摘要：建筑业竞争激烈，因而要加强工程档案信息化建设，实现工程档案业务系统与档案管理系统的有效衔接，实现纸质档案与电子档案同步归档，实现档案的在线查询与利用，使建筑工程档案管理系统化、规范化和标准化，为企业发展提供有力保障。本文对施工企业工程档案电子化管理进行研究。
关键词：建筑工程；档案；信息化
一、工程档案管理现状
1、工程档案意识薄弱，资料收集不完整
在建筑施工过程中，工程档案的形成涉及建设单位、施工单位、监理等多个单位各部门，需要各相关单位（部门）相互协助，共同努力方可形成一套系统、完整、安全的工程档案。而在具体操作过程中，资料的收集、整理主要由资料员完成，而他们往往缺乏档案专业知识，也不具备档案管理思想，所以无法在第一时间将信息资料统筹完成，导致在档案收集、整理与归档过程中出现停止或中断的情况，以致无法及时填写整理信息数据，最终未能获得系统、完整的档案信息资料，造成信息有误。近年来，建筑行业发展迅猛，同过去相比，施工规模、施工难度以及施工量均有很大增加，如此加大了档案管理的难度，也加长了建立档案的时间跨度，加之一些部门态度不积极，建档意识不强，因而建立和管理档案信息均流于形式。
2、工程档案管理制度不完善，缺乏监督考核机制
有些企业工程档案管理制度陈旧、不完善且缺乏监督考核机制。一是大多建筑企业，档案工作不是企业的主营业务，档案管理部门长期处于从属或附带部门地位，受重视程度普遍偏低，档案管理组织架构不独立、不完整。二是工程档案管理专职人员较少，其专业知识和综合素质不高，未积极制定工程档案信息化管理制度和规范，并将其贯彻落实。三是缺乏档案工作监督考核机制，企业未制定档案工作考核制度，因此档案工作奖惩多留于形式。上述种种均严重阻碍了工程档案信息化管理的顺利实施。
3、工程档案管理模式落后，档案信息化建设缓慢
目前，大多数施工企业工程档案只保存纸质档案或一些电子光盘，实现了工程档案目录电子化，但还未实现电子工程档案在线归档，工程档案管理模式相对比较落后。档案工作不直接产生经济效益，档案发挥作用具有不确定性和滞后性，因而领导重视不够，对档案信息化建设的支持和投入不足。此外，档案信息化建设专业人才较缺乏，既具备档案专业知识又具备信息技术的档案管理人员很少，这些都不利于推进档案信息化建设。而且工程档案信息化安全问题明显，工程档案数量庞大、种类多，对工程业务系统和档案管理系统的软硬设施要求高，实现工程业务系统与档案管理系统对接的难度大，这些都阻碍了工程档案电子化管理的实现。
二、工程档案电子化管理措施
1、加强宣传力度，增强服务意识，保障档案完整
应加强对工程档案信息化管理的宣传，使档案管理人员认识到工程档案管理的重要性，强化档案管理过程中的服务意识，充分调动工程档案管理人员的积极性，让参与项目建设的各单位、各部门均依章办事，做好本职工作，尽可能将偏差与失误降至最低，使建筑工程档案收集齐全、整理系统，做好工程档案电子化管理基础工作。如果有必要，企业档案管理部门需建立健全奖惩机制，奖励积极认真完成档案工作任务的单位和个人，处罚应付工作和工作不及时、不到位的人员，使之工作态度更为端正，促进工作热情的提升，有序进行工程档案信息化管理工作。
2、加强工程档案管理信息化制度建设，完善监督考核机制
施工企业若要推动工程档案电子化管理，首先要完善企业档案信息化建设制度和规范。国家针对建筑企业设置了相关的信息化建设标准与制度，施工企业应将国家相关建设标准和制度与自身情况结合创新制度，让其与工程档案电子化管理相适应，提高工程档案的管理水平。另外，完善企业内部档案工作监督考核机制，促使企业领导重视档案信息化建设工作，增加投入，加快建筑工程档案信息化建设。
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3、确保原始数据的采集与归档，加强工程数字档案库建设
