信息化视角下的档案管理研究
齐丽丽
(虎林市机关事业养老保险管理办公室，黑龙江 虎林 158499)
摘要： 探讨信息化视角下的档案管理工作及其在现代档案管理中的作用。要提升档案管理的正规化水平，明确档案信息检索，提升档案的使用效率。指出信息化视角下档案管理变革的路径，建议搭建数字档案馆，构建掌上档案服务平台，强化共享观念，建设档案共享库，重视人才队伍变革。
关键词： 档案管理；信息化
1 信息化视角下的档案管理工作要点
信息化视角下的档案外在表现形式是一种数字形式，为了适应信息技术时代对档案管理的要求，各个单位开始利用数字化技术对档案信息进行加工、采集和利用，开始建设档案管理集成系统。
由于1号线二期上林路站仅为标准站，车站规模有限，在接受较大换乘客流的同时，又要满足车站既有的客流，因而考虑在原有车站的南侧新增换乘厅，这样在提高了换乘效率的同时，也营造了合理的换乘空间。
与传统的档案管理机制相比，信息化视角下的档案管理具有以下特点：第一，档案管理科技化。将信息技术融入档案管理环节后，部分手工管理环节被档案管理系统所替代，减少了工作人员的负担。第二，档案传输网络化。传统档案管理的传输以手工传输为模式。信息化视角下，档案传输模式发生了改变。不仅可以通过互联网进行档案传输，也可以通过物联网、点对点技术以内部网络来传输档案资源，档案传输效率得以提升。第三，档案利用共享化。信息化视角下，档案资源被转化为相应的数字格式后，能够在自由的网络环境中进行传输，给档案利用共享化带来了新契机。各单位通过搭建相关的共享平台后，可以自由的在平台上下载档案资源，满足自身的多元化需求。第四，档案管理高效化。信息技术明显提升了档案管理的生产力，提高了档案采集、整合和检索的效率。
2 提升现代档案管理中工作的有效举措
2.1 提升档案管理的正规化水平
档案管理的基础工作就是对档案进行分类、归档，然后进行有序的管理。但在现实环境中，很多单位并没有意识到档案管理工作的重要性，仍存在着很多问题。因此，档案管理正规化，减少工作失误，提高档案查询的速度是非常重要的。
2.2 明确档案信息检索
档案检索是档案管理工作中的重要组成部分，如果将档案管理的基础工作落到实处，档案检索就不会出现问题。随着现代应用技术的发展，现代档案管理大多都用电脑记录信息，所以更要做好档案信息的检索，以免产生不必要的麻烦。
2.3 提升档案的使用效率
如果档案管理的基础工作做得好，就会提升档案的使用效率。档案管理单位每年都会接收到很多档案，管理人员要根据档案的重要性进行科学管理，需优先整理重要的档案，然后再整理其他的档案，这样，档案的使用效率就能得到很大提升。还可以改善档案检索的方法，比如只输入关键词等，这样，对提升档案的使用效率也能起到一定的作用。
由于各单位的档案性质不同，所以，各单位档案需求的主体和内容也会有所不同。为了避免信息化建设的盲目性，契合单位档案管理的实际工作，单位管理部门应当坚持需求引导原则。第一，工作人员应当充分考量档案需求的主体，从横向和纵向来开发档案资源，实现资源利用最优化。第二，工作人员应当根据时代发展和档案需求的变化，适时调整档案信息化建设的方向，保证信息化建设工作在正常的轨道上运行。第三，工作人员应当树立长远意识，立足于档案管理的需求来谋篇布局，防止资金和人力的浪费。
3 信息化视角下档案管理的原则
3.1 需求引导原则
因此，我们认为，舌咬伤后一个月导致肿瘤的发生是不可能的，那么，为什么这位病人舌咬伤后一个月就发现了舌癌呢？
3.2 稳步实施原则
计算机技术、人工智能技术以及办公自动化技术的深入发展，将意味着单位会产生愈来愈多的电子文件，数字档案馆建设是未来档案管理工作的发展趋势。第一，从统一管理、统一规划和统一平台的角度出发，单位可以利用扫描仪来处理纸质档案，利用格式转化软件来处理电子档案，将纸质档案与电子档案转化为统一格式的数字档案，搭建数字档案库。第二，根据本单位档案管理的实情，结合未来档案管理目标和规划，选择适合本单位的档案管理软件，为数字档案库的建设奠定基础。第三，档案管理部门应当充分发挥自身优势，建立一套新的档案管理体系和系统，指导档案管理人员工作，推动档案管理工作标准化、智能化和规范化。
以活化后的目的菌株菌落为模板，细菌按照DP302试剂盒提取DNA，进行PCR扩增16S rDNA片段，引物为细菌16S rDNA通用引物，引物序列如下：
4 信息化视角下档案管理变革的路径
4.1 搭建数字档案馆
不同时期，单位开展档案信息化建设工作的目标是有差异性的。因此，各单位应当从实际出发，拟定不同的档案管理项目，做到一步一个脚印，稳步实施档信息化建设工作。第一，单位拟定档案管理项目，将信息化建设分成若干阶段，严格控制档案信息化建设的过程。第二，单位通过分析某一项目，找出项目实施过程中存在的短板，对今后的项目进行优化，提高档案信息化建设工作的科学性和针对性。第三，档案信息化建设是一项宏观工程，需要配以相应的新型管理体系。因此，单位必须围绕档案信息化这一新型工作，制定相应的管理规范和管理标准，为工作人员提供操作指南。
