【摘要】物联网是信息化时代的一个重要发展阶段。物联网时代的到来，物联网技术的发展，使各个行业的技术水平都得到了提高，也促使物联网技术在各个领域都得到了广泛的应用。文章以物联网时代为背景，提出了物联网技术下的智能化档案管理策略，希望能对新形势下的档案管理工作有所帮助。
【关键词】物联网；档案管理；创新；意义
1引言
对多数档案管理来说，档案管理全面完成“存量数字化、增量电子化”尚有难度，实体档案管理在今后较长一段时间内仍是重要任务。实物档案的传统管理方式存在管理利用效率低、安全保障能力弱等问题，而物联网能将实体档案接入互联网的技术特点可以解决这些问题。“物联网+”是创新2.0下互联网发展的新业务，“物联网+档案”，为档案工作提供了新的平台和发展机遇。
2实体档案管理面临的问题
在存量纸质档案未全部完全数字化加工时，必然会对实体档案进行出入库利用，传统的人工档案管理和利用存在一些问题:
(1)档案管理效率低。人工管理实物档案模式下，档案工作人员出入库房记录、档案出入库记录和档案库房温湿度检查记录等工作耗时耗力，直接拉低了整个档案利用工作的效率。
(2)错位档案定位查找困难。纸质档案一般按固定的档号规则放置，长期管理利用过程中难免出现错放等情况，一旦在原位置无法找到原档案，查找定位工作将非常困难。
(3)馆藏库存顺架盘点麻烦。馆藏库存盘点是档案馆的常规工作，传统的人工盘点模式不仅耗费大量时间与人力资源，盘库的准确度也难以保证。另外由于归档量难以准确预估，需要定期对档案进行顺架也非常麻烦。
(4)档案安全保障存在短板。无论是内部管理不当还是外部入侵造成的档案丢失等安全问题都难以及时发现，待进行库存盘点时发现则为时已晚，难以追踪被盗档案的踪迹。
2 物联网的技术原理和特点
2.1物联网技术的概念和发展
物联网的本质在于物联和感知，通过传感器、通信、自动控制、信息等多种技术把“物体”接入互联网，实现人到物体和物体到物体的连接和通讯，它是互联网的扩展和延伸，可实现对物品的智能化识别、定位、跟踪和管理。世界发达国家和地区非常重视物联网的战略地位，美国、欧盟、日本等国不断通过政策和经济措施推进物联网基础设施建设，我国政府也高度重视物联网产业的发展。目前物联网典型应用领域有安全管理、商业零售、物流管理、医药医疗等。
2.2 RFID 技术和 WSN 技术的原理和特点
档案行业应用物联网技术的关键技术是RFID 和无线传感器网络(Wireless Sensor Networks，WSN)。典型的 RFID 系统硬件由电子标签、天线、读写器组成，当电子标签通过天线接收到读写器的无线射频信号后获得感应电流，驱动读取芯片中的数据通过天线返回相关信号，读写器再通过软件做出相应处理。RFID 的技术特点非常适合档案管理运用:
(1)非接触式读写。电子标签所用的射频信号可以穿透塑料、木材、各种纸张等不透明非金属材质，不同频率的射频信号通信距离范围在几厘米到十几米之间，这一特性便于在不搬动档案的情况下对其进行读写操作。
(2)快速识别。读写器可以同时识别有效通信区域内的多个电子标签，并且识别速度快、正确率高，便于对档案进行批量操作，提高工作效率。
(3)可移动识别。读写器可以识别有效通信区域内处于移动状态的电子标签，便于档案出入库的检测与档案位置的跟踪监测。
(4)使用寿命长。电子标签的信息存储在封装好的芯片中，有防水、防磁、防高温、防污染、抗干扰等优势，可以长期使用。
(5)可反复擦写。电子标签内存储的信息可以反复擦写和修改，便于更新记录档案相关信息和更改档案存储状态。
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无线传感器网络由许多微型传感器节点构成，这些节点能协作实时检测、感知和采集网络分布区域内的监测对象信息，并对这些信息进行处理，以供上层应用利用。使用无线传感器网络技术可对档案所处环境和档案信息进行实时的感知、采集、传输、控制和处理。
