论智慧城市背景下的智慧档案馆建设，本文主要内容关键词为：智慧论文,档案馆论文,城市论文,背景下论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
分类号：G271 智慧(smart)一词在字典里的解释，是指对事物能迅速、灵活、正确地理解和解决的能力。2008年11月，IBM公司正式提出“智慧地球”的理念；2010年，IBM公司又提出了“智慧城市”的愿景。所谓智慧城市，是指以新一代信息技术为支撑，在知识社会创新环境下的城市形态。通过物联网、云计算等新一代信息技术，应用维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新模式[1]。具体来说，“智慧城市”需要具备四大特征：全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新。我们认为智慧城市最本质的特征是拥有物与人、人与人、物与物之间的互相联通、互相感知能力和高效的提供信息利用的能力，其整体目标是“提高城市的运行管理水平、经济发展水平和公共服务水平”[2]。目前，智慧城市建设已进入迅速发展的阶段。据统计，截止到2014年，我国已经有193个城市被列为智慧城市的试点，智慧城市建设全面推进。 智慧城市建设对档案部门来说是一次前所未有的发展机遇，新形势下档案事业如何发展，档案馆如何应用新一代技术来建设新型智慧档案馆、促进档案事业的可持续发展，成为目前全国档案工作的重要课题。 1 智慧档案馆的提出 当前，智慧城市的理念已经深入到城市的各行各业，众多领域都借助智慧城市的发展，将“智慧”一词实际运用到各自领域。与档案领域最为密切的图书领域已经开始进行“智慧图书馆”方面的研究。关于“智慧图书馆”的研究，主要是从技术、建筑、模式等角度出发进行探讨。在档案领域，近两年来，学术界也出现了一股研究“智慧档案”的热潮，对智慧档案的概念、特征以及智慧档案馆的整体架构等做了初步研究，实际部门开始了智慧档案的建设试点，比较突出的有浙江、青岛、南京等省市档案馆的探索实践。 2013年，青岛市开始建设智慧档案馆，利用信息技术和理念提高档案信息化管理水平，以将档案信息化推向一个新高度。青岛市智慧档案馆建设的具体思路是依托档案馆的资源优势，以电子文件和专业数据库等新型档案资源归档和进馆为重点，建立档案智慧收集平台，实现电子档案智能采集；利用物联网，对档案实体实行电子标签化管理，建立档案智慧管理平台，实现档案智能化识别、定位、监控和管理；利用虚拟化等档案信息长久保存新技术，构建档案信息智慧保护平台，实现档案信息的智能备份、数据安全的智慧检测[3]。 杭州市的“智慧档案”以全市档案信息资源为基础，通过政务云平台纵向连接各区县(市)综合档案馆，横向连接各市级立档单位和社会公众，提供民生档案跨馆查阅和档案开放等服务，逐步实现全市档案信息资源的整合和共享利用，实现管理模式的新突破。杭州市智慧档案的建设目标之一就是将档案工作构建于互联网，通过合理分析为老百姓提供个性化的档案需求，实现管理模式的新突破[4]。 2011年，南京市档案局(馆)的《南京市“智慧档案”建设规划》通过了专家验收。该规划从数字档案馆、数字档案室和智慧档案服务平台三个重点工程出发，引入了云计算、RFID、缩微品数字化等先进技术，提出搭建基于物联网和云计算技术的“智慧档案”体系架构，构筑“智慧档案服务平台”并与“智慧南京”公共服务平台对接，形成南京市“智慧档案”建设的实施方案[5]。 综观智慧档案馆的建设实践，我们可以发现目前主要还是围绕着智慧档案馆的新兴技术以及服务等方面进行探索。