朱银容
（广东港丰建设有限公司，516001）
【摘 要】作为港口基本建设档案管理首要环节的项目文件材料归集工作因为存在一定的问题，使得后期基本建设档案管理不能顺利进行，同时还有可能影响到基本建设项目的开展，因此本文首先阐述了港口基本建设项目文件材料归集的重要性，然后对落实文件材料归集工作提出一些建议。
【关键词】港口；基本建设项目；文件材料；归集；重要性
引言
随着我国社会经济的快速发展，愈加凸显了基本建设项目档案的重要性，因为它是包括港口基本建设、城市基本建设等在内的所有基本建设项目的基础，也是开展建设项目的重要依据，对建设项目有着非比寻常的意义和作用，所以企业也逐步开始重视起基本建设档案的管理，而且港口基本建设项目档案的基础就是基本建设项目的文件材料，建设项目文件材料的归集质量以及文件材料的完整性都是决定港口基本建设项目档案质量的重要因素，因此想要做好港口基本建设项目档案的建设，首先就必须要做好项目文件材料的归集，进而才能为档案的建设提供有效、充实的内容。
一、港口基本建设项目文件材料归集的重要性分析
港口基本建设项目档案是港口基本建设项目在建设活动中直接形成的具有归档保存、考查利用价值的各类形式和载体的历史记录的总称，包括文字、图表、电子和声像等。而其中的建设项目文件资料就是从项目的立项审批（核准备案）到竣工验收阶段等各个环节中直接产生的，它能够对项目竣工验收、运行维护等工作提供重要依据。做好港口基本建设项目文件材料归集工作，才能保证建设档案的建设和质量，才能为后期港口基本建设项目的发展提供重要依据，也能够有效保证建设项目的质量，使其为国家、社会、人民提供更好的服务。
二、落实港口基本建设项目文件材料归集工作的一些措施
（1）明确文件材料归集的范围和顺序
文件材料归集的范围和顺序可以是基于建设项目进程，也就是说，文件材料归集应该按照以下文件内容和顺序进行：（1）项目立项审批文件，包括项目建议书及审批文件；可行性研究报告及审批（核准）文件；可行性研究报告的评估报告或专家评审意见；行业主管部门对可行性研究报告的审查意见；环境影响评价报告书及批复；项目用地预审意见；岸线审批文件；通航安全、劳动安全、卫生防疫、防洪、消防等部门的评估及审核意见等。（2）设计基础文件，包括工程地质、水文地质及说明、勘察设计与报告、模型试验以及水文、气象等其它设计基础材料。（3）设计文件，包括总体规划设计；初步设计文件和施工图设计文件及审批文件；专家审查意见及审查会议纪要；设计后服务函等。（4）工程管理文件，包括建设用地规划许可及规划选址图；海域使用权证书；建设用地申请及批复；征地拆迁及移民有关文件；疏浚泥土弃置堆放用地审批文件；供电水、通讯等协议；开工备案文件；水上水下施工许可证；质量监督通知书；招投定标（含公告）文件及中标通知书，合同文件及协议书；技术规范的补充、修改文件等。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆（5）施工文件，包括段开工申请及批准文件；各工程开工审批文件；工程定位测量、复核记录；施工日志、事故处理报告；成品、混凝土预制件进场材料审批文件、合格证及相关试验记录等。（6）监理文件，包括监理规则、大纲与实施细则；工程计量支付文件；监理通知、工令、；工地例会与专题纪要以及监理日志等（7）竣工文件，包括竣工申请报告、验收报告；参建各方工程总结；工程结算、决算与审计报告；竣工图；有关专项验收报告等。（8）科研项目文件，包括任务书、批准书、协议书、委托书、合同以及研究方案、计划、调查研究报告等。
（2）坚持文件材料归集与项目建设同步
