关键词：新时期；加强；电子档案；管理；建议
引言
随着信息技术的不断发展，电子计算机在水文系统广泛普及和应用，大量的电子文件随之产生。新形势下如何加强电子文件的管理，加快档案数字化、网络化、信息化建设步伐，是摆在我们面前刻不容缓的任务。
1电子文件的特性
首先，电子文件对设备具有依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机设备，电子文件就无法生成、传递、识别，电子文件依赖特定的设备和软件而存在。其次，电子文件具有非直读性。电子文件在数字设备中产生，以数字编码的形式存在，人工无法直读，只有通过计算机特定的程序解码才能识读。第三，电子文件具有与载体的可分离性。电子文件可以异地传输、多极传输，信息可相互搭配成不同载体，在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。第四，电子文件具有信息的易更改性。电子文件从起草、修改到印发都在计算机上完成，是计算机文字处理系统中的一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异。第五，电子文件具有易消失性和不安全管所领导批准。涉密档案复印件应当视同原件管理，履行登记手续并标明流向，使用完毕应归还档案室统一销毁。
2新时期电子档案管理中存在的问题
2.1档案内容的保密性不高
目前计算机网络的开放程度是比较高的，如果在网络中某一个设备存储电子文件，那么使用任何终端设备都可以检索相关的文件内容。在某一个终端所存储的电子文件主要是在网络若干个终端的基础上对相关内容输送处理，这就会对部分具有保密性的电子文件的安全造成不利影响。
2.2档案保管的长久性有待改善
大部分企业在发展的过程中，都将计算机网络作为主要的工作工具，能够实现无纸化管理，促使工作信息及决策等资料都存储于网络，只要在信息应用的时候移动鼠标就能够获得相关信息内容。在提高档案管理工作效率方面，能够提升档案管理工作的归档和存储等方面的简化程度，对信息的有效应用具有重要影响。但是，档案管理工作都需要在网络渠道的基础上实施的，在计算机受到病毒或网络系统瘫痪等情况发生的时候，就会造成电子文件信息损坏，对企业造成不利影响。
2.3档案管理体系不健全
据调查，目前各企事业档案管理体系存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位发展的独特优势和需求建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。很多单位都建立了档案管理系统，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致档案管理组织不健全，集中体现在电子档案保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在利用档案时效率低，给档案管理人员带来极大的不便。
3做好电子档案管理工作的措施
3.1建立完善的电子档案管理体系
建立完善的电子档案管理体制，可使电子档案管理制度化、标准化，从而切实提高管理效率和质量。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆电子档案管理体制的完善，可采取以下措施：统一领导和规划档案文件管理，在工作职责中，档案管理部门应纳入档案管理前期指导和控制，档案管理部门要严格统一监督管理档案管理的各环节工作，最后形成归档；科学合理地制定详细的档案管理标准，接收电子档案时，档案管理部门要严格检验和鉴定电子档案的原始性、真实性和完整性。
3.2加强对档案管理人员的管理，提高电子档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖的多重化，导致了利用工作的复杂性。因此，必须加强对档案管理人员的管理，让其从思想上认识到档案管理工作的重要性；要优化专业结构，多渠道引进专业技术和管理人员，加大对档案管理人员的专业培训，特别是现代化科技和电子技术的培训。
3.3完善电子档案管理政策
在形成和管理及利用电子文件的各个环节中，文件内容也可能会出现丢失等现象，在档案管理人员具有熟练的操作技术的基础上，也需要相关管理措施能够促使管理工作更加规范。在构建完善的规章制度的基础上，能够有效保障电子档案的真实性和安全性。对电子档案的管理和电子档案管理系统操作情况等方面掌握的基础上，其中应该通过法律形式制定管理标准等相关规定，提升电子档案的各种操作工作的合理合法程度。
3.4设计并使用可靠的存储技术
电子档案管理工作和传统纸质档案管理之间具有明显差异，电子档案管理工作信息存储的安全性是比较高的。纸质档案管理存储具有专业的档案管理室，在专业人员管理和保护等基础上，促使档案安全程度得以提升。而电子档案管理是在互联网络进行数据信息内容传递与共享的，因此，需要更加重视电子档案管理的安全性和单个计算机上的数据存储安全，同时根据互联网络的特点，使用分布式的数据存储技术，在一定策略和算法分布式等基础上，将电子档案的数据信息内容存储于远程，对所有数据加以备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后及时恢复数据信息。
3.5加大企业档案专业人才培养
由于电子文件种类繁多、专业性强，电子文件的归档管理跨学科、跨管理部门等特点，传统的档案管理模式已经不适应当前的新形势与新要求，决定了企业档案人员既要具备档案管理方面的理论知识，又要懂得相关的计算机信息技术及档案管理系统建设、运行、管理及维护等方面的知识。因此，企业一方面要有针对性地吸纳专业人才充实到档案队伍中，合理配置档案人员结构；另一方面，企业应在档案人才培养方面予以经费支持，鼓励和支持档案人员参加培训、接受继续教育，改善知识结构、扩大知识面,增强相关的知识储备，提高整体素质和业务水平，满足电子文件归档管理人才的能力要求，为电子文件提供管理和技术保障支撑。
3.6维护文档管理系统的安全
档案系统网络化为利用带来了方便但也带来了安全威胁，黑客攻击、病毒入侵，使文档管理系统的安全受到很大威胁。我们积极采取防火墙技术、防写措施、存取权限控制、数据加密法等做好防护，采用电子印章、水印技术等实现系统的安全性检验，整个系统的安全性分别划为系统级、应用级、文件级，实现了多层权限管理、电子印章、用户访问、操作记录等功能，以保证电子文件的安全性，保障系统的安全。
结语
新形势下，积极探索电子文件管理的新途径，寻找新的角度，全方位做好电子文件管理，用创新的思维加大信息化管理力度，满足现代化建设的需要是我们档案工作者义不容辞的责任。电子文件的特性决定了其管理的复杂性和安全维护的难度。随着科技的发展和电子文件的快速增长，我们肩上的担子会越来越重，我们只有不断学习、不断探索，与时俱进，才能做好电子文件的管理工作。
参考文献
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[2]杨茜雅．中国联通电子档案数据挖掘与智能利用的研究．档案学研究，2019（18）.
[3]吴灼之.新形势下电子档案管理存在的问题及对策.兰台内外,2019（27）.
论文作者:郑伟
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年15期
论文发表时间:2019/12/12
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