知识管理对信息管理的影响，本文主要内容关键词为：信息管理论文,知识管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在理论研究和应用实践领域，信息管理和知识管理已为人们所熟知，有关信息管理的论述很多，而近几年来对信息管理和知识管理之间关系的研究也不断升温。有些学者把知识管理作为信息管理发展的第五个阶段，是对信息管理的扬弃。然而，自知识管理产生以来，信息管理并没有渐渐消亡，知识管理和信息管理反而呈现出并存发展的态势。在这种情况下，弄清楚知识管理对信息管理的影响，有助于更好地区分信息管理和知识管理，也有助于信息管理在知识管理环境下更好地发展，对实践具有重要的指导意义。
1 数据、信息、知识的关系
在讨论知识管理和信息管理的关系之前，应该先弄清楚数据、信息、知识之间的关系。尼尔·佛雷米(Neil Fleming)曾说过，数据的组合不等于信息，信息的组合不等于知识，知识的组合不等于智慧，智慧的组合不等于事实。[1]这句话的意思是说，信息、知识和智慧不是各个部分的简单组合，每个整体都大于各个部分之和并有自己独有的特征。在《知识管理－新的角度》[2]一文中，作者从认知科学的角度研究了数据、信息和知识之间的递进关系（如图1）。作者认为，从数据到信息再到知识，取决于人对数据和信息的认知及理解。
图1 数据、信息和知识之间的关系
（资料来源：《Knowledge Management-Emerging Perspectives》http://www.systems-thinking.org/kmgmt/kmgmt.htm）
数据与时间和空间是无关的，也就是“独立于情境之外”[3]的(context independence)，在图1的坐标中处于原点的位置。尼尔(Neil)说的“数据的组合不等于信息”。意思是说，没有关联性的数据组合在一起并不是信息。单个的数据可能体现信息，但是否能真正体现信息则取决于对数据的理解，取决于读者的知识背景，也就是取决于读者是否有理解这些数据的经验和知识能力。信息仅仅是对数据之间或数据与其它信息之间的关联性的理解。虽然信息体现了对数据之间关联性的理解，它并没有指出数据为什么是这样的，也没有说明数据随时间会怎样变化。信息在时间上是相对静止的，在本质上是线性型的。
模式体现了关联性的一致性和完整性。从某种意义上说，它创造了自己的情境。当模式关联性存在于数据和信息之间时，模式就有可能表现为知识。然而，只有当一个人能认识和理解该模式及其含义时，它才变成知识。
举例来说，100和5%仅仅是数据，在缺乏情境的情况下，利息、本金和利息率和这些数据都没有关联性。如果我在A银行建立了一个账户，那么在这种情境下利息、本金和利息率就都变成有意义的信息了：如果本金为100元的话，利息率则为5%。如果我在我的A银行账户上存入100元，那么A银行每年就要付我5%的利息，那到年底我的A银行账户里就有105元。当我理解了时，这种模式就体现了知识。通过理解这种模式，我就有了知识。
因此，作者认为，信息与描述、定义或角度（即什么、谁、什么时候、什么地方等）有关，而知识则与战略、实践、方式或方法（即怎样做）有关。
虽然数据是相互分离的实体，但从数据到信息，最后到知识并不是相互分离的发展阶段，它是随着人的认识的深入而连续向前发展的。因此，鲍勃·霍斯沃斯(Bob Hallsworth)认为：知识应该不仅仅是信息，也不仅仅是数据[4]。德翰姆·格雷(Denham Grey)也认为：知识是对信息和数据的充分利用，中间融入了人的技巧、能力、思想、直觉、责任和动力[5]。杰里·阿希(Jerry Ash)则认为：知识，是以人为本，由人脑处理、分析、提取、包装的信息。[6]
但反过来，知识也会影响信息和数据的获取。一个人的知识背景会影响到一个人对信息和数据的选择。比如在上个例子中，在获得了知识的情况下，我就会更关注银行利息的信息，如果觉得在A银行存款合算，那么我就会增加在A银行的存款额，但是如果我发现另外B银行的利息率更高，我就会查找B银行的相关数据，然后取出A银行账户的存款，将之存入到B银行账户中。因此，人的知识背景直接或间接地影响了人获取信息的深度和查找数据的数量。数据、信息和知识的关系可以用图2来表示：
图2 数据、信息和知识之间的关系图
2 知识管理与信息管理的关系
从数据、信息和知识的关系中可以看出，信息和知识是密切相关的，且是相互影响、相互促进的。同样，以信息为主要研究对象的信息管理和以知识为主要研究对象的知识管理也是密切相关的。
