论档案文献编纂的基本要素及运行机理，本文主要内容关键词为：机理论文,文献论文,基本要素论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案文献编纂是编纂者按照一定的题目要求，对档案信息进行收集、筛选、审核、加工、整序、评介，以档案文献出版物的形式向社会用户提供档案文献信息的工作。编纂者、档案信息、编纂过程、档案文献、用户是构成档案文献编纂工作的五大基本要素。
编纂者，或称编者、编辑，是档案文献编纂的主体。编纂活动是由编纂者所进行的有意识、有目的的变革档案信息存在状态及表现形式的能动的社会实践活动。离开编纂者的编纂意识和编纂活动，就没有档案文献编纂工作。在客观条件基本具备的情况下，编纂者的素质与数量是制约档案文献编纂工作开展状况及社会效果的决定性因素。编纂者可由国家、法人、非法人单位或自然人按法律规定承担，具体从事编纂活动的则是若干人组成的专门机构（包括稳定的机构和临时的机构），或者是个人。从历史上看，古代有所谓“私纂”与“官纂”之分；近代社会上的很多机关、科学研究部门、专家学者都曾担任过编纂者；当代则档案馆、室大都设有专门的档案文献编纂机构，或配有专职、兼职的编纂工作人员，成为编纂者的主干力量，同时，社会上许多部门和人员，也仍参与档案文献编纂工作。
档案信息是档案文献编纂的客体，是档案文献赖以生成的原料。档案信息寓于档案之中，离开了档案，档案信息就失去了源泉及可靠性的最终凭证。所以，编纂者是不能不直接接触档案的。但是，档案文献编纂工作所要变革的并不是档案本身的状态，而是档案信息的存在状态及表现形式。在档案文献编纂过程中，编纂者要维护档案的原貌，保证档案的安全，并应在转录或抽取相关档案信息后，及时将档案完好地原样归还档案保管部门。也就是说，对档案信息的存在状态及表现形式的变革，不能在档案上完成，而只能在编纂者制作的供编纂工作使用的记录档案信息的新的载体上完成。研究档案信息的价值，分析原生档案信息保存状态及表现形式的优点及不足，在更高水平上建立各条档案信息之间的联系，从而以新的表现形式来传递相关档案信息，是档案文献编纂全部实践活动的实质。档案文献编纂实践直接针对的，具体操作的客体就是档案信息。我国各档案馆、室及社会上所保存的各个时期、各种内容、不同门类的数量浩瀚的档案，蕴藏着供我国档案文献编纂工作取之不尽，用之不竭的档案信息资源。档案信息种类不断繁衍，形式不断发展，由此决定档案文献编纂的客体也不断变化，由单一到多样，由分隔到综合，是其总的发展趋势。
编纂过程是指将某一部分相关档案信息经过编纂者的劳动转化成档案文献出版物底稿的系统程序。编纂过程包括按照一定题目要求对档案信息进行收集、筛选、审核、加工、整序、评介等一系列工作环节。只有按照科学的原则和方法将这些环节的工作做好，才能基本完成变革档案信息存在状态及表现形式的任务，为顺利生成档案文献创造良好的基础。编纂过程是区分一项工作是属于档案文献编纂还是不属于档案文献编纂的基本特征。有些科学研究工作的过程不同于编纂工作的过程，也不以形成档案文献出版物底稿为直接目的，则就不应属于档案文献编纂工作。同属于档案文献编纂工作的，由于每一具体题目要求的不同，档案信息状况的不同，编纂过程的繁简程度和具体做法上也会有所差异，而不会是简单的雷同。高水平的编纂过程处处需要编纂者付出知识密集性的创造性的劳动。
档案文献是档案文献编纂工作的产品。在这个意义上，也可以说档案文献编纂就是编纂档案文献。将档案文献出版物底稿经过编辑、出版部门转化为成批量的档案文献出版物，将编纂者的劳动成果以档案文献的形式提供给社会，是档案文献编纂工作最终完成的标志。高质量的档案文献出版物的问世，主要取决于档案文献出版物底稿的内在质量，也是同高水平的编辑、出版工作分不开的。编纂者要善于同编辑、出版部门配合，有时还要继续亲自参与、承担编辑、出版工作。
