云南省香格里拉市档案馆 674400
摘要：随着信息时代大数据技术的发展，我国的档案事业取得了长足发展，档案库房管理越来越成为企业和部门管理的重要内容，利用现代化技术建立档案库房的数据库并提升档案管理水平是现代企业求生存发展的必然要求。融合现代化技术的智能化档案库房管理系统能够在减少档案管理工作量的同时提升档案管理质量，本文根据现代化技术对档案库房管理的重要性研究加强档案库房管理中的现代化技术的具体策略。
关键词：档案库房；现代化技术；管理
档案是社会政治、经济和科学文化成果的高度凝聚，管理档案是一项专业性和服务型非常强的工作，有其自己专门的研究理论和业务标准，档案管理工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、检索和统计利用等，面对文字、图像、视频和录像资料等不同形式的资料，结合企业需要，将其整理成便于服务对象检索和利用的档案。在竞争激烈的现代社会，仅仅依靠人工完成所有工作需要耗费大量的时间和精力，为节约人力财力，满足各单位利用计算机和网络处理利用各种档案资料的需求，应当最大化利用现代先进科学技术促进档案库房管理的现代化建设，提升档案管理工作的效率和质量，适应现代化进程的需求和发展。
一、档案库房管理现代化的必要性
随着新兴技术在各部门领域应用的推广，重视档案库房管理的部门纷纷建立健全规章制度并将其纳入人员岗位责任制中监督实施，且逐渐在其中运用现代化技术以建立完备的档案资料数据库。但是目前很多部门还在沿用传统人工档案库房管理方式，越来越不适应信息量迅速膨胀的现代社会，与传统手工档案编目流程繁琐低效、次序容易打乱、种类庞杂、查阅耗时长和管理滞后等缺陷相比，现代化的档案库房管理效率更高，也能进一步提高档案库房管理的经济效益。现代化技术摆脱了传统档案管理中依赖人工工作的方式，用先进的计算机技术合理整合档案资料，让管理者在最短的时间内获得所需最全资料，让档案资料充分发挥其作用，提升企业的市场竞争力。且在完成档案库房管理现代化建设之后，原本需要两位及以上工作人员管理的工作只需要一位或两位管理人员便能完成，大大降低了管理工作的人才成本，加上对扫描技术、复印技术等现代化技术的应用，档案库房管理工作质量得到大幅提升，提升档案资料实现自身利用价值和经济效益。由此可见，在档案库房管理工作中利用现代化技术是十分必要的。
二、加强档案库房管理中的现代化技术的策略
1.加强对档案库房管理现代化建设的重视
档案库房管理是一项专业性强且非常繁琐的工作，并且难以产生直接经济效益，因此很多部门忽视了档案库房管理的必要性，导致相关管理人员对自身工作缺乏认识。要建立现代化的档案库房管理，首先要从管理层面重视档案库房管理工作，意识到数据资料在信息时代的重要性，加大财政投入力度增强引进现代设施建立现代化的档案库房管理环境，给予工作人员一定的关心和培训，用定期不定期的检查督促档案库房人员学习相关现代管理技术，由上到下重视现代化档案库房管理工作。
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2.引进职能档案库房管理系统
档案库房管理的技术升级和改造十分重要，在机电一体化技术和人工智能技术发展的影响下，管理者和研究者不停探索建设智能化的档案库房管理系统，在这里可以借鉴已有经验的档案部门，将新型物料跟踪与信息识别技术融入到档案管理的自动化、智能化建设中去。建立实体档案统计、管理与相关数字档案馆结合的职能档案库房管理系统，首先要完成基本信息录入，在档案案卷中录入案卷所属相关信息及无线射频识别技术标签，并通过无线网络将信息传送至服务器，通过专门管理软件的处理形成数据库；其次在档案库房门口安装智能安全检测门，通过实时收集的标签信息监督档案出库授权状况；最后用具有良好协调性和联动性的管理系统查询标签，配合智能档案架实现档案架自动打开，库房人员可是在终端完成直接、准确的调档工作。
3.建立实用的现代化资料库
大数据和云储存改变了信息的呈现方式和储存形式，现代化的档案库房管理强调利用电子档案实现信息资料的实时有效利用，相较于利用纸质文档保存和更新检索资料，电子档案更能节约资金和时间。可以通过建立内部的档案管理现代化网站记录档案库房中的资料情况，实时记录档案资料被查阅记录，促进档案管理工作顺利进行。
4.建立规范有效的档案库房管理制度
高质量的工作成果离不开有效工作制度的支持，管理人员应当根据自身情况制定行之有效的档案库房管理制度，明确管理人员的职权范围，将责任分配到个人，用有效的激励制度激发管理人员工作的主动性和积极性。同时要注意现代化档案库房管理的科学性，明确档案库房管理活动在法律法规职权范围内，用制度化、程序化的工作方式让档案库房管理人员的工作有章可循、有法可依，完善档案库房管理工作的现代化建设。
5.完善相关现代化设施
现代化的档案库房管理需要相应现代化设施的支持，首先内部使用人员应当办理进入档案库房的证件并安装相应的检测设备，监督档案库房管理人员的工作状况。部分重要特殊资料可能对环境有一定要求，可以在档案库房中安装温度传感器和湿度传感器实时监测，环境变化超过预警情况时启动报警系统通知工作人员，方便管理人员用监控系统监督查询库房情况，及时发展档案库房中的安全隐患并采取措施消除，提升档案库房管理的自动化和现代化水平。
6.提升档案库房管理人员的专业素质
现代化的档案库房管理对工作人员提出了新要求，新时期档案库房管理人员不仅要具备相关专业知识，还需提升自己的信息技术能力，成为具有专业知识和外围基础学科专业知识等科学文化知识和的高素质综合型人才。单位应给档案库房管理人员提供培训，根据自身发展要求汲取其他先进管理方式打造一支高水平档案库房管理队伍，促进档案库房管理的现代化建设。
参考文献：
[1]郑雪梅.档案库房管理中现代化技术的应用研究[J].江西建材，2017，（4）：297，300.
[2]曾晓莹，陈春雷.档案库房管理中现代化技术的应用研究[J].办公室业务，2015，（17）：88.
[3]陈英伟.档案库房管理中现代化技术的应用研究[J].中华民居（下旬刊），2014，（2）：239.
论文作者:张苹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/7/5
标签：库房论文; 档案论文; 技术论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 工作论文; 管理系统论文; 《基层建设》2019年第11期论文;