图书馆期刊文献招标采购的实践与认识，本文主要内容关键词为：招标采购论文,文献论文,图书馆论文,期刊论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
招标采购是在我国改革开放以后，逐步发展起来的一种符合市场经济和国际惯例的交易形式。近年来，我国图书馆界一直在探索适应市场经济与促进图书馆事业更快发展的期刊文献采购模式。2005年经过充分调研论证我馆对期刊文献进行了招标采购，两年来，效果显著，图书馆与中标公司的合作良好，现就期刊文献招标采购中的实践与认识撰写成文，以便于与同行共同探讨。
1 期刊招标采购的背景
1.1 市场经济的发展与期刊发行市场的全面放开，给期刊文献的招标采购提供了可能
随着我国社会主义市场经济的发展，招标已成为一种广泛采用的交易方式，招标在控制投资成本、降低投资风险、提高投资质量、减少腐败等方面发挥了积极的作用，因此越来越受到各个方面的高度重视和认同。近年来期刊发行市场打破了邮局一统天下的局面，发行市场全面放开，期刊发行公司如雨后春笋般涌现。图书馆是期刊采购大户，因而不可避免地成为众多期刊发行公司竞争的目标，这在客观上给图书馆进行期刊文献的招标采购提供了可能。
1.2 国家政策法律的支持
2000年1月1日起施行的《中华人民共和国政府采购法》与2003年1月1日起施行的《中华人民共和国政府采购法》为图书馆招标采购提供了合法的操作途径与法律支持。
1.3 多年来图书馆在期刊采购中的不利地位迫使图书馆寻求新的采购途径与法律保护
多年来图书馆在期刊采购中始终处于不利地位，期刊发行公司凭借在期刊发行中的权威地位，订户在价格及服务上几乎没有协商的余地，更无法在平等的基础上签订合同。至今在一些大公司提供的订刊合同中，也只有单方面对图书馆的约束，如对图书馆应付的期刊款项与付款时间等进行了规定，而对本公司所应承担的责任与义务却没有涉及，如关系到订户切身利益的发刊周期、发刊方式、缺失期刊后赔偿问题等却没有任何的说明。我馆也曾在以往的期刊订购中蒙受损失，期刊发行公司不能按时发刊，期刊缺失等时有发生，这种情况迫使图书馆寻求新的采购途径与法律保护。
1.4 期刊价格上涨，经费严重不足
期刊价格的不断上涨是导致图书馆文献购置经费紧张的一个重要方面，尤其是外文期刊，每年的上涨幅度在20%左右。以我馆为例，在订购期刊数量不变的情况下，2003年外刊经费168万，2004年达到203万，2005年达到230万。经费逐年上涨而订刊数量却没有增加，如何用有限的经费最大限度地满足本单位的文献信息需求是图书馆面临的首要问题。招标采购引入了竞争机制，通过招标可以获得较合理的优惠，实际上降低了文献的购价，这样就可以用有限的资金购得更多的文献，充分发挥有限资金的使用效益，最大限度地提高资金的利用率。
1.5 我国部分高校图书馆期刊文献招标采购取得了明显的效果
一些图书馆招标采购期刊文献取得明显的效果，累积了可供借鉴的经验。如2001年南通师院通过招标选择代理商，取得显著效果。2003年广州图书馆将图书资料纳入政府采购。2004年中国科学技术大学图书馆对原版期刊实行招标采购，控制了期刊上涨幅度，节约经费20多万元，并得到部分期刊开通网络版的增值服务。
2 期刊招标采购的程序
2.1 准备工作
招标前应做好充分的准备工作，首先要成立由主管校长任组长，国有资产管理处处长、图书馆馆长任副组长，学校财务处、监察处、图书馆专业采购人员为招标小组成员的采购招标工作领导小组。招标工作领导小组要对期刊发行市场进行全方位的调查，为编制科学、合理的招标文件提供依据。
