基于危机管理视角的合作储存问题研究，本文主要内容关键词为：视角论文,危机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
随着社会经济的发展，文献出版总量在持续增长，为满足用户需求，图书馆需要持续不断地采购新的文献，这些文献需要大量空间存放。另一方面，随着国外信息共享空间服务理念的介绍和引进，用户对馆舍空间的功能需求发生了转变，图书馆需要越来越多的馆舍空间。但因种种条件限制，馆舍空间不可能无限制扩展，况且扩建新馆也不是解决空间难题最为科学的方法，选择恰当的方式处理馆藏中普遍存在的低利用率文献才是解决馆舍问题的当务之急。2004。年，我国公共图书馆共有藏书46151万册，而外借图书仅20021万册，即其中50%的文献无人问津[1]。另外，有调查显示，出版时间10年以上的图书中各馆购置的重复率大约为75%，其中没有使用过的图书几乎占馆藏总量的25%以上[2]。大量重复的、利用率低的文献不仅占据一定的储存空间，影响新书上架及新的服务功能的拓展，而且增加了运行成本，降低了文献利用率，影响了馆藏建设的质量，给图书馆的发展带来了一定危机。
危机是一种社会现象，它随时会扩展到全社会的任何一个组织。作为社会组织重要细胞及社会文化服务部门的图书馆，需要树立危机意识[3]，从危机管理的视角认识，恰如其当地处理低利用率文献的重要性和紧迫性，防患于未然，才能趋利避害，避免危机扩散，推进图书馆建设事业的健康、稳定发展。
2 合作储存是图书馆实施危机管理的必要手段
上世纪90年代末以来，正当国内图书馆为储藏空间不足而纷纷建设新馆之际，国外却出现了一种新的文献储藏模式，即高密度储存库，它在建筑设计、收藏理念以及服务方式等方面都有别于传统的图书馆。自1986年哈佛储藏库开放以来，越来越多的图书馆开始采用这种新型的文献储存模式以解决储藏空间等问题[4]。目前，美国、芬兰、澳大利亚、日本等不同地区的发达国家都建立了储存图书馆。从国外实践发展看，建设低利用率文献合作储存库在解决馆舍空间难题、节约运行成本、提高用户满意度及缓解信任危机等方面发挥了无可替代的作用，是馆藏建设未来的发展趋势。
2.1 从馆舍空间危机看合作储存
2.1.1 有效解决储存空间难题
近年来，馆藏量的增加与储存空间的矛盾日益突出。据统计，美国研究图书馆协会成员馆2001-2002年增加了948万余册馆藏，年文献增长量每年占用118万英尺的排架空间，或225英里的书架，而可用于新馆建设的土地有限，费用昂贵[5]。国内也同样存在类似问题，馆舍空间日趋紧张成为现代图书馆普遍面临的危机之一。针对空间难题，存储库经过专门设计，可以最充分地利用馆舍空间，一般可将层高设计为40英尺，采用密集式排架，依据文献载体的开本大小分选和排架，这样书架高度几乎可以达到仓库顶棚，避免空间浪费，以达到最大的储藏密度和效率。例如，芬兰储存图书馆每年收到的文献总量为书架长度427公里，13年来文献量的书架总长度为80公里，共接收250万册图书和期刊，其馆藏90%来自研究图书馆，65%来自大学图书馆[6]，有效地缓解了这些馆的空间危机。
2.1.2 便于拓展新的服务功能
随着用户服务理念的转变，图书馆的空间功能也在发生变化，不再是单一的储存、借阅及服务空间，逐步迈向多元化、综合化和人性化。建设以“互动交流、学习研讨、休闲娱乐”为主要内容的信息共享空间逐步成为新时期用户对图书馆服务提出的新要求，而信息共享区的搭建需要足够的空间，这对于本已面临空间危机的图书馆来说无疑是雪上加霜。为了适应这种转变，给信息共享空间腾出空间，美国纽约州立大学将大多数利用效率低的期刊进行淘汰处理，甚至将储存多年的政府文件也分散各处，并宣布不再为联邦政府提供存储文件服务。香港城市大学为了兴建学习共享空间，在规划中将700平方米的沙田书库改造成密集书库，使库存量达到70万卷[7]。
