广东省中山火炬开发区临海工业园规划管理所 广东省中山市 528437
摘要：档案整理是城建档案管理的一项重要工作，是开发城建档案信息资源和扩充利用形式的重要基础。所以，做好城建档案整理工作有着重要的作用。
关键词：城建；档案；整理；
引言
城建档案指的是在城市建设中而形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各类文献资料，它反映了城市建设的全过程，是城市发展的真实写照，具有很高的历史保存价值。只有对城建档案管理工作的现状有清楚的认识，采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善城建档案管理制度，才能够真正发挥出城建档案在城市设发展过程中的重要价值。
1城建档案整理工作要点
1.1前期工作
城建档案整理归档工作的前期准备工作一定要充分，主要包括以下四个方面。第一，宣传力度要大。可以采取各种方法进行宣传，让工作人员意识到城建档案的重要意义，从而使城建档案的整理归档成为整个地质项目工作中不可或缺的一部分。第二，项目立项。档案管理人员应该和项目的主要负责人建立起联系，由专门的档案专业人才负责整个城建项目资料的收集和管理，专人负责可以避免在档案管理过程中出现推诿、遗失等问题的发生，进而确保城建档案的完整性和安全性。第三，严格遵守城建档案立卷归档的相关规定，明确整理归档的具体步骤和要求。第四，加强监督检查工作，确保项目实施过程中城建档案的质量。
1.2城建档案收集
城建档案的收集工作是否可以持续有效进行，主要取决于档案管理工作人员与基建技术人员的共同配合：一是需要档案管理部门与管理人员在基建工程建设过程中的某一环节结束之后，严格根据相关规定对这一过程中所形成的文件材料实施科学鉴定、筛选以及整理，同时第一时间向单位档案管理部门上报。二是为了确保城建档案的完整性，保证基建档案整理归档工作与单位档案管理工作要求相符合，单位档案管理部门要采取科学手段如制定城建档案整理规定和技术管理制度，帮助相关工作人员做好基建材料的形成、积累与整理工作，对基建材料文件进行清点、检查，同时对可能遗留的部分零散文件予以追补收集。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆由于基建工程项目的周期往往比较长，实施档案分段整理收集是非常必要的，档案收集的前提在于文件材料的积累。因为文件形成的过程较为漫长，基建工程作业地点环境复杂，若不能做好日常积累便很容易导致档案材料的丢失，对未来城建档案的开发利用造成较大的影响。因此在进行档案收集时必须要第一时间了解基建工程的建设进度，注重日常积累，保证基建材料的收集质量。
1.3城建档案整理
城建资料类型繁多、数量庞大，要把这些文件材料合理地整理，进而实现准确有效的利用，唯有在科学的分类指导之下才能够实现。对于收集到的城建档案文件应当逐一整理，筛选其中重复的或者没有归档价值的零散文件，将缺失的文件补齐，让每份文件材料都保持完整。收集完成后所有档案资料专柜存放，专人保管，定期对其数量和保管状况进行全面检查，规范使用管理程序，定期对档案资料除尘、消毒，保持档案的整洁性和完整性。而在签订基建工程合同时，明确需整理的城建档案数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效地控制、监督、规范基建档案整理工作。另外，应当准确区分城建档案与文书档案，针对一文多件的文件材料，例如计划任务书、项目任务书等，可以选择把原文件进行整理归档。因为单位基建工程建设过程中产生的档案材料较多、涉及面较广、分类交叉情况多，所产生的基建材料之间不仅有前后衔接的，同时还包括交叉平行的，因此我们必须要深入了解其中的有机联系，让城建档案井井有条，满足查阅与管理的需求。
1.4城建档案归档
