摘要：本文结合大数据时代企业档案信息化服务需要具备的条件，对当前企业档案信息化管理面临的问题与解决对策进行了分析与探讨，以供同仁参考。
关键词：大数据时代；档案信息化服务；面临问题；管理对策
一、前言
近年来，随着移动互联网、物联网、电子商务等网络应用快速发展，数据发掘、对比分析、云计算、云存储等技术迅速崛起，大量智能终端广泛应用。企业的档案中包含着许多具有重大潜在使用价值的信息资源。因此对企业档案的管理工作提出了更高的要求。即企业必须打破原有的档案管理模式。实行信息化管理。积极推进企业档案信息化建设。开创高效率、优质的信息服务应用环境，实现批量信息的集中处理，以提高企业的经济效益和社会效益。基于此，本文结合大数据时代企业档案信息化服务需要具备的条件，对当前企业档案信息化管理面临的问题与解决对策进行了分析与探讨，以供同仁参考。
二、大数据时代企业档案信息服务的必备条件
大数据时代要实现企业本系统内的档案服务信息化，一是要搭建档案信息共享平台。搭建集团总部与各级公司之间以及各省级公司相互之间的档案信息联机检索利用体系，搭建省内各地级分公司档案信息联机利用向县级公司的延伸体系。二是要构建档案信息化管理的工作体系。从工作规章、管理制度、业务规范方面建立具有实际操作意义的符合档案信息化发展的档案工作新制度、新原则、新规章，使档案工作在企业信息化中有效运转，为档案信息管理信息服务提供根本保证。三是要制定电子文件管理基础性规范。从电子文件管理利用需求出发，根据国家相关标准、规范制定全集团的电子文件管理基础性规范，如电子文件归档流程、质量及格式要求，电子文件（档案）鉴定与销毁管理办法、电子文件（档案）备份管理办法、电子文件（档案）存储介质管理办法、电子文件管理软件/系统设计评价标准等，确保数字档案资源格式统一，数据规范，长期可读，为企业各级档案机构接收管理和利用电子文件提供保障。四是要建立纸质文档影像库。数据资源建设是档案信息化建设的核心，建立强大的档案资源影像库是提供档案信息服务的基础，在接收电子文件的同时，随时将有查考利用价值的纸质载体的档案进行数字化，扫描到影像库中，通过电子文件接收和传统载体档案数字化的方式，不断积累和丰富档案全文和新媒介档案的数字化储存，实现企业数字化档案取代传统载体档案提供利用。五是要加强电子文件的接收和管理。加强档案部门与企业各部门的合作，在企业信息化各专业系统中嵌入电子文件移交功能模块，实现归档电子文件的自动采集和接收，使企业的档案机构成为本单位的电子文件管理中心，对应归档电子文件实行安全有效管理，保证有保存价值的电子文件真实、完整归档，实现信息化环境下档案的集中管理和安全利用。六是要做好电子档案安全管理工作。应用计算机网络防范、保密防范技术为档案信息安全提供技术支持。建立电子文件（档案）异质、异地备份机制，做好电子文件（档案）集中备份，安全防护和灾难恢复工作。
三、大数据时代企业档案信息化管理中存在的问题
（1）档案各种载体标准化体系不健全，使档案信息化工作的开展缺乏保障。随着企业信息化和档案信息化建设的发展，电子文件迅速增长，档案信息化给传统的档案管理理论、管理规范、标准化体制带来新的挑战，档案管理部门的管理制度、技术标准、管理规范继续使用过去纸质档案保管时期传统的档案管理办法不适应新时期档案工作发展的需求。电子文件的管理以及纸质档案转化为可被计算机识别的数字图象和文本文件的工作，缺乏通用标准和具体规范，使档案信息化工作缺乏制度保障和技术标准体系的支撑。
（2）档案信息化设施设备落后。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆企业档案信息化需要依托一定的数字化设备进
行，如计算机、扫描仪、摄像、录音设备等。在信息化社会，计算机、扫描仪等是每个企业必备的基础办公设备，但这些设备并非档案信息化专用，降低了档案信息化效率。同时，设备硬件配置落后，软件通用性和实用性较差，系统不兼容等普遍存在的问题会影响档案信息化效果，使得档案信息交流、传播和使用受限。（3）档案信息化专业人才匮乏。档案信息化意味着档案的归档、存储、检索、利用等步骤都在计算机上完成，这要求档案管理人员不仅要能够熟练操作计算机系统、档案管理系统，掌握电子文件的录入、归档，电子档案信息资源的查询、开发和利用等，还要掌握一定的网络安全防护知识及手段，确保电子档案的安全性。然而目前大多数企业的档案管理人员均缺乏相关的知识与技能，对于档案的管理仅仅停留在纸质档案的整理归档上，档案信息化专业人才紧缺。
四、大数据时代企业档案信息化管理的对策探讨
(1)健全和完善档案各种载体的标准化体系。档案信息化建设离不开基础工作的规范和标准化，如果没有标准就无法生成统一规范的数据，数据不规范就无法交换和利用与保存，生成的数据就是无用的。因此，要保证档案信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须注重加强对纸质、胶片、磁介质、光盘等各种载体档案的标准、规范的研究。明确各种载体之间的关系和地位，以及相互关联的技术标准和操作规范，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性，确保企业档案信息化各项工作按照国家相关的标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读，便于共享，实现企业信息的高度集成与高效、安全传递。
（2）加强队伍建设推进人才工程。随着档案信息现代化建设的深入推进，档案工作由传统型的管理向知识化、集约化、技术化的管理转变。企业应从档案工作的现实需求和长远发展出发，根据企业规模、档案机构承担的职责和信息化建设工作任务，合理配置档案管理人员，做好在岗业务技能培训、知识更新培训，不断优化档案干部队伍的知识结构、能力结构和职业素养，克服档案管理人员知识结构单一，人员流动性强等问题，以适应网络环境下档案管理业务的不断完善和流程再造，满足档案信息化管理要求，为企业档案工作持续、健康发展提供保障。
（3）加大资金投入，完善档案信息化专用设施设备。企业应加大资金投入，购入档案信息化专用设施设备，配备专用计算机、扫描仪，用于纸质档案的扫描、录入；配备专用摄像、录音设备，用于声像档案的制作；配备专用硬盘、加密U盘，用于电子档案的存储和备份。同时，要加强对设施设备质量把关，保证硬件软件配置满足档案信息化要求，确保档案信息化工作高质高效开展。
（4）提高企业档案信息化安全性。大数据时代下，企业除了要应用各种先进的技术来解决病毒入侵和黑客入侵的问题，还要建立专门的安全防护体系，从根本上解决企业档案信息化建设中的安全隐患。企业档案管理部门要建立机密信息保护体系，档案管理人员应当对较为机密的信息设置专门的保护体系，减少这些信息接触人员的数量，制定这些信息的使用权限，和使用该项信息的工作人团签订保密协议，避免出现企业员工由于个人利益出卖企业的现象。
五、结语
总之，在大数据时代中，企业的档案信息化管理工作应当顺应时代发展的形势，企业管理者和档案管理人员在制定档案管理政策和实施档案管理方式时， 要结合企业的发展目标和信息化建设情况，利用档案信息化建设的成果，提高档案管理工作的效率和科技含量，更好的为企业发展服务。
参考文献
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论文作者:周睿秀
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年第05期
论文发表时间:2019/6/21
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