摘要：高职院校的学生档案作为高职院校的档案中最重要的一部分，如何管理好这些档案，对于促进高职院校健康积极发展会和提升办学质量也有着重要的意义。对于如何高效的，智慧的管理这些学生档案，特别是面对现在学生数量在日益增多的情况下，这个问题就显得尤为重要，毕竟高校教育是学生教育生涯中很重要的一环。高职院校学生档案管理者应该在重视学生档案管理的同时然后再加强建章立制、丰富档案信息、实施网络化管理、做好毕业追踪、加大开发利用等做好高职院校学生档案规范化管理工作。特别是现在是大数据时代，和即将来临的5G的万物互联，更是一个可以将学生档案更加智慧化，数据化，规范化，标准化，简便化的契机，充分发挥档案的社会服务功能，从而扩大学校的社会影响，丰富学校的校史档案资源。作为档案的工作人员硬应该朝着这方面努力。
关键词：高职院校学生档案；智慧化管理
一、高职院校档案
我们要管理档案，首先得明白为什么要管理档案。档案指的是某个人或者某个组织在社会价值实现过程中，形成有明确的记录和完整的各种信息。学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。特别是对于高职院校来说，高职院校的学生可能在实习的时候就直接和企业或者他所想工作的工作岗位对接，而档案作为企业了解学生的一个重要渠道，学校的档案管理者就应该要做好学生档案内容收集，整理，归纳的工作，特别是在毕业季，学生一股脑的需要档案信息，如果学校在档案的管理效率上有缺失，就很耽误学生的时间还有管理者自己的时间，甚至出现档案丢失也是不一定的。还有就是毕业生的档案繁多，有些学生自己也分不清需要什么档案，比如学籍档案，人事档案，这都是不一样的，学籍档案是指在学生通过全国统一高等学生招生考试或者其实如单招途径进入高职院校以后，这档案记录了学生的高考成绩，还有在高职院校期间取得的成绩，成就还有一些荣誉，奖励或者惩罚，还有就是学生自己的个人状况和家庭的状况。而人事档案，是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，它具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点。
高职院校学生的人事档案是由学籍档案转换而来的，对于这些档案的管理方法国家一般是：
一、是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。
二、是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生。
三、是把档案转至就业代理或人才交流中心。
这些管理方法都注定了对于高职院校的档案管理者来说，如果在学校的时候做不好档案管理的工作，或者说由于一年一年毕业生的档案挤压，档案繁多，就很容易造成效率低下，费时费力，而是档案信息也不透明。很多毕业生都面临的问题是都不知道自己档案在哪里等需要的时候发现档案没在当地的人才市场，很多学生的家距离学校可能都是跨市，跨省，再回学校去找是一件特别麻烦的事情，还有就是很多学生查不到自己的档案就以为档案丢失，也不管不问，真的需要用到档案的时候可能过了好几年，就两眼一抹黑，什么都不知道，那个时候再去学校找，可能学校也把这好几年的档案也封存了，这样麻烦了学生，也麻烦了学校。作为高职院校的档案管理人员，学校，学生，企业的沟通桥梁，如何更好的解决这些问题，更加智慧的管理，就成了首要的问题，毕竟问题越积累越多，学生人数每年也在增加，档案管理起来的压力也在逐步增加，早完善早受益。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
二、智慧化管理
由于高职院校的学生人数日益增多，高职院校对于学生的培养要求越来越高，因此在高职院校档案智慧化管理的水平也要不断提升，才能不断的满足和适应高职院校学生的需求。具体作为档案的管理人员和学校管理人员应该怎么做，如何进行高效的智慧化管理？应该是分为两个方面来说
（1）运用先进的技术手段
在这个日新月异，发展迅速的社会来说，不进步就会被淘汰，各行各业也都是如此，特别是现在计算机应用已经很深入到了每个人的生活中，手机也成了每个人必不可少的东西，而“大数据”也是国家这两年在大力发展的技术，如何将这些技术运用到学生档案管理里面，才是最重要的，毕竟传统的纸袋，笔记管理，已经是很落后，低效了。
在现在这大数据的背景下，就要求管理人员明白大数据是什么，去怎么做，工作思路是什么。就比如大数据是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。而且在高职院校的档案馆中各个部门可能采取不同的格式来记录学生的档案的信息，就会产生不同类型的数据库，各个数据部门之间可能有不兼容，不协调的地方，但是如果在运用大数据的技术方法手段，将各个部门数据整合到一起，形成资源信息整合，并且一起进行管理，这样一来各个数据档案之前就不是独立运行，这样一来，在大数和将来的云计算的应用得以实施过后，分析和在庞大的数据中挖掘有价值的信息才会成为可能，学生对于自己所需要的档案也可以第一时间调出。
（2）提升档案管理人员的素养和技术
虽然大数据和云计算，还有即将到来的5g时代，对于数据的整理和分析已经到了一个新的高度了，学生都可以通过自己的手机来查询自己的档案情况，但是技术再方便好用，前期工作和后期维护都是需要人来进行管理，特别是这么多的学生资料，隐秘数据，如果不根据实际情况制定相应的规则进行管理，为大数据背景下学生档案的智慧化管理建设提供依据。还有对于档案管理人员对于这些新技术的运用，软硬件的结合使用情况也要彻底的进行了解。在提升管理人员的精神素养的同时更要提升他们的技术能力，特别是较高水平的计算机专业能力，并且一定要培训到位，这种数据精细工作不能马虎，一点问题可能整个数据校对就会产生很大的困难麻烦。所以对于管理人员的技术水平一定放在重要位置，他们才是档案智慧化管理的坚实可靠的保障。
三、结束语
综上所述，在如何管理学生档案中，更加智慧化，高效化的管理，主要是要充分运用计算机技术，特别是大数据的技术和有可能运用到的云计算，运用这些先进的管理技术才能更好的对于高职学生的档案进行管理，分类，运用，还有就是管理人员自身的能力素养问题也要得到提升，为技术运用提供可靠的人才保障，这样才能使学生档案更好的更加高效成为企业了解学生的渠道和学生自己能够更加灵活方便的查找自己的档案为自己服务，也不用学生再像传统那样只能来档案室一个一个找，而是运用智能服务的终端，在手机上就能访问。也可以使高职院校档案管理工作从狭隘的档案资源管理转变为广义的大档案观。
参考文献
[1]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济,2017,(01)：59-61．
[2]滕月鹏.大数据时代高校档案智慧化管理探析[J].城建档案,2016,(07)：58-59．
[3]唐丽，陈家剑 探究大数据时代高校学生档案智慧化管理 现代营销.2019.
作者简介：金俊美（1979.09-），女，河北省唐山市人，硕士研究生，讲师，研究方向：学生心理教育。
论文作者:金俊美
论文发表刊物:《知识-力量》2019年9月32期
论文发表时间:2019/7/19
标签：档案论文; 学生论文; 数据论文; 高职院校论文; 学生档案论文; 自己的论文; 智慧论文; 《知识-力量》2019年9月32期论文;