对于港口基本建设项目来说，它所涉及的工种有很多，工期也比较长，其不同环节涉及多种不同的文件材料，因此所形成的文件材料纷繁复杂，因此想要定时定期的归集各类文件材料是不能完全保证文件材料的完整性、准确性的，因此，工程管理人员应该形成随收随积累的行为习惯，根据文件材料的先后顺序或者相关联系随时进行文件材料的收集和积累，并做好相应的登记，也就是说，工程管理人员需要保证文件材料归集工作与项目建设的步调一致，这样不仅可以让文件材料的归集工作更加规范有序，同时也能够方便管理工作人员的查看调用，工程管理人员也能够结合自身的工作经验及时发现遗漏的文件材料，并且也能及时发现发现其他部门借阅却未及时归还的文件材料，进而及时催促相应部门归还所借阅的文件材料，以此最大限度保证文件材料的完整、完好。
根据上述可知，文件材料归集会涉及很多的单位和部门，再加上各单位各部门之间相互交叉，此外，很多文件材料都是需要按照相关程序办理的，从最开始的文件编写到最后的行文签发需要花费很长时间，这些都无疑加大了文件材料归集工作的难度，因此工程管理工作人员还需要掌握相关文件材料的办理程序，定期督促各单位、部门缴纳相应文件材料，这样工程管理工作人员就可以及时收集到相应的文件材料。
（3）明确文件材料归集的关键环节和薄弱环节
在开展文件材料归集工作的时候，相关管理工作人员还需要根据自身丰富的工作经验明确掌握整个归集工作的重点环节和薄弱环节，以此才能探讨出对应的方法和措施。就以文件材料归集的关键环节来说，主要涉及三个方面，第一个方面是收集项目建设设计文件，因为项目建设的设计通常都会出现频繁的变更现象，这样就不利于工程管理人员进行文件材料的归集，所以在文件材料的归集中，工程技术人员应该及时催要书面变更，并将变更内容准确的添加到施工图纸中，这样就能够避免一些细小设计变更因口头答复而被忽略的现象出现。第二个方面就是对地下管网工程文件材料的归集，因为这类工程错综复杂，并且对整个港口建设项目的建设及其项目功能的发挥有着非常重要的意义和作用，因此工程管理人员应该要着重关注和强调对该类工程文件材料的收集和积累。第三个方面是项目竣工验收文件材料的归集，因为每一项工程竣工后，其各环节的文件材料都会基本形成，此时工程管理人员不仅要根据相关《文件材料归档细则》中的相关文件材料归集内容和要求进行逐项对照，以保证全部文件材料都已归集完毕，同时对于归集中缺失的文件材料还要进行缺失原因标注。而对于薄弱环节来说，往往都是因为管理人员的不重视或者因为环节多、工作环节缺乏有效衔接等因素导致的，比如建设项目准备初期，因为各类原因所造成的空档和断档现象，都会严重影响到文件材料的归集，或者在进行技术材料的收集中，会因为设备采购和运输中相关人员不重视相关产品合格证、说明书等文件材料的收集与整合，使其出现丢失、破损等现象。因此在工程管理人员需要加强自身文件材料归集意识，同时还要与相关部门单位建立良好关系，以此通过交流和宣传，加强全员文件材料归集意识的提高，进一步保证文件材料归集工作的顺利进行。
三、结束语
总而言之，在进行港口基本建设项目文件材料归集工作的时候，相关管理人员一定要认识到文件材料归集的重要性，在明确文件材料归集内容和顺序以及保持文件材料归集与项目建设同步的基础上，结合自身丰富的工作经验，针对文件材料归集的重难点采取相应措施，加强归集工作的落实。
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论文作者:朱银容
论文发表刊物:《工程建设标准化》2015年11月供稿
论文发表时间:2016/1/28
标签：文件论文; 材料论文; 归集论文; 港口论文; 基本建设项目论文; 管理人员论文; 工作论文; 《工程建设标准化》2015年11月供稿论文;