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摘要：随着社会政治经济不断发展变化，国家机关、各企事业单位对档案工作的重视程度日益加深。2016年，全国档案工作会议提出：持续推进“覆盖广大人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系，确保档案安全保密的档案安全体系”建设，着力完善档案馆“档案保管基地、档案利用基地、爱国主义教育基地、电子文件备份中心、政府公开信息利用中心”功能，推动档案各项业务稳步开展。本文就如何开展档案管理工作，进行分析和探讨。
关键词：民生档案；意识；档案安全；开发利用；惩处机制。
1、前言
偶然从一个从事档案管理工作的朋友那听说的故事：一个朋友为了评职称，遍寻不到自己当年从事教师工作的一个调令。这期间托了很多朋友，找了很多人，但是回复都是找不到、没有，最终这个人在聚会聊天时跟我的朋友说到这个事，这才从朋友这里找到。这个故事是现实生活中发生的个案，而与群众生活息息相关的关系民生的事情屡屡发生，例如：介绍信、工资单、养老金等等证明找不到的事情，从报纸、新闻屡见不鲜。从这些问题中不难发现：我们对于档案的重视和开发利用程度及意识是亟待提高的。如何更好地开展档案管理工作，做好档案的开发利用，就此，我们进行探讨。
2、档案管理面临的形势
2.1人员档案意识不强。结合我个人实际档案工作，在归档工作上，下达的归档任务计划，许多部门都会反映“这个不需要归档”“这个不应该由我们部门归档”之类的推脱之言；年度归档工作开展时，各部门专兼职档案人员只是归档受控的红头文件，忽略了非受控的、交办通知、各单位来往函件、不同载体文件等；单位领导对于档案工作认识也是不够，认为档案工作是一份“闲工作”，安排的人员也是“照顾对象”或者“边缘岗位”。这一系列情况的产生，凸显出的是人们对“档案”的认识程度不深，档案意识不强问题。
2.2忽略档案安全性。在信息化的大数据时代，我们产生的许多文件就是电子文件格式，因此利用起来很方便，这同时也造成档案泄密，增加了档案安全风险。日常工作中经常涉及到“借资料”的情况时，如果有电子版，常常会直接发送电子版，一些涉及公司机密的文件，由于个人保密意识不强，往往直接就交给借阅人查阅复印了，同时，现代化网络技术信息技术的发展也给档案安全带来了考验和挑战。
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2.3开发利用深度不够。许多档案馆采取的是“坐等上门、你来我找”的服务方式，被动接受查找档案的工作；档案利用开发力度不够，特别是有关民生的，与人民群众切身利益相关的各类文件材料收集归档不全，开放利用程度不够，收费查阅、利用手续繁琐、无档可查的情况明显；查档方式过时，缺乏利用新技术、网络化、信息化的意识和手段去全面开展档案查找利用工作。
3、开展档案管理采取的措施
3.1强化全员档案意识。（1）加强档案队伍建设。各地区各部门各单位要把档案人才培训、交流、使用列入培养和选拔任用的规划统筹中，创造学习提升机会，同时建立人才引进机制，引进和培养档案专业人才；档案部门要配备懂专业、有技能、有责任心的领导及团队，保持干部队伍的稳定；（2）加强档案宣传工作。各级部门、单位要利用新闻媒体，大力宣传推广贯彻国家档案工作新思想、新举措，开展形式多样、内容丰富、具有社会影响力的档案宣传活动，为档案事业提供舆论支持；（3）建立全员参与制度。规范并支持社会力量参与档案事务，支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金，推广档案购买服务，建立多元化、多层次的各类档案形式，如家庭档案、个人档案、专题档案等，丰富国家档案馆藏。
3.2保障档案馆藏安全。（1）建立健全安全管理制度。完善档案安全应急管理制度，落实应急预案的制定，确立优先抢救原则和保护措施。（2）切实改善档案保管保密条件。严格按照相关标准新建、扩建或改造档案库房，完善“防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害生物、防有害气”八防的措施和条件；规范电子文件管理系统，配备信息保护，嵌入身份认证、授权管理、数字水印、电子签名、安全审计等产品，强化电子文件安全保密措施；保障档案信息安全，按照国家有关规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，严格执行档案安全保密制度，加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，采取加密算法和验证措施，确保文件真实、完整、可用、安全。（3）开展异质异地备份。各级各单位、企业、社会组织的档案馆室，对于重要档案，包括声像、照片档案、电子档案等应实行异地异质备份，确保档案实体安全性保密性。
3.3创新档案利用方式。（1）创新服务形式。将档案信息服务作为公共服务的一部分，努力提供一站式服务，做好查阅服务，简化利用手续，利用现代化信息技术拓展服务渠道，把可以公开的档案通过网络上传，提供远程利用，促进资源共享。（2）加大编研开发力度。主动开发档案资源，积极提供档案信息服务，通过出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目等多种形式，全方位挖掘档案价值，综合加工，深度开发，努力把“死档案”变成“活信息”、“档案库”变成“思想库”。
3.4完善惩处机制。提高档案行政管理部门依法履职能力，制定相关法律法规，严格执行档案安全保密执法力度，建立人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。对于妨害档案安全的，依法追责；对于为保护国家重要档案和信息资源的单位和个人，应给与奖励。档案库房定期开展自查，排忧解患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件的发生。
参考文献
（1）刘少静.信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发，2015（03）：82.
（2）李学香.新时期国家档案信息资源管理模式研究.安徽档案管理模式改革研究报告[A].
（3）姬丽华.档案现状及发展对策简析.卷宗，2016年1月（上）.
论文作者:干泉
论文发表刊物:《文化研究》2017年1月
论文发表时间:2017/5/4
标签：档案论文; 工作论文; 意识论文; 文件论文; 安全保密论文; 体系论文; 开发利用论文; 《文化研究》2017年1月论文;