文件与档案关系研究分歧探源，本文主要内容关键词为：分歧论文,关系论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件与档案的关系是档案学理论体系的基础之一。长期以来，人们普遍认为档案是从文件转化而来的。“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件可能是“明天”的档案，这就是对文件与档案转化关系的一种通俗概括。上述观点被写入教科书，而被人们所接受。然而，近些年来这种传统认识随着社会实践的发展，文件与档案概念的扩大而受到了挑战，人们在此问题上产生了严重的意见分歧。争议的焦点问题主要集中在以下三个方面：(1)文件与档案是否是属同一事物；(2)文件是否可作为档案的属概念；(3)归档是不是文件与档案的分界线。（注：谭琤培：《文件与档案关系研究综述》，《浙江档案》2000年第10期。）
人们之所以在“文件与档案关系”这一基础理论问题上产生严重的意见分歧，究其原因有三：
一、所用概念不对应
学术界普遍认为事物是不断变化的，因此，与事物相对应的概念不是一成不变的，文件与档案的概念也不例外。相应于事物旧质态的是狭义的概念，而相应于事物新质态的是广义的概念。以往我们在研究文件与档案关系这一基本命题时，是建立在狭义文件与狭义档案的基础之上。当20世纪90年代人们重新审视这一问题时，必须注意使用的概念要对应，而有些学者在研究这一问题时恰恰忘记了这一点。因此在研究狭义文件与广义档案的关系时，必然会得出这样一个结论：文件与档案之间是一种交叉的关系。
狭义的文件概念强调的是文件的法律和行政效用，它的形成主体是法定的机关组织，它的产生范围是公务活动，它的主要特点是程式性，它的记录方式是文字。因此，狭义的文件所指的就是公文（或称文书）。狭义的档案所指的是文书档案，强调的是它的历史性和价值性。文件转化为档案的内在原因是其价值形态发生了变化，文件的价值称之为现行价值（或称初始价值），档案的价值称之为历史价值（或称从属价值）。文件的价值对于文件制作者而言是工具作用，用它来传达意图；对于文件接受者而言是依据作用，用它来处理问题。档案的价值表现为交流作用，使用者可以通过它了解历史。当文件退出现实使用阶段，文件的价值从现行价值转变为历史价值，文件也就转化为档案，因为，公文与文书档案之间的转化关系清晰明了，勿庸置疑。
广义的文件概念强调的是文件的信息属性，它的形成主体是任何机关、组织与个人，它的产生范围是人类的一切活动，它的主要特点是非程式性（即没有固定的体式和处理程序），它的记录方式是文字、图形、视频、声频等。广义的档案概念强调的是档案的价值属性，包括文书档案、科技档案、专门档案，还包括近些年来不断见诸报端的“信用档案”、“廉政档案”、“扶贫档案”、“家庭档案”等。从总体上讲，广义的文件与广义的档案之间存在着转化关系，即档案的前身是文件。作为例外，档案缩微品（它也是档案，这在国外已得到法律的认可）的前身就不是文件，起码说它的直接来源不是文件。所谓的“实物档案”其前身更不会是文件，这一点是不言而喻的。文件上所记载的信息，如果对今后的某项社会活动具有参考作用，那么，该文件即可作为档案而保存起来。只是此时文件转化为档案的原因较为复杂，有的依然是以价值形态的质变为内在动因，如文书档案、诉讼档案、基建档案等。有的则以人们主体需要为动因，即文件的价值在转化前后并没有变化，如人事档案中的各种登记表、会计档案中的账册等在归档前是记录工具，归档后仍是记录工具，其价值形态并没有发生变化。
有些学者之所以认为文件与档案之间存在交叉关系，就是因为将档案的概念扩大了，而文件仍旧使用传统的概念。将文件视作社会活动进行过程中的“自然分泌物”，（注：张照余：《文件与档案关系问题的思考》，《档案学通讯》1999年第4期。）强调其现行的管理功能（法律和行政效用），其实这已自觉或不自觉地将文件囿于传统的概念之中，因为广义的文件其功能是记录，不管形成者是谁，不管形成于何种社会活动中，不管用什么文体形成，不管用何种记录方式，也没有固定的处理程序，只要能满足主体的需要将有关信息记录下来的记录物即是文件。无论是的科技文件中的“施工日记”，还是科技档案中根据实物状况补充测绘所需之图样，甚至包括“口述档案”（如果口述档案这一概念成立）无一不属于广义文件的范畴，“自然形成”的是文件，“人工培育”的也是文件，“人为合成”的还是文件，只要文件尚未归档即是文件。经过人们的鉴定选择，这些文件可以转化为档案：填写的各种登记表成为档案、各种账册成为档案、为归档而专门拍摄的照片、录像带成为档案、根据实物测绘形成的图纸成为档案、在相关活动中形成的“施工日记”、“航海日记”、“勘探日记”等成为档案、刊有有关论文的报刊成为档案，凡此种种，不胜枚举。文件的概念仍旧使用狭义的，却将档案的概念从传统的文书档案扩大到科技档案、专门档案、新型载体档案，甚至口述档案，于是得出档案未必来自文件的错误结论也就不足为怪了。
