基于 RFID技术档案管理系统应用模型研究
马俊蓉
(中国铁设内蒙古铁道勘察设计院 行政办公室，内蒙古 呼和浩特 010050)
摘 要： 以库存科技档案与蜡纸底图为研究对象，运用RFID技术，建立了涉密科技档案的数字化档案管理系统应用模型，并设计了智能密集架及RFID标签的应用方案，为RFID技术能够在科技档案领域普及使用提供了一种新思路。
关键词： 科技档案；蜡纸底图；RFID技术；应用模型
随着计算机信息技术的普及，办公自动化系统的发展，电子档案的利用效率提高，电子档案管理系统应运而生，极大地提高了电子档案的利用与管理效率，同时对实体档案提供了更好的保护。虽然电子档案管理系统不断成熟，但是档案原件的管理仍以传统人工方式进行，对于储存量与增加量巨大的基建档案来说，传统人工管理模式的漏洞逐渐显露出来，需要依靠运用新技术来解决。近年来，物联网技术快速发展，参考RFID技术应用于图书管理系统方面的经验，为RFID技术在涉密档案管理上的应用提供了理论依据与条件。
1科技档案实体管理存在的问题及解决方案
设计服务类企业在实体档案管理方面存在的现实问题：库存科技档案数量基数大，难以在短时间内将所有纸质档案转变为电子档案；基建文件资料与图纸新增量大，对库房的面积需求增多；科技档案类目众多，传统人工管理难度增加。
混凝土浇筑前必须对所有的设备、工具、设施全部检查，保持其状态完好，保证浇筑的连续性并通知监理工程师对浇筑部位的钢筋和模板进行验收，经监理工程师检验合格后，方可进行浇筑。采用商品混凝土泵送入仓，人工软轴振捣器振捣。浇筑过程中保持泵送混凝土工作的连续性，确保混凝土的浇筑质量。若出现浇筑中断，中断时间在混凝土允许间歇时间以内，经监理工程师同意后继续浇筑，如果超过间歇时间限制，按照规范要求进行施工缝处理。混凝土浇筑6～12 h后，开始养护，采用覆盖草帘后洒水的养护方式。派专人进行养护，养护持续14～21 d。
针对此类涉密科技档案实体的管理，仍然采用手工管理模式，会存在较多的弊端。在归档整理方面：手工登记繁琐费时且工作人员字体不统一，字体辨识度低会给查找过程增加难度；在入库管理方面，传统人工方式上架的主观性强，分类上有重合或无明确标准的部分档案，易造成同一项目的相关档案存放位置不唯一，给借阅利用和库存盘点增加难度；在借阅利用方面，传统人工管理过程中档案的存放位置易被打乱，出现错误的概率会增加；在统计编研方面，传统人工管理对各类档案的利用率等数据分析工作难以进行，不能充分挖掘出档案的内在联系与利用价值。
对于传统人工管理模式在面对量大复杂的科技档案所表现出来的现实问题，需要借助新的技术来解决，在档案管理中应用RFID技术，既是解决目前科技档案管理客观存在问题的手段，也是信息时代背景下档案管理系统向数字化、智能化发展的必然趋势。
档案管理系统通过局域网或USB接口连接到一体机、桌面读写器和射频打印机，可以实现档案借还、信息采集和RFID标签打印。档案盒或图纸卷封皮上贴RFID标签，档案密集架安装读写器、天线模组、传感器和门禁控制器，可以实现档案在位情况的实时监控，非法带出档案会触发安全报警装置。管理人员在进行盘点清查或借阅利用时，可通过移动便携设备，扫描档案标签进行信息的写入和读取。
2 RFID涉密科技档案管理系统应用模型设计
2.1 系统网络拓扑结构
1.4.1 临床疗效 痊愈：治疗后症状、体征、实验室及病理学检查均恢复正常；显效：病情明显好转，上述指标中有1项尚未恢复正常；进步：用药后病情好转，但不够明显；无效：用药72 h后无明显进步或病情有所加重。其中，痊愈、显效、进步计为“临床有效”（即“总有效”）；无效计为“临床治疗失败”[8]。