建设智慧档案馆是一项具有创新性的工作，当前虽然提出要着眼于利用物联网、云计算等新一代信息技术，构建一体化、智能化的档案管理形态，大力推进档案工作信息化和档案事业现代化水平，但这只是一个概念性的初步设想，没有形成一整套的建设方案和管理制度，因此有关智慧档案馆的理论和实践还有待进一步探索。 2 有关智慧档案馆的基本认识 2.1 智慧档案馆的定义 智慧档案馆的概念是我国有关专家学者在“智慧城市”的背景下提出的，它对应的英文单词为“smart archives”，我们以“smart archives”、“intelligent archives”为检索词在WoS、Science Direct、谷歌学术等数据库中进行检索，发现并无与该词有直接关系的文献，可见国外学者并未提出具体的智慧档案馆的概念。但就国外已有的关于数字档案馆的研究来看，在其各个环节上，都将档案信息资源的整合共享、档案的跨部门跨地区协同合作以及如何适应新技术所带来的挑战等问题纳入了建设范围中，这在一定程度上也就具备了智慧档案馆的成分。 相比于国外而言，近年来我国众多学者都对智慧档案馆的概念做过探讨，大体上都是从智慧城市的定义出发对智慧档案馆下定义。为此，我们综合众多学者的概念解释，结合现实发展，也给智慧档案馆作以下定义表述：智慧档案馆是采用物联网、云计算等新兴技术对多元化的档案资源进行整合、感知、挖掘，并提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务的一种档案馆模式。具体来说，智慧档案馆是在智慧城市系统的驱动下，对原有的数字档案馆“馆藏数字化、传输网络化、管理自动化、资源共享化”的目标进行深化，应用新一代信息技术和相关方法，最大限度地提高档案资源整合和开发服务利用的能力，从而实现档案馆的智慧化蜕变。 2.2 智慧档案馆的特征 2.2.1 全面感知 智慧管理的第一要求就是能够感知，作为智慧档案馆，需要利用物联网技术实现内外部信息的交换，构成一个基于物联网的通信智慧系统。通过物联网，将档案实体、档案人员、档案设备等联系起来，进行信息交换和通讯，实现对档案实体、档案信息内容以及档案管理信息的感知。 2.2.2 高效利用 与数字档案馆相比较，智慧档案馆提供服务利用的手段和范围更为广泛。智慧档案馆基于移动互联网和手机阅读建立档案信息服务平台，以社会公众需求为导向，形成一个多元化、多平台的全面完整的档案服务平台，提供高效便捷的档案资源利用。 2.2.3 资源多样 档案资源是智慧档案馆的信息基础，与数字档案馆的档案资源比较，智慧档案馆的资源更加丰富和多元，主要由以下五种信息资源构成：档案内容信息资源、档案实体信息资源、城乡记忆资源、档案应用信息资源和档案馆楼宇管理信息资源[6]。 2.2.4 互通互联 智慧档案馆的互通互联包括多个方面，有馆际之间的互联，馆室之间的互联，单个档案馆中的档案资源的互联，工作人员与公众之间的互联，这种互通互联既有互联网的，也有物理上的，是物与人、物与物、人与人之间的互联。 2.2.5 持续创新 智慧城市建设的突出特点就是注重以人为本，让市民融入到智慧城市的建设之中，共同塑造一个开放的创新空间。与智慧城市相同，智慧档案馆的建设也注重从公众的角度出发，通过社交网络手段加强用户的参与度，汇集公众的集体智慧，实现以人为本的可持续创新。 3 智慧档案馆与数字档案馆的关系 关于智慧档案馆与数字档案馆的关系，目前档案界大致存在两种不同的观点。大部分学者认为智慧档案馆是数字档案馆的升级，在数字档案馆的基础上再加上一些新技术，如感知技术、馆舍智能化等，即升级成为智慧档案馆[7]。