李彩娇 曾晓晖 石磊 杨静 邓海欣，
广州军区广州总医院 广东广州 510010
【摘 要】通过分析药物临床试验档案资料管理存在的问题，探讨相应的改进措施，进一步规范药物临床试验资料管理，以保证药物临床试验的质量。
【关键词】临床试验；资料管理；标准操作规程
【中图分类号】R965.3【文献标识码】A【文章编号】2096-0867（2016）-04-261-02
药物临床试验资料是药物临床试验过程中形成的一系列原始记录和文件，也是药物临床试验管理规范复核检查的必查内容，更是新药上市注册的重要依据，因此，药物临床试验档案资料管理显得尤为重要。药物临床试验资料能反映药物临床试验的整个过程，然而在实际工作中，不规范管理药物临床试验资料的现象时有发生，并在一定程度暴露整个临床试验执行过程中的质量问题，导致整个临床试验的科学性、真实性、准确性以及可靠性受到质疑。根据《国务院关于改革药品医疗器械审评审批制度的意见》（国发〔2015〕44号）第十三条规定：加强临床试验全过程监管，确保临床试验数据真实可靠。为进一步规范药物临床试验档案资料管理，提高药物临床试验的质量，本文结合工作经验通过对药物临床试验档案资料管理所存在的问题进行分析，提出相应的改进措施和对策建议。
1 药物临床试验档案资料管理存在的问题
1.1 档案资料填写不规范、不完整
药物临床试验资料的记录是评价临床试验质量的主要依据之一。在核查药物临床试验档案资料时，经常发现记录不完整、不规范的情况。例如门诊病历或者住院病历没有任何关于参加临床试验的记录或者记录信息不完整或者记录信息错误；严重不良事件报告上没有详细描述受试者情况；填写病例报告表的数据与原始数据不一致；试验药物发放使用记录不完善，无法准确追溯药物的去向及现存量[1]，如当试验用药物的丢失、散落、误用时，药物记录表中没有相关情况说明的记录；在填写药物临床试验资料出错时没有按照GCP要求修改，修改没有签字或者修改签字不规范，随便涂黑画圈等。药物临床试验管理规范（GCP）第四十八条明确规定[2]：试验中的任何观察、检查结果均应及时、准确、完整、规范、真实地记录与病历和正确地填写至病例报告中。没有记录就没有发生，药物临床试验记录不规范、不完整不利于证明临床试验是严格按照GCP、有关法规、标准操作规程及试验方案进行。
1.2 档案资料未能及时归档
药物临床试验结束后，药物临床试验档案资料应统一交给药物临床试验机构归档保管。然而在临床试验工作中却往往因为各种原因，导致药物临床试验档案资料未能及时归档，例如个别研究者在药物临床试验过程中未能及时填写相应的资料，在回顾记录中花费大量时间，导致药物临床试验资料归档不及时；个别研究者则因为对药物临床试验档案资料的重视度不够，对药物临床试验档案资料的归档意识不强，临床试验结束后对临床试验资料归档工作一拖再拖；另外由于申办方或者合同研究组织（CRO）公司的原因拖延递交相关资料，也会影响归档的进度；有些机构的资料管理员往往由机构秘书兼职，兼职资料管理员难以投入足够的时间和精力完善资料归档工作，有的甚至无法及时完成档案资料的归档，导致工作堆积和疏漏[3]。药物临床试验档案资料没有及时整理归档，容易造成临床试验资料的丢失，导致大量临床试验数据无法溯源。另外事后补充填写药物临床试验档案资料容易产生逻辑性错误，资料内容与实际工作有所偏差，难以考究临床试验的真实性，甚至研究者也在无意中产生造假的嫌疑。
1.3 档案资料复杂繁多，未能完整收集
