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摘要：在新的形势下，随着我国经济的快速发展，国家对决策信息的要求不断提高。现代办公设备极大地提高了文书档案工作的效率，但传统的档案立卷方式依然存在，因此我国文书档案工作正面临着部分挑战，本文主要从工作经验和理论总结出发分析了新形势下文书档案管理工作中存在的问题，并根据问题分析了相应的解决措施。期望为新形势下文书档案工作管理提供具有可行性的参考的意见。
关键词：新形势；文书档案；管理；问题；措施
一、前言
在新的形势下，网络普及的程度不断提高，人们对信息的要求更加高，因此文书档案工作必须不断提高效率，不断为人们提供更加完整、准确的信息。在政府机关、事业单位、企业等社会组织中，文书档案工作的进行是有价值的文件的重要实践。目前在文书档案管理工作中最主要的就是提高文书档案工作的水平和效率，不断促进文书档案工作的科学性和规范性，同时提高文书档案工作人员的服务水平。在新的形势下文书档案管理的意识不断以及管理的能力不断地提高，但是文书档案管理中依然有很多的与新的形势不和谐的现象，因此加强文书档案管理是新形势下必须研究的课题。在企业和其他的事业单位的经营中，文书档案工作为单位的经营和科学发展提供最新的一手资料，它也是维护经营历史的重要工作，因此企事业单位必须做好文书档案的管理工作。
二、新形势下文书档案管理中存在的问题
（一）文书档案管理的规范化程度较低
在文书档案管理中，卷宗的分类、名称的命名、文档的编号都存在不同程度的不规范问题。比如文书档案的卷宗存在不同程度组卷错误问题、部分文件缺少目录、文书档案的编号缺乏统一的标准、文书档案的名称不合格。另外，在文件的档案检索上经常出现难以检索的情况，无论是电子检索还是人工检索都不合乎规范。在新的形势下必须不断加强电子检索模式的建立，改变工作人员缺乏基本的电脑操作技能的现状。因此为了适应未来的发展趋势，文书档案管理必须实现规范化的管理。
（二）文书工作和档案工作缺乏有效的衔接
文书档案工作是包含两个方面的工作，一个是文书工作，另外一个是档案工作。在实际文书档案工作中，文书工作和档案工作是紧密联系在一起的，两者的紧密相连相互和配合，才能促进文书档案工作的顺利进行。但是在目前文书档案的工作中，文书工作和档案工作是分开的，单独进行操作和管理，档案文书工作的分模块管理的方式不利于文书档案工作的相互配合进行工作，因此这两者的相互分离促使文书工作和档案工作缺乏有效的衔接。
（三）文书档案管理人员的素养参差不齐
受传统观念的影响，大部分人认为文书档案工作对工作人员的技术要求比较低，是比较容易的一项工作，因此在这种情况下，文书档案部门往往会成为闲杂人员安放的地区。因此，受这种情况的影响，大部分非文书档案管理专业的人员从事这项工作，这些人员缺乏基本的文书档案管理的知识，同时有缺乏文书档案管理的专业素养，在网络信息背景下，这些参差不齐的工作人员更加不能适应社会对文书档案工作的高要求，因此文书档案管理工作受到较大的影响。在这种情况下提高文书档案管理人员的素养显得尤为重要。只有对文书档案的工作人员进行培训才能减少文书档案工作的低效率给单位和企业带来的经济损失。
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三、完善文书档案管理工作的对策
（一）强化文书档案制度建设，确保文书档案管理规范化
在促进文书档案管理规范化的过程中，必须对陈旧的档案卷宗进行整理出来，进行剔除，对有用的文书档案进行整理，这样可以有效地提高文书档案的检索效率，从而可以减少电脑录入的工作量。在对有用和无用的文书档案进行整理以后，对有用的文书档案进行从新编排，在编排的过程中要将无页码和无编号的文档整理出来，重新加以填写和编页码。另外对于那些比较含糊的文书档案重新加以命题，注重命题的统一性。这样才能提高电脑检索的效率。这些知识基本的文书档案的管理，好没有涉及到制度的建设上。在促进文书档案管理的规范过程中，必须进行制度建设，制度是最好的保障。必须重构制度体系，废除不符合新形势的规定，完善领导体制、责任制度。建立阶段性的档案修编制度，在一定的阶段内对单位的文书档案进行整理和检查，对文书档案进行筛选、修订和补充。通过这些措施实行和制度的建立才能促进文书档案管理的规范化。
（二）做好文书档案与档案的衔接工作
针对文书和档案工作缺乏有效的衔接的问题，在文书档案的管理中应该有意识的促进文书和档案工作的协调统一。在整理文件和档案的时候注意两者的要求要统一，在字体、纸张、文件格式、名称、标题上都要注意统一，整理文件的方法在一定程度也适用于档案的整理。此外，在过程上也注意有效的衔接，对文件的去向进行登记，这样方便日后对文件去向的追查。在收文件的时候进行登记，登记的时候确保收到的文件的格式正确和，确保收到的文件的标题清晰，这样按照严格的标准办事才能减少文书档案管理的工作量。在登记以后，进行整理文件和档案的时候，要采用统一的方式和规范进行整理，只有这样才能保证文书和档案工作的统一，才能做好两者的衔接工作。
（三）优化队伍结构，提高文书档案管理人员的综合素质
文书档案工作为企业、政府机构、事业单位等组织的领导集体进行合理决策、进行政策调整、获取信息，提供了及时的信息，因此文书档案工作对于提高企业的经济效益有重要的影响。鉴于文书档案工作的重要性，提高文书档案管理人员的综合素质显得尤为重要。那么如何提高文书档案管理人员的综合素质呢？
首先就是要把好入口关。在文书档案工作的人员招聘上一定要选择有文化有知识的人员进入，在重要的文书档案管理的岗位上一定要保证管理人员的专业性，通过这些做法才能避免文书档案管理的部门成为闲杂人等安置区。
其次要定期对文书档案管理的人员进行专业化的培训。根据岗位、层次的不同，多渠道、多形式、有计划、有重点的定期对文书档案的从业人员进行培训，在培训的过程中可以引进其他地区、相同岗位的专业人员，这样可以促进档案从业人员的交流。这样才能提高文书档案管理人员的综合素养和知识修养。
最后建立岗位淘汰制。在岗位淘汰制度建立的过程中首先要建立公平合理的档案人员的聘用、晋升和奖励惩罚制度，这样才能提高文书档案管理部门的竞争力，从而促进骨干队伍的形成。其次要建立定期考核规定。通过对工作人员进行定期的考核才能促进工作人员的积极性和创造性。因此这两个制度的建立保证了岗位淘汰制度的建立，从而能够有效地提高文书档案管理人员的综合素质。
结语：
在新的形势下文书档案的管理工作更加重要，文书档案管理工作水平的提高才能促进企事业单位的基础管理水平的提高，目前领导人员和工作人员更加重视文书档案管理的制度化、专业化和科学化，也更加重视文书档案管理工作的地位。只有不断地促进文书档案管理的规范化、制度化，只有不断的提高文书档案管理人员的综合素质，促进文书和档案工作的紧密协调才能提高文书档案管理的质量和效率，才能促进我国各项事业快速健康的发展。
参考文献：
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[5] 葛晏飞. 信息技术发展背景下文书档案管理改革途径探索[J].城建档案. 2017(05)
论文作者:冯宇
论文发表刊物:《防护工程》2018年第21期
论文发表时间:2018/11/20
标签：文书论文; 档案论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 制度论文; 《防护工程》2018年第21期论文;