开具体的规定。专门的档案管理部门是有的，可专门针对于电子文档的管理部门就很欠缺了，这就需要在管理部门这一部分加强建设，并最终形成一套适用于管理部门的规章制度，让电子文档的管理做到井然有序。
（三）从安全性入手，增加办公自动化及电子文档的可靠性
不可否认电子文档在带来巨大便捷性的同时，也存在着一定的安全隐患，所以在电子文档的安全方面我们要多注入精力，做好保护措施。电子文档是保存在硬件里的，所以在硬件的维护与提升方面不能掉以轻心，否则会直接损害电子文档。硬件之外就是对于计算机安全的维护，若是计算机无法正常使用那其上所储存的文件使用起来也会受到影响，可计算机总有丢失或出意外的时候，我们可对其磁盘进行加密或将重要的文件备份在可移动磁盘里，为了避免计算机出现异常的损坏，应让专人定期检查，发现问题。数据库的资料也是要进行备份的，数据库是总的资源归纳，一旦出现问题是很麻烦的事情，所以对于数据库方面要保证常规运行，使资料信息保持可靠性。最后，计算机最易受到病毒的侵害，病毒总是能在不经意间渗入到电脑中，经常让我们找不到源头，为了不让病毒造成我们的损失，最好定期进行杀毒，对计算机进行全面体检，在连接外来设施时，要确保其绿色安全方可实行，不让病毒有可乘之机。
总结：
我国的办公自动化和电子文档管理无疑正在向着更先进的方向迈进，在这过程中遇到了各方面的阻碍，而我们也提出了相对的应对措施，相信在大家的共同努力下，办公自动化与电子文档管理会给我们的工作生活带来更多的便利。
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论文作者:周瑞廷
论文发表刊物:《基层建设》2016年7期
论文发表时间:2016/7/9
标签：电子文档论文; 办公自动化论文; 纸质论文; 归纳论文; 资源论文; 文档论文; 计算机论文; 《基层建设》2016年7期论文;