摘要：随着经济的不断发展，“集中统一”是企业档案管理长期遵循的基本原则。随着企业发展的客观需要，其具体实践形式也在悄然发生着变化。对过去的完全统一管理和现在“大集中、小分散”模式分别进行分析，有助于提出实践中需要亟待完善和解决的方法和措施。
关键词：集中统一；档案管理；分级管理；实践
引言
企业档案工作是整个档案工作的重要组成部分，坚持企业档案的集中统一管理、维护档案的完整与安全是企业档案工作的基本原则。《档案法实施办法》中明确规定：企业单位档案机构应统一管理本单位的档案。然而，笔者在企业档案工作调查中却发现，有少数企业还没有实行统一管理，有的企业档案工作虽实行了集中统一管理，但还有一部分单位对集中统一管理的认识不够，措施不力。主要表现在以下几个方面：
1企业档案应实行集中统一管理
档案是国家重要的信息资源，《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。《科学技术档案工作条例》也明确各单位应当按照集中统一的原则管理科技档案，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。这就为企业档案工作指明了方向，是企业档案管理唯一正确的途径，企业档案应实行集中统一管理势在必行。企业档案是等企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、照片、音像资料及电子文档。是企业生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，真实地反映了企业在历史发展中的全貌，是企业管理中不可缺少的重要凭证。它直接关系到竞争中企业的兴衰。因此，只有实行集中统一管理，才能为企业档案工作提供坚实的基础，要重视企业档案工作，并将其纳入企业的生产、技术、科研管理工作之中，加强领导，有效地发挥企业档案的作用。然而，就企业本身而言，企业档案有文书档案、技术档案、基建档案、会计档案等，还有大量的电子档案的形成，分散在各个部门之中，企业日常活动中形成的大量文件材料不能及时归档或者归档不齐全，加之科室人员档案意识淡漠，为了方便自己利用将文件材料据为己有，这就使集中统一管理具有一定的难度。如何改变这种状况，化分散为集中，首先要增强企业领导的档案意识。宣传档案工作关于“企业的档案要由企业的档案机构统一管理和集中保管，任何个人和科室、车间、组织等不能据为己有或拒绝移交”的原则，把档案工作列入企业的议事日程，制订出本企业切实可行的档案管理措施，不断宣传“集中统一”的重要性，把分散保管的档案通过各种渠道收集起来。
2企业档案“集中统一”管理模式的现实运用
2.1检索系统和检查标准不统一。企业的专项档案主
要涉及工程建设、人力资源、合同等内容。对于规模较大的企业，档案的数字化管理常常“各自为政”，专业部门拥有自己的一套网络管理系统，负责对本专业资料的数字化进行保存和运用；档案管理系统则主要负责对综合管理类档案进行数字化保存和运用。由于两者业务联系较少，所以企业在开发时，忽视了系统之间的电子信息资源共享，使得专项档案和综合档案需要从不同系统进行查询，增加了查询成本。
2.2信息保密安全难以保证
相比过去的集中统一管理，“大集中，小分散”的管理模式可能因档案的分散保管，其信息安全得不到保证。无论是实体专项档案，还是数字化专项档案，在进行管理时，都没有以档案管理的标准实现专人专管，致使本部门员工可以随意对专项档案的内容进行查阅、复制，甚至相互传阅，档案信息的扩散范围难以得到监控，可能出现重要信息外泄的隐患。
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2.3权责不明，缺乏制度保障