二、“档案观”不相同
档案观是人们对档案的定义、性质、作用及形成规律等一系列基本问题的认识。作为档案学基础理论研究中的一个基本命题，文件与档案的关系必然与人们的档案观有着密切的联系，尤其是与档案的形成规律更是紧密相关。由于人们的档案观不同，对文件与档案关系的认识也就不同。以下仅以“归档”为例进行剖析。
毫无疑问，促使文件转化为档案的内部动因是文件的价值形态发生了变化，而人们有目的地将其保存起来，以备日后查考。即归档则最终使文件转化为档案，如果我们忽视了归档在文件转化为档案过程中的特殊作用，认为只要文件退出了现实使用阶段，其价值形态即发生了质变，文件就自动转化为档案了。归档的是档案，不归档的也是档案。那就意味着将档案视作是自然形成的，是纯粹的自然之物。档案究竟是怎样形成的？是单纯的内在价值运动的产物，还是外力与内因共同作用的结果？档案究竟是什么？是纯粹的自然之物，还是纯粹的人为之物？这是研究文件与档案关系时不能回避的问题。认真分析一下档案与图书、资料、文件、文物等相近事物的区别与联系，我们不难确认档案既不是纯粹的自然之物，也不是纯粹的人为之物，而是“人们在处理事务过程中有意识地形成的副产品。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。）说档案是人们处理过程中遗留下来的“副产品”或“伴生物”，是因为档案的前身是文件，而文件形成的主要原因和直接目的，是作为记录和办事的工具用于处理当时的某种事务，并非刻意为了成为档案供众人去阅读。说档案是人们有意识形成的产物，是因为文件向档案转化时，是人们对文件进行筛选并有目的地保存起来，而最终完成这种转化过程的。从一定意义上讲，没有人们的意识与干预，没有归档这一主体行为，就没有档案。因此，档案的形成是文件内在价值运动规律与人们有意识活动共同作用的结果。
哲学中在分析内因与外因的关系时，经常以鸡蛋为例：鸡蛋要孵化为小鸡必须具备两个条件：内因是鸡蛋必须是受精卵，这是根据，起着决定性的作用；外因是适宜的温度，这是必要条件。“外因是变化的条件，内因是变化的根据，外因通过内因而起作用。”总的说来，归根到底，内因对事物的发展起着主要的决定的作用。在讨论文件与档案的关系时，有些学者之所以对归档持否定的态度，其论据也在于此。但是，他们忘记了“在一定的条件下，外因能够起主要的决定的作用，当然这时内因仍然是根据，外因仍然是条件。”（注：《简明社会科学词典》，上海辞书出版社1984年版。）档案与鸡蛋的区别在于，档案的主观性强，因为它是人们有意识地挑选和留存的结果，是人类自觉的产物；鸡蛋的客观性强，因为它是生理现象的结果，而非人们干预的产物。因此，对于档案而言，外因在文件转化为档案的过程中起到了主要的决定的作用。归档这一集中了人们意志和目的主体行为既是文件转化为档案的程序和条件，也是文件转化为档案的标志和界限。合理设置归档时间的实质是确定符合客体运动规律的主体行为，是内因与外因的统一。对于文书档案来说，我们一般将归档时间设置在文件运动的第二阶段与第三阶段之间，就是根据文件价值运动的规律而定的。至于科技文件的归档时间是无法统一规定，这是因为科技文件的种类繁多、用途各异，所反映的科技活动规律也不尽相同，所以在确定科技文件的归档时间时，既要考虑文件运动的规律，更要考虑人类主体需要（如是否有利于归档文件的完整和准备，是否有利于科技活动的进行等）而不能搞一刀切。此类情况在其它专门档案中也存在（如会计文件），也就是说，为了人们的某种需要，当文件尚处于现实使用阶段时可以归档（如设备文件），当文件已退出现实使用阶段时也可以不归档（如会计文件）。归档时间不应也不能统一设置的事实，从一个侧面也反映了人们的意志在档案的形成过程中起到了主要的决定性的作用。
三、立足点一致
