科研组织的管理熵问题初探，本文主要内容关键词为：科研论文,组织论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G311 文献标识码：A 文章编号：1002-0241(2004)02-0012-04
一、科研组织管理熵的内涵
在科研组织的知识生产与知识创造过程中，任何一种固定的管理制度或组织结构，总呈现出有效性逐渐减少而无效性不断增加的不可逆过程。与此相应，科研组织的管理正熵是指在科研组织运行过程中，由于复杂的知识创造与知识管理过程受不确定的、相互影响的变量控制所导致的管理效率的损失程度，即对管理混乱程度的度量。换言之，管理正熵实际上反映了如下事实：管理的有效性在组织的运行过程中总是不断减少，直到最后近乎失效。从熵增原理可知，若科研组织是封闭的（人为或非人为诱因），则其管理熵值是不断增加的，最终可能趋向“热寂”。但是，为什么并非所有科研组织都走向“死亡”、甚至有很多能够保持持久的生命力？其原因在于这些科研组织具有开放性，通过不断引入管理负熵，抵消了组织管理正熵的增加，在一定程度上维持了组织的有序性。因而，我们可以相应地将管理负熵定义为在开放性的科研组织中，由于外界信息、能量和物质等的输入，使得科研组织管理的有序增加的程度，而科研组织的管理熵值是管理正熵与管理负熵之和。
无论管理正熵还是管理负熵，它们的来源都有可能是外界的也可能是科研组织内部，只不过从长期来看，在“内熵流”中，管理正熵可能占据优势，表现出熵增的结果，而在“外熵流”中，管理负熵可能占据优势，从而表现出熵减的结果。同时，在科研组织中，管理正熵的生成在某种程度上带有自发性与主动性特征，或者说管理正熵的产生是科研组织运转的必然结果，只要存在科研组织的经营管理，就一定会产生不利于维持科研组织经营管理秩序的管理正熵。但科研组织负熵的产生却大不相同。科研组织要想生成用于抵消管理正熵并用以强化科研组织管理有序度的管理负熵，则必须依赖于人为因素的强制作用，即科研组织只有借助外界人为地施加动力，才有可能在科研组织内部形成负熵流。
二、科研组织管理正熵的影响因素
科研组织的正熵流
是指那些降低组织管理有序程度，导致管理出现混乱的影响因素，按照来源可区分为来自科研组织内部和来自科研组织外部的两种正熵流。
1.来自于科研组织内部的正熵流
来自科研组织内部的正熵流
体现在：
(1)不合时宜的组织结构
。就科研组织本身来说，具有性质各不相同的多层级和多功能结构，它们既在耦合状态下存在非线性的相互影响，又分别与整体之间存在非线性的相互影响。在科研组织的知识创造过程中，随着上述影响的深入与持续，促使组织内部结构性磨擦系数加大，组织的机动性、灵敏性与创造性势必降低，进而体现为管理熵增。
(2)消极的管理决策
。管理决策是激励组织内部员工积极性的关键因素。决策缺乏科学性，甚至明显背离科研组织的实际情况，组织内不可避免地会出现排斥和抵触现象，增加相互之间行为的摩擦系数，使得管理效率丧失，从而引起管理熵的增加。
(3)低质的研究与管理团队
。科研组织是知识创造型机构，组织运行的效率很大程度上取决于组织成员的素质和对组织本身及对工作的态度。如果人员的素质和态度的发展与组织发展、环境发展的要求不同步，最终将导致管理熵增。例如，以自我为中心的个人主义行为，背离组织目标的非正式组织行为，员工获取和理解知识的技能低下等消极因素。
(4)固步自封的组织文化
。科研组织可以通过价值观、道德观等，对组织成员的凝聚力、主动性和创造性产生影响，促使管理效率增加。但是随着环境等各种条件的变化，在相对封闭的组织系统里，组织文化会逐渐固步自封，不仅丧失其对内部成员应有的促进作用，还会造成组织与外界的沟通障碍，使组织管理效率落后于先前的水平以及其他科研组织的水平。