档案管理是以利用为最终目的。对于专项档案来说，其产生和利用都是由专业部门操作。为了减少查询和利用的烦琐流程，有些企业根据实际情况，将专项档案直接存放在本专业部门的资料室，该部门也因此被默认为是这些档案的保管机构。而企业在制定档案管理制度时，为了突出“集中统一”的原则，往往对集中管理的内容有明确界定，但对于实际工作中分散管理的专项档案的标准却较少涉及，如专业部门的档案管理权限，专项档案在档案工作机构的备案管理、档案工作机构对专业部门的监管职责等，使得分散管理的专项档案没有制度保障，档案被看作是资料进行保存，专项档案管理互相推诿的现象也就不足为怪。
3对策与思考
3.1企业档案集中统一管理要求提高档案从业人员的业务素质
企业档案实行集中统一管理给企业的生产活动带来活力，但作为档案人员如何为企业各项工作当好先行官，当好领导决策者的参谋与助手，这就对档案人员的业务素质提出更高的要求。由于企业档案集中了各种载体，各种门类的档案，档案内容的知识面较广，档案人员稳定下来后通过日常的档案工作能学到许多知识，因为档案学是一门科学知识性、实践性很强。档案信息包罗万象，涉及社会生活的方方面面，管好用好档案，需要具备很强的社会科学知识的档案专业知识，主要有文书学、历史学、档案管理学、档案保护学、古代汉语等多方面的专业知识，档案人员要搞好本职工作就必须努力学习与档案业务知识和档案工作相关的知识，努力提高自身业务素质。《档案法》第九条向档案人员提出了更高的要求“…具备专业知识。”具体表现在：档案人员应具备档案专业知识，熟练掌握接收、收集、整理、保管、鉴定和提供利用各级门类的档案以及保护档案时一系列专业知识与实际工作本领，具备与档案管理的新科学新知识，具备较强的分析研究能力，档案人员要不断地学习钻研，才能不断提高业务素质。作为企业来说，为了搞好档案工作，要重视专业人员的培养，输送和培养档案专业人员，使他们专业素质能够达到国家需要的要求，适应当前经济的需要，为企业的各项经营活动服务。因此，集中管理档案是提高档案人员业务素质的关键。
3.2建立健全企业档案各项制度
建立健全企业档案制度是档案集中统一管理的前提。通过建立健全一系列规章制度，明确工作职责，规范档案工作程序，才能使企业档案工作走上制度化、标准化、规范化的道路。只有落实好档案制度，企业的各类档案才能收集齐全。首先，企业档案归档制度是企业档案室归档工作的重要依据，归档材料的齐全、完整和准确是企业档案工作的前提和基础。没有规范的、切合实际的程序、完善的归档制度，就没有规范的档案工作。健全的归档制度应当包括明确的归档范围、准确的归档时间和严格的归档要求。确定归档范围的标准是：凡是在当前和今后具有查考、依据作用的文件材料，都应列入归档范围。归档时间要准确，文书档案按年度归档，由各相关人员进行整理、分类、编目，作好移交前期工作，经档案人员复核后于第二年3月以前向综合档案部门移交。在完成一项科研项目后，三个月内向综合档案部门移交全部科研文件材料，科研成果鉴定会由档案人员参加并当场收集。基建管理部门在完成一项工程后三个月内向综合档案部门移交全部竣工文件材料。
3.3加强内部控制管理
对划定为专项档案的资料室，应提高库房硬件水平，保证“八防”管理标准，使专项档案能够与综合类档案以同等标准进行保管。对分散管理的档案，要依据企业档案管理的统一标准进行收集、整理、保管和利用，保证档案标准的一致性、归档的规范性、利用的科学性和信息的安全。
结语
在改革开放的新时期，在建立现代企业制度中，企业只有加大档案工作的力度，采取有效的管理措施，贯彻执行集中统一管理原则，发挥档案信息的作用，才能搞好企业管理，为经济建设和社会发展服务。
参考文献：
[1]宫晓东.企业档案管理学[M].高等教育出版社，1999.
[2]薛爱玲.企业档案的“分散”管理与集中利用[J].兰台世界，2014（8）：115-116.
论文作者:侯春郁
论文发表刊物:《基层建设》2018年第33期
论文发表时间:2018/12/17
标签：档案论文; 企业论文; 工作论文; 专项论文; 人员论文; 分散论文; 档案管理论文; 《基层建设》2018年第33期论文;