对文件与档案关系的研究，在上个世纪50年代和80年代曾进行过两次讨论；90年代后旧话重提，其主要原因是文档一体化管理。计算机技术与网络技术的发展和广泛应用为文档一体化管理提供了强有力的技术支撑，不少单位实现了文档一体化管理。如何应对这一崭新的管理模式，人们的思想认识产生分歧在所难免，因为这确实是一场巨大的变革。许多学者认为将对现有的档案学理论提出挑战，但不会颠覆；也有学者认为需要重新构建我国的档案学理论体系，他们提出了一个十分严肃的问题：“既然文件管理与档案管理要一体化，那么，与其相对应的理论概念是否也应一体化呢？”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）一方面是在继承的基础上，进行改革、创新以适应新形势的需要，另一方面是全盘引入外国的档案学理论与概念，用以指导我国档案工作实践和档案学理论研究。立足点上不一致，争议也就在所难免。
在我国历来是文件管理与档案管理分离自成一体，在此背景下形成了档案工作的理论与方法。因此，文档一体化管理必然会对传统的档案工作理论和方法产生影响，但不会引起档案学概念和理论的根本变化。
首先，文档一体化管理不会取消文件与档案的概念。经过几十年的研究探索，人们初步搞清了文件与档案的概念以及相互关系，并在此基础上建立起文件学和档案学的理论体系，用以指导文件管理和档案管理工作。文档一体化管理并不是要取消文件与档案的概念，树立起“文件都是档案”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。）的观点，采用“大文件”的概念。（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）文档一体化管理的实质是加强文书工作与档案工作的联系，使其更好地为机关工作服务。与文档一体化对应的还有图、情、档一体化，图、情、档一体化的实质是把三种独立的、但本质上又相同的工作系统的结构功能耦合起来，它“并不意味着要否定档案、图书和情报三者之间的差异，取消这三个具有不同涵义的独立概念而使它们合为一体。更不是要使这三项随社会发展、分工细化而产生的独立职业倒退到原始的混沌状态。”（注：谭琤培：《图情档一体化新论》，《浙江档案》2000年第3期。）文档一体化管理不会取消文件与档案的概念，其中道理大同小异。
其次，文档一体化管理不会抹煞文件与档案的差异。文件与档案之间的最本质的区别是其价值形态不同，这是文件运动规律的表现，而文件的运动规律是客观存在的。因此，作为客观存在的文件与档案之间的差异是无法抹煞的。有人以文档一体化管理中“归档”环节需要提前为理由，宣布“只要是机关（企业）在职能活动中直接形成或收到的文件（并非具有本源性的文件）一旦正式形成或收到就是档案。”（注：何嘉荪：《“文档一体化”路在何方？——关于档案概念外延的探讨之二》，《档案学通讯》1996年第6期。）众所周知的事实是电子文件的归档包括逻辑归档与物理归档。逻辑归档是将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器的网络存贮器中，使电子文件能供档案部门有效利用和处理。因此，逻辑归档只是一种前端控制的方式并没有改变文件的属性。物理归档是把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存贮到可长期保存的脱机载体。只有完成物理归档的文件才真正完成了归档，因为此时，文件的属性已发生质的变化，因此，在电子文件管理中仍然存在着文件与档案的差异。
再次，文档一体化管理不会改变文件与档案的关系。文件运动规律不仅适用于纸质文件，也适用于电子文件，内在价值的变化促使电子文件转化为电子档案。文件与档案之间的区别与联系同样存在于电子状态下。文档一体化管理是管理方式的改变，“电子计算机技术与网络技术的应用是文件的形态与传递方式的改变，当然这些改变会使文件与档案管理方式与具体做法进一步发生相应的变化，但不会改变文件与档案的原有关系。”（注：周玲：《对文件与档案关系的再认识》，《档案学通讯》1999年第6期。）文件与档案的联系是实现两者在管理上一体化的基础；文件与档案的区别是在一体化管理的过程中，针对不同阶段采取相应的原则与方法进行科学管理的根据。因此，在文档一体化管理的条件下文件与档案的关系不会改变。
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