文件生命周期理论与文件价值鉴定，本文主要内容关键词为：文件论文,生命周期论文,鉴定论文,理论论文,价值论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
价值鉴定是文件管理工作的重要环节，决定着文件的去毁存留。文件价值鉴定从本质上讲是鉴定主体对文件客体的现在和以后价值的认识和评价，可以说是一种预测，因此，需要以前的鉴定经验支持，从这个意义上说，也是一种“回溯”。文件生命周期理论认为，文件先后经过现行、半现行和非现行三个运动阶段，即使是制作阶段，也存在一个文件的价值鉴定问题，如果没有价值的，就没有撰写的必要。文件向下一个阶段运动，有足够的价值是必要条件，文件工作者自觉不自觉地就进行了鉴定工作，只是有时候，鉴定的组织不是很严格，鉴定的标准不是很好把握而已。因此说，文件的运动与文件的鉴定是交织在一起的。
一、文件价值与文件运动
文件生命周期理论为文件的前期运动阶段提供了理论依据，使传统档案价值鉴定伸向了文件运动的早期阶段：现行和半现行阶段。在文件和档案价值鉴定上，文件生命周期理论可以启发我们开阔视野，拓展思路，提高鉴定工作的合理性和科学性。它可以指导我们充分认识在文件生命周期的不同阶段，价值的演变、转换和扩展。在此基础上，可以形成分阶段多次鉴定的思想。
以文件生命周期理论的精神实质来认识文件和档案的价值和进行价值鉴定工作时，必须明确：
第一，文件价值是文件运动的动力所在，也是划分文件运动阶段的基石。从文件生命周期理论的角度看文件价值鉴定，其实质是根据文件价值所决定的文件运动阶段来对文件价值进行分阶段的鉴定，也是在文件生命周期理论框架下把传统文件价值鉴定工作横向展开，延伸到文件产生，让更多的人参与进来，利用多种方法进行鉴定，从而使文件价值的鉴定更加客观、更加准确。
第二，文件的价值是由文件自身属性与人的主体需求两种要素共同构成的。文件的产生需要社会主体的参与，文件本身是适应人的需要才形成发展的。文件一经产生，它自身及其属性作为一种独立的客观存在，就成了主体需求的对立物。综观各种不同的文件运动阶段的划分方法，我们不难发现，它们都是以文件价值前后显示的不同和与之相关的文件利用主体的变化作为划分运动阶段的依据之一。同样，对于文件价值的鉴定，我们不能单一从文件自身的属性入手，或纯粹从人们的主体需求出发，而应该从主客体两个方面来进行。
二、以文件运动阶段为依据进行价值鉴定
根据我国文件与档案工作的实践，我国学者陈兆祦先生提出了文件生命周期的四阶段划分法。笔者试从文件运动的四阶段分别来论述其价值的鉴定，以此管窥文件生命周期理论指导下的鉴定工作。
第一阶段，是文件的设计制作形成阶段。在这一阶段，文件尚未完全正式形成，但已经开始逐步产生文件的草稿、提纲、讨论稿、修改稿等，这些文件的初步形态已对文件形成机关和个人具有第一价值，原因很简单，因为它们是在形成者处理事务的过程中同步产生的，本身就是所处理事务不可或缺的一部分，正是文件制作时所必然具有的原始的第一价值才使人们制作文件。但是这一阶段的文件还不具有现行价值，因为它们还没有正式签署，还不具有法定效用。文件在这一阶段只有特定的利用主体，也就是制作者。它的价值的发挥具有单向性和内向性。目前我们提倡的电子文件实时归档就是在文件制作时就让文件的制作者给其价值以初步的评价。由文件制作者给文件价值以初步的鉴定虽然没有顾及到社会需求，但从文件产生的角度看，只有对形成文件的机关和个人有用的文件才有被社会将来利用的可能。
第二阶段，是文件的现实使用阶段。这一阶段文件在不断的传递和交流过程中增加了其应用主体，从原来单一的文件制作者扩大到接受者，文件同时成为其接受者现实社会活动的依据。文件在这个阶段显示的是现行价值，所以供文件形成者利用的第一价值最强。对这个阶段的文件价值的鉴定，应该由文件的形成者来进行。针对文件的第一价值，也就是文件对形成单位或形成者个人的原始价值，由文件形成者自己进行鉴定。这样做的益处是：由于文件的形成者对文件的功能和作用有很深的切身感受，所以可以增加鉴定的准确性。但是，还要防止形成者的“短视”，把目前没有用的但对长远有用的文件予以销毁，或是把没有更大价值的文件身价提高。当然这个问题不是可以量化处理的，因此不需要过分微观研究，但仍需对文件形成者进行鉴定知识的教育和培训，使他们有历史的责任感。
