摘要：随着办公室事务的增多，文书档案的数量会有显著的增加，文书档案收集与归档工作的难度也会加大，这就给文书档案管理人员带来了更大的难题，加重了文书档案管理人员的工作负担，如何提升办公室文书档案收集与归档工作的效率和质量是办公室文书档案管理人员首先要解决的问题。本文主要分析了办公室文书档案收集与归档工作，希望能够给办公室文书档案管理人员提供一些借鉴。
关键词：文书档案；收集；归档工作
前言
对于事业单位来说，文书档案能够清楚的记录着事业单位的发展历程，客观的反映出事业单位在某个时间内出现的问题，针对问题实施的改进措施，因此，办公室文书档案收集与归档在办公室管理工作中占据着重要的地方，属于高技术型的工作，为了使办公室文书档案收集与归档工作得到预期效果，就要充分满足工作的真实性，使文书档案管理与归档达到实时性和完整性，充分发挥现代化技术的作用。
一、办公室文书档案收集与归档工作的意义
一直以来，文书档案管理工作都是事业单位的基础工作，但也是一项关键工作，记录着事业单位的发展过程，当事业单位做出重大决策之前也会从这些文书档案中寻找资料作为参考，根据相关的回忆记录和审批情况，制定事业单位的下一步发展方向，对事业单位未来的发展起到重要的作用。如:事业单位中相关会议记录，项目审计情况等，这些都会对事业单位的发展产生重要的影响，做好办公室文书档案收集与归档工作可以对这方面产生非常积极的影响和意义。
二、办公室文书档案收集与归档工作中的问题
(一)文书档案收集与归档工作观念差
工作观念影响着文书档案管理人员的具体行为，在当前的办公室文书档案收集与归档工作中，文书档案管理人员的工作观念较差，将工作简化为文书档案收置，不能高效的进行工作。文书档案收集与归档工作观念差主要由两个原因造成:第一个原因是办公室领导对文书档案收集与归档工作的重视不足，也就是说领导没有重视文书档案的作用，这在一定程度上影响了文书档案管理人员的工作，降低了文书档案收集与归档的效率。第二个原因是文书档案管理人员对文书档案收集与归档工作的重视不足，也就是说文书档案管理人员的工作态度过于懈怠，不能主动的进行文书档案收集与归档工作，影响了办公室的工作进度，加大了办公室全体工作人员的工作压力。
(二)文书档案收集与归档工作方式落后
文书档案管理人员使用的文书档案收集与归档工作方式比较落后，影响了文书档案收集与归档工作的效率。文书档案收集与归档工作方式落后主要体现在两个方面:第一个方面是文书档案收集方式的落后。文书档案管理人员在收集文书档案时采用的是传统的收集方法。即手工收集方法，这种收集方法耗费的时间较长，需要文书档案管理人员有足够的耐心，而且无法保证文书档案的真实性。第二个方面是文书档案归档方式的落后。文书档案管理人员在归档文书档案时没有合理的分类，对于一些特殊资料也没有特殊处理，遗漏了部分重要的文书档案资料。
(三)文书档案管理人员的素质不高
文书档案管理人员是文书档案收集与归档的一线工作者，直接决定着文书档案收集与归档工作的效率和质量。在实际的文书档案收集与归档工作中，部分文书档案管理人员的素质不高，无法完成文书档案工作，主要体现在两个方面:第一个方面是办公室原有文书档案管理人员的素质问题。办公室在招聘文书档案管理人员时，只看重应聘者的学历，没有重视应聘者的工作经验和管理能力，招收进办公室的文书档案管理人员只能完成一些简单的工作。第二个方面是办公室兼职文书档案管理人员的素质问题。许多办公室没有专职的文书档案管理人员，文书档案收集与归档工作多由其他人员兼职完成，但是兼职管理人员的管理能力是有限的，不能快速的整理文书档案。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
三、解决办公室文书档案收集与归档工作问题的策略
(一)树立正确的文书档案收集与归档工作观念