(5)阻塞的信息沟通渠道
。信息渠道是组织存在、运行与发展的基本条件，它与组织的结构有密切关系。随着组织结构的老化与膨胀，会使原有的信息渠道变长、变窄，中转的节点枢纽增多，形成更稠密复杂的信息网络结构，使信息在传递过程中极易产生失真，降低了信息的时效性，对决策和执行产生负面影响，导致管理熵的增加。
(6)僵化的制度体系
。在相对封闭的科研组织内部，在管理制度实行的初期可能是有效的，但随着时间的推移和环境的变化，许多管理制度变得不再适合组织的实际情况，而这些制度之间又相互制约，使制度体系整体功能的有效性降低，使管理熵逐渐增加。
(7)不当的领导风格
。在科研组织中，大多是知识型员工，如果科研组织管理者的领导风格不恰当，如肆意行使管理权，凌驾于组织制度和被管理者之上，造成管理者与被管理者之间产生巨大鸿沟，将会大大降低科研组织内部的协作性，抑制组织员工的积极性和创造性，影响组织目标的实现，造成管理熵增。
(8)其他不利的内部影响因素
。
2.来自科研组织外部的正熵流
来自科研组织外部的正熵流
主要体现在：
(1)政治和法律环境的改变
。政治和法律环境产生的正熵流主要是指由于政治体制的更替或者法律制度的改变，使得科研组织原来的组织目标或所从事领域不再被许可，不能再继续深入研究下去，导致组织的功能发生极大紊乱。虽然这种正熵流可能极大，但其发生的概率却相对较小。
(2)社会和市场需求的改变
。科研组织的知识创新与技术创新，归根结底要满足社会和市场的需要。当社会和市场的需要发生改变时，科研组织的发展目标也应随之调整，这也会给组织的正常运行造成一定程度的影响，导致管理熵增。
(3)不良物质、信息和能量的注入
。在组织的运行过程中，由于组织的开放性，使得其与外界环境之间产生信息、物质和能量的交换。但组织吸取的信息、物质和能量不一定是组织需要的或者对组织有正面作用的，如不良文化习气等，会在一定程度上影响组织的正常运行，阻碍组织目标的实现。
(4)竞争对手对组织人才资源的掠夺
。人才是科研组织发挥创新功能的核心力量，不同的科研组织之间可能会存在人才的竞争。如果一个科研组织的人才资源被其他组织所获取，将给前者带来一定的损失，从而影响组织业绩的实现，表现为组织的管理熵增。
(5)其他影响因素
。
三、科研组织的管理负熵
科研组织的管理负熵
是指那些能够提高组织管理与运行效率，增加组织有序性的影响因素，这里也按照来源分为内部和外部两种负熵。
1.来自于科研组织内部的负熵
(1)建立自适应的组织结构
。建立自适应的科研组织结构，可以避免组织的老化和膨胀所带来的不利影响，提高组织对环境变化的适应性，增强组织在不同环境和状态下的灵活性与有效性，使组织保持稳定的运行效率，形成管理熵减的积极效应。
(2)制度体系的弹性
。僵化的制度体系会阻碍组织目标的实现，而弹性的制度体系则可以适应环境和需求的变化，能够在不同的情况下发挥应有的作用，提高组织的工作效率，提高组织的绩效水平，有助于管理熵的减少。
(3)确立共同的远景
。彼得·圣吉在《第五项修炼》一书提到，组织的共同远景是协同各种力量来促进组织发展的重要因素。如果能够将组织的整体利益与员工的个人利益、行为准则和价值标准进行整合，使之融为一体，形成组织上下共同认可的远景与目标，必将在组织中产生协同作用，避免非正式组织与科研组织整体发生利益冲突，弱化非正式组织的不利影响，提高组织的业绩，从而减少管理熵。
(4)完善的信息沟通渠道
。科研组织通过建立完善的、富有弹性的信息沟通渠道，一方面实现组织知识共享，另一方面理顺组织的各种关系，使得组织目标、计划与政策变化能够及时准确地传达到每一个层次的员工那里，提高员工对科研组织工作性质和进度的把握，增强其工作的有效性，避免或减少无用功的出现，从而提高组织效率。
