山东省青州市城市建设档案馆 山东青州 262500
摘要：数字化城建档案管理是一种新型的档案管理模式，实现了建筑信息资源的综合整合，在原来档案管理基础上充分利用信息系统的强大功能，深度挖掘了建设过程中的信息内容，极大地扩大了档案利用的功能，建筑信息的数字化为政府决策乃至社会投资提供了数据依据，如根据地上片区房屋套数以及建筑面积来快速确定地下管线埋设的位置和走势。
关键词：城市建设；城建档案管理；数字化
引言：
在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。
1 规范城建档案信息化建设指标和要求
城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：
①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；
②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；
③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。
2 我国城建档案管理数字化建设存在的问题
2.1 城建档案管理数字化建设资金投入不足
档案数字化建设不仅需要电脑、专业图纸扫描仪以及其他辅助设备等硬件，而且还需要档案管理平台、应用等软件，但城建档案数字化建设其资金来源主要来源财政拨款，拨款资金不足是绝大部分档案馆共同面临的问题。就现状而言，国家一二线城市拨款较多，城建档案数字化建设起步早；三四线城市拨款较少，其城建档案数字化建设就受到制约。资金不足是影响城建档案数字化建设的主要因素。
2.2 城建档案管理缺乏专业人才
城建档案数字化建设需要的是在档案管理和计算机信息化建设方面有所专长的复合型人才。但是在实际工作中不难发现，现从事城建档案管理人员专业大部分不是对口，即便有档案管理工作多年的档案管理专业人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分从业人员是半路出家对城建档案工作不熟悉，也没有系统学习城建档案管理知识，甚至部分地方还存在着兼职现象。
2.3 城建档案数字化建设安全性不高
城建档案数字化安全性主要体现在两个方面，一方面是城建档案数字化过程，因为这一过程中，档案会在不同人之间进行交接，接触到档案的人员较多也十分复杂，对于档案的安全性、档案的保密性以及完整性都存在一定的风险；另一方面电子档案依赖于对网络、计算机设备，但由于计算机病毒、黑客攻击等技术原因可能造成系统问题或者重要数据就会丢失，这给电子档案的安全保管带来一定的威胁。
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2.4没有建立完善的数据库
对于城建档案管理数字化建设，指的就是将一些档案资料转变为电子信息资源，将其收藏于数字化平台，有一个系统机制。那么，首先，必然是要建立城建档案数据库，这是基础工作，若是没有这样的数据库，这些资料根本无处安放。可是实际中，我们发现并没有做好这一工作。虽然明知其重要性，但是仍然出现了一些遗漏和错误，导致数据库中的资源庞杂繁琐，鱼目混珠。因此在查阅时，就有可能看到的是错误信息，造成难以预估的不良后果。没有建立完善的数据库，这一问题的存在，对城建档案管理数字化建设造成了不利影响。
3 对做好城建档案数字化建设的思考
3.1加强标准规范建设
城建档案管理数字化的目的之一就是要实现数字档案的资源共享，而数字档案的资源共享则需要依据一定的标准与规范进行。因此，制定一个科学、合理、完整、系统的数字档案规范制度体系就显得尤为重要。具体来讲，城建数字档案的标准规范体系应包括城建数字化档案管理规范和信息化标准规范体系两方面内容，其中，城建数字化档案管理规范主要包括管理细则和接受标准两方面内容，信息化标准规范体系主要包含档案信息安全保障规定、信息采集与整理办法、数字档案格式标准、网站架构与管理细则等指导性、说明性内容。上述标准规范的建立与完善能够为城建档案管理数字化工作的开展提供更为合理有效的操作依据。
3.2加强信息系统建设
任何数字化档案管理工作都离不开计算机和互联网，城建档案也不例外。城建档案管理的数字化不仅需要一定的现代化设备参与，还需要一个相对独立的档案信息系统，所有参与档案管理以及需要查阅档案的人将通过这一系统实现自己的目的。除此之外，档案管理技术人员还要密切关注信息系统的安全性，对任何使用者和管理者进行必要的安全认证和身份认证，以避免篡改信息、盗取信息的情况发生，维护档案管理系统的稳定运行。
3.3完善资料库建设
城建档案的所有信息都要陆续输入到资料库当中，因此，数据资源库的建设至关重要。具体来讲，城建档案资料库建设主要包括三项内容：一是，目录数据库建设；二是，目录中心及全文数据库建设；三是，多媒体数据库建设。档案工作人员可将工作重点放在特色资源库建设上，同时兼顾上述资源库建设，并将各专业、各类型档案信息资料建立在专门数据库中，以提高数字档案的专业性，使数据库条理更为清晰，从而提高其实用性。
3.4 城建档案数字化与上网同步
针对没有将城建档案管理工作与互联网有效结合这一问题，要想发挥城建档案管理数字化建设的最大益处，就要将城建档案数字化与上网同步。城建档案管理数字化建设立足于信息技术，它的资源都是保管在互联网中，这是属于信息年代的特点，是为了方便与长久。因此，这也表明了这一建设其实就是要做到城建档案数字化与上网同步，这样才不会出现一些乱码或者迟滞的状况。要知道，城建档案管理数字化建设是一个管理思想不断变化的过程，要求其与上网同步，不是没有意义之举，而是将新技术与新理念有机结合到一起，是数字化建设的独有特征。数字化城建档案分为开放与不开放两种，开放城建档案就是指上互联网，建立城建档案资料网站，这样便于资源共享，无论是在何时何地，何人想要查阅，都是轻而易举之事。这样的城建档案管理才是最佳的管理模式，不会将资料困于某一处而无法在社会上广泛传播，可以增加它的及时性和有效性。城建档案数字化与上网同步，有益于城建档案管理数字化建设。
结束语：
城建档案管理数字化建设具有极强的社会意义、历史意义，我们必须要掌控好城建档案管理数字化建设。通过调查分析，我们不难发现它实际中出现的一些问题，并针对这些问题采取相应策略，建立健全城建档案数据库，加强电子文件的收集和积累工作，要让城建档案数字化与上网同步。如此，才能发挥城建档案管理数字化建设的最大价值，为民服务，为社会添彩。
参考文献：
[1] 阴子芬. 对创新城建档案管理工作的思考[J]. 城建档案. 2017(10)
[2] 沙蓉. 新时期城建档案管理工作创新研究[J]. 城建档案. 2017(10)
[3] 黄桂华. 刍议城建档案管理工作的重要环节[J]. 江西建材. 2017(01)
论文作者:杨蕾
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第35期
论文发表时间:2018/5/29
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