在加强工程档案信息化建设的过程中，必须重视档案信息资料的采集和归档。首先采集工程档案信息资料，再借助计算机扫描设备把相应的数据信息输入，保存各种数据、图纸以及各种文件资料，通过数据信息的形式储存在计算机中，这样可减少丢失和损坏资料信息的情况。在档案信息资料存档后，还应对其进行分类，以便于更好地查询，提高工作效率，防止因数据信息的僵乏而使工程项目无法顺利完成，为此就需不断加强建筑工程的档案信息化建设，保证工程档案原始数据的采集和归档。为更加系统地管理建筑工程档案，有效共享信息资源，就必须加强工程数字档案库建设，按照统一的格式将需要归档的工程资料提交至同一档案管理系统，之后由系统进行自动归档。归档后在同一数据库平台内保存数据资料，以统一工程档案信息化建设系统，共享资源。另外，还应实现档案管理数据库的自动化，明确标明数字化系统中档案资料的存放位置，让检索利用更快、更高效。
4、加强档案管理人员专业和信息化培训，提高综合能力
建筑行业不断发展要求档案管理人员具备一定的业务能力和信息化技术能力，因此档案管理人员要积极参加档案部门组织的各项专题培训活动和各类档案学术研讨会，积极发表档案学术论文，完成档案专业继续教育课程，申报档案专业职称资格。积极订阅一些专业期刊，及时掌握和了解档案管理最新研究方向、理论、技术和方法。日常工作中加强信息化能力的提高，学习和了解企业信息化建设总体规划，积极推动档案信息化建设，实现工程档案电子管理。
5、加强对软硬件的管理
通过信息中心我们可以选择一些性能较为稳定、功能较为齐全的硬件设备，进一步完善设备的客观设施和环境、保证适宜的温湿度、强化防磁设施的完善与维护，在有条件之时及时升级服务器主机和数据库的软硬件设施，保证应用系统的正常使用，同时我们也应该采用多种方式载体备份，如光盘备份、移动硬盘备份等，这样就可以满足项目工程电子档案长期保存的需要。
6、电子档案与纸质档案同步管理
从现在的日常工作来看，电子档案和纸质档案都有着各自的优缺点，同时也正是因为它们的优缺点所以在未来很长的一段时间内，它们将长期并存归档保护和使用。为提升档案的完善率和利用率，我们应对电子档案与纸质档案做到同步管理，如因项目所产生的相关电子档案，我们应在其纸质档案核对完整、齐全后及时刻录归档，并且二者采用相同的档案号，以便平时对电子档案的利用，减少纸质档案的磨损，这样做不但有利于原始纸质档案的保存，同时也会减少一些日常开资，因为当做好电子档案之后，为节约库房空间，我们便可不再使用工程档案蓝图，在平时我们整装蓝图档案时所用的档案盒也就可以减少，根据分公司日常消耗量来计算，每年至少可以减轻财政支出五万元以上，再加上蓝图制作成本费，我们将在此处为行政支出每年节省资金近三十万元。除此之外，对于电子档案与纸质档案同步管理，还有利于档案的异地备份，异地备份不仅符合电子档案的长期发展，而且它也符合分公司长期未来的发展要求，更为方便和快速发送业主所需要的档案提供了数据支持，同时它也间接地对工程档案实施了进一步的保护，以备不时之需。
结束语
总之，在建筑施工领域，各企业已经充分认识到信息化技术的重要性。施工企业应与时代发展同步，加快企业信息化建设，科学利用信息化技术做好企业工程档案信息化建设，实现工程档案电子管理，促进资源共享与流通，提高企业管理水平与核心竞争力。
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论文作者:刘芮君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/2
标签：档案论文; 工程论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 纸质论文; 电子论文; 电子化论文; 《基层建设》2019年第27期论文;