用户是档案文献的受者、利用者、消费者。档案文献编纂的最终目的，是将档案文献信息提供给社会上的用户利用，并通过他们的利用，产生良好的社会效益。用户是整个档案文献编纂的出发点和归宿，是检验档案文献编纂活动及其成果水平的评判者，是使档案信息在促进社会发展上发挥作用的能动力量，以文字、图表为符号的档案文献，是档案文献的主要形式，因此，用户的主体是读者。便于读者阅读、理解和使用档案文献，是档案文献编纂工作中始终要特别注意的问题。视听型档案文献的用户，在利用档案文献的方式上则有其特殊性。用户的身份、素质、要求不同，对档案文献的具体需求也就不同，所以，档案文献编纂要注意满足或照顾到不同层次用户的不同需要。
档案文献编纂活动是整个社会实践活动的有机组成部分，档案文献编纂的过程也就是使档案信息更好地与社会实践发生联系并作用于社会实践的过程。构成档案文献编纂工作的五大基本要素之间有着内在的相互制约关系，而各个要素乃至整个档案文献编纂工作最终又都要受到社会实践的制约。据此，可以将档案文献编纂的基本机理按下图样式展示其模型。
按照这个模型，档案文献编纂的基本机理表述如下：
历史及现实的社会实践活动中形成并积淀下来的档案及其价值，是档案文献编纂活动赖以存在和发展的客观基础，档案中所蕴藏的宝贵的档案信息，不仅是以往社会实践的反映，也是现实与未来社会实践活动的依据和条件。现实与未来社会实践活动对高质档案信息的需要反映到人们的头脑中，形成社会用户对档案文献信息产品的现实的与潜在的需求。这种需求被编纂者所把握、所预测，使编纂者产生编纂意识并进而形成编纂动机。编纂动机与档案信息状况的初步耦合制约着编纂活动的发生。在编纂活动中，编纂者依据社会需求，依靠本身以往社会实践经验及所掌握的知识，主动挖掘、开发档案信息资源，按照特定目的和社会规范对档案信息进行处理，并在处理过程中不断增加关于题目的知识，将之反作用于编纂过程，直至形成档案文献出版物底稿，经编辑、出版最后生成档案文献，供用户在社会实践中利用。用户将利用档案文献的效果、意见以及新的利用需求反馈给编纂者。编纂者在必要时对档案文献进行改编、再版，或进行新的题目的编纂，循此使档案文献编纂不断进入新的领域，提高到新的水平。
在档案文献编纂中，编纂者始终处于主导地位。但是，编纂者的活动要受到由社会实践所决定的档案信息状况及用户需求状况的制约。同时，编纂者也可以反作用于档案信息状况及用户需求状况，相关用户不同需求之间的相互制约和交互作用、相关档案信息之间的相互制约和交互作用，均要由编纂者加以统摄和协调。
编纂过程是档案文献编纂的核心。档案信息状况、用户需求状况两要素通过编纂者的头脑作用于编纂过程，编纂者的社会实践经验及知识水平更直接作用于编纂过程，而编纂过程反过来又可以丰富着编纂者的实践经验，提高其知识水平。编纂过程直接决定编纂成果的基本面貌，而受社会实践所决定的社会编辑、出版条件及出版一般规律的制约，编纂成果特定的外在形式及规范要求必然反过来影响整个编纂的过程。
编纂成果是档案文献信息的物化承载者，它是档案信息的升华，反过来它也使人们更加广泛地、科学地认识到档案信息的价值以及档案和档案工作的重要性。编纂成果是社会用户通过档案文献信息便捷地获得档案信息的途径，而正是社会用户的利用最后使编纂成果的价值得以实现，使编纂者的劳动成果在整个社会文献信息系统中的地位受到检验、得到承认。
档案信息不能直接进入编纂过程，它必须通过编纂者才能作用于编纂过程。社会用户不能直接干预编纂过程，他们也必须通过编纂者才能作用于编纂过程。档案信息与社会用户在档案文献编纂领域是不直接发生关系的，而编纂者在整个编纂过程中处理的最基本的问题却正是档案信息与社会用户之间的关系，编纂者及其编纂成果成为联系档案信息与社会用户的中介。
由编纂意识到编纂成果生成，是贯串整个编纂过程的一条纵向的主线，随着时间的延伸，编纂成果逐步完成。而围绕着编纂过程，编纂者、档案信息、社会用户、成果要求四种要素始终存在着极其复杂的相互制约、相互影响、相互促进的多种交互作用，并将这些作用综合影响到编纂过程的各个环节。总之，正是由于档案文献编纂五大要素之间的这种内在交互作用，决定了档案文献编纂成为一种有规律的可控的系统的档案信息的运行过程。
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