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美军国防合同审计局,作为美国国防部的直属单位,由国防部副部长(主计长/首席财务官)负责授权、指导和管理,并直接向其报告。
一、美军国防合同审计局的历史
美军合同审计服务可追溯到60年前或更早。最初,各军事部门自身具有合同审计职能,并制定了相关的指令和会计规定,不存在统一的合同审计。
美海军与陆军航空军于1939年第一次尝试实施联合审计,并于1942年12月与军械部在选定的地区组建了审计协调委员会。在这些地区,工厂根据合同为多个军种生产不同的物资。
1952年6月18日,美国陆海空三军联合颁布了《合同审计手册》,规定了采购合同审计中使用的详细政策与规程。然而,由于各军种的采购组织与做法不同,因此很难最终确定标准的指导方针。
1962年5月,美国时任国防部长罗伯特·S·麦克纳马拉制定了一个“60方案”,认真考虑了集中合同管理与审计工作的可行性。研究的结果是决定建立单一的合同审计能力。1965年1月8日,美军组建了国防合同审计局,并任命前空军副主计长威廉·B·佩蒂为局长,前海军合同审计局局长爱德华·T·库克为副局长。
二、美军国防合同审计局的组织结构
美军国防合同审计局由7个主要的机构组成,包括1个总部、5个地区审计办事处和1个实地审计特遣队。截至2010年12月6日,该局共有4777人,其中,审计员4114人,其他专业人员191人,专业保障人员472人。就专业资质而言,该局有注册会计师1127人,大学毕业生4332人,高级学位1292人。
国防合同审计局总部位于弗吉尼亚州贝尔沃堡康普莱克斯总部,主要人员有局长、副局长、执行官、负责审计质量的特别助理、总法律顾问(负责国防法律服务)以及负责业务、政策、计划与资源的助理局长。
地区审计办事处和实地审计特遣队,在美国本土和海外负责管理300多个实地审计办事处和审计分办事处。实地审计办事处或是一个审计分办事处,或是一个常驻审计办事处。在要求更经济地提供合同审计服务时,地区审计办事处处长可组建实地审计分办事处,作为实地审计办事处的延伸。这种分办事处依赖其母体—实地审计办事处来发布审计报告和其他行政资助情况。
5个地区审计办事处分别位于德克萨斯州欧文地区、佐治亚州士麦那地区、宾夕法尼亚州费城地区、马萨诸塞州洛厄尔地区和加利福尼亚州拉米拉达地区。地区审计办事处的职责主要有四项:一是指导和管理国防合同审计局分配的审计任务:二是管理国防合同审计局分配的人员与资源:三是管理合同审计项目;四是指导本地区实地审计办事处的业务。地区审计办事处的主要人员有处长、副处长,负责审计质量的特别处长助理、地区审计主管、地区特别审计项目主管以及地区资源主管。
实地审计特遣队总部位于弗吉尼亚州尚蒂伊地区,其功能类似于地区审计办事处,专门负责与单列的敏感信息和特别使用权项目有关的合同审计。该队主要成员有队长、副队长、队长特别助理和审计主管。
在合同商所在地,在根据审计工作量要求指派常驻审计人员和保障人员时,可在该地组建常驻审计办事处。审计分办事处组建于该地区的战略位置,负责执行指定地域的所有合同审计服务,但不包括由该地区常驻审计办事处或联络处执行的合同审计服务。
国防合同审计局联络处设立于国防部采购或合同管理办公室,在采购、合同管理与合同审计部门之间提供有效的沟通和协调。
三、美军国防合同审计局的主要任务、构想与价值观
为有效应对后勤转型的挑战和高效完成合同审计任务,美军国防合同审计局发布了《2011-2015年国防合同审计局战略计划》。该计划提出了国防合同审计局的主要任务、构想与价值观。其中,国防合同审计局的主要任务是:在为用户提供公共利益服务的同时,既为国防部履行所有必需的合同审计,也为国防部所有负责采购与合同管理的部门提供有关合同和转包合同的会计与财务咨询、合同谈判、合同管理和合同结算等服务,确保以公平、合理的合同价格使用纳税人的钱。必要时,国防合同审计局还能为其他联邦政府机构提供合同审计服务。国防合同审计局的构想是:具有奉献精神的专业人员,协同工作,为国防部和士兵提供高质量的审计服务,以保护纳税人的利益。国防部合同审计局的价值观是:团队协作,追求卓越,承担责任,相互尊重,诚实正直,相互信任。
