21世纪档案学的继承与创新（专题）——建设21世纪的中国电子档案事业，本文主要内容关键词为：世纪论文,中国电子论文,事业论文,档案论文,专题论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
人类社会的每一项事业，都要由历史和时代所决定和规范。中国的档案事业也要由时代来规范和决定。由21世纪信息技术的普遍应用所决定，21世纪的档案事业将是电子档案的事业。那么，如何迎接电子革命的挑战？怎样建设21世纪的中国电子档案事业呢？笔者谈谈个人的看法和观点。
一、中国电子档案发展的时代背景
21世纪的档案工作是电子化、网络化的档案工作。这是一个划时代的变化。产生这种变化的原因不是来源于档案事业内部，而是来源于档案事业的外部，来源于这一时期档案事业所对应的社会状态。档案事业来源于社会，服务于社会，社会状态决定档案事业的状态。21世纪的社会状态是由20世纪最后50年发展起来的新信息技术决定的，这种新型的信息技术也决定了21世纪档案事业的发展状态和工作模式。人类的历史从使用和制造工具开始，并以使用和制造工具作为历史发展的主线之一。每一次新工具的发明和使用，都带来了人类社会翻天覆地的变化。计算机和网络的发明和使用，为我们带来了历史上最为波澜壮阔的人类社会存在状态的巨大变化。半个世纪以前，为了科技的目的，美国人发明了计算机；30年前，为了军事的目的，美国人发明了网络。正如造字的苍颉并没有预料到自己开启了文明时代的大门一样，计算机和网络的发明者也没有预料到自己是人类信息社会的开门人。那么，当信息社会的大门徐徐打开时，我们的人类社会发生了什么样的变化呢？短短三五十年的时间，计算机和网络已经深入人心。现在全球电子化、网络化的速度正在逐年加快。在21世纪，计算机就是“我们的工作”，网络就是“我们的生活”。网络社会化和社会网络化将成为21世纪最重要的社会特征。这种变化是全方位的，它从政治、经济、文化、军事等各个方面全面地改变了人类社会的面貌。与此同时，它更直接更深刻地改变了我们档案事业所面对的工作对象和社会环境。直接改变了档案与档案工作状态的是“三A革命”。三A革命的第一个A是OA，也就是从行政管理角度讲，计算机和网络直接导致了办公自动化的产生和网上政府的建立；三A革命的第二个A是CAD和CAM，也就是从设计和生产的角度，计算机和网络直接导致了计算机辅助设计与制造；三A革命的第三个A是HA，也就是家庭自动化。
此外，从经贸的角度上看，网络直接导致了电子商务的产生和发展；从文化的角度上看，计算机和网络直接导致了电子出版和网络出版、多媒体娱乐、数字图书馆等等；从军事的角度上看，计算机和网络直接导致了现今的高科技战争和未来的信息战。不论是行政管理领域中的办公自动化和网上政府的建立，还是生产领域中的计算机辅助设计和制造；也不论是经贸领域中的电子商务还是文化领域中的网上多媒体……，它们的本质都是建立一个电子化、网络化的信息社会。在这个电子化、网络化的信息社会中所产生的文件与档案，已不再是传统的纸质文件与档案，而是新型电子文件与电子档案。而这种电子化和网络化的档案管理存在，要求我们在新的管理对象、新的管理空间、新的管理模式、新的管理思想的状态下进行我们的档案管理工作。
二、电子革命给档案工作带来的变化
电子革命给档案工作带来的变化是全方位的。具体地说，它包括以下几个具有递进关系的变化层面：
