摘要：档案管理是事业单位内部管理工作的重要组成部分；当前我国事业单位的人事制度和各项管理制度的不断改革，档案工作任务繁重，这既是挑战又是机遇。本文对事业单位档案管理信息化建设进一步的分析和了解。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设
引言：
在信息化技术迅速渗透到各行各业的现阶段，各行各业利用信息技术实现了生产管理模式上的变革和创新，极大提升了工作绩效。将信息化技术的优势融入事业单位档案当中有利无弊，能够帮助事业单位节省大量的人力、物力和财力开支。事业单位如何主动将信息化技术融入档案管理中，进而寻找适合本单位发展的可行性路径，一直是档案管理学界研究的重大命题。本文就大数据时代环境下，事业单位档案管理如何创新并突破短板进行探讨，以期为事业单位可持续发展助力。
一、事业单位档案管理信息化建设的重要性
加强事业单位档案管理信息化建设具有十分重要的价值，要求事业单位对此给予重视。一方面，有助于提升事业单位档案管理水平，通过档案管理信息化建设，可以使档案管理更上新台阶，比如通过信息化建设可以使档案的保存得到优化，同时也能够使各类档案资料进行数字化处理，进而使档案管理工作效率得到进一步提升。另一方面，还有助于拓展档案工作职能，比如通过建立档案管理信息化平台，可以使档案管理与使用紧密结合起来，进而实现档案管理工作职能的有效拓展；再比如通过加强档案管理信息化建设，可以构建具有较强分析功能的“大数据系统”，为事业单位改革、创新和发展提供一定的决策参考。总之，加强事业单位档案管理信息化建设不仅是时代发展的需要，而且也是促进档案管理工作上水平以及拓展档案管理职能的需要，事业单位应当在档案管理信息化建设方面进行积极实践和探索，努力提升整体水平。
二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
1.事业单位档案管理人员缺乏
许多事业单位在人员招聘时没有特意聘用档案管理相关的工作人员，所以单位大多数人很少几率是特意学习过档案管理的专业技能，所以在事业单位中从事档案工作的人通常是其他部门的文员兼职工作，不具备专业知识，也没有工作经验，那么自然也不能保证工作质量，至于目前的推动档案管理信息化建设就更是无从谈起了。同时事业单位的工作人员工作模式老套，平均年龄达到四十岁以上，在思维模式上难以注入新鲜血液，无法活跃起大家的创新思维，不仅无法构想高科技的未来档案管理模式，甚至一些人连目前的技术都难以接受，很难促进信息化建设，而且由于档案工作人员的本质工作的工作量已经不小，无法投入更多的精力于创新领域。
2.缺少对应的档案信息化管理网站
互联网作为信息化建设的基础，实现档案管理的信息化建设就需要对应的网站支撑，这样才可以实现有效的信息传输。但是，现阶段很多事业单位都没有对应的档案信息网站支持。主要表现在：第一，没有对应的网站来实现对档案资料的查询、传输以及归档。第二，没有通过网站的形式提供对应的档案服务工作。第三，在事业单位的信息系统中没有安装档案管理系统。此外，软硬件设备的缺失也是需要面对的一个问题。
3.对档案管理信息化没有明确的概念
作为一名事业单位工作人员，在当前信息化的大环境中，必须要时刻了解信息化的发展动向，革新理念，放眼大局。在过去的工作中，我们受老旧观念的影响，认为档案只能起到记录作用，没有其他的适用方向，对于档案的其他功能不去了解，也不去思考。所以档案管理信息化始终进展缓慢，一步一回首。其个人在档案建设管理中的作用微乎其微。各式各样的传统做法以不合规矩，无人操作等因素严重制约着档案管理的发展。
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4.档案管理信息化建设缺乏重视
