摘要：随着我国经济发展进入新时代，传统的行政审批制度的弊端越来越凸显，行政审批制度改革的步伐越来越快，在适应了经济、社会的发展的同时推动了我国社会主义市场经济的快速发展。随着行政审批制度改革的加快，政府行政部门的档案管理工作也应适时的发生变化，以适应改革的需要。本文详细分析了当下行政审批档案管理工作中存在的一系列问题，在此基础上，提出了改进档案管理工作的措施，希望对行政部门的档案管理工作有一定的实践意义。
关键词：行政审批；档案管理；工作
引言：
档案管理作为行政审批工作过程中的重要一环，在传统的审批工作中问题频发，严重降低了行政部门的工作效率。因此，面对当下审批制度的改革，档案管理工作也应寻求新的方式以提高管理水平，进而提升整个行政部门的社会治理水平，促进社会经济快速发展，为人民群众的生活增便利。
一、档案管理在行政审批制度改革中的地位
（一）档案管理工作是记录行政审批制度改革历程的关键工作
档案管理工作是一门关键的专项工作，是记录行政审批制度改革历程的关键工作，能够真实反映改革的历程，在真实记录历史进程中发挥着重要的作用。一方面，档案管理不仅要保留每一次行政审批制度改革的文件，而且要积极运用，另一方面，要自觉形成并系统性地完成改革档案的积累和筛选，使政府的行政文化得以传承。档案管理在行政流程环节中的作用是无法代替或忽略的，绝不是微不足道的。
（二）档案管理工作是行政审批制度改革不可缺少的步骤
档案管理工作虽然受很多客观因素的影响，但随着国家经济和社会的发展，档案管理工作也将影响到行政审批制度改革的进程，这是因为档案管理工作始终在为其他工作提供基础服务，是其他工作的前提条件，是行政审批制度改革不可缺少的步骤。如能做好档案管理工作，便可解决许多难题，为社会管理、经济发展去除很多障碍。如果没有档案记录，就会给行政管理带来大量的冗余成本，在经济上造成不必要的浪费，给日常工作造成了不便，改革进程也将受阻。因此，档案管理是为其他各项工作创造了条件，在行政审批制度改革中必须予以重视，作为不可或缺的步骤，正确对待。
二、当下行政部门档案管理工作存在的问题
（一）档案管理思维落后
档案管理人员在管理档案时，对档案不重视，认为只要把档案存起来就完成了任务，而不管档案储存后的查找问题，致使一些档案在储存后难以查找，无法对档案进行再利用。事实上，档案的储存就是为了之后的工作需要，档案最大的意义在于人们可以随时进行查找、验证，为之后的工作提供便利。当下的档案管理工作重储存，轻利用，这种思维普遍存在于档案管理人员的脑海之中，严重阻碍了档案的有序管理。
（二）档案管理手段落后
当下的办公条件发生了巨大变化，互联网的广泛存在极大的节省了人力、物力以及财力，使工作更加便捷。但是，档案管理却没有完全跟上时代潮流，档案储存仍以纸质文件为主，数字化文件较少。这样落后的储存方式既造成了资源的浪费，又使得档案查找工作变得异常繁琐、困难。同时纸质文件的储存不利于一些文件的长期保存，导致文件本身出现问题，再利用效果大打折扣，还有一些数字化文件必须经过处理后才能以纸质版的形式储存，资源浪费严重。落后的档案管理手段极大的影响了行政部门的工作效率，造成了巨大的公共资源浪费。
（三）档案文件不完整
档案文件的不完整主要是由于行政部门在日常工作中重视项目的前期审批、中期监督等过程，对后期验收工作反而不重视，使得档案中缺少后期验收部分。这种文件不完整导致部门在查找相关档案时难以完整地再现项目的全部细节，不利于对项目事后进行监督检查。
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（四）档案多头管理，信息交流存在阻碍
