中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究，本文主要内容关键词为：档案论文,标准论文,微观论文,中国论文,结构论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国档案著录标准(1999年12月实施的我国《档案著录规则》行业标准)与国际档案著录标准(2000年9月发布的《国际档案著录规则(总则)》修订版)相比，除了在宏观结构上缺乏反映档案背景信息、结构信息、相关档案信息和著录控制信息的项以及没有从全宗至文件的完整层级结构外(笔者曾就此发表专文论述)，在微观结构上，也具有明显的差异。对两者微观结构和微观功能进行比较，有利于发现当前我国档案著录标准微观结构和功能上的缺陷。结合档案著录工作的理论与实践，为档案著录标准的发展提供科学思路，并进而促使档案著录工作迈向更高台阶，为“以建设社会主义文化强国为目标，努力建设与之相匹配的档案强国”[1]提供强有力的支撑。
1 中国档案著录标准与国际档案著录标准的微观结构比较
国际档案著录标准分为7大项、26小项，如下图片所示。26个小项具有时间维和空间维的立体视角，系统地涵盖了档案的来源、内容和形式特征、保管情况、利用条件、相关材料和著录控制等信息。
我国档案著录标准分为7大项、22小项，如下图片所示。22个小项从档案本身的内容和形式特征出发，主要对应于国际档案著录标准的特征说明项以及内容与结构项。有一些项是我国著录标准所独有的，例如，题名与责任说明项中的并列题名、副题名及说明题名文字，排检与编号项的分类号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词，认真分析可知，这些小项也无一例外是对档案本身内容和形式特征的描述。下面的微观结构比较，旨在从结构完备性出发，查找我国档案著录标准微观结构的弱点。
由微观结构图可以看出，我国档案著录标准缺少著录级别、行政管理沿革/生平传记、档案历史沿革、直接收集来源或移交情况、新增接收文件、整理体系、查阅/复制管理条件、档案语种/文字、物理特征与技术要求、检索工具、原件/复制件的留存及收藏地、相关著录对象、出版附注、档案工作人员附注、著录条例或规则以及著录时间等小项。此外，在两者共有的小项当中，也存在着结构差异(图中虚线部分所示)。
1.1 档号项比较。国际档案著录标准中的档号由国家代码、收藏机构代码和当地专用档号(或其他控制号、标识符)三部分构成。我国档案著录标准中，档号构成没有进行明确，实践中，基本默认由全宗号、类别号、案卷号和件号构成，缺少国家代码，档号与档案馆代码是孤立的。
1.2 著录单位的载体及形态项比较。国际档案著录标准中，载体形态项可著录载体形态及逻辑数量，可著录既定时间内的已知数量和处于收藏保管中的数量。我国档案著录标准中，载体形态项只能著录当前所保管的档案实体数量，不可著录逻辑数量、在既定时间内的预知数量。
1.3 形成者名称项与责任者项比较。国际档案著录标准形成者项遵循规范记录标准，详细地著录形成者及其档案信息，包括形成者历史沿革或个人生平、所形成档案的基本情况；我国档案著录标准只著录责任者名称，即文件作者(是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人)名称，未采用规范记录标准。
1.4 鉴定、销毁及保管期限的划分项与保管期限项比较。国际档案著录标准中鉴定、销毁及保管期限的划分项可著录已进行或计划进行的鉴定、销毁及保管期限划分方面的信息；我国档案著录标准中保管期限项只著录保管期限值，不能著录此方面的详细信息，没有反映鉴定和销毁工作信息。
1.5 查阅管理条件项与密级项比较。国际档案著录标准中，查阅管理条件项可规范地著录与利用具体对象相关的法律情况或规章制度，以及档案本身的可利用状态；我国档案著录标准中，涉及利用条件的只有密级项，且只能著录密级值，不能著录具体约束条件。
国际档案著录标准与中国档案著录标准微观结构比较
注：图中，实线表示著录项之间有明确对应关系(如中国档案著录标准的“载体形态项”对应于国际档案著录标准“特征说明项”的“载体形态”)，虚线则表示两者之间只存在不完整对应关系(如，中国档案著录标准“题名与责任说明项”的“责任者”关联于国际档案著录标准“背景信息项”的“形成者”)。
2 中国档案著录标准与国际档案著录标准的微观功能比较
档案著录标准微观结构决定了其微观功能，两者在微观结构上的差异，必然会导致微观功能上的区分。国际档案著录标准从档案基本原则出发，基于多维控制的视角，比较科学地、系统地设置了26个著录小项，对档案的内容、结构和背景信息进行确认和说明，以便管理和利用。实现了对文件整个生命周期的动态、全程著录，进而保障所著录对象的真实性、可靠性、可理解性和可被利用性[2]。比较完善的微观结构有利于提高检索效率和实现档案信息的共享；我国档案著录标准旨在编目，22个小项是基于孤立地对档案内容和形式特征进行的分析，无法实现对著录对象的管控作用。不能实现相关档案的关联查阅，不利于信息共享和提高检索效率。我国档案著录标准的微观功能缺陷主要有以下方面。