GCP附件2中明确规定了药物临床试验准备阶段、进行阶段和完成后应保存的资料清单[2]，包括研究者手册、试验方案、及其修正案、病例报告表、知情同意书、多方协议、伦理委员会批件等，但这仅仅是临床试验必须保存的核心资料清单。除此之外，还有很多资料需要收集保存，例如在临床试验过程中形成的培训记录、质控记录等一系列相关资料。药物临床试验资料如此繁杂，在实际归档中，收集上来的资料往往不完整，一方面则跟研究人员不熟悉药物临床试验相关法律法规的要求有关，研究人员不知道临床试验要保存的范围，以致于在归档时所收集的资料不完整，例如个别研究人员认为病例报告表就是原始资料，所涉及的检验单、检查单等原始报告则不收集保存。另一方面因为收集到的临床试验资料在不同环节丢失，例如个别临床试验历时较长，整个临床试验过程中接触临床试验资料的人员较繁杂，有研究者、研究护士、临床监察员、临床协调员、稽查人员等，临床试验资料容易在不同的人员查阅核查中遗失；或者又因为授权保管资料的研究者临床工作较忙，保管临床试验资料意识淡薄，临床试验资料随意放置不同地方导致丢失；药物临床试验档案资料交接过程中，未做好交接记录也是容易丢失的环节；归档后的临床试验资料由机构资料管理员负责，但也有可能因为对资料保管、借阅工作的疏忽造成资料缺失。临床试验收集的原始资料不完整则不利于核对填写数据是否与原始资料一致，也不利于在发生问题时追根溯源，及时查出问题进行改正。在药物临床试验过程中，受试者的权益、安全和健康必须高于对科学性和社会利益的考虑，如果涉及药物的临床试验资料丢失更加难以考究受试者在试验过程中实际的使用情况，无法判定是否多服药物、漏服药物，无疑对受试者安全性有很大的考验。
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1.4 档案资料管理制度不完善
切实可行的药物临床试验档案资料管理制度和标准操作规程是促进药物临床试验工作规范管理的关键。但有些机构没有建立科学、规范的资料管理体系，档案资料管理制度不完善，没有统一的标准操作规程，药物临床试验档案资料记录、归档、保存、借阅等环节的工作不规范，可行性不高，导致管理分散，给药物临床试验资料完整性带来隐患。例如药物临床试验资料借阅的标准操作规程没有规范借阅的流程，不及时归还借阅的药物临床试验资料导致药物临床试验资料在借阅过程中丢失；另外药物临床试验过程中的原始资料应归档保存于机构档案资料管理室，但没有标准操作规程明确热敏纸打印的原始报告要复印保存，原始报告随时间变得模糊导致无法溯源。再者标准操作规程与现行的法律法规和实际工作不符，没有及时对不切合实际的标准操作规程进行修订，人员分工不明确，人员相互推脱工作，也容易造成归档工作流程混乱，最终导致药物临床试验档案资料的管理不规范。
2 加强药物临床试验档案资料管理的改进措施和对策建议
2.1 加强培训，规范药物临床试验档案资料的记录及保管
药物临床试验入组前可召开培训启动会，对研究者进行药物临床试验档案资料管理知识培训，增强研究人员管理药物临床试验档案资料的意识，使之充分认识药物临床试验档案资料的重要性，促进临床试验档案资料管理工作顺利开展。在药物临床试验记录方面可根据每项药物临床试验方案制订病历记录的模板，保证在填写病例报告表时的原始数据更为规范完整，同时在所有需要记录的文件上统一规范书写要求。在药物临床试验资料保存方面可结合GCP和相关的标准操作规程重温药物临床试验资料保存的范围知识，并要求药物临床试验档案资料应有专柜存放、专人负责保管，未经同意，其他人不得私自翻阅，如需翻阅要根据相关的标准操作规程做好相关借阅登记，避免在借阅药物临床试验过程中导致资料丢失。作为档案资料管理员，也应加强档案资料管理的专业水平和相关知识，提高自身素质，做好档案资料管理工作，能让药物临床试验资料管理更规范化、更符合档案管理要求。
2.2 及时核查药物临床试验档案资料的完整性