2.2 从运行成本危机看合作储存
通过建立高密度储存库进行合作储存低利用率文献，可以减少图书馆的运行成本。
2.2.1 节约空间成本
随着城市化进程的日益加快，土地因为其不可再生性的特点已成为城市发展中的稀缺资源，这对于发达城市尤为明显。因而，单靠扩建馆舍解决空间难题绝不是明智之举，图书馆需要另觅出路。而国外大量实践表明，建设密集储存库，进行合作储存可以节约大量空间。一方面，密集储存库本身的空间利用效率很高，依据开本大小排架，可以达到传统按索书号排架方式的数倍之多，极大地减少了空间费用。另外，合作储存库通过查重，剔除了其中较大比例的重复文献，节省了的空间成本。
2.2.2 减少管理成本
如果按照常规方式管理低利用率文献，那么将花费与其他文献同样的管理成本；若单独建立储存库，虽然可以节约一定的管理成本，但不是最经济有效的方式；只有同其他馆开展合作才能最大化地节省管理成本，产生经济效益。为说明这一问题，笔者举了个例子：现有三所图书馆，为便于计算，假设每馆均有10万册低利用率文献，每10万册文献每年管理成本为1万元，假设建造容量为120万册的储存库需要建筑成本600万元，如各馆单独建造，可以使用12年，则平均每馆每年需要花费的成本（包括建设成本）为：(600+12×1)/12=51（万）；如进行合作储存，三馆共有30万册文献，假设其中有10万册是重复文献，可以剔除，实际仅需储存20万册，其管理成本每年为2万元，储存库可使用6年，那么每馆每年费用就是：(600+6×2)/6×3=34（万），比单独储存节省17万，更加经济实惠。从国外实践看，这一结论也是成立的。根据挪威馆际互借单元费用调查，芬兰储存图书馆的单元费用为3.25美元，挪威储存图书馆费用为6.03美元，而大学图书馆是8.3美元[6]。
2.3 从用户满意度危机看合作储存
低利用率文献占据了大量书架，影响了文献使用效率，不利于馆藏结构的调整，但如果盲目剔除又难以满足用户的潜在需求，会导致用户满意度降低。而将这类文献提交储存库既利于长久保存文献，挖掘文献的研究价值，又可以通过聚合功能和完善的服务体系提高文献使用率及用户满意度。
2.3.1 更好地保存文献，挖掘文献潜在价值
储存库通过恒温恒湿等技术控制，为文献的长期保存创造了良好的物理条件。同时，通过永久性保存可以挖掘文献所具备的潜在价值，以满足用户的随时之需。顾颉刚曾经说过“新旧材料在应用上虽有区别，但在研究上是绝对不该有区别的”，所以要对“上至石器时代石刀石斧之旧，下至今日时髦女子衣服饰物之新一律收集，作平等的研究”[8]，由此可见，低利用率文献对于学术研究来说同样具备一定的利用价值，需要长期保存。
2.3.2 聚合文献供应，提高文献利用率
在对Worldcat中3200万册文献进行的调查证明，文献种类稀缺是图书馆普遍存在的现象，一半以上的文献种类只有两个或更少的图书馆同时拥有，5个馆同时收藏的不足5%[9]。合作存储库保存各成员馆提交的文献，有效地聚合了文献供应，不仅能扩大自身的服务范围，同时也能增加用户对低利用率文献的需求，进而使得每位用户发现和利用某一需求文献成为可能[10]。在资源共享的条件下，合作储存进一步丰富了成员馆的“虚拟”馆藏，提高了各馆的文献保障率和服务能力。可以说，成员馆递交文献后自身的文献服务能力不仅没有削弱，反而进一步增强了。