针对科技档案的涉密管理需求，档案管理终端与档案柜之间通过局域网相连接，通过OA系统授予档案工作人员管理权限，管理人员通过档案管理系统可进行档案柜信息、档案信息、人员信息的录入和变更，以及档案在位情况，设备运行状态，盘点清查，数据统计等信息的查看。具体的系统网络拓扑结构见图1。
图 1系统网络拓扑结构
RFID(Radio Frequency Identification)，又被称作无线射频识别技术[1]，是一种物联网背景下的新兴的电子信息技术，利用无线电数字信号查找特定的目标并储存相关数据，从而达到传输信息自动识别的要求。基于RFID技术在图书馆[2]等开放式密集架[3]应用经验的基础上，创新性提出针对涉密科技档案[4]的数字化管理系统应用模型[5]设计理念，采用RFID档案管理系统与企业内部局域网OA系统联动的方式，将档案信息数据库与OA系统数据共享，既能够达到实物与电子信息的精准对称从而提高工作效率，又可以限制档案借阅权限，保障涉密档案的安全性，达到智能化管理涉密科技档案实体的目的。
整个管理系统共分为五个模块，分别为基础管理模块，归档入库模块，借还管理模块，实时监控模块，数据统计模块。基础管理模块可以实现基本信息的录入和更改，数据库中的信息与OA系统共享，通过OA系统归档电子版文件进入档案管理数据库，档案库中目录信息可在OA系统查看，OA系统可以赋予档案管理模块应用权限。归档入库模块和借还管理模块在实时监控系统的辅助下实现入库档案的实时在位管理功能与安全控制。数据统计模块可以完成人工难以完成的数据统计任务，帮助管理人员对档案利用的侧重方向做出更科学的判断。档案管理系统功能实现的大致过程见图2。
2.2 系统模块功能实现
胖子不耐烦地给了卡车司机五百元钱，把他打发走了，偷运树木与卡车司机是没有什么关系的，卡车司机只嘀咕说格老子的亏大了，油钱都不够。胖子说，算了算了，快走快走，我亏得还大呢！
在管理系统工作流程中，信息的录入及更改等基础数据模块建设完成后，新归档案卷完成数据采集和在位信息对称，归档入库流程结束，所有档案信息及在位情况集中显示在数据库中，数据库与OA系统数据共享。档案存在的价值主要体现在能够提供利用，在借阅归还管理模块中，由于涉密科技档案的借阅需要经过特定的环节审批，不同于图书馆的面向在注册中的所有用户开放式借阅在馆内的所有资料，所以在管理流程中与OA系统联动，增加借阅审批流程。具体的借阅归还工作流程如图3所示。
图 2档案管理系统功能
2.3 系统工作流程
H.264没有明确规定编解码器如何实现，而着重定义了编码视频位流的语法和对这种位流解码的方法[12]。H．264编码器采用变换和预测的混合编码，输入的帧以宏块为单位被编码器处理。首先，帧内或帧间预测编码的方法来获得预测值；其次，当前宏块减去预测值得到残差宏块D，经过变换和量化后产生一组量化后的变换系数X，再经熵编码，与解码所需要的信息一起组成压缩后的码流，供3 G网络传输[13]。
图 3借阅归还工作流程
在借阅过程中，管理系统中审批通过的特定档案成为可合法借出后，相应信息写入借阅人卡片中，再从借阅一体机完成档案的合法出库及数据库更新，设置可借阅期限，逾期未还向借阅人发出催还单。在归还过程中直接通过一体机完成归还流程后，档案上架原位，数据库相关信息更新，归还流程完成。
3密集架及 RFID标签设计方案
3.1 科技档案密集架设计方案
