摘要：人事档案是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是合理用人、选人的重要基础，是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案管理工作必须严格执行国家有关档案保密的法规和制度。
关键词：人事；档案；管理
一、人事档案的特点
档案信息的专业性强。人事档案是记录职工个人在工作期间的经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，记载的信息具有很强的专业性。
档案内容划分细致。人事档案的内容涉及履历材料；转正定级、改变工种、工资变动审批材料；考核鉴定、自传材料；政审材料；参加中国共产党、共青团、民主党派及社会团体材料；培训学习材料；选拔、任用及免职材料；其他可供组织参考的材料。包括九大类，十九小项。
人事档案的保密性。人事档案涉及一些职工个人隐私，在管理上一定要严格遵守档案的保密制度，坚持原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事，不得泄露档案内容，确保人事档案的安全性。
二、人事档案管理存在的问题
1、档案利用价值不高
由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
2、人事档案管理方式和手段相对落后，运行效率较低
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理，单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职，且大部分靠手工操作，未使用干部人事档案电子信息化管理系统，费时、费力，效率低。
3、人事档案收集工作力度不够
由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4、人档分离的情况愈加严重
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
三、对目前人事档案管理的几点建议
1、建立健全人事档案管理制度，加快人事档案工作科学化、现代化进程
现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。
随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高，建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。这就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容，同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，大大提高档案的利用效率。
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2、进一步树立“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”的干部人事档案
管理理念更新观念是做好人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，经常深入各科室之中，主动了解情况，收集档案资料，并要求员工如实填写履历表，客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。
3、注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围，随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全。在收集过程中，要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件数量准确。
4、加强人事档案管理现代化和信息化建设
为夯实人事档案基础管理工作，适应和满足现代企业管理需求，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，建立人事档案的数据信息库是人事档案管理的发展方向。数据信息库在建立职工基本信息的基础上，将职工的一些常用信息，如：直系亲属、文化程度、年龄构成、工资等级、社会保险交纳情况、资质证书和劳动合同等项内容做相关链结，并实行动态管理，定期对职工的个人信息进行及时更新，保证职工个人信息的及时性和准确性，方便和迅速地查阅职工信息。又因人事档案的材料收集多为纸质材料，经常查阅易损毁，人事档案数据信息库的建立，实现了人事档案纸质与数据格式并存，既避免了职工档案容易损毁的现象，又大大提高了档案的利用效率。
档案工作是一项严密的工作，并且将职工档案管理规范化、制度化、科学化，能够更好的为企业生产经营和发展提供可靠的信息数据。在今后的档案管理发展领域还有更多的发展创新空间，有待于我们进一步的探索创新。
5、充实人事档案的内容，加强人事档案的时效性
要适应新形势发展，就需要对人事档案的内容进行不断地充实优化。一方面要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等的内容；另一方面更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。
一是能力方面。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。
二是业绩方面。要及时将流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，为凭实绩选人、用人提供必要的依据。
三是诚信方面。要规范流动人员自身诚信状况的管理，重点记载党政干部廉洁自律、专业技术人员学术和技术水平，以及企业经营者缴纳利税等个人公共道德与行为方面的信用资料，并加强推广应用。
人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。只有这样，才能使流动人员人事档案的利用价值得以提升，有关部门可通过档案记载确定对流动人员的选拔和培养，人们才会更加重视人事档案的重要性，在一定程度上也可减少“弃档”现象。
6、加大资金投入，确保档案保管设施日益完善
档案部门要不断改善办公环境，加强硬件建设。按标准按要求建设好规范化的综合档案室，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，保证档案信息不失密、不泄密。
四、结语
综上所述，根据对人事档案管理工作进行详细的分析和阐述，从实际的角度出发，深入并且细致的分析了人事档案管理工作所存有的问题和不足，并且有针对性的提出了改进的方案和措施，力求更好的推动此项事业的进步和发展，为人事档案管理工作的进步做出积极的贡献。
参考文献：
[1]王凤霞，王秀芳.深化档案管理工作.齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2014，（3）.
[2]杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社，2016.
[3]刘涛.谈谈档案工作的“有为”与“有位”.科技咨询导报，2016，（14）.
论文作者:朱耿彪
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/1/7
标签：人事档案论文; 档案论文; 材料论文; 档案管理论文; 人事论文; 职工论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第35期论文;