一方面，信息管理的软、硬件架构为知识管理展开提供了理想的起步平台[7]，信息管理对知识管理的各个方面提供了基础和技术支持。基于此，一种观点认为，知识管理是信息管理的新发展。美国学者德·马夏德在20世纪80年代中期就提出将信息管理分为四个发展阶段：第一阶段为文献管理(1900-1950)；第二阶段为自动化技术管理（60年代中期－70年代）；第三阶段为信息资源管理（70年代中期－80年代）；第四阶段为知识管理（80年代后期－90年代）。在此，作者有预见性地将知识管理视为信息管理发展的新阶段，它表明了知识管理与信息管理之间有联系的一面，由于经济发展与管理实践的需要，知识管理从信息管理中孵化出来，并正在逐步形成一个新的管理领域。基于此，国内不少学者也认为知识管理将取代信息管理。
另一方面，知识管理和信息管理之间的差别也非常大。主要有以下几点：第一，信息管理是侧重于表达知识的记录型信息的管理，即重视显性知识的管理，而忽视隐性知识（如个人的知识、经验、能力、诀窍和工作技巧等）的管理。显性知识易于整理和进行计算机存储，而隐性知识则难以掌握，它集中存储在员工的脑海里，是员工经验的体现。知识管理的对象不只是显性知识，还包括隐性知识及其载体——人的管理。计算机系统所产生的信息，并不完全是人类对潜在行为的认知，知识体现在以信息为基础的主观行为背景中。也就是说，知识体现在用户身上，而不是信息的集合。管理者应该认识到与信息不同，知识是内含在人类自身之中，通过社会相互作用而形成的。信息与数据相连，知识与数据和信息相关，但并不是说知识一定必须与其相关。信息无所不在，但知识却是稀缺的。信息能被计算机产生出来，而知识却是由人创造出来的。只有人类在知识创新中占据主要地位，计算机不过是一种拥有较强的信息处理能力的工具。知识管理有效地实现显性知识与隐性知识之间的相互转换，并在转换中创新。第二，信息管理关注的是构建智力库，其主要目标和功能是实现信息资源的合理配置，没有明确的方向性和目的性。从业务角度看，信息管理只注重创造活动成果的管理，而忽视成果的创造过程，即创新。知识管理所关注的是智力管理，其目标是知识运用，具有较强的方向性和效用性。知识管理涉及知识发现、知识交流、知识应用等过程。总之，知识管理的根本目标是创新，而信息管理的核心是信息的组织和利用。第三，信息管理强调管理的技术和手段，其出发点是将信息视为对管理和决策有重要作用的数据。而知识管理则是一种全新的管理模式，它注重问题的解决方案，其出发点是将知识视为重要的战略资源，知识管理不仅仅是管理信息和信息技术，它重在知识的创造、知识的应用、对人的管理以及开发人的智力。在信息管理中，信息技术是整个管理的核心，它在信息的搜集、加工、存储、传递和管理中起到非常重要的作用。信息管理只是将各种各样的信息以不同方式汇总、组织起来，方便人们利用计算机进行查询和检索，利用技术进行信息采集、存储和控制。而知识管理则是以人为中心、以信息为基础、以知识创新为目标，利用技术去分享知识（信息），并把它们作为创新的手段。知识管理是人的管理。在知识管理中，创造财富的首要条件是知识。所以，白里安·纽曼(Brian Newman)认为：知识管理不是一件技术问题或电脑问题，而更多地关注于知识发现和创造、知识传播、知识利用的全过程[8]。杰里·阿希(Jerry Ash)也认为，如今很多企业实行知识管理失败，其关键的原因就是太注重技术而忽视了人[9]。基于信息管理和知识管理之间的差别，有人不同意把知识管理当作是信息管理的自然或必然发展结果，二者之间不存在客观的自然演进关系，知识管理不是直接否定信息管理的产物，也不是针对信息管理的缺陷而加以改造的产物，知识管理的出现丝毫不影响信息管理的继续存在和发展，知识管理的思想来源是社会经济发展的客观要求，或者说是知识经济时代管理方式与方法所提出的变革要求。
对此，笔者比较赞同第二种观点。信息管理和知识管理是两个不同的领域，虽然两者有相同的地方，但它们是针对不同的问题而提出的不同的解决方案，不存在谁代替谁的问题。事实上，信息管理和知识管理是并存发展、相互促进的。信息管理为知识管理提供了良好的基础和平台，知识管理也对信息管理产生了巨大的影响。
3 知识管理对信息管理的影响
