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中图分类号：F231.4 文献标识码：A 文章编号：1004-5937(2014)13-0101-04 一、基于表单的多维会计的概念 多维会计是运用一定的技术，对经济业务过程进行多维度记录，从而实现多维信息同步共享的管理信息系统。 本文提出的基于表单的多维会计(后文简称表单多维会计)是借鉴动量会计(三式会计)、作业成本法(ABC)和平衡计分卡(BSC)等现行会计管理理论的优点，以互联网、大数据共享和处理等信息技术为载体，业务部门通过业务表单(Business Sheets)对经济业务过程进行多维度记录，把核算流、现金流、管理流融合到业务分录(Business Entries)中，将财务、人力、流程、客户指标合为一体，实现信息的同步共享，对经济业务动因进行全面分析的管理信息系统。 管理上需要了解的信息越多，多维会计需要设计的维度就越多。表单多维会计通常可分为表单维度、核算维度和管理维度三大类。表单维度是记录表单的输入项目如表单类型、对象、时间、执行人等，核算维度又分为会计、现金流、税务三个维度，管理维度包括预算维度、动量维度、评价维度等。 二、表单多维会计的应用优势 与只简单记录经济业务的数量和金额的传统会计相比，表单多维会计嵌入了更多的诸如表单、核算、管理的信息元素，在表单勾稽控制、报表自动生成、预算绩效管理等方面有着明显的优势： (一)体现表单间的勾稽关系 表单维度有事件摘要、单据号、表单类型、填单部门、填单时间、业务对象、执行人、审核人、反馈方等记录单元。根据内部控制不相容职务分离原则，不同的业务表单由不同的执行者填写，两种不同业务的表单类型只有做到金额、事件摘要、业务对象保持一致，单据号唯一对应，才能实现分录的确认，而不是像传统会计只需要借贷平衡。例如在处理收到货款的业务分录时(表1)，“进账单”由财务部业务人员填写，但必须经财务部经理审核，并向主管财务的副总经理反馈。“应收账款备查簿事项”中由销售人员填写，经销售经理审批，向主管销售的副总经理反馈。 只有“进账单”中的金额、用途等事项与“应收账款备查簿事项”保持唯一对应，保证已完整记录了所有原始凭证信息单元，计算机才能确认一笔分录，从而实现自动勾稽。 (二)实现了“一张表单，多维核算” 多维会计解决了现金流量表、纳税申报表、会计分录不相容问题。如在计提固定资产折旧业务时的会计分录为“借：管理费用，贷：累计折旧”，表示核算维度中的会计维度；在记录会计分录的同时判明资金用途、现金流向、金额，这是核算维度中的现金流维度(本业务中不产生现金流入流出)；在处理计提累计折旧业务时，会计处理和税法政策可能不一致(如会计计提50000，税法计提40000)，这是核算维度中的税收维度(见表2)。 表单多维会计可以实现在同一笔业务分录中同时进行会计、税务和现金流记录，进而为实现财务报表自动生成功能提供清晰简洁的数据结构。
(三)实现了“一张表单，多维管理” 作业决定了标准(预算)，标准决定了(业绩)评价。表单多维会计通过以下三个步骤实现实际发生额与上期、同期、预算计划的对比记录：第一步，通过系统初始化工作将各种预算标准按照作业动因录入数据库中。第二步，系统将业务过程中的实际发生额与预算标准进行对比，形成部门业绩评价依据。第三步，通过引入财务指标和非财务指标、结合定量与定性指标，将预算、动量、评价等管理维度作为业绩评价的依据，查找产生差异的主客观原因，建立业绩评价机制和风险管理体系。