第一个变化层面：从量变到质变——电子革命给我们带来了新的档案形式。我们日常所说的“档案”，实际上包括两个部分：载体和信息。但档案的本质是什么呢？是信息。在以往的档案形式中，无论是从石刻档案到甲骨档案，从简策档案到纸张档案，直到缩微档案，档案的载体和信息都是一体的。本质性的信息被非本质的载体所束缚、所约束，信息并没有取得独立的地位。所以，以往档案形式的变化都是一种非本质的量变过程。而本世纪的电子革命却给我们带来了一个质的变化：档案的本质性存在——信息取得独立的地位。电子档案的信息与载体之间脱离了原有的一一对应关系，信息可以以真实的独立的形态选择不同的电子载体，可以通过电子手段脱离原载体进行传输。在电子条件下，我们接收档案时，可以只接收档案信息，而不必接收原载体；档案利用者利用档案时，可以通过网络在线等形式获取档案信息，而不必同时获取原档案载体；我们还可以利用档案信息的这种独立性，将其复制若干套，确保档案信息的安全。当然，这种本质性的变化也给我们带来了一系列的问题，这些问题既包括技术性的工作性的，也包括理论性的思想性的。也是由于这种本质性的变化，使我们原有的“传统”和管理模式失去了大部分的价值，也必然使我们产生了种种的不适应。我们要从管理实务和管理理论两方面来解决问题。
第二个变化层面：从物理管理到逻辑管理——电子革命给我们带来了新的管理方式与管理方法。一是从“纸库”到“脑库”——电子革命给我们带来了新的管理方式和新的管理空间。我们可以把现在的档案库叫做“纸库”或“架阁库”。这种库房的一切表现形式都是外在的：纸张、柜架、案卷等等都是有形的。这种有形的库房中的一切都是有序的：案卷的排列是有序的，档案柜的排列是有序的，等等。单一的有序化是传统档案工作的根本要求和特征。但正是这种有序化限制了我们的工作和思维。比如：在排列案卷时，我们只能在分类排架法和流水排架法之间选择其中之一，尽管这两种排架方法都有其缺陷，但我们只能是两害相权取其轻。有序化，是传统档案工作的最大优点，也是传统档案工作的最大缺陷。在电子档案时代，大道无形，档案库变成了“电脑库”。档案信息在这个“脑库”中的排列是无形的。但当我们给它一个指令时，他们却能以极其有序的方式显示和输出。传统档案管理主要是一种物理管理；电子档案管理主要是一种逻辑管理。在传统档案工作中，我们只能以一种或很少的几种角度来显示档案信息的有序化；而在电子档案工作中，我们可以从任意一种角度来显示档案信息的有序化。正所谓有序来源于无序，无形胜于有形。有序与无序、有形与无形在逻辑形态下实现了统一。二是历史性回归——从“一分为二”到“文档一体化”。在传统档案学中，以“归档”为界限，将一个事物按两个历史时期分为“文件阶段”和“档案阶段”。而电子档案信息的独立性和电子文档的逻辑管理方式，特别是网络空间的同一性，使这种将同一事物一分为二的管理方式已完全没有必要。过去，我们将文件和档案一分为二，主要是出于传统管理时空属性的需要。而在新的时空条件下，电子化网络化使传统的时空状态失去了意义，也就使传统的一分为二的管理方式失去了意义。电子化网络化环境下的“即时归档”消除了传统时间的障碍，而无形的逻辑管理和网络空间的同一性消除了传统空间的障碍。在这种情形下，我们已没有理由继续维护传统的“一分为二”模式。“文档一体化”，是电子革命所带来的档案室工作模式的转变。三是本质性还原——从“各自为政”到“信息一体化”。在传统的社会空间中，文件、档案、图书、情报资料等信息源，处于各自为政的管理状态中。它们虽然在概念上属于“大信息”的范畴，但在工作平台上却并没有实现一体化。由于未来的电子档案馆是与因特网相连接的数字档案馆，因此，它与网上的数字图书馆、情报资料中心等信息源处于同一个工作平台上。它们不仅在概念上实现一体化，而且在管理空间上也实现了一体化。建立网络上的更加开放的超越时空的数字档案馆，这是电子革命给档案馆管理模式所带来的巨大变化。
第三个变化层面：主体的变化——档案管理机构与人员的变化。档案工作客体及相关技术的变化，必然带来其主体——档案管理机构与档案管理人员的变化。在档案管理机构方面，突出的变化是：档案馆（室）不再是库房式管理机构，而变成了真正的信息化管理机构；在档案管理人员方面，突出的变化是：档案管理人员的文化素质将有极大的提高，他们将成为真正的管理专家和技术专家。