另外以北京市档案局陶水龙为代表的学者认为智慧档案馆与数字档案馆的关系是并行发展、略有交叉的，他认为智慧档案馆的核心技术是感知技术，数字档案馆的核心技术是数据处理，二者所具有的技术不完全相同，指向的内容也不一样，因此更倾向于二者并行发展，相辅相成[8]。我们认为以上两种观点都具有各自的可行性，虽然二者的核心技术不尽相同，但是智慧档案馆是在数字档案馆原有的基础上增添了新技术发展而来的。总的来说，智慧档案馆和数字档案馆可以看成是信息化不同阶段的不同表现形式，智慧档案馆在数字档案馆的功能、资源整合挖掘以及智慧技术和感知技术等方面做了提升，但同时数字档案馆又为智慧档案馆提供了数据支持。正如数字城市是智慧城市的重要基础和组成部分一样，数字档案馆也是智慧档案馆的前提和基础，智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果。 信息技术的发展日新月异，不同阶段呈现出不同的特点。当前，信息技术的特点主要表现在以下三个方面：首先是物联网技术的发展；二是云计算的广泛运用；三是移动通信技术的普及。在大的信息技术发展背景下，数字档案馆的建设逐渐显露出一些局限性。首先，数字档案馆在依附实体档案馆的基础上建立，没有从国家城市数字化发展的整体角度进行数字档案资源的整合工作，缺乏宏观层面上的档案管理组织架构和工作体系的全局部署，因此很难实现城市档案资源的整合管理以及高效利用[9]；其次，数字档案馆的档案资源主要来源于馆藏档案数字化和电子文件的移交，信息资源仍然受限于馆藏档案，因此很难突破传统档案馆的局限性；最后，由于技术上的缺陷，数字档案馆在档案信息的管理、服务等环节上存在不同程度的不足。面对这些局限，档案部门应融入“智慧化”的建设潮流中，充分利用物联网、云计算等新兴技术，在数字档案馆建设的基础上，将档案信息化建设推向更高阶段。 4 建设智慧档案馆的策略 在智慧城市的整体框架下，智慧档案馆建设面临三大挑战：一是传统的档案管理思维已经不能适应智慧时代产生的档案；二是大数据时代产生了大量类型繁多的档案资源，原有技术已经不能够支撑管理这些海量的档案资源；三是档案服务如果不能够融入智慧城市大平台，就不能提供很好的公共服务[10]。面对这些挑战，我们从三“入”(深入、融入、引入)角度提出智慧档案馆建设的策略。 4.1 深入 所谓“深入”，就是将当前的数字档案馆建设引向深入，夯实智慧档案馆的基础。从数字档案馆与智慧档案馆两者的关系上看，数字档案馆应该是智慧档案馆建设的前提，而智慧档案馆是在数字档案馆基础上利用新一代技术发展起来的。有学者给出这样一个等式：智慧档案馆=数字档案馆+物联网+云计算+大数据……可见，对数字档案馆的建设要更加深入，才能向智慧档案馆的方向发展。当前，智慧档案馆建设最为核心的两种技术是物联网以及云计算技术。 4.1.1 基于物联网的档案感知系统 物联网即物物联网，“指通过信息传感设备，按照约定的协议，把任何物品与互联网连接起来，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络，它是在互联网基础上延伸和扩展的网络”[11]。它的目的是让所有物体都可以被识别、定位、跟踪、监控和管理，从而形成一个全覆盖的网络体系。在物联网中，最关键的技术是无线射频识别。在智慧档案馆中使用物联网技术，可以使档案馆更加全面地感知档案馆的人和物，甚至是档案建筑。基于物联网的档案感知系统，具体来说，档案馆可以在已经使用的二维码技术的基础上，通过无线射频技术，将档案资源、档案用户、档案馆建筑、设备资产等连接起来，实现一个全面的物联网，使得以上这些要素的主要数据能够被及时感知，并对这些感知数据进行及时处理，从而打造一个具有感知功能的智慧的档案管理平台。 