例如在结转销售成本业务(表3)中，核算维度本月单位成本700元，销售单价为2500元，销售数量为50件，管理维度列示预算单位成本为650元，环比单位成本为630元，同比单位成本为680元，行业平均单位成本为660元，标杆企业单位成本为600元，则预算超支率为(700-650)/650×100％=7.7％、环比超支率为(700-630)/630×100％=12％、同比超支率为(700-680)/680×100％=3％、行业超支率为40/660×100％=6％、标杆超支率为100/600×100％=17％。 评价维度是根据企业历史财务数据和未来市场预测制定的一个或多个评价标准，在表3中，衡量产品生产成本的指标可以是销售成本率和成本超支率，假定本期预算销售价格为2500元，则按预算单位成本确定的销售成本率评价标准为650/2500×100％=26％，而根据会计核算实际单位成本计算的实际销售成本率为700/2500×100％=28％。假定评价标准确定实际成本不得超过682.5元(即不能多于预算成本32.5元)，则成本超支率标准值定为32.5/650×100％=5％，实际成本超支率为50/650×100％=7.7％。
三、表单多维会计的综合应用——以WJ建筑企业为例 (一)案例讨论 WJ公司是一所区域性国有建筑企业，经过5年的发展，已由单一的施工业务发展为涉及施工、商业自营、机器设备租赁、工程承包等业务。公司开展多种业务经营后，组织形式和管理制度并未进行相应调整。岗位设置仍然以大部门制为基础，原材料采购、人员安排、机器调配需求仍集中统一调配，造成入库管理困难、人员编制混乱、维修公摊不合理等困难。 薪酬管理仍由人事科统一计算商业自营、施工、工程承包人员薪酬。公司仍继续实行以岗定级的制度。按照实现劳动价值为依据确定岗位等级和分配标准，公司将全部岗位划分为科研、管理和生产三大类。科研岗位的平均工资是管理岗位的两倍，是生产岗位的四倍。 随着公司规模迅速扩大，管理机构和人员迅速增加，但员工工资连续一年甚至更长时间没有调整，奖金也没有发放，这对任何一个有上进心的员工来说都是很沮丧的事情，因为他不清楚公司对自己的公司如何评价。渐渐地，越来越多优秀员工离开公司。面对人才流失，士气低落及公司竞争力的削弱，内部控制、业绩考核、薪资管理等制度改革势在必行。 假定本月中旬职员工资发放中，施工队工资共计2000元/人×100人=200000元，其中自营施工人员30人，承包施工人员70人。管理部门共计4000元/人×30人=120000元，技术人员共计8000元/人×10人=80000元，全公司职员合计共计400000元。 (二)问题分析 WJ公司在内部控制和绩效管理下存在以下问题：第一，实际业务与会计核算无法对接，导致自营业务、承包业务、租赁业务不可能将所有工人的工资都计入生产成本中，同时也对“现金流量表”和“纳税申报表”的编制造成困难。第二，没有实行预算管理，没有和评价指标结合，也没有与环比数据、同比数据、行业数据和标杆企业进行对比，造成评价缺失。第三，薪酬制度僵化，没有成立以事业部为基础的责任中心，没有实行项目管理，导致维修、技术等公共分摊困难。企业的绩效考评制度无法维持员工的忠诚度和创新力。 (三)解决方案 采用以业务表单为基础的多维会计系统，把绩效评价指标动态地嵌入到“业务分录”中，将每一个指标嵌入到每一项作业流程中，从而实现经济业务的综合核算、综合管理和综合考评功能。 1.表单多维会计的综合核算功能 在本案例中，以“会计科目”为基点的传统会计不仅无法记录业务对象、执行、审核及业务时间、业务地点等业务信息单元，而且也遗漏了像现金流项目、纳税申报项目等重要的核算信息单元，而在表单多维会计系统则及时、完整地保存了这些信息单元。首先，在表单维度中，各业务部门和人力资源部门按照实际发生填写“工资计算单”，再由财务部门开具“支票”，此笔业务有共同的业务编号001，只有所有业务信息单元和控制系统的初始化设置完全一致，才能形成一笔合格的业务分录。其次，在核算维度中，除了设置传统的会计科目以外，还设置了现金流和纳税申报项目，分别记录现金流和税务流发生的性质和金额。如在表4中，发放自营业务工人工资60000元就同时产生投资活动产生的现金流出和纳税扣除项目60000元。 在表4示例中，表单多维会计通过设立以“业务”为核心的责任中心，将自营业务、施工业务、承包业务、租赁业务核算分离，根据业务进行资产配置、施工人员安排和后勤服务，进行多维度的综合核算，为实现综合管理和综合评价功能提供基础。