2.3.3 现代化、便捷性的服务增强了用户满意度
从服务条件和手段看，储存库依托先进的服务设备及良好的服务体系可以为成员馆用户提供系统周到的文献服务，提高了服务效率，增强了用户满意度。例如，在芬兰，储存图书馆用户可以通过储存库联合目录及各成员馆目录进行文献查询、检索，并通过联机、电话、电子邮件、电传等方式预订服务。当储存图书馆接到用户的服务请求时，通过电子邮件、复印及文献传递等免费服务方式满足用户需求，因而文献利用率稳步增长，2002年共有5.3万次服务请求，其中有3.7万册次文献被出借，1.5万篇次文章被复印，文献满足率达到98%[11]。
2.4 从社会信任危机看合作储存
作为公共文化服务机构，保存人类文化遗产，满足社会公众信息需求是图书馆的社会属性和职责所在，也是图书馆赢得社会信任的关键要素。我国图书馆大多需要依靠政府拨款才能生存和发展，因此，图书馆需要对代表公共利益的政府及最广大的纳税人负责，遵循经济效益原则，使有限的经费能够发挥出最大的经济效益及社会效益，从而赢取社会持久的信任。因而，对于怎样处理大批量的低利用率文献，解决馆舍空间难题，盲目扩建新馆不是一种对社会最为负责的态度，合作共建储存库才更加经济实惠。从图书馆保护社会公共利益的角度看，合作共建储存库不仅可以避免重建新馆所需要的高额经费，减少这部分文献的日常运行及管理成本，为新文献及新的服务模式腾让更多的馆舍空间，同时更加有利于长期保存人类文化遗产，并通过文献聚合进一步提高文献使用效率，实现经济效益及社会效益的最大化，从而能够赢得社会的最大信任和支持，可谓一举多赢。
3 储存库的运行方式及其相关问题
上文论述了低利用率文献合作储存对于图书馆解决馆舍空间、运行成本、用户满意度及社会信任等危机所起到的作用。下面将对储存库的运行方式及其相关问题作些探讨，以期为合作储存的实践开展提供一些参考。根据储存地、共享程度及管辖权不同储存库可以分为以下几种运行方式。
3.1 本地独立储存方式
图1 本地独立储存模式
如图1所示，在这种运行方式中，各馆独立建造密集库，单独储存本馆的低利用率书刊资料，主要为本馆用户服务，基本不和其他馆实行资源共享。但各馆可以根据需要开展业务交流，甚至共享联合目录，开展馆际互借，并逐步向合作储存的目标迈进。这种运行方式的优点在于将低利用率文献转移到密集库，可以节省一定的馆舍空间及运行成本，且管理权明确，容易实施。但因为没有实现合作，储存量有限，不能较好地聚合文献供应及用户需求，而且从整体上看也没有实现经济效益的最大化。这种模式可以作为一种先期尝试，为合作储存工作的开展提供实践经验。比如，复旦大学将江湾校区图书馆一楼书库建设成为储存为主、使用为辅的密集储存库，储存对象为经过复选的、利用率不高的、具有保存价值的图书，并采用流水密集排架方式，大大提高了空间利用率。同济大学在嘉定校区图书馆地下层建造了一座高密度期刊储存库，节省了不少馆舍空间。
3.2 本地共享储存方式
图2 本地共享储存模式
图2就是本地储存资源共享模式，各成员馆依据合作协议分别在本地馆建造密集储存库，根据各自服务对象及馆藏特色明确分工，侧重收藏重点文献，以保障本馆重点用户的需求。对于重复的一般文献在他馆已经收藏的直接予以剔除，并通过馆际互借、文献传递等方式实现资源共享。但一馆剔除的文献收藏馆必须给予相应的服务保障，保证他馆用户和本馆用户具有同等的使用权。这种方式通过相互合作实现资源共享，不仅更大程度地节省了馆舍空间，而且拓宽了用户获取文献的渠道，使各馆文献服务能力得以提升。同时，由于分工明确，权责清晰，操作和管理相对比较容易。但本地储存空间成本依然较高，而且这类储存库往往是由书库临时改造成的，储存容量及物理条件都是有限的。