4.1.2 基于云计算的档案数据处理系统 “云计算是分布式处理、并行处理、网格计算、网络存储和大型数据中心的进一步发展和商业实现。从技术层面上讲，云计算基本功能的实现取决于两个关键因素，一个是数据的存储能力，另一个是分布式的计算能力”[12]。智慧城市是多个不同行业、不同应用系统所组成的一个复杂的综合体，而这些系统之间的信息交流和共享则需要一个强大的信息处理中心，借助于云计算平台就可以解决这个问题，它能够有效地实现各种资源之间的整合，按照应用需求来分配资源。和智慧城市相同，并不是一个单体的档案馆智慧化就是真正意义上的智慧档案馆，只有当一定范围里的智慧档案馆连接成为一个智慧的整体，相互共享利用资源，才是真正意义上的智慧档案馆。在智慧档案馆的建设过程中，利用云计算技术，可以使一个范围内的智慧档案馆联动，从而实现物联网感知能力的互联。 4.2 融入 智慧档案馆与智慧城市的融入主要表现在以下两方面：一是档案服务理念融入智慧城市的建设理念；二是档案应用系统融入智慧城市的公共信息服务平台。 4.2.1 档案服务理念融入智慧城市的建设理念 智慧城市建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造以及公共价值与独特价值的创造[13]。智慧城市框架下的档案服务理念也要与智慧城市相一致，要从用户需求出发，不仅要形成一个丰富的档案服务体系，更重要的是还要加强与用户之间的交流，增大用户的参与度。与数字档案馆相比较，智慧档案馆的服务范围更加广泛，要利用移动互联网以及手机阅读提供档案信息服务，建立一个以用户为中心的，多元化、多平台的全面完整的档案服务平台。另外，智慧档案馆还通过维基、微博、Living Lab等工具和方法强化用户参与，不断推动用户创新、开放创新、大众创新、协同创新，以人为本实现档案工作的可持续发展[14]。 4.2.2 档案应用系统融入智慧城市的公共信息服务平台 智慧城市是在互联网支持下的开发生态系统，其重点是构建一个统一的公共信息服务平台，实现“一站式”服务[15]。作为档案部门，在智慧档案馆的建设过程中，必须考虑将档案应用系统融入智慧城市的公共信息服务平台。具体来说，档案部门应该根据智慧城市公共信息服务平台的设计要求，设计相应的模块，并将那些价值高的数据以开放的形式放到信息平台上。这样不仅可以满足公众对档案的需求，提高档案利用效率，同时还能够降低档案服务的成本。 4.2.3 引入 由于智慧档案馆是近两年才兴起的一个新兴概念，国外也没有相关方面的研究，因此对于智慧档案馆的建设还没有足够的经验可以供档案部门借鉴，没有统一的标准和规范可以遵循。因此，作为档案部门，一方面要自己积极主动地探索智慧档案馆建设的方案，另一方面还要全方位地引进先进经验，实现智慧档案馆的高速发展。 具体来说，智慧档案馆的建设可以借鉴智慧城市建设的成功经验，引入智慧城市示范项目的各种服务、成熟的做法和技术，开发与社会公众密切相关的档案应用。档案部门要密切关注智慧城市的建设进程，适时地向负责智慧城市建设的有关人员提出自己的业务需求，引入相关的技术方法；另一方面，档案部门也要深入到各业务部门进行实地考察，听取各方对智慧档案馆的建设意见，以公众需求为导向，建设完善的智慧档案馆。 5 结语 智慧档案馆建设与智慧城市建设一样，是一个循序渐进的过程。在数字城市阶段，我们建立了数字档案馆，经过十几年的探索，取得了很大发展，推进了档案信息化进程。当前在智慧城市阶段，智慧档案馆已经应运而生，智慧城市框架下的智慧档案馆建设将是一项长期的复杂的工作，作为档案部门，只有运用先进的技术手段、优化的服务理念，积极融入智慧城市体系，才能够促进智慧档案馆的健康发展，实现档案资源的内在价值。