为了保证城建档案的全面性与完整性，应当将基建档案管理和工程建设计划、总结以及验收等不同阶段的各项工作联系起来，实现同步开展，基建工程进度到哪里，档案的收集、整理与归档工作就跟到哪里。城建档案的立卷必须要求格式统一、字迹清晰、图像清楚，同时按照基建材料的一般形成规律，对材料的主要内容、实际价值以及载体形式予以系统化的梳理，根据工程项目组卷，让档案材料归档准确、分类齐全、便于日后的利用和管理，确保其功能性。还需要把归档完成的基建材料第一时间移交到单位档案库保存，严格交接手续，交接前认真审核其归档质量和完整性。另外，当基建档案未形成时，很多资料文件都散落于基建工程技术人员或者其他管理人员的手中，我们要结合具体情况进行收集与整理，将基建档案管理纳入到全年工作计划与目标考核中来。尤其是单位档案管理部门必须要定期抽查，坚持做好执法检查与业务指导工作，促进基建档案管理朝着规范化和标准化的方向发展。
2做好城建档案整理工作
2.1提升城建档案管理水平
(1)提高教育培训工作力度。只有专业素质过硬的人员才可以将创建新城建档案的服务水平提高。档案馆有必要为档案管理人员创造专业培训学习机会，通过学习充电提升专业能力，以更专业的服务水平为现代化城建档案管理服务，使城建档案服务工作更有生命力和活力，同时满足新时代的发展要求。(2)加强个项业务间的沟通。通过开展各种不同形式的业务参观考察活动，了解先进管理方式，以此提升业务水平。此外，将具有建设性的提议及时上报相关部门，开展好城建档案管理的研究工作，在熟悉基础业务的前提下，提高管理人员整体素质，为创新城建档案管理提供有力支撑。
2.2创新城建档案管理工作机制
(1)要做好全面推进数字化城建档案馆建设的准备，使城建档案管理迈向数字处理与信息深化的方向，开展网络查阅及咨询工作。(2)城建信息档案要更新及时。将收集到的信息进行录入、编纂和检查，并制成简历形式，有效保证档案信息的应用和收集均处于正规系统，以保证档案信息管理的高效、快速和便捷。(3)要提升特色档案的收集力度，在网络信息化社会的背景下，如果想要扩大信息源就要提升收集信息的力度。
2.3提高档案管理信息化水平
加强城建档案的收集力度，有助于保证城建档案资料的完整性，而只有健全完善的档案资料，在利用中才能体现真正的价值所在。因此，在城市建设中，无论是地上工程还是地下建设，其产生的相关文献资料都应收集到位，且城市外部建设也是城市发展不可或缺的一部分，也应对其资料进行收集整理。此外，在资料收集方面，不仅有与建设有关的纸质资料还有图像、影像等电子信息资料，工作人员应面面俱到、考虑周全。提高档案管理的信息化水平有助于收集完整的资料信息更好的保存于利用。然而，提高档案管理信息化水平并不仅仅只是加强信息化基础设施建设，配备相关的计算机硬件那么简单，还应充分利用现代信息技术，开发相应的城建档案管理系统作为软件支撑。
2.4提升档案管理工作标准
档案管理工作的开展往往会由于管理不到位、工作不正规等原因而影响着档案管理机构的正常运行。为了避免这一现象再次发生，国家和各级政府必须制定统一的档案管理制度，实现档案资料的正规化、系统化管理，在对行业工作标准进行确立的同时，推动档案管理规章制度的完善。另外，各个档案管理机构需加强自身的正规化建设，在完善自身工作体系的同时，对工作人员的综合素质进行加强培训，从而促进工作效率的提高。
3.结语
总之，城建档案对于城市发展至关重要，做好城建档案整理工作才能够充分发挥城建档案作用，提高城建档案服务效应。应该努力建立城建档案整理工作机制，不断完善城建档案信息管理制度，推动城建档案整理工作的开展，进而推动城市快速发展。
参考文献
[1]杨茵茵.浅谈如何加强城建档案管理[J].中国高新技术企业，2015（09）：23~24.
[2]李静.档案馆业务建设与管理[J].城市发展，2015（2）：34~35.
论文作者:方润林
论文发表刊物:《基层建设》2016年11期
论文发表时间:2016/8/12
标签：城建论文; 档案论文; 基建论文; 档案管理论文; 工作论文; 材料论文; 文件论文; 《基层建设》2016年11期论文;