我国电子文件管理合作障碍探析，本文主要内容关键词为：探析论文,文件管理论文,障碍论文,我国论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
分类号：G270.7 1 电子文件管理呼唤合作 随着电子文件管理实践与研究的不断推进，人们逐渐认识到攻克电子文件管理难题并不能单靠文件、档案管理人员，也并非某一国家或某一专业领域人员能够独立解决，而是需要建立跨学科、跨领域与跨行业的合作机制共同解决。可以预见，未来这种合作需求将日益重要和迫切。 从国际上来看，电子文件管理合作正不断升温，通过合作促进电子文件管理创新的实践不断增多，典型案例如加拿大英属哥伦比亚大学的“保护电子文件的完整性”项目是与美国国防部文件管理业务流程再造工作组合作开展的[1]；澳大利亚“数字化保管动议”则由澳大利亚和新西兰十余个档案馆联合建立数字文件管理联盟，提供电子文件保存、移交和利用的框架和战略方针，以共同应对数字文件带来的挑战[2]；知名的InterPARES国际合作项目则由美国、英国、加拿大、中国等二十余国的档案馆、大学和研究机构共同参与。 相对于国际上的电子文件管理合作开展较多并形成了许多有益经验，我国电子文件管理合作状况并不理想，已有的合作大多局限于档案部门与软硬件供应商之间的产品、服务购买等方面，或是档案部门之间的合作，如“异地备份、跨馆出证”等。本文全面分析当前我国电子文件管理合作存在的主要障碍。 2 障碍之一：合作协调机构缺失 电子文件管理合作是一个涉及面极广且学科交叉现象极为突出和复杂的系统工程，需要能够开展统筹规划且专业性强的组织领导机构，以实现宏观层面的管理，并对合作进行协调。从电子文件管理现状来看，我国档案行政管理部门并非电子文件管理合作机制的理想合作协调机构，这就导致了合作协调机构的缺失。档案部门不是理想的合作协调机构，其主要原因如下： 2.1 职权范围存在局限 就国家层面而言，档案工作、文件工作分别归属国家档案局、“两办”管理，这在很大程度上导致了文件与档案管理工作无法很好地衔接，通常表现为文件主管部门对后续档案管理工作考虑不足，而档案主管部门却很难对文件工作进行有效的前端控制[3]。可以说，目前国家档案局在电子文件管理的职责范围上存在较大的局限性，无法做到对电子文件管理进行全程的组织与协调，难以承担起作为合作协调机构的职能。 2.2 对电子文件管理工作的掌控力不足 电子文件管理涉及国家制度与当地文化传统、工作组织模式与业务特点、工作管理技术与方法等方方面面。尽管20世纪90年代以来档案行政主管部门相继制定出台一系列的电子文件管理标准和管理办法，但尚未制定出与我国电子文件管理跨区域、跨学科、跨行业合作相适应的管理政策与技术规范，在电子文件管理合作领域反应迟缓。面对专业性极强且与信息技术发展密切相关的电子文件管理，我国档案行政主管部门在加强合作方面的权威性和地位受到挑战。2009年12月，我国《电子文件管理暂行办法》确立了由九个部门组成的国家电子文件管理部际联席会议制度，在组织协调机构改革上向前迈出了探索性的一步，但其实际效用还有待进一步加强。 3 障碍之二：合作方针难以统一 电子文件管理合作方针是指导电子文件管理合作开展的纲领性要求，包括奋斗目标与行动步骤等具体内容。统一的合作方针为规划最优业务实践、建立互操作性强和协调度高的处理过程以及提高成本收益比奠定了坚实的理论基础[4]。我国电子文件管理合作方针在整体目标和阶段步骤的设置上应充分考虑地区差异、学科协作及专业衔接。 1994年国家经济信息化联席会议针对信息化工作制定了“统筹规划、联合建设、统一标准、专通结合”方针[5]；1997年，原国家信息化工作领导小组根据我国国情制定了《国家信息化“九五”规划和2010年远景目标(纲要)》，提出了“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”方针[6]。这些方针在不同程度上强调了信息化发展过程中部门之间合作与协调的重要性，但目前我国仍没有专门针对电子文件管理合作的方针政策，缺少在跨领域、跨学科及跨行业合作等方面的行动目标和具体步骤。影响我国电子文件管理合作方针建立的因素有很多，主要可以从意识、理论两方面进行剖析。 3.1 意识因素 电子文件管理合作过程中观念意识的不同，不仅表现在管理政策与管理方法的不同上，也同样表现为观点取向和利益分配的差异上。在InterPARES项目合作之初，项目负责人路易安娜·杜兰蒂教授就清楚地指出，来自不同专业和领域的专家、产业代表、机构代表以及档案学专业学者和学生用各自不同的观点，从不同的专业视角来探讨和审视这个项目和研究，他们有着不同的利益出发点，甚至他们的文件处理方式存在着截然不同的差异和特性[7]。每个不同领域的学者和专家都可以为电子文件管理的合作提供各自的技术、知识和研究视角，但是若想使不同领域学者的成果和学术贡献紧密联系在一起，共同构筑电子文件管理的合作体系，就不能将他们看做是这个体系中独立的一部分，而要将他们作为密不可分的整体。意识上的分歧和矛盾不利于我国电子文件管理合作目标的实现。 3.2 理论因素 从我国目前电子文件管理基础理论发展来看，虽然理论研究相对于西方发达国家起步较晚，但近十年的发展进程不断加快，电子文件管理理论研究成为档案学领域的研究重点和热点，体现了我国政府、科研机构及企业对电子文件管理的重视。同时，将西方发达国家电子文件管理的最新理论和最佳实践成果引入进来，据此构建具有中国特色的电子文件管理理论，这是我国的一大特点。然而，在引入和借鉴西方理论时，仍存在“本土化”不足的现象，而且专家对相关理论阐释的分歧较大，致使实践部门在工作中无所适从。在学术研究中，理论分歧不可避免，但理论认识长期不能达成共识，这对建立统一的合作方针非常不利。 4 障碍之三：科研成果合作程度低 随着信息技术的日新月异和科研领域不断拓展，许多科研任务的完成需要构建科研联盟、开展科研合作。目前我国电子文件管理科研合作现状如何？笔者以近十年(2005-2014)的《档案学通讯》与《档案学研究》中刊发的以“电子文件”为篇名的论文为研究对象(检索出论文共181篇)，分析我国电子文件管理研究科研合作情况。 4.1 核心作者分析 核心作者指发文量最大且影响力较高的作者。根据普赖斯定律，在同一主题中半数的论文为一群高生产能力作者所撰，这一作者集合的数量上约等于全部作者总数的平方根[8]。可以确定核心作者最低发文数M≈0.749(Nmax)*0.5，其中Nmax是发表论文最多作者的发文数。根据公式，计算M2.62，也就是说发文3篇及以上为该领域的核心作者。经统计，电子文件按管理研究核心作者有21位，其中只有2名来自实践部门，其他19名作者均是来自高校的教师和研究人员。这说明我国在该领域比较活跃的研究者主要来自高校档案管理及相关专业，其他部门和系统工作人员参与进来的很少，更遑论合作。 4.2 作者合作率与合作度分析 作者合作率和合作度是衡量科研合作的两个重要指标，合作率是合作论文总数占全部论文数的比例，合作度是作者人数与论文总数之比。《档案学通讯》与《档案学研究》十年来刊发与电子文件相关的论文中，作者的合作率与合作度统计如表1所示。