为保证药物临床试验资料及时送资料档案室归档，可严格按照管理制度上的规定，对药物临床试验的整个过程所产生的资料进行及时核查完整性，养成平时收集整理临床试验资料的习惯，避免到试验结束后才收集全部资料。在试验前，可按清单核查试验前的资料是否齐全；试验过程中，应由“被动收集”的意识转变为“主动挖掘”的意识，及时主动收集药物临床试验要求保存的资料，查缺补漏；试验结束后，规定一个月内必须将临床试验资料进行归档。药物临床试验机构也可制定相应的资料质量控制体系，采用三级审核制度加强临床试验档案资料的管理。专业质控员查看资料是否齐全，如不齐全，应催促申办方尽快收齐；项目负责人再对临床试验资料进行审核；机构办公室资料管理员对最终归档资料进行验收[4]，发现未按要求及时归档或有意丢弃现象的，给予通报批评或者其他惩罚，对能按时归档的进行表彰。
2.3 制定健全的药物临床试验档案资料管理制度和标准操作规程
建立科学健全的药物临床管理体系，保证临床试验档案资料的规范性和安全性是促进资料规范管理的关键。药物临床试验档案资料管理制度和标准操作规程内容应涉及药物临床试验档案资料的收集整理、编码目录、归档、保存、查阅和借阅等各个环节，确保药物临床试验档案资料管理工作有章可循，运行规范。另外，应根据实际工作需要，对现有的药物临床试验管理制度和标准操作规程进行定期的完善和修订。制订资料管理员职责，明确资料管理员在临床试验档案资料管理工作中职责，避免人为主观因素对药物临床试验档案资料管理工作的干扰。
2.4 加快电子化药物临床试验档案资料管理
随着药物临床试验迅速发展，药物临床试验资料的信息数量会成倍增长，尽快实现资料信息化管理，是药物临床试验资料管理的必然趋势。药物临床试验资料具有资料多、跨时长、保密性强等特点[5]，单靠人工收集保管药物临床试验资料耗时长，容易丢失及信息出错。加快电子化资料档案管理的部分，充分利用计算机软件系统管理药物临床试验资料可动态及时了解试验进展及所有临床试验受试者的各项数据，也促进药物临床试验原始资料的及时收集、整理和归档。现代社会是信息化管理社会，利用计算机网络平台，对接获取与临床试验相关的原始资料数据（如检验报告数据、影像学资料、病理报告等），使资料查询和保存更便捷，使药物临床试验档案管理更高效，也保证了试验结果的真实性和准确性。
3 结语
科学规范的药物临床试验档案资料管理是药物临床试验质量的保证，随着药物临床试验科研水平不断发展，国家对药物临床试验的质量要求也越来越高。临床试验档案资料归档是药物临床试验质量管理工作中最重要的组成部分，只有提高对药物临床试验档案资料的重视，针对性地加强药物临床试验档案资料管理，严格按照相应的法律法规归档，才能使我国的药物临床试验档案资料更加完整、科学、规范、可靠，进一步提高药物临床试验的质量。
参考文献：
[1] 吴雯，张眉芳.医院药物临床试验管理的问题及对策[J].医学与社会，2013，26（1）：31-32.
[2] 国家食品药品监督管理局. 药物临床试验质量管理规范[S]. 2003.
[3] 卢芳，陈仲林，韩宝惠，等.对药物临床试验档案管理若干问题的探讨[J].世界临床药物，2014，35（8）：511-513.
[4] 胡兵.浅谈药物临床试验档案管理[J].四川档案，2011（5）：50-51.
[5] 陈华芳，诸葛启钏，黄小小.药物临床试验档案管理的特点及实践[J]. 中国新药与临床杂志，2015，34（4）：258-261.
论文作者:李彩娇,曾晓晖,石磊,杨静,邓海欣
论文发表刊物:《系统医学》2016年第4期
论文发表时间:2016/5/12
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