办公室领导和文书档案管理人员要树立正确的文书档案收集与归档工作观念，以此来保证文书档案收集与归档工作的顺利进行。办公室领导要重视文书档案的作用，了解文书档案的价值，引导文书档案管理人员进行文书档案收集与归档工作，帮助文书档案管理人员树立正确的工作理念，并且要建立监督机制，监督文书档案管理人员的工作过程，提升文书档案管理人员的工作效率。除此之外，办公室领导还要做好宣传工作，让办公室全体人员了解文书档案的重要性，并让其他人员协助文书档案管理人员工作，减轻文书档案管理人员的工作压力。文书档案管理人员要端正工作态度，重视文书档案收集与归档工作，主动收集、归档文书档案，加快办公室的工作进度，减轻办公室全体工作人员的工作压力。
(二)创新文书档案收集与归档工作方式
随着时代的变化与发展，现代化办公室中也开始使用计算机技术和网络技术，人们日常办公离不开电脑系统和硬件软件的支持，对于文件的收取和传送从过去的邮寄变为如今的传真和邮件，事业单位文书档案收集与归档工作方式也是一样需要创新。传统的事业单位文书档案收集与归档管理工作存在被动，且所有资源信息都存在不定性，甚至遗漏与丢失的现象十分严重，对此，事业单位应该改进传统的办公室文书档案收集与归档管理工作，建议工作人员主动对文书档案进行收集与归档处理。工作人员应该加强对事业单位中各个部门之间的联系，按照实际情况制定档案收集的期限，根据具体的时间安排联系各个部门的相关人员收取文书和档案；对现有的文书档案资料进行定期收集整理，检查档案资料是否有连续性，了解其中存在的历史性，明确档案的内容和事业单位的发展方向，方便为接下来收取的文书档案有一定的了解，防止收取的文书和档案存在不真实状况；工作人员针对文书档案收集与归档工作中存在的问题，应该及时进行解决，利用现代化信息技术和手段提高文书档案管理的效率，避免人工因素给工作带来失误，优化资源配置，提高资源利用效率。
(三)提高文书档案管理人员素质
要想提升文书档案收集与归档工作质量和效率，首先就要提高文书档案管理人员素质。办公室领导要做好两方面的工作，以此来促进文书档案管理人员的发展，增强文书档案管理人员的工作能力。首先要做好文书档案管理人员的招聘工作，要根据公司的实际情况制定招收标准，严格按照标准招收文书档案人员，通过素质考核、能力考核等考核方式来挑选出最优秀的应聘者，将其吸纳入办公室工作团队之中。对有丰富文书档案收集与管理工作经验的应聘者要优先招收。其次要做好文书档案管理人员的培训工作，要根据文书档案管理人员的工作弱项来编制培训内容，通过职业培训、技术培训等多种培训来提升文书档案管理人员的能力，进而提升文书档案收集与归档工作的质量和效率。
四、结语
文书档案工作记录着企业资料和重要行政管理活动，是办公室管理的重要方面，将会对企业将来的重大决策有着参考作用，甚至会影响到企业大方向的发展。实际进行工作时既要有，专业的人员和管理团队，又要有完整、规范的制度建设，这样才能将文书档案科学有效率的进行开展。所以企业要增强相关管理人员的认识和意识，强化素质建设，并在进一步的工作发展中，对文书档案的管理工作也应逐步进行改进，更好的开展工作，服务于企业。
参考文献
[1]李爱英.办公室文书档案收集与归档工作分析[J].办公室业务,2017 (03):151+162.
[2]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务,2017 (17):97.
[3]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理,2016(05):194
[4]李元.如何做好文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2016（11）：108
论文作者:曹力倩
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/3/11
标签：文书论文; 档案论文; 管理人员论文; 工作论文; 办公室论文; 事业单位论文; 效率论文; 《基层建设》2018年第36期论文;