史蒂夫·克拉克(Steve Clarke)教授在《知识管理对信息管理实践的影响》[10]一文中（如图3）从信息管理的角度对知识管理对信息管理的影响做了简单的介绍。他认为，知识管理由以下阶段组成：知识获取、知识共享、知识利用和知识评估。知识获取是关于员工从组织内外获取知识；知识共享很重要，能增强组织的创造、识别和评估过程，有人认为知识共享非常依赖于技术或网络能力，但实际上它更依赖于公开的交流，技术能促进这种交流，但是只有人才能决定是否交流以及交流或不交流什么；知识利用是与知识如何使用、为什么使用以及以何种方式使用有关的过程；评估是关于知识目标和反馈环的过程，以检查知识过程是否成功和是否可以做得更好。所有这些由不同的知识“类型”支撑，即事实知识“know-what”、原理知识“know-why”、技能知识“know-how”、知时知识“know-when”、知人知识“know-who”、知地知识“know-where”。其中，事实知识是知道是什么的知识；原理知识是知道事物原理的知识；技能知识是知道怎么做的知识；知时知识是知道何时能获取知识；知人知识是知道谁拥有知识；知地知识是知道在何处可以获得知识。图3展示了知识管理各过程和活动的内在关系，也体现了这些过程和活动与员工、结构和技术的关系。
图3 知识管理过程、活动和构成图
资料来源：Steve Clarke.《The Impact of Knowledge Management on Information Management Practice.Information Management》,2006,19(3):16-17
史蒂夫·克拉克(Steve Clarke)教授认为，知识管理的结构可以给信息管理带来一些启示。信息管理经常关注于组织的机构和技术部分，但我们应该看到信息管理和知识管理的活动之间的关系。少关注信息管理在企业中的地位，多关注信息管理可以如何增强知识管理各活动之间的相互关系。这样的话，信息管理在组织中就不仅仅是“支持功能”，而是作为企业所有活动中必不可少的一部分。
知识管理的兴起，不仅丰富了现代企业经营管理的内涵，而且对企业信息管理模式、信息过程和信息工作等方面都产生了重大冲击并提出了全新的要求[11]。
首先，知识管理拓展了信息过程的对象。信息管理原来的研究对象是静态的信息。在知识管理环境下，企业面对的环境是动态的。因此，信息管理的对象不能再局限于静态的信息，而更应该关注动态的信息，并力求将信息转换为显性知识、将显性知识转化为信息，同时，应该更多地关注员工的潜力和客户的需求，为知识管理各过程的发展提供帮助和支持。
其次，优化了信息过程的目标。知识管理的目标就是力图能够将恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。因此，信息管理要帮助营造良好的信息交流环境，一方面保证知识的快速传递，另一方面确保知识的精、准、全、新。
再次，突出对企业战略决策和创新的信息服务，信息服务的集成化、专业化和个性化。知识管理强调服务于企业战略决策和规划、技术创新、管理创新和知识创新等。因此，在企业信息服务中，应更注重满足企业战略决策和创新的随机信息需求；同时，信息机构应当是开发服务的模式，采用系统集成、服务集成等多种方式来联合协作，充分调动各种知识资源、系统和服务组织来拓展知识服务的功能。
最后，对现代信息技术的依赖性更强。传统信息管理的主要职能是监控企业的资本流、部件流及材料流中的信息流，而知识管理的主要对象是“知识流”，而“知识流”整体性、连续性和动态性的特征，必然要求对其不同环节的管理技术应当是相互依存、协调一致的，这就深化了信息管理对包括计算机技术、通讯技术等先进的信息技术的需求。因此，在知识管理环境下，企业信息管理技术要围绕对知识的创造和开发、知识资源的分配与共享、知识的交流与转移、知识的运用和价值创造等“知识流”的各个环节提供技术支持，信息管理要全面掌握集成化的知识管理系统、数据仓库、数据挖掘、人工智能技术、新型检索技术、搜索引擎以及网络技术和组件技术等主要支撑技术，以全面支撑知识共享和知识创新。建立基础的知识管理系统，基于数据仓库，进行数据挖掘，实现知识发现和知识共享，应该成为现代企业信息管理工作的核心。
4 小结
从数据到信息，最后到知识，这是随着人的认识的深入而发展的，是层层递进的关系；反过来，知识也对信息和数据的获取和选择产生影响。基于此，以信息为主要研究对象的信息管理和以知识为主要研究对象的知识管理也是相互促进、并存发展的。信息管理是知识管理的基础，知识管理的发展也对信息管理的发展产生了深远的影响。目前，国内外已经有学者关注到这一趋势，比如国外的史蒂夫·克拉克(Steve Clarke)和国内的程刚教授。程刚教师的博士后出站报告题目是“基于知识管理的企业信息管理创新研究”，后在此基础上修改，出版了《现代企业信息管理创新》一书。书中探讨了知识管理环境下的企业信息管理创新。本文尝试着在国内外学者研究的基础上，从信息和知识之间的内在逻辑关系入手，探讨了知识管理对信息管理的影响。认识到这一点，将成为日后我们研究信息管理和知识管理的新起点。
收稿日期：2006-09-29
标签：知识管理工具论文; 信息管理与信息系统论文; 技术与管理论文; 管理创新论文;