文件第一、第二阶段的鉴定，由文件的形成者具体操作，采取的鉴定标准是直接的内容鉴定标准。这种标准耗时、耗力，最终效果可能不佳。但如果文件数量较少，内容相对简单，这种鉴定方法也可采用。但是，对于文件制作者和形成者来说，他们对文件内容熟悉的程度是不言而喻的，让他们用此鉴定方法来鉴定文件价值就不是一件不可能、不可取的事情了。针对电子文件的海量产生，有人提出了“后保管鉴定法”，即“鉴定方法从文件实体转向文件的形成过程，从分析个别文件的性质和特征，转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存”。（注：王萍，《后现代主义对电子文件鉴定理论的影响》，《湖南档案》，2000(4)。）后保管鉴定法彻底抛弃了根据当前和未来社会需要来确定和预测文件价值的观点，文件在其生命的第一阶段和第二阶段的鉴定，是将档案的鉴定工作纳入了事务管理和机构的业务活动过程中，这种做法对于电子文件的鉴定有更大的益处。对于电子文件的管理，我们提倡建立文档一体化管理系统，这种系统具有保管文件的能力，也就是说文件一旦形成，系统就能捕获其中具有凭证性文件并纳入到保管系统保存。建立捕获和评估文件管理功能其实就意味着当电子文件用于事务活动处理时，文件价值将首先形成。“档案工作者不仅应该考虑文本，还应该考虑背景；不仅应该考虑背景，还要考虑形式。”（注：Steven.Lubar.Information Culture and the Archival Record.The American Archivist,1999,62(1):19。）采用适宜的元数据可以保证文件的准确性、完整性和真实性。我们强调把鉴定工作纳入到事务管理和业务活动中是为了准确地保存有价值的文件。
第三阶段，是文件的暂时保存阶段。这个阶段文件的现行价值消失了，但第一价值还存在，即文件对文件形成者的参考和凭证价值还比较突出，文件原形成者对其利用仍比较频繁。这一阶段的文件具有过渡性、中间性，是文件的第一价值逐渐减弱第二价值逐渐增强的过程。在第二价值增强的过程中，文件的利用主体也发生了变化，文件价值的作用面得到了扩大，由最初的制作者和形成者扩展到整个社会。暂时保存阶段需要对文件未来价值进行预测，因为这个阶段的文件，其中有相当大一部分在一定时间内有使用价值，时间一过即可以销毁。具有永久保存价值的只是一小部分，将在其第一价值减至最小时过渡到第四阶段。因此，这个阶段的半现行的文件暂时保存到一定时间后，要对其进行重新鉴定和处置，将失去保存价值的档案或半现行文件销毁，将有长期保存价值的半现行文件向档案馆移交。这个阶段的鉴定工作需要文件形成者和最终保管者，也就是档案人员共同参与。一方面可以从微观的，也就是文件自身价值的角度进行鉴定；另一方面，文件管理人员可以从更广阔的视角，从宏观的整个社会的角度进行鉴定。这样可以减小文件客体和主体需求之间的差距，使两者达到高度的统一。
针对文件在此阶段第一价值和第二价值的此消彼长的状况，鉴定人员可以采用双重价值鉴定标准，也就是美国档案学者谢伦伯格提出的公共文件具有的证据价值和情报价值标准。随着电子文件的大量涌现，文件数量的急剧增多，宏观职能鉴定标准、档案价值鉴定效益标准和相对价值标准等都可以适时的应用。
第四阶段，是文件的永久保存阶段或历史阶段。这时文件都普遍存入档案馆保存。在此阶段，文件的第一价值基本消失，第二价值或历史文化价值、科学研究价值越来越大，占据绝对优先地位。利用的主体扩大至所有合法利用者，社会的利用面也更加广泛。理论上讲，这个阶段放入档案馆保存的文件都是永久保存的，但这并不是意味着就不需要对这些档案进行再鉴定了。
社会实践的发展，人们利用需要的变化、档案馆馆藏能力有限等诸多因素需要我们对档案馆保存的档案进行定时的再鉴定。这个阶段，鉴定工作应该由有丰富鉴定工作实践经验的专家、学者组成鉴定小组来进行。档案馆内的这种滞后鉴定要根据馆藏动态性原则，进行定期鉴定。内容应包括：对开放档案的鉴定；对重复档案的鉴定；对案卷质量的鉴定；对永久档案的再鉴定等；还有长期档案的到期鉴定。目前档案馆馆藏档案的“玉石不分”已经影响到工作的全面展开。因此，馆藏档案的后续鉴定工作是迫切的。对于这些档案的鉴定，我们可以采用多种的鉴定标准来鉴定档案的价值，真正地为历史留下珍贵的记忆。
依据文件运动四个阶段中不同的作用和价值进行鉴定使鉴定工作变得相对简单，也会更加准确。但由于文件在其整个生命过程中并非严格按照这四个阶段依次作顺向运动的，有些会出现“跳跃”与“回流”现象，在鉴定工作中，特别要注意这两种情况。
文件生命周期理论告诉我们，必须注意档案管理的客体对象——文件本身，不能只局限于某一部分，要从系统的角度，用联系的和发展的观点全面研究文件的管理。文件生命周期指导鉴定工作也朝着一体化方向发展，把鉴定工作纳入了文件生命的整个过程，由文件的形成者、档案管理者合作共同作好鉴定工作。在这个过程中，我们要注意以下三点：首先，档案和文件的形成者、保管者、管理者之间要达成共识，在文件和档案的价值及其作用方面建立共同文化观。其次，要了解各自工作的特点和不足，建立文件、档案价值鉴定的协调和交流机制，建立各自领域间的合作和伙伴关系。再者，要建立和运用最优化的鉴定准则。以文件生命周期理论指导文件、档案价值的鉴定就是把文件和档案置于社会不同领域的空间中和过去、现在、未来的时间中，在这种时空变量中对其进行动态的鉴定，从而给社会留下完整、准确的“记忆”。