魏蔚
日照市房地产管理局 山东 日照 276800
摘要：房产档案是房产管理部门在房地产权属登记、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中，直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。纸质房产档案具有唯一性和不可再生性，整理立卷是整个档案管理活动的基础。随着纸质房产档案数量的急剧增长，房产档案管理部门原有和现行整理方式的弊端越来越明显。本文在阐述纸质房产档案原有和现行整理方式弊端的基础上，结合计算机信息技术，提出改革和创新纸质房产档案整理方式的初步设想。
关键词：房产；纸质档案；管理
前言
面对房地产事业的蓬勃兴起，档案查询利用率逐年升高，电子档案提供利用成为了历史的必然。在档案利用方面电子档案传输方便性、快捷性使得诸多部门通过网络可同时调阅同一份档案提供利用，保证了权利人产权登记活动的顺利进行。以下文章详细阐述了房产电子文档形成后的纸质档案管理。
1房产电子文档形纸质档案管理的重要性
电子档案与纸质档案都是登记活动的记录，在管理内容和方法上各有特点，电子档案管理的方法也是从纸质档案管理的经验中汲取而来的。人们对纸质档案的信任是通过长期的各种复杂情况的检验和日臻完善的保管过程安全性的默认中建立起来的。在将纸质档案扫描为电子档案的过程中由于硬盘损坏、数据覆盖等因素会导致档案信息失真甚至数据丢失，造成不可逆转的损失。再者档案经过屡次复制，甚至被篡改后都会不留痕迹，电子档案结构复杂而恢复信息却是个更复杂的工作。纸质档案的完整性比较直观，只能用纸质档案检验电子档案的真实性，档案管理的日常工作过程足以确保信息内容的完整性，两者是相辅相成的互补的。比如当产权人办理转移登记时必须由原产权人夫妻双方本人到现场照相并签名留存笔录就是电子档案和纸质档案同时并存的事例，电子影像和亲笔签名都是真实的法律凭据，是产权人真实意愿的具体体现，缺一不可。电子档案与纸质档案的管理工作在互相借鉴中互为条件、取长补短。在这些互相影响和作用中，各自经历着调整的过程，两种管理方法合理叠加、融合并最终形成双套制管理方法。双套制融合了纸质档案和电子档案各自的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。所以可见双套制有其存在的必要性和合理性。双套制的存在，意味着电子档案与纸质档案长期共存的必要性。
2原有纸质档案整理立卷方式缺点
一是整理立卷费时费力，整理人员整理材料花费大量时间，工作效率低下。二是浪费储存空间。首先是档案盒的空间浪费，一份档案的平均厚度为0.3cm左右，但一个档案盒的宽度为1cm，且一盒内常常只有一份档案。再者是档案排列上架是根据各行政区域内丘号的大小顺序排列，入库档案数量不确定，上架的档案位置也不固定，所以需预留位置，浪费了相当的存储空间。三是档案的保密和安全性不高。由于每年要完成大量档案整理装订归档工作，库房人员有限，调档频率高，整理人员到库房调档无法做到完备登记手续。一旦档案泄密或丢失便无法找到责任人追究责任，极不利于档案的保护。四是整理归档的错误率高，档案盒上的丘号章易盖错。五是随着案卷数量的增加，档案的管理成本加大，我馆在整理装订上的人占全馆人数的三分之一，同时还增加了库房人员，使得人力成本加大[1]。
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3房产电子文档形成后的纸质档案管理策略
3.1运用信息技术构建纸质档案管理平台
电子档案与纸质档案在保管方面的区别体现在对于纸质档案，人们是从八方面下功夫。而电子档案，则需要依据程序和数据平台变更转换存储格式确保电子档案长期处于可用性、可存取性，以不变应万变，消除由于技术进步所带来的影响，与时俱进开发相应软件，将电子档案建立在多种不同类型的数据库平台上，当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时，就对所存的电子档案进行相应的转换，使其始终保持同新技术的兼容性。使电子档案跟上时代的步伐，适应时代发展的需要。便可应用信息技术构建纸质档案管理平台用来指导现实工作的信息传载工具，在规定范围内有同样的效用；电子档案和纸质档案都是人类活动的真实记录，都有参考利用价值，需要存档备查。电子档案与纸质档案一样也肩负着维护档案的完整与安全基本要求。纸质文件一旦形成，其纸质材料、书写材料、字体格式等因素就被固化在一起，它的保管寿命与其内部因素和保护条件有关。而电子档案与技术有关，是通过计算机将档案加工读成信息导入到数据库，也必须通过计算机还原成为能识别的信息。同时，保护电子档案信息安全性的主要方法有：防火墙技术、用户权限控制、数据加密解密技术、电子签名、数字水印技术、数字时间印章、后台日志记录等方法，档案管理人员要与时俱进加强学习，应用先进技术为档案管理服务。由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化，从而加强电子档案的管理，特别是加强安全保密方面的管理，进而在工作中严格执行有效监督，必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。有利于做好新技术应用下的档案管理工作[2]。
3.2制定档案管理制度
结合档案的管理制度建设，切实推进业务流程优化、业务标准制度化、档案管理工作环节标准化等。围绕科技档案的管理思路革新，切实推进由事后管理向全过程管理的转变，在过程中吸纳专门的档案管理人员参与，对档案资料进行实时收集整理，实现档案管理同步进行，有效提高档案管理工作效率[3]。
3.3应用新技术，提高档案的安全性
档案为利用创造方便的同时也有信息的非人工识读性即对计算机系统的依赖性和信息易更改性和对管理人员素质要求较高的特性。档案形成过程中信息与载体的可分离性使档案信息随时面临着诸多不安全因素，档案的易更改性可为非法操作提供机会；电脑病毒、黑客攻击以及人为篡改等不利因素使档案的真实性很难得到保障，这就要求档案管理中加强保密意识。维护电子档案的真实性，加强档案的安全保密制度是档案管理工作的重点。同时在档案利用方面档案传输方便性、快捷性使得诸多部门通过网络可同时调阅同一份档案提供利用，保证了权利人产权登记活动的顺利进行。利用方式的多样性使档案可以拷贝复制成纸质文献。这一系列的利用工作只有档案出现后，极大节省了人力物力和时间。同时，应用新技术，提高档案的安全性[4]。
总结
每个时代都有属于自己的时代特点，只有从档案和现实的具体联系中才能懂得档案的发展规律，档案的发展在于社会的需求，档案的发展要求档案工作者必须坚持学习和提高自身素质，社会越是对档案有需求，档案事业就越是需要有发展，才会越有生命力。档案工作要融入“创新”元素，创新思路、创新方法、创新措施，使档案工作全方位地与经济社会同步发展。
参考文献
[1]张林婕.加强房产档案信息化建设 推动房产档案管理发展[J].办公室业务,2018(06):87.
[2]梁少珍.关于房产电子档案管理工作的思考[J].黑龙江档案,2013(04):94.
[3]胡小萍.对房产档案管理电子化的展望[J].才智,2009(11):145.
[4]刘咏梅.房产档案管理的电子化[J].城建档案,2007(04):41-42.
论文作者:魏蔚
论文发表刊物:《防护工程》2018年第10期
论文发表时间:2018/9/28
标签：档案论文; 纸质论文; 电子论文; 档案管理论文; 房产论文; 信息论文; 技术论文; 《防护工程》2018年第10期论文;