第四个变化层面：继承与超越——建立电子档案学新体系。档案的存在方式和管理方法是档案学研究的主要对象。在档案学研究客体转变的情况下，档案学理论内涵也必然会产生种种变化。在档案学理论的变化过程中，除关于档案本质属性——原始记录性和档案工作的本质属性——管理性和服务性等基本属性方面的内容外，档案学学科所涉及到的各个方面的内容，都将发生不同程度的变化。这种理论的变化过程，体现了继承与超越的关系，是一个扬弃的过程。电子革命给档案学理论带来的变化是全方位的，涉及学科体系的各个方面——从基础理论研究中的电子档案定义与属性研究、电子档案运动规律研究、电子档案学学科性质研究、电子档案学与相关学科关系的研究等等，到档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、提供利用等的电子档案具体业务工作的研究，无不发生深刻的变化。我们将建立21世纪全新的中国电子档案学。在电子档案学新理论中，目前比较突出的内容有：电子文件与电子档案定义与属性的认识、“文档一体化”理论、前端控制思想、新来源原则、分布式管理模式等。
总之，围绕21世纪中国电子文件与电子档案工作实践，将逐步产生电子档案学的一些新的理论原则和方法，将逐步建成电子档案时期的中国档案学理论体系，使档案学理论水平达到一个崭新的高度。
三、对策与使命
新时代的革命是信息革命。在这个信息革命的时代中，包括档案工作者在内的信息工作者肩负着重大的历史使命。档案工作者应该以一种崇高的历史责任感，去迎接电子革命的挑战。具体地说，我们要从以下几个方面去迎接电子档案时代的到来：
1.主动“洗脑”。任何一个时代大转型的历史时期都有一个新、旧思想的碰撞过程。在这个时代转型期中，传统的思想与新技术的应用相互撞击，使得档案工作者只有抛弃许多传统的理论和方法才能在新的信息环境中维护档案专业的相关理论和核心原则，才能够实现继承与超越的统一，才能够实现我们的思想观念的“凤凰涅磐”。在我国，档案学经过几代档案工作者的不断努力和长期实践，已形成了一套较完整的具有中国特色的管理理论和方法，但它们不完全适用于电子文档的管理。例如，传统档案学的重要原则之一是集中统一原则。但是在电子档案时期，这个神圣不可侵犯的原则受到了严重的挑战。数字档案馆的馆藏是集中保存好，还是分布式保管好？这是一个有争议性的问题，亟待在实践中找出正确答案。但从国外档案界和中外图书情报界的数字化实践看，人们倾向于分布式管理。这种分布式管理模式是网上信息管理的一种通用模式。在这种管理模式下，信息内容实行的是一种概念性、逻辑性的集中，而非物理性的集中。类似的问题还有很多很多。笔者认为，在把握好继承与超越关系的前提下，以现有档案工作为基础，根据电子档案的特性，及其所涉及到的载体的性能和软、硬件技术不断更新的实际情况，进行认真细致的研究和积极审慎的实践，创立我国的电子档案管理理论、管理方法和技术、管理标准、法规和制度等等，形成我国新型的电子档案管理学科，促进21世纪中国电子档案事业的发展。
2.以法治档。中国传统档案工作已经达到了相当高的水平。这个相当高的水平的标志就是建立了一整套比较完整的法规体系。这一套完整的法规体系的建立经过了几十年的时间，其中，我们走过不少的弯路，付出过一定的代价。今天，我们即将迎来电子档案时代，我们要建立相应的法规体系来规范未来的电子档案工作。但是，我们是不是还要走一些弯路呢？是不是还要付出一定的代价呢？以前，我们往往是在档案工作实践发生一段时间之后才建立起相应的法规。当今，我们必须做一些超前性的工作，在相应的实践进行之前或同时，进行我们的法规体系建设工作。因为在此之前，国外的电子档案工作实践在先，国内的数字图书馆建设也在先。另外，我们还有几十年积累起来的理论与经验基础。因此，我们可以在电子档案工作法规建设上做一些超前于实践和同步于实践的工作。