3物联网对档案管理创新的应用意义
3.1利用物联网实现档案自动化生成和管理
馆藏资源丰富，较高的管理效率，是实现档案资源价值最大化的基础和前提。过去，企事业单位的档案要么是原始的文件，要么是由人工手动著录而成的，传统的档案生成方式耗时耗力，过程复杂而且效率较低。在物联网时代，企事业单位的档案管理已经摆脱了传统的手工方式，档案生成方式也出现了变化。在档案收集、生成与管理中，物联网技术的作用主要体现在以下几点:首先，在档案收集过程中，企事业单位的档案管理部门可以通过互联网技术向社会、个人收集档案材料。各类材料送达档案部门后，档案管理员将档案按照不同的类别装入不同的盒子，利用档案收集子系统中的 ＲFID 管理板块直接将档案生成 ＲFID 标签内的数据，并利用读写器将档案题名、日期、页数、责任者等信息都打印到标签上，帖到档案上。档案入库时，储位管理板块发出入库指令，系统会读取档案标签上的信息，并在自动识别后将其放到存放储位。电子标签的运用，极大提高了档案生成效率，也为档案智能化、自动化管理奠定了基础。此外，物联网技术的应用，为用户档案实体内部阅览提供了便利。用户在借阅档案时，可在具有自动化识别功能的借阅系统输入关键词，查询档案信息，包括档案位置、格式等，这样就减少了用户查找档案的时间。档案管理员取出档案后，系统会自动记录、显示档案被借出状态。用户借出档案时，智能安全监测门的 ＲFID 阅读器会将档案信息反馈到借阅板块，并将信息与档案出库信息对比、反馈，如果监控系统发现档案出库信息与反馈信息不同，监控模板就会发出警报，档案需在管理人员再次确认后才能出库。用户使用完毕，ＲFID 阅读器会自动消除档案的借阅记录，档案管理人员将档案送返原先位置时，系统会自动记录查阅使用和还卷工作完成。
3.2利用物联网完善档案存储环境监控系统
在实体档案保护和管理方面，物联网技术的广泛应用，大幅度提高档案保管环境的安全性、节能性和智能性。物联网在档案存储环境监控方面的作用，具体体现在:(1)在档案的安全保管和监控方面，利用物联网射频识别和传感器技术，建设一体化智能管理系统，利用微动侦测，对档案库房区域或其他馆内重要区域内人员的出入、活动情况进行实时监控。一旦发现异常，可以使用相关联位置的监控摄像机对人员行进路径进行跟踪记录，同时监控系统还会发出警告，自动锁闭事发区域的门禁，并通知安保人员。(2)在档案保管环境的节能控制方面，立足于网络层和信息处理系统分析，部署档案库房的智慧感知平台，对库房内的信息数据实施全面控制。关于这一点，我们可以库房温度调节系统为例，档案库房智慧感知平台会根据档案管理标准自动管理温湿度控制设备，自动调节库房内的温度，通过精细化的环境参数自动调整确保档案保管环境、温湿度始终处于一个安全范围内。这样既可以减少设备能耗，还可以提高档案管理安全系数。
4结语
作为档案业务中最为重要的一个环节，做好档案管理服务有着重要的意义。“物联网+”的时代，“物联网+档案”将带给档案事业新的变革和发展空间，但同时也显现出存在的机遇与不足。档案数字化进程缓慢，服务模式陈旧、落后，这些都制约着档案工作的发展。加快档案服务模式的转变与创新，在安全利用档案信息的同时，整合、开发各门类专题档案资源数据库，为档案利用提供优质、高效的服务，不断提高档案管理与服务水平，将档案事业推向新的更高阶段。
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[4]刘师师.关于泛物联网档案管理创新的探讨[J].才智,2017(9):70-71.
论文作者:吴晓凤
论文发表刊物:《科技新时代》2019年6期
论文发表时间:2019/8/14
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 库房论文; 技术论文; 电子标签论文; 互联网论文; 《科技新时代》2019年6期论文;