密集架中存放的档案盒有固定的大小宽度，故采用卷级管理模式，可感知至架体每卷，定位至节、排、层、号。如果按照档案盒(袋)宽度设置固定卡槽，将若干RFID读写设备和天线按照卡槽宽度嵌入至架体每层档案柜中的方式，成本太高，且受标签信号干扰会影响到识别率问题。可采用把档案盒在每层第几号的位置以写入标签信息的方式，实现案卷定位的目的。此方案可以在既有档案柜上加装读写器和少量天线等相应设备，避免因档案盒的不同厚度而排列多组天线设备，降低成本的同时可以减少信号干扰问题的发生。
3.2 蜡纸底图密集架设计方案
密集架上存放的蜡纸底图由于图卷大小、长短、厚度都不一致，且基于腊底图纸量大、层架容量小的现实情况，不能实现案卷在层级上位置的固定，故采用层架级管理模式。可采用在图卷外皮上粘贴RFID标签、架体层上安装读写设备的方式，实时获取图卷的在位状态，从而实现对蜡纸底图从归档上架到借阅归还的实时管理。
3.3 RFID标签设计方案
由于人工书写字体难以规范和统一，故采用在RFID标签USER区写入信息一次性打印的方式，把携带信息及唯一编码的标签粘贴在案卷盒或封皮的指定位置上，达到案卷的整齐划一与重要信息的直观展示。超高频标签主要用于物流追踪等项目大于1m，小于等于10m的工作范围，超高频设备距离远但信号间干扰度较大，在档案领域选择工作范围小于1m的高频、无源标签，比较合适。与有源标签相比，无源标签虽然识别范围小，但体积小、重量轻、成本低、使用寿命较长。RFID标签信息设计图样如表1所示。
表 1 RFID标签信息设计图样
4结束语
随着科技的不断发展进步，电子档案凭借着精准、便捷的优势，在利用率上逐渐超越了传统纸质档案，也逐渐发展起来了较为完备的电子档案管理系统，但是实体档案还有其存在的必要性，并且还要保存很长的时间。档案实体的不断增加，导致传统的人工管理档案模式已经不足以满足当代档案管理的需求，RFID技术在物流网的应用逐渐成熟，并逐步发展到身份证、银行卡闪付、ETC车辆收费及智能图书馆等等生活中的各个领域，为这项技术得以在档案管理上应用也做出了铺垫，但是还有很多细节需要去完善最终才能实现档案实体的智能化管理。档案的价值往往不展现在眼前，它是社会发展长期形成的成果，人类文明智慧的结晶，在不断发展的历史长河中，才能看到它的价值存在于点点滴滴。由于没有直接效益的产出，档案事业的发展举步维艰，这可能会造成很多资源的浪费与流失。我国科技档案实体的智能化管理尚未取得大规模应用，笔者致力于能够在既有的平台上加以改造，应用RFID技术，以最低的成本达到实现老库房智能化管理的目的，切实加强对档案的保护与管理。
[参考文献]
[1] 刘书玲.基于RFID技术的档案信息管理系统研究[J].科技广场，2017，(4):172～174.
[2] 彭美玲.高校图书馆应用RFID系统图书定位方式的选择—以内蒙古大学图书馆为例[J].图书馆学刊，2018，(1):41～47.
[3] 李怀义.基于RFID的消防院校住房智能档案柜设计[J].设计与研究，2017，(5):35～38.
[4] 季月卿.档案领域RFID建设模式及常见问题研究[J].兰台世界，2018，(4):37～39.
[5] 张友春.基于RFID的档案管理系统的设计与实现[D].济南：山东大学，2014.
中图分类号： G647.24
文献标识码： A
文章编号： 1007—6921(2019)22—0046—02
收稿日期： 2019-07-20
标签：科技档案论文; 蜡纸底图论文; rfid技术论文; 应用模型论文; 中国铁设内蒙古铁道勘察设计院行政办公室论文;