日本企业的档案管理体制，本文主要内容关键词为：日本论文,管理体制论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文就“信息化时代的企业档案室”为议题，根据档案界的两个发展潮流探讨一下日本企业的档案管理体制与中国的不同之处及原由。
1996年，日本企业史料协议会13名成员应刘国能先生、丁文进先生的热情邀请，出席了在北京召开的第13届国际档案大会。通过大会的报告及发言，我们对国际档案界存在着明显不同的两个发展潮流有了进一步认识。
其一是在档案管理活动中对管理模式统一性的追求之潮流，其二是在档案工作中对档案管理体制多样性的认可之潮流。换句话说，前者是求心性倾向，后者是远心性倾向。这两种潮流，特别是针对企业档案管理领域，我想以3个不同领域为视野，就这一问题进行探讨。 一是以地球的领域为视野，二是以一个国家为视野，三是以一个企业为视野来分析这两个潮流的大致情况。
一、以地球为视野。
无论东方还是西方，现代档案工作都朝着“高度标准化”的方向发展，档案管理理论的发展史，可以说一直就是朝着统一化的方向在不断深化。特别是近年来，随着信息媒体的电子化发展趋势，加快了档案管理手段的统一化发展进程。
在国际档案界领域，我们会看到，不同国家、地区的档案工作在各国固有的历史、政治、经济基础上，有着多种形式不同的目的和不同的管理方法，这也是不可否认的，这种倾向在130 多个国家济济一堂的第13届北京国际档案大会上的诸报告中，也得到充分印证。据此，我们有条件对档案工作发展的两个潮流从全球的，世界的视野来进行分析研究。
二、以国家为视野——中国与日本。
若将企业档案工作管理形态及方法以国家的单位进行分析，我们可以看到，既有从整体上统一化倾向较强的国家，也有认可多样性倾向较强的国家。在此，我不是评价两种倾向各自的优劣，而是作为一种现实状况去理解和进行对比研究。
我认为，中国可作为高度推进统一化倾向的国家代表。中国有大量规模不同的企业档案室、馆，档案管理工作达到较高水平。从学术交流活动中我们了解到，中国制定了许多有关档案方面的法律、法规，约颁发了180多种，各企业在国家档案局的指导下，基于共同的认识， 采用基本相同的方法开展档案工作。
日本是档案管理模式多样化的代表，对于企业内档案保管体制，国家、行政组织不以任何形式干预，完全由企业自己作主如何管理。日本是多样性倾向较强的国家，作为国家法规，没有制定有关企业档案保管、管理的法律。就一般性档案、行政公务史料管理而言，1987年日本政府公布了“公文书馆法”（即档案馆法），但此法仅规定了国家及地方政府所属档案馆工作的理论及管理体制，全法只有7条， 是个大纲性的规定，对民间的档案管理工作此法没作任何要求。也就是说，日本民间企业的档案管理方法等完全按企业自己的意志决定。
当然，在国家的法律中，有民法、商法、各种税法等，对企业内有关档案、财会凭证等的保管期限有所规定，明确企业有规定期限内保管的义务，而超过规定保管期限的档案及财会凭证如何处理。则交给企业自行裁决，也就是说，这部分档案即使销毁，也没有追究任何责任。
但是，实际上多数企业根据各自不同的管理体制，采用不同方法保管自己形成的重要档案史料，管理档案史料的看法和方法因企业不同而各异，所以管理形式是多种多样，各具特色的。
三、以企业为视野——中国与日本
1995年11月在东京召开的日中企业档案学术交流会上，丁文进、赵世安、李向罡3 人以《中国企业档案的管理及档案开发利用》为题发表了一份报告，其中论述了企业内确立的关于档案工作遵循“集中统一管理”原则的管理体制问题。
日本企业的档案管理体制除少数以外，一般都不是集中统一保管型，而是分散管理型。多数企业采用的管理体制是，对于已失去现行使用价值的档案及各种记录，都是放在档案形成部门管理，不向其他部门移交。一些特殊事件需参考、利用非现行的历史档案时，与各档案形成部门有关管理人员联系，帮助查找。尽管整个企业没有形成集中统一保管档案的管理体制，但企业的经营管理活动，都能依据各部门妥善保管的档案正常开展工作。
四、日本企业档案管理体制的背景。
要分析一下日本大多数企业之所以没建立整个企业一元化保管各种档案的原因，仅此就可作为一个研究课题。在此，我只想说明一下决定企业经营思想的基本原则。
日本民间企业在对重大事项进行决策时，一定要先对投入资本额及预期收到的效果进行比较研究，因而决定一元化管理档案的政策也不例外。日本企业在研究实施“设置完备的档案管理体制”一事时，总期望取得大大超过投入的成效。日本人头费、设备费用及地皮费都很昂贵，处于国际最高水准，而且多数企业档案一直处于分散在各形成部门管理的状态，业务工作上也没感到有什么不方便。民间企业按各自独立的意志决策的这种管理方式，是日本社会适应现代化的一种选择而形成的制度。中国同日本档案管理体制存在的差异，正反映各自的历史和社会环境的差异，体现了各自的必然性。
五、日本企业档案管理体制的新趋势。
关于日本企业档案管理的大趋势，虽然多数企业采取的是分散管理的方法，但实际上一部分企业设置了企业综合档案室，负责整个企业的档案管理。这些企业档案室的活动状况及机构名称，因企业不同而形式多样。如有的接收、管理各部门形成的超过现行使用价值的档案，有的只常规管理企业历史上形成的档案，也有的将历史上形成的和各部门形成的非现行档案都集中统一管理。
在以分散管理为主流的日本企业中，为何也形成了以上这种实行一元化档案管理的企业呢？其理由之一是这些企业在编纂企业史时，需收集大量历史档案资料，颇费周折，被档案不齐全完整所困扰，鉴于这个经验教训，对企业在编史修志时收集的资料的宝贵史料价值，有了进一步的深刻认识，因而设置了需要巨额初期投资和大量日常管理费用的档案资料室。同时为适应现代信息化社会的发展需要，性质和管理形式不同的各种企业档案室的信息一体化管理模式，也是各具特色。
实行一体化档案管理的企业，一般都是将档案室的信息管理体系纳入整个公司的信息体系。而仅管理历史资料的企业档案室，则实行与企业业务信息化网络分开的形式，建立独立的信息化管理体制。这样的企业档案室保管的档案一般数量庞大，媒体形成多样，企业经过对投资与产生效果的比较研究，对档案室建设的投入也较大，对数量浩翰提供利用频率较高的档案资料，企业决定优先采用巨额投资的现代化信息管理手段。
最后谈一下日中企业档案学术交流的意义。我作为日本企业档案界的一员，对中国档案界高水平的管理体系和档案事业的发达表示深深的敬意。由于社会形态不同，企业的经营管理方法也各不相同，我认为不可能将中国的企业档案制度照搬到日本，重要的是思考我们要从中国学习些什么。中国企业的经营条件和日本企业经营条件哪些地方不同，哪些有共同点，对我们来说，必须进行充分理解和认识，在此基础上分析企业档案管理的本质，这是我们必须掌握的学习方法。日中两国企业档案管理体制从大的框架上看对比度是比较大的，正因为如此，超越这个区别探讨档案工作的本质和意义，明确档案管理活动实质，会产生更高水平的研究成果，这正是我们开展交流活动的意义所在。