2.表单多维会计的综合管理功能 传统会计分录计量模式下只能生成以货币计量的当期数据，且只能用于事后追踪和决策分析，而表单多维会计能将事前的预算指标、实时的评价指标和历史的动量指标统一在分录中。在表5中，通过设置“工资额度”和“现金额度”等预算科目，可将预算计划同步登记在业务分录中。在制定预算计划时，分录为“借：现金额度——工资支付44万元，贷：工资额度44万元”。在实际业务发生时，分录为“借：工资额度40万元，贷：现金额度——现金支付40万元”。在决算时，结转预算差异，分录为“借：预算盈余——现金额度4万元，贷：现金额度——现金支付4万元”、“借：工资额度4万元，贷：预算盈余——工资额度4万元”。除预算维度外，管理维度还拓展了动量维度，用以比较不同时期历史数据与当期数据的差异，如本期工资支付总额为40万元，上期数为42万元，则环比增长-5％。在评价维度中，生产部门设置目标完工程度(实际完成数/目标任务数)和合格率指标(检验合格数量/生产数量)等评价指标，若要求实际完成数与目标任务数相等、检验合格数量与生产数量相等，则评价指标为100％。管理和技术部门设置不满意度(不满意评价数/调查采访数)和差错率(差错次数/工作任务数)，一般要求标准不得高于5％。 在本案例中，通过非当期与当期数据比较、财务与非财务指标配合，根据企业的经营水平、季节变化、行业发展趋势以及成本的可控性因素，制定各部门下达切实合计的目标，并在执行过程中进行预算调整和制度纠偏，摒弃了按资历、职位等官本位考量方式。 3.表单多维会计的综合评价功能 传统的绩效评价体系将收入增长率、投资收益率等财务指标作为关键考核因素，这助长了管理层对财务数据进行“临时抱佛脚”和“洗大澡”不良风气，导致报表“看上去很美或很差”，但实际流程空虚。表单多维会计的综合评价功能依照不同的业务性质设定不同的评价指标及权重，如表6中的评价维度，在业务部门设置目标完工进度和合格率等评价指标，在管理和技术部门设置投诉率、差错率、事故损失金额等评价指标；又如在销售部(表6)设置客户满意度、回款率、利润三项指标，分别施以20％、30％、50％权重。各项指标均由多维会计业务表单前台录入统计而成，通过评价标准和实际数值的比较分析，自动生成综合绩效评价表。例如销售部门的客户满意度、回款率、销售毛利率指标均分别由“售后服务投诉单”、“应收账款登记簿”、“产品销售收入表”填单时生成，评价标准(80％)及权重(20％)由预算部门制定，实际与预算差异由系统自动生成。 本案例中，通过改变对业务部门、管理部门的评价标准，在业务表单录入环节同步生成各项评价数据，使员工和管理层可及时查询工作进度和追踪差错原因，大大提升企业的运营效率和风险承受力。
四、结论 表单多维会计利用计算机网络技术和表单技术，通过业务表单对经济业务过程进行多维度记录，实现了核算信息、管理控制信息、评价信息等多维信息的同步共享，便于对经济业务动因进行全面分析，提升企业的运营效率和经济效益。当然，表单多维会计也对传统会计人员提出了更高要求，未来会计人员的角色应从“录入员”、“簿记员”走向“经济警察”和“战略指挥官”，会计人员应尽职履行股东赋予的“信托责任”，同时辅助管理层提升经营业绩。
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