摘要：档案管理系统的建设，可以解决企业实时快速办公的需求，可以提高企业的工作效率，可以实现灵活高效的管理模式，可以转变服务方式从资料提供者向信息服务者转变。因此加大档案信息化建设的力度，切实提升档案管理水平，是服务企业生产经营的职责所在。本文对企业档案管理系统建设进行研究。
关键词：企业；档案管理；建设；研究
引言：传统企业档案管理模式不能满足当前企业经营发展需求，企业在开展档案管理工作时存在了一些问题，阻碍了企业的快速发展。为了推动企业的快速发展，需要改变当前企业档案管理现状，有效提升企业档案管理工作效率。在日常工作中，为了提高企业档案管理工作创新以及提高企业服务模式创新，应该在实际档案管理工作中，提高企业档案管理。
一、建设内容
档案管理系统的建设需要从规范制度、数字资源、技术平台和保障体系四个维度进行建设，分步实施，最终达到“组织精益、流程规范、资源丰富、技术先进”的管理目标。
1、规范制度
通过逐步建立统一的制度规范体系，为档案的科学管理提供基本方向和更为细致的操作指南，为实现档案管理各环节的控制和管理提供更具操作性的指导和规范。
2、数字资源
梳理各级单位档案资源已有情况和未来规划，推动档案资源数字化，对整个企业档案信息资源进行整合，确保业务的全覆盖，实现信息的充分共享。
3、技术平台
在信息化建设基础上，充分利用企业已有基础设施，以先进的信息技术为手段，适应网络平台，建设符合规划和设计要求的档案信息化管理系统，实现由传统管理向信息化、知识化管理发展。
4、保障体系
做好人才队伍、项目资金、技术支撑、安全保证、运营维护等多方面的保障措施，确保顺利完成建设以及后期系统正常运营。
二、系统建设目标
1、总体目标
建设一个能够覆盖整个企业，包括企业总部、分公司、项目部三级机构均可使用的、灵活的、易扩展的档案管理平台。达到系统内协同管理的体系平台，满足各个机构的档案管理规范、数据类型统一、信息显示完整的目标。达到档案资源的储存安全性高，利用率高，档案管理实现数据化、档案收集实现自动化、档案访问实现安全化、档案利用实现简便化，使之成为企业发展的重要信息管理平台。
2、具体目标
（1）实现整个企业范围的档案系统“一体化”。形成上下互联互通、覆盖全部档案资源一体化的档案管理平台，推动档案工作规范化和科学化，实现档案资源充分整合和共享。
（2）实现与OA、工程管理系统、统一身份认证等系统的“全集成”。实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统形成的电子文档能够实时归档、实时接收，真正实现文档一体化和文件全生命周期管理。
（3）实现档案工作、业务过程及数据的全管控。通过档案管理系统，实现档案收集、移交、归档、借阅、查询、利用等业务的全程信息化管理；通过上下一体化的档案系统，实现上下级档案业务指导和监督；通过统一的平台，及时发布档案工作相关制度，方便档案人员及时了解和掌握；通过数据目录，可对全部档案数据进行维护，确保档案数据的安全。
（4）实现档案资源及其它相关资源的全覆盖。档案资料包含文件档案、工程档案、财务档案、人事档案、音视频档案等相关信息。系统不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广泛的领域，从而使档案信息资源成为一个超大规模的知识库。
三、设计原则
1、先进性
系统在设计过程中，应当采用目前国内先进同时国外也广泛应用的技术来开发设计系统的架构。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆系统应采用HTML5+CSS3、工作流技术、全文检索、Ajax技术等，并把各种先进技术整合在系统中。
2、安全性
从系统访问安全、程序访问安全、功能安全、数据安全四个方面进行控制。系统访问安全采用限制访问IP地址、访问时间、访问次数等方面进行。程序安全采用对程序资源访问控制方面进行。功能安全从对系统的操作方面进行，如上传文件的大小、非法输入的限制、权限控制等。数据安全从数据的存储和传输方向进行，如数据加密等。
3、扩展性
可扩展性是高性能、低成本和可维护性等诸多因素的综合考量和平衡，可扩展性讲究平滑线性的性能提升，更侧重于系统的水平扩展。系统设计完要留有升级接口和升级空间，对扩展开放，对修改关闭。在数据、业务、服务方面可根据需求灵活实现扩展。
四、体系架构
（1）展现层。使用Struts框架的展现层。显示的图形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其优势有三点：①代码可重复利用，并且在不改变系统核心功能的情况下展现多种图形页面。②开发的协同性，前台开发人员和后台开发人员可以同时独立的进行工作，并且系统界面的变化不会造成核心处理功能的变化。③可靠性，处理功能和显示功能可以分开，在无需重新编译逻辑功能的情况下可以修改系统的展示界面。（2）应用层。实现系统中全部的业务功能。包括档案管理中的档案登记、维护、保存、使用、访问、权限控制等功能。其中流程引擎控制着整个系统的业务流程，使各个相对独立或有先后顺序的功能可以有效的结合起来，功能之间的访问可调用对应的接口。（3）服务层。作为系统的服务总线，可以为系统提供面向服务的开发工具集。原理是将基本功能包含到开发工具集里面，并提供统一的数据访问接口供应用层使用。（4）逻辑层。它处于数据层与应用层中间，是二者之间的纽带，起到了据交换中承上启下的作用，是一种弱耦合结构，层与层之间的依赖是向下的。主要负责制定系统中的业务规则和实现业务流程。（5）数据层。储存系统中使用的数据信息，为前台展示提供数据源。数据源可以采用数据库、XML数据集、Excel表格等形式。
五、现代企业档案管理服务模式的创新
1、数据管理提高企业档案服务创新
在数据时代背景下，数据信息可以快速获取和高速的流通，大量的数据信息可以进行快速、精准和及时进行处理。如何使数据时代推动企业档案服务模式创新发展：（1）提高了企业档案服务，加大对企业档案管理工作合理利用。（2）及时对企业研究档案服务运用新方法、新思路，提高企业档案管理质量。
2、信息化企业档案管理云存储模式的创新
（1）采用云存储模式提高现代企业档案文件存储的安全性和完整性，给用户们提供更好、更便捷的企业档案管理服务。优化企业档案管理服务质量，完善现企业电子档案相关配套设施，创建企业档案信息多媒体数据库，将声音、图片、视频等档案信息存储到云平台系统当中。（2）企业在日常档案管理中存在信息量比较庞大，不方便工作人员整理，存在企业档案资源共享问题，应做好企业档案分散，企业档案目录整合工作。做好企业档案资源共享，可以有效实现企业可持续发展。做好企业档案管理工作，需要做好企业档案数据管理，使档案数据管理工作更加便捷。建立企业档案信息网站，搭建良好的沟通平台，在线客服、电子信箱等，提高企业服务质量，有效防止企业档案数据信息丢失及合理化利用。
结束语
档案管理系统的建设，为企业员工提供了快捷方便的办公手段，企业的办公效率得到了显著的提升，同时企业的信息化管理水平也上升到了一个新的高度，对企业的发展和进步起到了极为重要的作用。
参考文献
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[3]林文敏.企业档案管理信息系统建设的基本原则[J].企业改革与管理，2016（06）：8.
论文作者:王丽
论文发表刊物:《城镇建设》2019年18期
论文发表时间:2019/10/31
标签：档案论文; 企业论文; 系统论文; 数据论文; 档案管理论文; 功能论文; 资源论文; 《城镇建设》2019年18期论文;