摘要：档案信息的安全管理是现阶段各企业和事业单位机构重点思考的问题之一，如何保证档案资料的安全性和保密性也是不得不去面对的问题，一些涉及企业商业机密或者事业单位重大决策的关键信息都需要加以严格的保密，一旦这类信息外泄，就会给企业和事业单位造成难以想象和难以弥补的损失。所以要加快完善保密性管理机制和体系，提高对档案信息资料的保密程度和水平。本文对如何保证档案管理的保密性进行了简要分析。
关键词：事业单位；档案管理；保密性
1充分认识新时期档案保密工作的重要性
保密工作的重要，并不是始于今天，在我国古代就已有保密工作。据我国古代兵书《六韬》记载，早在西周时期已采取了“阴符”和“阴书”的方法来传递消息，以利保密（即以约定的物体长短表示意义和将一份文书写在三枚竹简上分别送往同一地方，受文者须将其合而为一方知其意）。改革开放不断深入，保密工作不仅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，档案人员知密时间早，知道内容多，知密程度深，因而在保密工作方面有着比其他部门工作人员更为直接和重要的责任，要认真贯彻“积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针”，使保密工作更好地适应在新形势下的各项管理工作。
2档案开放利用与保密工作的关系分析
档案利用是档案整个工作的最终环节。对于档案利用者而言，利用档案信息，可以满足其利用需求。档案是最真实的记录，有着借鉴、指导、约束等作用。档案保密即对档案信息进行保密，防止档案重要信息的泄露。档案保密工作是档案工作的重要组成部分，档案是以信息存在，这种信息包括文字、图片、音频等。档案开放利用与保密工作均属于档案工作的重要组成部分，档案开放利用离不开保密工作。在档案开放利用中，要想更好地发挥档案的作用，就必须保证档案信息的真实、完整，而档案信息的真实、完善与否取决于保密工作。做好档案保密工作，可以保证档案信息安全，进而更好地利用档案，发挥档案的作用。
3强化档案信息保密性的具体举措
3.1创新管理理念，加强档案管理意识
工作人员在开展档案管理工作时，应当创新档案管理的工作理念，加强工作人员的档案管理意识，使工作人员能够积极完成档案管理的各项工作内容。工作人员创新档案管理的工作理念，可以从如下几个方面着手：第一，加强档案管理工作的宣传力度，使工作人员能够明确档案管理工作的重要性，便于工作人员认真落实档案管理的各项工作内容；第二，可以促进工作人员的工作积极性，使工作人员能够主动完成工作内容，及时整理档案信息的相关内容；第三，应当完善档案管理的管理机构，使工作人员能够详细划分工作人员的工作职责，便于工作人员严格管理档案信息。工作人员在工作中加强档案管理的工作意识，一方面可以明确自身的工作责任，按照管理要求积极管理档案内容；另一方面可以建立健全档案管理制度，实现事业单位档案管理的工作目标，全面提升事业单位档案管理的工作质量。
3.2全面提升在职员工的专业素养
员工的保密意识是开展档案保密管理工作的首要因素。对于档案的管理者而言，他们的最核心任务是保证档案数据的完整、安全，这是每个管理者的职责，因而在培养意识的时候，应刻意培养员工的职业责任感，帮助员工树立较强的责任心和事业心。档案管理是单位工作中的重点，因而该岗位员工的素质是开展保密工作的基础。培训是提高员工责任意识的重要途径，从培训的内容来看，应具体包括档案管理的规章制度、档案管理具体流程、注意事项等。从培训频率来看，可以一个月一次，也可以是开展专项培训。培训目的是让员工了解自己工作责任和义务，掌握国家最新的法律法规，提高员工职业感和保密意识。其次应牢抓员工选拔关，适当提高档案管理岗位的进入门槛，所选拔的管理者应热爱该职业，勤于学习新知识，遵守法律和法规，具有较高的专业素养。
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3.3明确管理权限，构建网络安全体系
管理的职责和权限应该被划分清楚，尤其是安全监管部门的职责与分工直接关系到档案信息资料的安全性以及保密性。要想做好保密工作，就要从目前存在的一些安全漏洞和隐患入手，加大对网络系统的维护和管控力度，及时发现并弥补网络安全漏洞，采用科学的技术方法改善网络运行环境。如果遇到信息泄露的隐患和相关事件，该部门负责人要担负起相应的职责，同时完善监督体系和分工制度，将责任落实到个人，如此才能提高安全管理的水平，做好保密工作。
3.4加强制度建设，建立责任追究机制
保密工作人员的自觉性和防范意识是非常重要的，但是仅仅依靠员工的自觉性是远远不够的，还是要从根本的保密管理制度出发，找到其中存在的固有缺陷和安全性漏洞加以弥补，才能真正依靠完善的保密制度来做好档案信息的保密性工作。也要进一步健全相应的责任落实以及追究制度，提高管理人员的责任感，督促管理人员切实履行好自身的工作职责，防止在遇到信息外泄问题时相互推诿。
3.5开发信息资源，培养工作人员能力
事业单位档案管理工作受社会发展的影响，需要工作人员合理开发信息资源，培养工作人员的工作能力，使工作人员能够适应社会发展的相关要求。传统的档案管理工作，工作人员只需掌握档案信息的整理能力，及时将档案信息收集汇总、分类存储，保证档案信息的完整性。根据新时期发展对事业单位档案管理的工作要求，工作人员应当在传统工作能力的基础上，具备信息技术应用能力，使工作人员能够利用信息技术完成工作，提升工作人员的工作速度。事业单位将信息资源引入档案管理工作，可以建设信息化管理体系，采用信息录入的方式开展管理工作，减少工作人员的工作数量，加快工作人员的工作效果。
3.6加大档案开放利用与保密的宣传
就当前档案工作来看，档案开放利用与保密工作常被割裂开来，在档案开放利用中，不重视档案保密；在档案保密中，偏重于档案信息保密，不允许档案开放利用。而这种错误的认知会严重影响到档案的开发利用，不利于档案作用的发展。因此，有关部门应极大档案开放利用与保密的宣传，对档案提供者和档案利用者加以教育，使其具备档案意识和保密意识。同时，要加大《档案法》《保密法》等法律法规的认识，增强人们的法律意识，使其能够自觉执行国家法律法规，合理利用档案。
3.7深入档案工作研究
时代在进步，对档案工作也会提出相应的要求，如果档案工作中继续采用旧的思想和理念，势必会影响到档案的利用。因此，在档案工作中，要紧跟时代步伐，用发展的眼光看待问题，用与时俱进的精神指导新时期的档案工作，善于利用新方式、新手段来开展档案工作，进而促进档案工作的高效开展。
结束语
综上所述，事业单位在开展档案管理工作时，应当根据国家规定的相关要求，积极落实档案管理的各项工作内容，通过建立完善的档案管理制度，可以明确工作人员的工作职责，使工作人员能够充分发挥作用，合理保管事业单位的档案信息，提高事业单位档案管理的工作质量。
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论文作者:安磊
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/1/7
标签：档案论文; 保密工作论文; 档案管理论文; 工作人员论文; 工作论文; 信息论文; 保密性论文; 《基层建设》2018年第35期论文;