(5)人性化的领导风格
。对于知识型员工而言，更具人性化的领导风格有助于加强管理者与员工的感情沟通，融洽员工与管理者之间的关系，从而避免产生不利于科研组织管理的矛盾与冲突，减少摩擦，提高效能。
(6)精炼的科研组织文化
。精炼的、不断与时俱进的科研组织文化能在科研组织内部形成强大的凝聚力，增强员工之间的团结合作，减少不必要的冲突，从而减少内耗，维持科研组织的管理的有效性。
(7)其他内部影响因素
。
2.来自于科研组织外部的负熵
(1)政治和法律环境的改变
。与政治和法律环境对科研组织产生的正熵流作用恰恰相反，在政治体制的更替或者法律制度的改变之后，科研组织目标或所从事领域由原来的冷门领域变为重点发展的热门领域，为组织的发展提供了机遇，也为组织的发展注入了新的动力。
(2)社会和市场需求的改变
。社会和市场需要的改变如果恰恰使得科研组织的知识创新与技术创新的成果能够更好地发挥作用，则必将给予科研组织更大的发展空间，从而激发组织的能动性和创造性。
(3)良性的物质、信息和能量的注入
。在开放性科研组织的运行过程中，组织通过吸取的真实、有效、及时的信息、物质和能量，使得组织能够及时调整发展方向，获取急需的资源，为组织的发展提供帮助，减少知识创造过程的混乱程度，促进组织目标的实现。
(4)优秀人才资源的注入
。科研组织的优秀人才资源的注入主要体现在如下几方面：第一，吸收新生人才力量，如招聘应届毕业生等；第二，培训已有员工的知识水平，提高资源质量；第三，争取同类科研组织已有的优秀人才：第四，不断淘汰不适合组织发展的人才资源。这样，通过优秀人才资源的注入和已有人才资源水平的提升，提高组织成员的创造性和竞争意识。
(5)同类科研组织的进步所导致的竞争压力
。由于竞争的残酷性，当其他同类科研组织的水平不断提高的时候，为了避免被社会和市场所淘汰，科研组织必须不断强迫自己提高知识创新水平，从而产生持续推动组织向前发展的动力。
(6)上游科研组织的技术进步与重大创新
。上游科研组织的技术进步和重大创新可以为科研组织本身提供更高的创新平台，有利于提高其技术水平和创新能力。
(7)其他外部影响因素
。
实际上，无论是内熵还是外熵、正熵还是负熵，它们之间都是相互影响、相互制约的。有些内熵流是由外熵流所引起的，而有些外熵流则通过内熵流来实现，正熵流和负熵流的关系也是如此。因此，在考察科研组织的管理熵流时，应该灵活辨证地加以对待，而不应机械地认为它们是完全独立、各不相关的。
如前所述，科研组织的管理熵值是管理正熵与管理负熵之和，内熵和外熵、正熵和负熵之间又有一定的相关性，因此科研组织管理熵值的计算公式为：
四、结论
在本文的管理熵计量模型中，不同的dS值表示科研组织处于不同的管理状态。以此为基础，可概括出科研组织三个层次的管理状况：第一层次是死气沉沉、毫无生气，对应dS＞0，因为组织中管理正熵的产生远远大于管理负熵的流入，导致管理熵值过高，增加了管理的混乱程度，管理处于一种相对无序状态。第二层次是管理效率保持平稳，对应dS=0，因为组织的管理正熵的增加与管理负熵的流入刚好相抵，管理熵值基本保持不变，组织达到此有序结构上的最佳状态，但由于负熵流不够强，不足以使组织的管理产生混沌状态，管理状态不能发生质的飞跃。第三层次是科研组织能够不断改善管理状况，提高管理绩效，对应dS＜0，因为耗散功能的作用，在组织的一定程度的低熵状态下，形成了混沌状态，导致“蝴蝶效应”的出现，使得科研组织能够通过自组织实现从一种有序结构向更高有序结构的演化。
收稿日期：2003-11-28