四、美军国防合同审计局的主要业务
国防合同审计局为美军合同军官提供范围广泛的产品与服务,主要业务包括以下四个方面:一是合同授予前合同审计服务,主要包括提供价格建议、合同授予前的调查、劳动力远期估价和间接费分摊率的远期估算。二是合同授予后合同审计服务,主要包括发生的费用或年间接费分摊率、遵守谈判协议的真实情况、成本会计标准的遵守情况与程度、索赔以及财务能力。三是合同商内部控制系统审计,主要包括记账、评估、电子数据处理、补偿、业务量、预算、器材管理、劳动力、采购以及间接成本与其他直接成本。四是协助谈判,主要包括查找事实和审计后分析合同商的信息以及协助采购联络。
2010财年,国防合同审计局审计了340亿美元的合同成本,审查了5689项、价格高达1850亿美元的远期定价提议。根据审计结果,净收益大约为29亿美元。与该机构5.3亿美元的运营成本相比,纳税人对国防合同审计局投资的回报率大约为5.1,即纳税人向国防合同审计局投资1美元,即可获得5.1美元的收益。
五、美军国防合同审计局的战略目标
在《2011-2015年国防合同审计局战略计划》中,国防合同审计局为实现其构想,提出了在5年内实现以下5个战略目标,以有效应对后勤转型的挑战。
第一个战略目标是把国防合同审计局建设成为一个“统一的组织”,营造一种团队协作、追求卓越、承担责任、相互尊重、诚实正直、相互信任的文化。该目标主要包括两个分目标:一是确保整个组织能够清楚地理解“统一的组织”的内涵:团队协作、追求卓越、承担责任、相互尊重、诚实正直、相互信任。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)探索提高组织统一性的方案;(2)培养雇员的行为举止和规划雇员的前景;(3)评估绩效管理系统,确保与组织战略目标的一致性;(4)分析提高雇员理解组织内涵的最好方法;(5)评估雇员行为举止的做法,确保良好的行为举止得到认可。二是在雇员的职业发展中,提供帮助雇员证明和应用核心价格观的机会。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)提供人际关系技巧培训;(2)发现和记载国防合同审计局的各种职业路径;(3)制定职业资助计划;(4)制定允许雇员学习其他职业的方法。
第二个战略目标是提供高质量的审计和其他财务咨询服务。该目标主要包括两个分目标:一是发现和执行能最好服务于公共利益的合适的审计和其他财务咨询服务。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)分析由该局提供的审计和服务,并决定最高风险的审计与服务;(2)发现国防部和国防合同审计局服务的最高风险项目,该局提供的这些服务对保障最高风险项目是必需的;(3)分析国防部对该局的要求,以决定执行合适的审计与财务咨询服务和确保以合算的方式满足国防部的要求。二是改进执行高质量审计和其他财务咨询服务的方法。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)为执行高质量的审计,制定改进的方法和发挥人员的作用;(2)为执行其他的财务咨询服务,制定改进的方法和发挥人员的作用;(3)在审计计划、执行、报告以及后续活动的各个阶段,加强沟通与交流;(4)改进政策制定和有效使用;(5)改进国防合同审计局提供谈判支持和财务咨询服务的方法,包括根据2009年12月4日颁布的《国防采购政策指南》,支持审计免责条款的方法;(6)分析和改进管理工作重点和资源配置的方法,包括管理审计申请、审计报告日期、合同商提交的大量评估报告等办公方法。