3.身体力行。目前，电子文件与电子档案作为一种事物性存在已经产生；但电子档案工作作为一种事业性存在，还没有形成。在这种情况下，当代中国档案工作者应该怎么办？答案是：做起来。目前，最简单又最保险的办法是所谓的双套制。在工作条件和环境还不十分完善的时候，它不失为一种比较保险的办法。现在绝大部分的机关和部门，文件是在计算机环境下形成的。在这种情况下，我们可以把电子文件用软盘或光盘保存起来；同时发一套纸质文件保存起来。这样，可以发挥两种档案形态的优点。但缺点也很明显：它会浪费时间和经费。在条件较好的单位，可以在多套备份的基础上，实行单一的电子文档体制。
再谈一下电子档案的载体问题。现在，最方便使用的电子档案载体是计算机软盘。但作为一种磁性载体，它不是电子档案的理想载体，它寿命短、不稳定、容易更改。只有在双套制的情况下，作为一种暂时的存储载体，可以使用软磁盘。而目前最为合适的载体为只读光盘和一次写入式光盘。这两种光盘都具有容量大、保管寿命长、不能够更改等优点。而且，它们的成本很低。目前的问题是：大部分单位不具备刻录光盘的设备条件。但这不等于光盘的刻录问题多么复杂，现在比较高档次的计算机已带有刻录设备，没有刻录机的单位花一两千元人民币就可以购买一台刻录机。因此，用适当的载体把现有的电子档案收藏起来很容易做到。当然，要做好电子档案管理工作还需要做很多工作。比如，我们要尽快设计和制作一整套电子档案管理的软件系统，这样才能实现电子档案的自动化管理，并为将来建设网上数字档案馆做充分的准备。我们要走的路还很长，但千里之行始于足下，只要我们做起来，将来就会做得更好。
4.承担责任。我们有一句常说的话：责任重于泰山。因此，我要把这个重于泰山的话题放在最后讲。对于信息时代的21世纪，档案工作者的责任的确重于泰山。这个责任我们从两个方面来看：首先，从21世纪的电子档案工作与信息化社会的建设的关系上来看。从宏观上来讲，信息化社会的根本标志就是信息的电子化网络化。在信息的电子化网络化中，档案信息资源是最重要的组成部分。我们可以说：没有档案信息资源的电子化网络化，就没有信息化社会。档案工作者对信息化社会的建设负有历史责任。从全球的档案工作电子化网络化进程上看，它落后于图书情报等其他信息部门的电子化网络化进程。这方面工作做得最好是美国档案界，美国基层档案工作的电子化已达到了相当高的水平；同时，美国国家档案馆的数字化建设也正在迅速开展，数字档案馆已经开始在因特网上运行。美国档案界基本上跟上了信息化社会建设的速度。但从全球角度来看，档案电子化网络化工作处于滞后状态，它将拖全球信息化社会建设的后腿。从这一点上讲，我们要承担人类信息化社会建设的历史重任。从微观上讲，档案的电子化网络化对办公自动化、工厂自动化、电子商务等方面的发展具有重大影响。比如办公自动化，目前许多办公自动化局域网都没有文档管理模块，文档管理网络化成为办公自动化发展的一个“瓶颈”，大大影响了办公自动化水平的提高；再比如，企业的CAD电子文件大多数没有进入档案管理系统，它们的管理不能不让我们担忧。这种情况还有很多，如果我们档案工作者不积极行动起来，参与到社会各行各业的信息化建设过程中去，我们将成为历史罪人。其次，从21世纪中国电子档案事业建设本身来看。目前，中国的档案事业发展进入了又一个历史关键时期。这个历史关键时期的转换过程，将决定未来中国档案事业的面貌和命运。如果我们今天能够积极行动起来，会给21世纪的电子档案工作打下良好的基础。特别是在档案室这个层次上。目前，已有许多部门文件的起草和形式使用了计算机。但是，这些已形成电子文件的材料最终又被纸质文件所取代，电子文件没有作为档案材料保存下来。那么，在将来的电子文件与电子档案时代，这些材料将重新利用扫描等方式电子化，这是一个很大的资源浪费，将来会耗费我们巨大的财力、物力和人力。如果现在不把这些已经电子化的材料作为电子文件和电子档案管理起来，那将是当代档案工作者极大的失职。总之，历史赋予当代档案工作者以伟大的使命，我们必须积极行动起来，积极探索21世纪中国电子档案事业的建设问题，不愧于伟大的时代。
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