摘要：人事档案管理工作是一项技术性要求非常高的工作，在工作中要运用合理、科学的方法和手段对企业的人事档案进行有效管理，为企事业单位的人力资源管理部门和其他机构提供完善的人事档案信息。在人力资源所有工作流程之中，认识档案管理不仅对个人有着重要的作用，同时也具有十分重要的社会意义。
关键词：人事档案；管理；解决措施
前言
人事档案管理是为社会人力资源管理提供人事数据和信息支持的一种管理活动。对于人事档案的定义，国内外有着不同的表述，但就具体内容来说，大多是指各种机构、组织在人事活动中形成的，能够反映人员经历、德行、才能以及工作表现的，保存备查的文字、表格等形式的原始记录。随着我国经济体制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主择业已经成为了当今社会人力资源调配的一种常态。在新的形势下，人事档案的管理也面临着新的挑战，存在着一些新情况与新问题，应当予以重视。
1.人事档案管理的意义
1.1人事档案是个人工作的原始凭证
人事档案起着凭证、依据和参考的作用，是中国人事管理制度的一项重要特色。它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。个人求职、转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。同时，人事档案还可以为单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。
1.2人事档案是办理个人待遇的证明材料
对单位职工个人而言，人事档案管理部门可以根据个人人事档案，为单位员工办理和缴纳养老保险金、失业保险金，办理大病医疗统筹，办理职称申报工作，进行工资调整，计算退休年限，为员工出具相应的证明材料等。
1.3人事档案是选拔任用干部的重要参考资料
在考察任用干部时，人事档案是十分重要的参考资料，直接关系到有关干部选拔的正确性与否。
2.人事档案管理存在的问题
2.1人事档案管理制度不健全
相当多的人事档案管理部门的开展档案管理工作所依据的政策，主要是以往颁布实施的《人事档案材料收集归档规定》中的相关规定。在实际的工作开展中不能够根据实际工作情况制定合理的管理制度和实施细则。有的企业即使制定了一定的管理规章制度和实施的细则，还依旧存在对这些制度不管不顾、执行力度不够的问题，经常出现档案的信息收集和存档等管理工作开展不到位、材料归类不全面的现象。
2.2人事档案的材料不够完整
人事档案的一些基本材料的不完整，使得人事档案的利用价值大打折扣。如一些基本材料如履历表、年度考核表及学历、职称、工资等材料的不完整，对人事档案的利用价值来说是具有重要影响的。这种问题的产生究其原因，一方面是档案人对人事档案的认识不够全面，对于人事档案材料的完整性不够重视，填写时能省则省；另一方面是在单位或组织机构的人事部门在对人事档案材料进行归档时没有收集完整，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当人员调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
2.3档案管理人员管理水平不高
由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手占70%。加之各级档案管理部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。
2.4人事档案管理的信息化程度不高
使用技术手段滞后，运行效率较低。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在整理档案过程中，有的单位没有启用人事档案电子信息化管理系统，大部分仍依靠手工操作，费时、费力、效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应，不利于人事档案管理效率的提高，同时造成了一定的资源浪费。
3.人事档案管理存在的问题的措施
3.1健全档案管理制度
加强人事档案管理工作，是深化人事档案管理制度改革的基本任务。收集有价值的材料，完善档案内容，形成正确的用人导向，加强和促进各项改革措施的贯彻落实。了解和研究组织人事工作，总结历史发展规律，推进人事档案管理工作的制度化、规范化、信息化建设，定期了解人事档案工作情况，研究、解决遇到的问题，加强督促、检查与指导。检查核对管理人员职责和送交档案制度，制度要体现合理性、科学性，应以方便实用、简便易行为目标，坚持制度执行的严肃性。
3.2创新人事档案管理的理念
新形势下的人事档案管理工作的发展重点是提高单位档案管理人员的工作能力。通过一定的措施，使工作人员能够发挥自己的主动性和积极性，为档案管理工作的建设发挥自己应有的作用，切实提高管理人员的人事档案管理的意识。
在未来，人事档案管理的重点不再是怎样快速的收集员工的基本信息、整理和保管信息，而是怎样利用好人事档案信息。这就要求相关档案管理的工作人员应该主动出击，变被动服务为主动服务，积极了解和完善职工档案信息，不断提高档案管理工作的效率，同时也逐步提升档案管理工作的服务质量。而对于单位的管理部门来说，应该注重档案管理工作，对单位现有的档案进行整理、归类存档，将意义重大的档案整体成册，有效的保管和储存。
3.3提高档案信息的利用价值
传统的人事档案资料收集手段、管理方式落后、服务方式单调，很难适应不断改革深化的人事管理工作。要使人事档案更好地为人事管理工作，就必须改变传统的管理方式，通过更有效且优质的服务来促进信息资源的开发。
3.3.1实行现代化管理。建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
3.3.2实行开放式的管理。及时将职工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点事件中的表现记录在案，真实、准确、完整、立体地反映职工个人的情况，提高决策工作的水平。
3.3.3实行服务式管理，在工作中注重实效，在职工的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退（离）等事项中，尽最大努力帮助用档单位用好档案资料，努力为其提供优质服务，提高人事档案的使用效率。
3.4加强档案工作的基础建设
人事档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查和维护；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备等。
3.5加强人才队伍建设
在事业单位的人事档案管理工作中，由于其业务性要求比较好，保密性要求比较强，政策性也相对比较强。这就对事业单位的档案管理工作人员的素质提出了比较高的要求。在事业单位的档案管理工作人员选择过程中，要注意在挑选工作人员的业务水平的同时考察人员的品格和作风等。在新员工的入职培训过程中，要注意培养相关工作人员的专业素质和职业责任感。同时，要不断引进新型高素质人才，壮大档案管理人才队伍。
4.结语
在人事档案管理工作开展过程中，增强工作人员对档案管理的重视程度，创新档案管理模式和理念，改进人事档案管理制度，加快人事档案管理工作的现代化建设，全面提升档案管理人员的素质，才能促进人力资源建设的可持续发展。
参考文献：
[1] 罗小利. 如何做好档案管理工作[J]. 民营科技. 2013（05）：45-46[2] 周桂玲，张丽萍. 人事档案管理中存在的问题及未来发展对策[J]. 黑龙江科技信息. 2013（14）：28-29
论文作者:张晋
论文发表刊物:《基层建设》2015年31期
论文发表时间:2016/9/28
标签：人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 管理工作论文; 材料论文; 管理人员论文; 《基层建设》2015年31期论文;