2.2 编制招标文件
招标文件对整个招标过程具有极其重要的意义。招标文件既是期刊发行公司准备投标文件和参加投标的依据，也是工作小组评标以及双方签订合同所遵循的依据。因此，招标文件是联系、沟通招标人和投标人的桥梁，直接影响到招标采购的质量。招标文件要在公开、公平、公正和诚信的基础上编制。招标文件内容应完整。至少包括下列内容：
第一，招标公告。在招标公告中要有招标编号、供货基本要求、招标文件的索取、投标时间、地点、截止时间以及开标时间及地点等信息。
第二，招标项目要求。主要明确标的、对投标人的资质要求。就期刊而言，参加投标的期刊发行公司要具有独立承担民事责任的能力、有良好的商业信誉和健全的财务管理制度、有履行合同所必须的条件等。
第三，投标须知。主要包括以下几方面，对招标文件的说明、投标文件的编写及递交时间，评标的标准和评标的方法，定标的原则、合同的签订等。
第四，合同主要条款。合同条款是招标文件的重要组成部分，是确定供需双方经济关系的法律基础，也是投标人据以计算投标价格的基础。因此要完整严谨地明确供需双方的权利、义务和责任。要明确所订期刊的数量、金额，折扣、付款条件、履约的期限、地点和方式；要明确包装格式、运送方式、发刊周期、缺刊赔付、违约责任以及质量的鉴定单位与纠纷的裁决机构等。此外，在与期刊公司的采购合同中还应有一些附加条款如版权保证等，以有效防止盗版资料的流入。合同条款的制定还应当吸取以往合同签订中的经验教训，不断加以完善。
2.3 招标
招标有招标与邀标两种方式。招标是招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。邀标是向有资质条件的监理投标人发出投标邀请书的采购方式。图书馆应根据自身的情况进行选择，我馆采用的是邀请招标方式。一般而言，根据前期市场调研与以往采购经验，中文期刊应邀请4-5家，外文期刊邀请5-6家，以便优中选优。
2.4 开标、评标与定标
招标人在招标公告规定的时间和地点公开开标，投标人介绍投标的相关情况，包括公司实力、经营状况、服务承诺等，并就招标工作领导小组提出的问题进行答疑和澄清。招标工作领导小组再根据招标文件的具体要求和投标人的标书，认真严格地进行审查、质疑、评估、比较、打分，评议，确定评分标准，以无记名投票方式确定投标单位排序，当场公布评标结果。
2.5 授予合同
定标后招标工作领导小组要以书面形式向中标者发出“中标通知书”作为签订合同的依据，中标人按“中标通知书”指定的时间、地点与招标人签订合同，招标工作完成。
3 图书馆期刊文献招标采购的意义及效果
3.1 从宏观上促进了我国期刊发行市场化的快速发展
图书馆期刊文献的招标采购从宏观上促进了我国期刊发行市场化的快速发展。近年来我国期刊品种正在快速增长，但期刊总印量却未有较大突破。目前年发总量为29亿册，以人口计，全国人均年占有期刊仅为2册。日本目前人均年占有期刊在20册以上，究其原因是目前我国期刊发行还没有形成一个有效的全国性市场，出版物对市场的覆盖率还不高，市场上有序竞争的格局尚未形成。在这种背景下，图书馆作为期刊文献采购大户，招标采购的方式有利于吸引期刊发行公司的产生与竞争，这对促进我国期刊发行市场快速发展将产生积极的意义。
3.2 有利于促进期刊发行市场的竞争与合作，尽快形成统一的征订体系，提供更加完备的客户服务
