大庆市让胡路区卫生监督所
摘要：档案的管理工作是我国卫生监督部门工作中的一项重要内容。近年来，我国的卫生监督部门一直在探求档案管理的科学、有效的方法，在一定程度上提高了档案管理工作的工作效率和工作质量，使档案工作更加科学、规范，富有现代化特征。本文简要分析了卫生监督档案集中管理工作的具体实施以及起到的作用，仅供参考。
关键词：卫生监督；档案管理；实施
集中管理卫生监督档案，是规范行政行为的一个重要手段。因为卫生监督档案是国家档案的重要组成部分，是卫生监督机构依法行政的原始记录和重要依据。同时也是监督活动和监督员勤政的具体文字记录。随着市民法律意识的不断增强，行政执法行为的不断规范，卫生监督档案的规范化管理也显得越来越重要，建立与完善卫生监督档案综合管理已势在必行。
一、档案管理的运行体制
在卫生监督事业中，不同的部门需要共同合作进行档案的集中管理。在工作中还要注意发挥集中管理的作用。为了使管理档案的工作更加便捷，特别设置了档案管理系统。其中包括分管的部长、办公室的主任、负责管理档案的专业人员、不同科室的主管和档案管理员等；明确档案集中管理的工作流程和管理方式。档案管理中的基本内容、档案的存放、资料的质量、保存的时间、档案的运用以及管理的工作内容等，都需要列出来。按照卫生监督部门的工作标准，并根据具体的管理工作来选择档案管理的方法，并将档案进行分类、归档以及编号等。不同科室在完成档案的预立卷后，需要在规定的时间内将档案交给专业人员移交到档案室进行集中管理。
二、归档范围及要求
1、卫生审核档案
按照有关规定和不同类型的卫生管理办法的要求，提交资料。其中包括：①申请书；②申请人的资格证明文件及有关部门的审批文件；③生产经营场所的使用证明文件；④建筑设计的卫生审核资料或生产经营场所的平面图、生产工艺流程图及卫生防护设施图；⑤产品原料、配方及包装材料、标签、说明书、产品样品及产品安全性、稳定性评价资料和产品质量卫生标准；⑥设备情况及性能资料等。
上述的有关材料需要审核部门的专业人员当场核实并进行整理，并且需要装入统一规定的档案袋内，提交给发证部门。在领取证件后，需要得到发证机关的批准为证件编号，每个月都要提交一次，并在次月五日前统一交到档案室，档案室的专业人士负责归档工作。
2、卫生监督档案
有关食品的安全、职业的健康、公共场合的卫生、校园卫生、饮水卫生以及化妆品的卫生等问题在有关的法条中都有提及，在其中工作的管理人员需要做好现场的调查报告，每个星期都需要由负责检查的中队监督员交给队部审核，主要的负责人还要完成统计数据的任务，并在次月的五日之前统一提交给档案室，收集的材料需要根据监督的类型和地区、编号排序。在现场做的调查报告中还要添加监督类型的问题栏，并且务必要写下许可证编号，每个月都需要写一次。之后，需要档案室的专业人员盖章，放入对应的档案袋内，并整理好查阅的目录。
3、卫生行政处罚档案
卫生安全事故的处理方案以及行政方面的处罚档案，包括不同类型的卫生方面的行政处罚档案。比如，食品的安全、公共场所的卫生、饮水卫生、校园卫生以及化妆品的卫生等。如果出现违背有关的卫生条例或办法的现象，执法检查中队会在事故结案后，按照卫生行政处罚方面的规定下发行政类的处罚文件，按照先后的顺序打印出来，并装订好提交给档案室。档案室的工作人员会将文件进行编号，制作成行政档案的目录。同时，会有专业人员在基础的档案中标明行政处罚案件的编号，保证档案资料的完整。（1）通常情况下，行政处罚方面的案卷处理包括：案件受理记录；立案报告；现场检查记录；询问笔录；保存证据通知书；采样记录；案件调查终结报告；合议记录；行政处罚事先告知书；陈述和申辩笔录；行政处罚决定书文稿及附页；行政处罚决定书；送达回执；罚款收据；结案报告等。（2）适用于听证程序的除一般程序的文书外还应包括：行政处罚听证告知书；行政处罚听证通知书；听证笔录；听证意见书。（3）适用于简易程序的应包括：现场检查笔录或监测报告；当场行政处罚决定书；送达回执；罚款收据等。
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三、档案编号
1、卫生审核档案编号
（1）签发许可证的审核档案编号：同卫生许可证号：（年份）（区县名简称）字第（乡镇街道编号＜2位＞）（顺序号＜4位＞）号。
（2）建筑设计预防性卫生审核编号：业务档案号，类别号——顺序号。
2、监督档案编号（无许可单位）
业务档案号，类别号，行业号——顺序号（有许可单位的归入审核档案）。
3、卫生监测报告
不单独编号，随监测时所作的现场检查笔录及采样单作为一件归入监督档案。
4、行政处罚案件编号
业务档案号，类别号，行业号一顺序号。
四、档案集中管理的效果及体会
1、档案的集中管理使工作程序更加规范化
每一部分的档案管理工作都由不同的工作人员来负责整理。工作人员之间会产生一定的监督作用，科学、合理的分工合作促使核对的工作顺利的进行，使审核文书的起草以及审核时间的规定都日益改善。在持续的整理档案、分类档案的过程中，会及时的发现问题并及时的解决，使管理档案的任务顺利完成。
2、避免了监督档案资料的遗失，提高了统计数据的准确性
集中管理以后各项工作都由书而资料记录，统计数据也不再是单纯的数字反映。对体现地区部门卫生监督管理的动态资料及工作实绩具有重要的现实意义，保证了为领导决策提供数据的可靠性。
3、提供了便捷的查询服务
集中管理提高了档案的利用率，又配备所局域网，使用了食品卫生管理软件，为全所业务工作提供了全方位迅速正确的查询统计服务。
4、提供监督员勤政工作的考核依据
集中管理后，每位监督员所制作的现场检查笔录，由专人负责进行统计归档，使监督覆盖率及频率的完成情况有一个动态的记录过程，并可以及时调整工作重点。
5、为考核提供了便利
集中管理为考核提供了便利及真实数据，无论是市所、区局还是单位考核，随时都可以到档案室抽查，不涉及到具体的业务科室及人员，既不影响日常工作，又不存在临时补资料现象，比较全而地体现真实的日常工作水平、工作质量及完成情况。
五、结语
现阶段，我国的卫生监督部门的档案管理工作还不够完善，发展也不均衡，管理的档案的信息各种各样。甚至有些地方的档案工作还在准备初期，开发和使用档案的能力还不太高。这样的现象在一定程度上阻碍了我国卫生事业的进步，有关的卫生监督部门和管理部门应该加强重视。应该注意在日常的工作中树立档案集中管理的意识，采取有效的措施使档案管理工作规范化、科学化，促进我国卫生监督改革事业取得新的成绩。
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论文作者:赵彤
论文发表刊物:《基层建设》2016年6期
论文发表时间:2016/7/4
标签：档案论文; 卫生监督论文; 卫生论文; 行政处罚论文; 档案室论文; 工作论文; 编号论文; 《基层建设》2016年6期论文;