第三个战略目标是在完成合同审计任务中,拥有技能娴熟、积极进取和追求卓越的专业人员。该目标主要包括五个分目标:一是为雇员的培训需求做好准备,创建持续的学习环境。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)使用最近全寿命周期培训特别委员会分析的雇员能力,发现弥补雇员能力差距的培训方法;(2)制定与实施雇员培训,以弥补雇员的能力差距;(3)重新评估雇员的职业路径培训需求,以继续弥补雇员的能力差距。二是把雇员相关的工作经验与后续技能培训结合起来。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)设计各时间阶段的职业发展计划和培训,这些培训将确保雇员在职业生涯中有机会继续发展;(2)创造为雇员准备下个职业路径的机会;(3)在整个国防合同审计局内,制定帮助雇员发展工作技能的计划。三是在雇员工作和家庭生活之间保持健康的平衡。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)确保雇员合理的工作量;(2)促进灵活使用工作场所;(3)定期重新评估工作与生活平衡举措的实用性和有效性。四是招聘与保留高素质的雇员。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)改进国防合同审计局的招聘方法;(2)制定国防合同审计局改进保留雇员的举措;(3)评估和更新职位,以更好地反映完成任务所需的工作。五是培养各种各样的、范围广泛的雇员。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)发现、招聘、雇用和保留特定残疾人,其他残疾人,少数民族和退伍军人;(2)在各个层次上,改进雇员的多样性和广泛性。
第四个战略目标是与国防合同审计局外部利益相关者建立有效的工作关系。该目标主要包括两个分目标:一是增加与采购部门的协调和沟通,以更好地理解相互的要求。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)制定与采购部门定期举行情况介绍会的活动计划;(2)通过年度调查,确定采购部门的要求,确定采购部门对国防合同审计局的举措、产品或服务的了解程度以及对这些服务的满意程度,并制定后续的活动计划,以便在调查结果的基础上,考虑处理要求改进的其他领域;(3)发现用于以下方面的沟通方法,包括立即查明合同商不够充分的建议或主张;在审计期间,为处理不断发展的问题,提高与采购部门公开而持续的沟通收益;把领导人会议和调查的结果告诉审计人员,以便他们能够明白用户的要求、关注点和重点;(4)召开全局审计质量或外部利益相关者大会,以重视协调和改进国防合同审计局外部利益相关者的关系,体现国防合同审计局的组织构想、目标和任务,以及获得会议出席者对国防合同审计局的体会或感受的反馈信息。二是提高外部监督组织的专业或职业关系。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)确定和实行定期的情况介绍会议,该会议包括向外部监督组织介绍国防合同审计局总部或地区机构的管理情况,以便完成以下工作:提出对国防合同审计局审计服务的深刻见解和谅解;讨论国防部合同审计局重大的审计举措(突出审计质量和审计方法,以节省纳税人的钱);提供采取行动处理较早的、现在的和正出现的审计质量问题的情况;获得正出现的审计质量问题的反馈信息;获得有关情况介绍会议的年度反馈信息。(2)邀请外部监督组织到会作报告。(3)建立基础设施和提供资源,以对监督组织需要的数据与信息作出充分反应。
第五个战略目标是为成功完成合同审计任务,工作人员在合适的时间拥有良好的办公场所、设备和技术。该目标主要包括两个分目标:一是在管理国防合同审计局资源的流程中,提高效率。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)改进国防合同审计局预算编制和执行。(2)发现管理国防合同审计局资源的最好做法。(3)基于国防合同审计局的工作重点,改进人员配置方法和相关资源的计划。二是国防合同审计局的信息技术最有效地保障该局的合同审计任务。为实现该分目标,该局主要采取的措施是:(1)改进信息技术工具,使该局能够实现协力配合,团队协作。(2)提高网速。(3)创建全局基于知识的管理系统。
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