2.1 难以形成一致的、准确的和具有自我说明能力的著录条目。档号的构成要素不齐全，在国际或国家层面共享环境下，著录条目与著录对象之间的映射关系的唯一性得不到保障；无法反映原件/复制件的留存、收藏地，著录条目的自我说明能力不强；责任者项没有遵循规范记录标准，难以唯一地识别和确认，不利于把来源于不同保管机构的著录条目集成至统一的信息管理系统。
2.2 无法保障著录对象的真实性、完整性和可理解性。没有行政管理沿革/生平传记项，不能提供形成者的行政管理沿革或生平传记详情，缺少档案历史沿革项，不能提供重要的历史信息，无法保障著录对象的真实性、完整性和可理解性；著录对象的载体及形态项不能反映逻辑归档或计划归档的相关信息，容易造成档案尤其是电子文件的失控现象；鉴定、销毁及保管期限划分项，只有保管期限值，容易导致管理责任的不明晰，影响到动态管理；缺少新增收文件项，则无法告知管理者和用户关于著录对象预期接收文件的数量，削弱了管理和利用工作的计划性。
2.3 不能很好地体现尊重全宗原则。缺少著录级别，不能确定著录对象的整理级别，无法反映层级结构；范围与内容项的信息不全面，使用户难以判断著录对象中的潜在相关性；缺少整理体系项，则不能提供著录对象的内部结构、排序和分类体系等有关信息，不利于档案工作的连续性；缺少相关档案著录对象项，则无法著录在同一收藏机构或其他收藏机构中根据来源或其他联系相关的档案信息，不能实现关联查阅，削弱了档案间的有机联系，不能很好地体现档案管理基本原则——尊重全宗原则。
2.4 不利于档案信息检索和交换。查阅/复制管理条件项，只有密级值，给利用双方带来不便，影响到利用效益；缺少物理特征与技术要求项，则无法提供影响著录对象使用的重要物理特征或技术要求信息，不利于保管和利用工作的开展；原件和复制件的可利用性及其毁坏情况没有提示，有可能影响利用工作的效率；缺少检索工具项，则容易丢失检索途径。此外，著录信息规范程度不高带来了数据交换障碍。
2.5 著录信息维护不便和责任模糊。档案工作人员附注项的功能是说明条目是如何著录的及由谁著录的。著录条例或规则确认条目著录所依据的标准，著录时间表明该条目著录或修改的时间，缺少描述著录工作相关信息的这些小项，容易造成著录信息维护不便和责任模糊等现象。
3 启示
档案著录标准的制定和实施是一项艰巨的工程，不仅需要档案部门的努力，更需要相关机构的协作和支持。唯有如此，才能加速档案著录标准的系统化、科学化和动态化，以及档案著录工作实践的健康发展。
3.1 置于档案信息共享的大环境和长远发展目标下完善档案著录标准。一些著录信息如档号、档案背景信息在局部环境下，可以简化甚至省略，但是，从信息共享的大环境和长远发展看，必须著录，而且应明确其构成要素。不仅要确保在当今时代背景下，档案的理解不会产生歧义，还要确保若干年后对档案的正确理解。档案信息共享并不是一个遥远的目标，档案著录标准的制定和修订应有足够的前瞻性，否则，将来会造成大量重复劳动。同时，将档案著录标准作为一个系统来对待，完善相应的明细规则，如，电子文件著录细则、规范记录标准等[3]。
3.2 坚持遵循档案著录标准的科学构建原则。遵循动态性原则，在确保著录规则的扩展性和兼容性的同时，注重著录信息的动态性。科学应用前端控制、文件连续体等理论，实现对文件生命周期的全程管控。尊重全宗和来源原则，在著录条目内容和结构的组织时，注重维持档案的有机联系和完整性。
3.3 采用需求牵引和模型构建的方法，优化档案著录标准的微观结构。准确把握现实需求，是档案著录标准的出发点和落脚点。这个需求主要来自三个方面：一是档案本身的保管需求(如电子文件)；二是用户的利用需求；三是档案工作者的管理需要。这三个方面有时是一致的，有时又是矛盾的，应采用调研和分析的方法，科学建立总体需求方案，并借此建设档案著录标准微观架构。为减少主观因素的不利影响，应努力明确最底层的微观结构。例如，内容提要在撰写时，往往带有随意性，可明确规定内容提要的拟写格式和要素：时间、地点、人物、主题、事件和过程等。同时，将著录结果作为输出，通过评估输出和检索效率的办法，优化著录标准的微观结构。
3.4 面向普通用户的思维模式。基于当前著录规则而产生的档案信息检索系统，要求用户具备档案信息分类基本知识，如全宗、专题等，削弱了用户利用的便捷性，有的用户甚至无从着手。在档案著录和检索系统建设时，应考虑用户文化层次、知识结构、信息素养等方面的差异性，从普通用户的视角，构建利用体系，快捷而方便地引导和帮助用户实现档案信息利用。
3.5 专家队伍的常态化建设。档案著录标准的制定、修订和贯彻落实，需要一支高素质的专家队伍，对学历层次、能力水平、知识结构、实践工作经验、职业精神等都有具体的要求。应注重队伍建设的常态化，采取一定的形式，引导此领域研究工作的深化，在理论探索和实践发展两个方面，共同推动档案著录工作的前进。
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