对于中文期刊市场，目前已形成邮局、期刊发行公司、出版集团“三足鼎立”的局面。邮局凭借其行业优势，有着丰富的发行经验、成熟的征订体系以及庞大的配送网络，在邮发期刊发行市场占据较大份额，但在客户服务上明显不能完全适应社会发展的需要。不断涌现的期刊发行公司则弥补了邮局在客户服务等方面的不足，信誉好，效率高，注重客户服务，适应图书馆业务发展的需要，提供期刊编目数据等附加服务，邮发期刊与非邮发期刊都能征订，具有明显的竞争优势，但期刊品种有限，不能完全满足图书馆品种上的需求。出版集团自办发行虽然品种少，但具有发行周期短、内容新颖、报道快捷等特点，也有自身的优势。图书馆采取招标采购期刊文献，将促使三大发行系列之间的竞争与合作，有利于早日打破邮发、非邮发期刊界限，形成统一的征订体系，提供更加完备的服务。
3.3 规范了期刊文献采购的法律行为，有利于维护双方的合法权益
国内期刊发行公司良莠不齐。有关资料显示，我国目前大约有几百家期刊供应商，给图书馆的期刊采购带来了风险与难度。图书馆要依法按照公开、公平、公正的原则实行公开招标进行期刊采购，双方通过招标投标的方式缔结交易合同，有利于保护期刊发行公司与图书馆的合法权益。
3.4 杜绝了腐败现象，促进了廉政建设
公共采购容易产生不正当的商业竞争，也往往会对腐败行为的产生提供机会。招标采购是一种有计划的交易行为，遵循公开、公正、公平的“三公”原则，基本上杜绝了不正当的商业竞争行为，使腐败行为难以发生，因此，对反腐倡廉具有很大的意义。
3.5 节约了文献经费，提高了服务质量
在招标采购中，各期刊发行公司为了占据优势，竞相压低价格。我馆2005年通过招标，折扣率提高了5个百分点，同时促进了期刊发行公司在客户服务上的竞争。尤其是中文期刊，招标前期刊发行公司基本上是每周一次邮局投送，招标后都改为通过物流公司每周二次直接配送。两年来，期刊投送及时，期刊到刊率达到99.8%以上，缺刊也能得到及时补偿，并提供了期刊编目数据等附加服务。
4 期刊招标采购中应该注意的几个问题
4.1 招标采购时间的选择
期刊采购是有阶段性的，中外文期刊采购一般是在每年6月份至9月份进行，考虑到期刊发行公司中标后要与各地出版社签订订购合同，出版社再做出版计划，时间往往比较紧迫，所以期刊招标采购应选择在每年的上半年进行。
4.2 招标采购的定标数量
图书馆订购的期刊有中文期刊、外文期刊，中文期刊又有邮发期刊与非邮发期刊之分。目前除邮局以外的中文期刊发行公司一般可供征订的邮发期刊4000种左右，非邮发期刊除天津非邮发期刊联合征订服务部以外的期刊发行公司可供征订的非邮发期刊2000种左右。经销外文期刊的公司也有学科上的分工，如世界图书出版公司北京分公司以社会科学期刊为主、上海分公司以科技期刊为主、西安分公司以生物、农业、医学期刊为主，这样在招标与定标时就要全面考虑。中文期刊发行公司要选定3家以上，外文期刊发行公司应选定4家以上，以保证期刊采购的品种与质量。2005年我馆中文期刊选定了包括邮局在内的3家期刊供应商，外文期刊选定了4家期刊供应商。
4.3 增强法律意识，掌握相关法律知识
招标采购将期刊文献的采购纳入规范化、法制化，图书馆领导与期刊采购人员应增强法律意识，掌握相关法律知识，从招标文件的编制、招标、开标、评标、定标到合同的签订、履行、变更和解除、违约责任等各个环节，都必须依法进行，否则将受到法律的制裁。
4.4 自觉维护社会经济秩序，树立图书馆在社会上的良好形象
期刊发行市场的健康发展，是图书馆高质量进行期刊文献采购的基础。图书馆应坚持公开、公平、公正与诚实信用的原则，自觉维护社会经济秩序，树立图书馆在社会上的良好形象。
收稿日期：2006-04-20