3.3 异地独立管理储存方式
图3 异地独立管理储存模式
如图3所示，参加合作储存的成员馆共同商定在偏远的地方单独建造一座高密度储存库，储存库实施独立管理，成为独立法人，经费可由政府拨款或各成员馆共同负担，也可以实行商业化运营。成员馆与储存库管理方签订合作协议，将本馆低利用率文献提交储存库，保留提交文献的所有权，并享有储存库所有资源的使用权。储存库依据协议妥善保存文献，剔除重复文献，为成员馆提供文献服务，负责文献的日常维护和管理工作，并协调各成员馆之间的关系。该模式将储存地设在较为偏远的地方，空间成本降低，储存能力大大增强；通过统一管理和协调，提升了文献保障率，明确了权属关系，理清了成员馆与储存库之间以及成员馆间的权利、义务关系，服务效率更高。但由于是独立管理，成员馆对储存库的控制力度不够，同时管理方的责任心也难以保障。例如，明尼苏达图书馆存取中心就采用了这种方式，它将储藏库建在位于地下84英尺的洞窟之中，库长600英尺，宽70英尺，由州政府支持和管理，为公共、学术图书馆甚至任何一位当地居民提供文献服务[12]。
3.4 异地共同管理储存方式
图4 异地共同管理储存模式
由图4可知，与异地独立管理模式的不同之处在于，在管理机制上该运行方式是由各成员馆共同组成管理委员会或者董事会，行使储存库日常维护及管理权力。管委会或者董事会长官由成员馆共同推荐产生，也可以由各馆派专人轮流担任，需要对所有成员馆负责。由于储存库由成员馆共同管理，因而责任心更强，便于指导和控制，同时也有利于保障不同类型成员馆之间的公平和公正。但因为是共同管理，“轮流坐庄”，容易出现因偏袒本馆、经费分摊不均而引起各种纠纷，从而影响管理的效率。
4 结语
网络信息技术的迅猛发展对于图书馆而言是一把双刃剑，在推动图书馆事业不断向前迈进的同时又给图书馆的发展带来了诸多挑战，使之面临内外交困的危机。一方面，网络环境下，搜索引擎、电子数据库服务商等网络信息服务机构如雨后春笋般地出现，用户获取信息的渠道越来越多，对图书馆的依赖性和信任度有所下降，图书馆核心竞争力优势不再明显，外部危机悄然降临。另一方面，随着文献采购力度的加大及大量低利用率文献的出现，图书馆又面临着馆舍空间日益紧张、服务效率、经济效益及社会效益低下等一系列内部问题，如果不及时采取行之有效的措施减少内耗，继续赢得社会的支持和信任，其权威性就会下降[13]，进而逐步丧失外部竞争力。世界各国的大量研究与实践表明，将低利用率文献提交储存库进行合作储存，不仅能够有效解决储存空间难题，节约管理成本，提高用户满意度，实现经济效益和社会效益的双丰收，而且可以减少图书馆内耗，提高服务水平及核心竞争力，这无疑给图书馆摆脱内外危机指明了正确方向。目前，我国已经具备了建立储存图书馆系统的各种条件，资源共享的观念已深入人心[14]，网络普及面较为广泛，联合目录体系日渐成熟，特别是全国范围内建立的形式各样的图书馆联盟可以为合作储存提供各种宝贵经验。我们可以借鉴国外先进实践经验，再结合我国客观实际，有条件、有步骤地进行，先期可以单独建造储存库（如复旦大学江湾图书馆密集储存库），等积累了一定经验再逐步加以推广，最终实现更大范围内、更大程度上的合作储存。甚至实现芬兰国际会议上与会代表所想象的那样，在冰岛寻找一片土地，全世界所有国家都同意在对某书一个副本数字化之后就运送到那里储存，最终所有的图书馆都联合起来达成一个理想模式——全球仓储式图书馆[4]。
收稿日期：2009-11-08