档案多头管理导致文件储存不完整，最终导致了各部门信息交流不畅。文件储存不完整是由文件下发部门不一所导致的，也就是同一个项目要涉及多个不同部门，每个部门都要在自己职责范围内下发指导或者规范文件，这就导致一个项目的文件在各个不同部门都储存一部分，一份完整的项目档案被人为的切割、保存下来。档案的多头管理是当下档案管理中存在的现实问题，是由我国的条块分割问题引起的。这种多头管理既有优点又有缺点。优点在于各个部门可以管理和随时利用自身产生的各种文件，缺点是一个大型项目的档案被切割管理，且各个管理部门缺乏信息交流。这种档案储存方式极不利于后期档案的查找、利用，因为每一份档案都是不完整的，需要大量时间去每一个部门查询相关档案进行整理，这又降低了工作效率，浪费了公共资源，同时也不利于档案的系统化管理。
三、档案管理的改进措施
（一）重新认识档案管理工作的意义
要改进当下的档案管理工作，首先就是要重新认识档案管理工作，尤其是行政审批制度改革要求放松严格的行政审批，政府更多采用服务和监督的方式，而不是严格限制行政审批。在这样目标的指导下，档案管理部门也要适当改变管理方式，灵活地处理多样化的档案，倡导服务至上。其次要认识到档案管理工作本身发生了变化。行政审批制度的改革使得原来严格、复杂的行政审批档案类型发生了变化，文件数量大大减少，审批文件的程序和部门大大减少，这些减少使得档案管理工作更加精简的同时加大了档案管理的难度。最后一定要明白档案储存管理的最终目的还是要对档案进行后期利用，所以一定要加强档案再利用性。
（二）运用技术手段转变档案储存方式
通过技术手段实现档案的数字化储存既有利于档案的管理，也有利于后期档案的查找利用。数字化的管理手段是通过对原版文件的直接扫描，在计算机中建立文件库进行文件储存和管理。项目立项档案归档整理时，应做到电子档案与纸质档案同步，所有的纸质档案应保存其PDF、JPG 等格式的同版扫描件，同时保存影像、照片等纸质介质无法保存的资料。这种管理可以充分利用计算机的便利性，也可以避免错误的发生。这种数字化文件库还有利于文件的搜索和查找，极大的节约了人力、物力。
（三）档案管理部门完善档案
档案管理部门在管理档案时，应按照一个项目的前、中、后期来统一整理档案。项目的前期文件包括项目立项的批准文件、专家建议书、项目计划等，中期文件包括各个部门的实施文件以及项目预算文件等，后期包括项目检查、项目建成效果等相关文件。只有各个阶段文件齐全才能将文件归档储存，凡是文件存在缺失，档案管理部门有责任寻求相关负责部门予以寻找以完善档案内容。
（四）建立综合档案平台
利用互联网在整个行政部门内部建立档案的综合管理平台，以备各级部门和单位的检查和使用。综合管理平台的建立可使各个部门的档案加以汇总，形成完整的项目档案体系，解决不同部门档案的切割分离问题，同时也便利了档案的后期搜索使用，提高了行政部门的工作效率。
结束语
行政审批制度改革，既是形成创新型社会行之有效的措施，又是从基础上实现廉洁行政、构建创新行政方法的根本途径。档案管理工作是政府工作的重要组成部分，它记录着政府行政事务的来龙去脉，随着行政审批制度改革步伐不断加大，档案工作也越发受到重视，没有完善的档案管理，行政审批制度改革的成效就有可能被打折扣。行政审批制度改革的步伐越来越密集，改革已是大势所趋，这既是我国社会主义市场经济持续发展的需要，亦是社会制度不断完善的需要。
参考文献：
［1］乔尚奎.推动简政放权、放管结合、优化服务改革向纵深发展［M］.北京：中国言实出版社，2016.
［2］孟凡昌.我国行政审批制度的历史变迁考察［J］.长沙大学学报，2010（1）.
论文作者:李钰东
论文发表刊物:《基层建设》2019年第16期
论文发表时间:2019/8/28
标签：档案论文; 文件论文; 行政审批论文; 管理工作论文; 制度改革论文; 档案管理论文; 行政部门论文; 《基层建设》2019年第16期论文;