4.2 构建掌上档案服务平台
智能型移动终端具有简便灵活的特点，使人们接收信息资源的维度拓宽，难度变小。从档案管理可持续化的视角看，单位可以探索构建掌上档案服务平台，开发档案服务APP平台，简化档案服务流程，提升档案管理效能。在构建掌上档案馆的过程中要注意以下几点：第一，根据本单位档案管理的性质来开发APP平台上的功能，搭建契合本单位档案管理实际且具有特色的档案管理平台。第二，注重技术研发。为了提升掌上档案服务平台的稳定性，满足档案主体的需求，单位可以组织相关人员进行技术研发，确保APP平台与数字档案馆之间的渠道畅通，预防APP平台因网络不稳定而掉线。
4.3 强化共享观念，建设档案共享库
现实生活中，各个职能交叉单位、上下级单位的信息交流频率高、程度深。从提升档案利用率的视角以及档案可持续利用视角来看，档案管理人员应当强化共享观念，造就档案共享库。第一，以大数据技术、云储存技术和互联网技术为基点，搭建档案资源共享网络。第二，档案管理人员对数字档案进行分类，建立数字化档案目录，缩短档案检索的时间。档案管理人员在进行分类时，可以按照数字档案内容、形成时间和性质进行分类，也可以根据数字档案的种类进行分类。第三，各个共享单位应制定出一套切实可行的数字档案共享标准，规定档案共享库中档案的鉴定流程、组织结构、存储格式以及单位职责，进一步规范档案资源共享工作，确保档案共享工作的有序性和科学性。
4.4 重视人才队伍的培养
人才队伍的培养是信息化视角下提高档案管理工作的关键。建设一支高水平、高素质的人才队伍是档案信息化工作中最紧迫的任务。第一，单位可以探索岗位流动机制，加强档案部门与其他部门的联系。岗位流动就是派档案管理人员到其他业务部门熟悉工作。通过岗位的流动，会增强档案管理人员搜集档案资源的主观能动性和能力，能够搭建起来良性的部门沟通机制，从而实现人才的合理科学配置。第二，为了防止工作人员产生思维定势，应当制定一套符合实际工作的培训机制，通过培训来拓宽档案管理人员的思路，增强档案管理人员的创造意识和创新意识，促进档案管理机制的创新。第三，档案管理单位可以与相关单位开展多种形式、多样化、深层次的合作，为管理人员提供广阔的交流平台，并汲取相关单位的档案管理经验。
参考文献：
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Research on archives management from the perspective of informatization
QI Li-li
(Hulin Municipal Administration Office of Pension Insurance for Organs
and Institutions, Hulin 158499, China)
Abstract : From the perspective of information technology, it expounds the role of archives management in modern archives management, such as improving the standardization level of archives management, clarifying archives information retrieval, and improving the efficiency of archives use. It points the reform path of archives management, we should build digital archives, build palm archives service platform, strengthen the concept of sharing, build archives sharing library, and attach importance to the reform of talent team.
Key words : Archives management; Informatization
中图分类号： G271
文献标志码： B
文章编号： 1674-8646( 2019) 13-0106-02
收稿日期： 2019-05-15
标签：档案管理论文; 信息化论文; 虎林市机关事业养老保险管理办公室论文;