国家能源集团神东煤炭集团公司档案室 陕西省榆林市 719315
摘要：信息化时代，传统的档案管理受到了前所未有的冲击。企业档案工作正在发生前所未有的变革。企业档案工作的内容由单纯的档案实体管理正在走向档案信息资源管理。如何最大程度地开发企业档案信息资源，为企业乃至国家创造最大的价值，成为很多企业特别是国有大中型企业的一个重要课题。笔者认为对企业的档案资料应该进行多渠道征集、多层次开发。
一、多渠道征集企业档案资源
企业档案是企业发展历程的真实记录，内容涉及企业发展的各个领域和经营管理的各个环节，是企业加强经营管理、扩大生产销售、维护权利利益、传承企业文化的可靠依据和凭证，是企业的无形资产，在增强企业市场竞争力、促进企业全面协调发展、维护企业和员工合法权益等方面具有重要的作用。可以说，做好企业档案工作，既是企业加强管理、科学发展的客观需要，也是地方各有关部门、各个企业应尽的责任和义务。
开发企业档案资源之前，首先要充实企业档案资源。除了要做好常规的归档工作，还要进行专门的征集工作。
（一）提前介入，收集档案资料。企业档案人员不应坐等各部门移交档案资料，而要增强档案工作的预见性、前瞻性和全局性。加强与企业办公室的联系，提前对企业重大会议、重要接待、庆典等活动做到了然于胸。提前介入重要活动的筹备。在企业重要活动发生的第一时间收集资料，确保资料的鲜活、完整和全面，不但要收集活动的文字资料，而且要收集图片、音频和视频资料。
（二）从当地档案馆、博物馆、图书馆、纪念馆中搜集和本企业有关的资料。如各级党政机关作出的涉及本企业的重大决策，各级领导到本企业考察的文字报道、图片报道，进行必要的复制。《中华人民共和国档案法实施办法》第十四条规定：“既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。”面向博物馆、图书馆、纪念馆等部门，多渠道、全方位地广泛征集重要历史档案资料，使征集来的资料成为馆藏档案的必要补充，形成展览、编研、征集工作多赢的良性循环和良好局面。
（三）从当地新闻单位的资料库中搜集涉及本企业的新闻报道，主要是报社、电台、电视台对本企业的报道，当然也包括各级领导对涉及本企业的考察活动的报道，进行必要的复制。
新闻媒体资料库吸纳了新闻媒体及其工作人员在宣传活动中直接形成的、具有保存价值的报道稿件、各种图表和录音、录像、照片等不同载体形态的历史记录。它从不同角度记录着本地区各个历史阶段的政治、经济、科技、文化等社会发展情况和人民生活的发展变化状况，从不同角度反映了当地的发展面貌。新闻媒体各单位保存的档案集中反映了一个地方接待上级重要领导视察、召开重要会议、举办节庆活动、城市发展变迁等方面文字、图片、音频、视频的各种记录，它是地方文化档案的重要组成部分，也是企业档案的重要来源。
（四）向企业的离退休职工、调出职工以及他们的后人征集有关资料。这种征集又可分为三种情况。
1.无偿捐赠。欢迎个人向企业档案馆捐赠属个人所有的档案资料。对无偿捐赠者除精神鼓励外，应颁发档案馆收藏证书。对捐赠资料价值较大、数量较多的的捐赠者，应视情况予以奖励。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆捐赠档案所有权归档案馆，若捐赠者有特殊要求，按捐赠者意见决定是否开放和保密。
2.有偿征购。有偿征购个人所有的档案资料，其史料价值需经企业档案馆专业人员或外聘专家鉴定，其收购价格由双方面议，并签订购买协议。档案所有权归档案馆。
3.有偿寄存代管。不愿移交或捐赠属个人所有档案资料的，而自己又不具备保管条件，可向档案馆申请寄存档案。寄存期间，档案馆只收取保管成本费用，并全权负责寄存档案的安全和保密，档案所有权仍归个人。
二、多层次开发企业档案资源
搞好档案开发利用，是开展档案工作的根本目的。企业档案部门要不断增强服务意识，强化服务措施，建立完善的档案开发利用服务机制。要主动了解企业对档案信息的需求，建立满足档案利用服务需要的档案检索系统，并主动开发利用档案资源编写有关编研材料，多渠道、多方式为企业决策、生产经营和内部管理等工作服好务，将档案资源转变为企业的竞争优势，转变为企业的现实生产力。
开发利用工作必须借助于一定的工具和手段。档案信息资源具有原始性、分散性等特点，档案工作者要快速、准确、系统地提供利用者所需的档案信息，必须运用各种检索工具来准确、及时地选择、发现、定位利用者所需的适用信息，并通过各种工具来进行科学加工和处理，及时将信息定向或多向传递给特定利用者。
开发利用的目标是实现档案信息的共享，即把馆（室）藏档案，通过多种渠道和方式进行选择和传播，使之流动和共享，以此激活档案中蕴藏的知识和信息，实现一定的经济价值或社会价值。
开发利用工作的目的是最大限度满足社会的档案信息需求。社会需要是开发利用的前提和动力，开发利用的目的就是为经济社会发展服务。
（一）档案信息资源开发利用的方式与途径
1.借阅型开发利用 就是通过阅览、外借形式为利用者提供档案信息。这是一种最基本、最普通的方式。
2.编研型开发利用 就是通过公布、出版、印刷档案编研成果为利用者提供档案信息。这是对档案信息资源进行高层次和深度开发的一种方式。
3.咨询型开发利用 就是解答利用者提出的询问，为利用者提供所需的事实、数据等结果。这是一种提供来自档案或与档案有关的智能服务。
4.宣传报道型开发利用 就是通过开展各种形式的档案宣传活动，为利用者提供档案信息。这是一种最直观的开发利用方式。
5.网络型开发利用 就是通过网络为利用者提供档案信息。这种方式将成为档案信息开发利用的主要形式。
三、多措施强化企业档案人员素质
一要改革与完善企业现有的档案管理模式，建立科学实用、灵活可行的管理体系。树立现代企业管理理念，改变重保管、轻视利用、编研滞后的现状，将档案工作重点放在档案信息资源的开发上，增强档案信息开发与利用的力度，推动企业档案编研工作的开展。
二要多渠道培养档案编研人才，不断提高档案人员的业务素质与编辑水平。企业档案部门要适应档案事业发展的大趋势，适时调整档案人员的专业结构，尽可能配备多学科多层次的精干人才，改变档案工作人员知识结构单一的局面，对现有人员，要制定培训计划，利用多种形式进行编研业务系统培训以及相关知识的学习，努力培养复合型人才。
三要将编研工作按专业、专题责任到人，进行编研任务完成情况的考核，建立档案编研成果的奖励机制，使企业档案编研工作成为企业档案管理工作中的重要环节，使之得以长足发展。
社会主义建设进入新时代，对档案工作提出新的要求，企业档案的管理与利用工作也要遵循新理念，寻求新突破，不断开创新局面，以适应新时代下对档案工作的更高要求。同时也应该看到，新时期档案工作面临着全新的机遇和挑战，档案工作者要自觉更新观念，更新知识，更新技能，通过多种形式多种途径，充分挖掘企业档案信息资源，使之为企业的发展和社会的进步作出更大的贡献。
参考文献：
[1]梁伟《丰富馆藏与档案征集》《2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集》
[2]韩丽 刘美娟 崔艳梅 企业档案信息资源开发利用[J].办公室业务,2014,(12)
论文作者:王军
论文发表刊物:《科技新时代》2018年8期
论文发表时间:2018/10/22
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