从当前一些事业单位来看，尽管已经对档案管理信息化建设有了一定的认识，但在具体实施的过程中仍然没有引起高度重视，导致档案管理信息化建设整体水平不高、作用发挥不明显。比如个别事业单位对档案管理信息化建设的缺乏不够到位，还没有将信息化、网络化乃至智能化进行有效结合，无论是硬件建设还是软件建设都无法满足信息化建设的需要；再比如还有个别事业单位缺乏对档案管理信息化建设的优化和完善，而且在人才建设方面也比较薄弱，很多档案管理人员都缺乏创新意识和创新能力，在推动档案管理信息化发展方面无法发挥积极作用。
三、事业单位档案管理信息化建设的优化对策
1.优化档案管理体制
档案管理体制的优化是保障档案管理信息化建设的前提条件。事业单位要重点关注绩效考核、监督管理、工作流程细化和人才培养等等几个方面，从制度建设上保障档案信息化工作的开展。通过绩效考核和监督管理机制能够调动管理人员的工作热情，提升责任意识，有助于档案管理人员约束自身的档案管理行为。通过细化工作流程能够做好各工作环节的控制，实现档案资料搜集、使用、整合和检索的全方位管理，推动档案工作规范化和标准化。
2.加强对档案管理人员的业务培训
要想推动档案管理信息化，不仅要从物质条件出发，最根本的要从从事档案工作的相关人员开始，加强他们的业务能力，要重视人才教育的必要性，只有提高员工的工作素质，才能进一步推进档案管理信息化。事业单位内很少有从事相关专业的人员，那么就要向从事档案工作的人普及档案工作的专业知识，使他们明确工作内容，将专业知识与实际工作相结合，从单位的发展条件和未来规划出发，选择合适的工作方式，用于人员调配和工作内容安排等工作，监督档案工作的质量，避免因档案信息错误造成重大损失，明确奖罚制度，鼓励员工针对档案信息化提出创新意见，科学规划工作内容，合理分配单位的有限资源，积极推动创新的同时保证日常工作的有序进行，保障工作质量。
3.建立实用的档案信息网站
档案信息网站是基于网页的基本形式，为档案管理人员提供对应的档案服务功能，以便于档案管理人员可以通过网络查询档案资料，并且提供归档与下载等功能。这种网页服务是信息化管理中非常重要的一种方式，并且在事业单位的档案信息化管理中，其信息系统直接纳入了档案管理操作系统，这样就可以实现全方位的信息服务。事业单位建立档案信息网站，首先需要选择对应的管理操作系统，尽可能选择拥有再开发与升级功能的系统，这样可以推动档案信息化管理工作的发展与更新，以便将档案信息网站的服务功能凸显出来。其次，在选择设施设备时，还要与国家的相关标准和规范结合起来，尽可能选择市场占有率较高的产品。
4.升级档案管理部门的软硬件
在新形势下的工作中，我们要更加完善整个档案管理部门的团队构建以及硬件投入。在整个部门中我们要更好的做到优势互补，形成更高的团队契合度，增进团队工作的深度与广度，形成更大的工作辐射面与更系统的工作网。同时在岗位的安排上也要做到灵活处理，能力中庸者给予其他次要工作的安排，要让更有能力的人才在工作中得到更大的发挥空间。与此同时，我们要引进一批更适合事业单位信息化开展的设备，同时增大对设备的投入，更优秀设备才能完成更繁杂的工作。与设备相关联的，我们要及时开展对设备与新工作方法，新工作体系的讨论与培训。
结束语：
随着社会的进步和信息科技的发展，事业单位档案管理实现信息化发展已是大势所趋。但在事业单位档案管理信息化建设的系统工程中，作为档案管理人员要通过各种条件的创设，努力提升自身的管理素质与专业素养，以促进档案利用价值的最大化，真正推进事业单位的可持续发展。
参考文献：
[1]档案管理信息化建设的现状及对策[J].戴彦.城建档案.2017（01）
[2]事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].苏继红.江西建材.2017（15）
[3]浅析事业单位档案信息化管理的重要性[J].林晓芳.农场经济管理.2017（07）
论文作者:陈凤茹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/22
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